商文越

摘要：哈爾濱市城建檔案于今年全部接收了哈爾濱市城市地下綜合管廊工程檔案，此次接收的市管廊工程的土建和幾點設(shè)備系統(tǒng)部分的工程竣工檔案，筆者借此機會淺談一下如何提高我市的城市地下管線工程檔案歸檔率的一些建議。我市現(xiàn)有城市地下管線工程由原有的城市供水、排水、燃氣、熱力、工業(yè)、電力、通訊、廣電、照明、交通信號、公共視頻監(jiān)控等地下管線工程。這些管線權(quán)屬部門涉及到工業(yè)信息化產(chǎn)業(yè)局、公安局、交通局、住房和房產(chǎn)局、水利局、城管局、供排水集團、中慶燃氣公司、電業(yè)局、廣電局、鐵路局、等行政和行業(yè)主管部門，此前筆者進行了詳細的調(diào)研，在此本人淺談一下提高歸檔率的一些建議。

1、建議我市出臺地下管線檔案管理法規(guī)文件。我館應(yīng)取得市建委的支持，依據(jù)136號令，起草我市管線檔案管理辦法，明確管線檔案各責(zé)任主體單位的職責(zé)和義務(wù)，以哈西、群力、松北等新區(qū)和管廊建設(shè)為試點，與新區(qū)和管廊建設(shè)指揮部聯(lián)系，依附管線辦和市政站，力爭以與各管線權(quán)屬位聯(lián)合行文的形式出臺，依法歸檔，統(tǒng)一管理我市地下管線檔案，嚴格要求各類城市地下管線檔案一律向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交，依法歸檔。

2、建議建委運用行政干預(yù)把握管線檔案收集的關(guān)口。在體制上強化管線辦的權(quán)威性，加強管線辦的綜合協(xié)調(diào)能力，以解決目前各個平行職能部門的條塊分割管理所無法進行的優(yōu)化管理和綜合協(xié)調(diào)的行政難點，運用行政干預(yù)把握管線檔案收集的關(guān)鍵。

3、建議建委聯(lián)審大廳將檔案歸結(jié)納入進去，形成一個閉合的工程項目審批管理流程。充分利用建委的行政資源，對管線工程檔案收集進行前端控制，將管線檔案的建檔、收集、移交工作納入到建設(shè)工程管理程序中去，將竣工檔案歸檔責(zé)任書的發(fā)放納入到建設(shè)工程審批聯(lián)審大廳，從工程立項審批到施工再到市政站質(zhì)量監(jiān)督驗收備案等一系列環(huán)節(jié)形成閉合。在工程報建審批時簽訂檔案責(zé)任書，將管線工程建設(shè)信息逐一登記全，我館以此信息對工程建設(shè)單位從前端掌控工程信息，過程跟進，后期把關(guān)，從收集到歸檔形成一站式服務(wù)模式。

4、建議在檔案館設(shè)立全市地下管線檔案目錄管理中心。我館應(yīng)發(fā)揮管理全市城建檔案業(yè)務(wù)的職能，建立健全管線檔案管理制度。以各權(quán)屬單位為成員，建立起管線檔案管理網(wǎng)絡(luò)，過去已交由至各管線權(quán)屬單位保存的檔案仍存放原處，今后逐步移交我館保存。現(xiàn)在首先應(yīng)在我館設(shè)立一個全市管線工程檔案目錄中心，接收已在各管線權(quán)屬單位歸結(jié)保存的管線工程電子檔案或者案卷級文件級光盤目錄，在目錄中心備案;我館還應(yīng)修訂全市地下管線檔案查詢利用制度，加入“須經(jīng)我館同意”的手續(xù);下一步逐步移交管線工程竣工檔案和專業(yè)管線竣工圖綜合管線圖。

5、建議檔案歸檔與市政質(zhì)檢站竣工驗收備案銜接，將檔案驗收列入到管線工程竣工驗收備案制中。我館應(yīng)在建委的主持下與市政質(zhì)檢站加強工作聯(lián)系和銜接，在管線工程竣工驗收前對工程檔案進行預(yù)驗收，驗收合格的發(fā)放竣工檔案移交證明文件，將檔案合格證和預(yù)驗收合格證的發(fā)放納入到市政質(zhì)檢站辦理管線工程竣工備案的提交要件中。恢復(fù)“市政質(zhì)檢站對未取得《工程項目竣工檔案預(yù)驗收憑證》的工程項目不予辦理竣工驗收備案手續(xù)”的職能。

6、建議我館現(xiàn)在將職能最大發(fā)揮大一些，將管線權(quán)屬單位檔案部門納入到對全市城建檔案工作的考核中。對管線權(quán)屬單位檔案部門，提出檔案管理的要求，作為日后開展接收進館提高歸檔率的起點。鑒于各管線權(quán)屬單位各自獨立，彼此信息壟斷，豎起了信息屏障，影響了檔案整體價值的發(fā)揮，達不到資源共享，建議我館能行使職責(zé)，建立起各部門的協(xié)調(diào)分工合作和資源共享的檔案管理體制和運行機制，保證新建管線工程的檔案信息及時更新和移交，建議積極與各權(quán)屬單位聯(lián)系。我館也可以工作簡報的形式將管線檔案方面做得好的城市的工作經(jīng)驗和我市的各專業(yè)管線管理單位工作動態(tài)報道和發(fā)布給市建委以及管線權(quán)屬單位。

管線檔案歸結(jié)難和歸檔率低不只是我市檔案工作的難題，在全國城建檔案行業(yè)具有普遍性。撬動管線檔案歸結(jié)難點、突破體制障礙、尋求破解方法、修繕歸結(jié)渠道、統(tǒng)一管理好管線檔案是一項龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，牽涉管線管理單位和行政管理體制的多方面，先從小處做起，再向大處著想，隨著我市那些不利于城建事業(yè)發(fā)展的管理體制的不斷理順，我市的城市地下管線檔案建檔、歸檔、管檔、用檔的諸多問題必會迎刃而解。

參考文獻

建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范，GB/T50328-2014

城建檔案通訊《論城建檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)》

哈爾濱市城市建設(shè)檔案館 黑龍江省 哈爾濱 150010