黃雪玲

摘要：隨著信息社會發(fā)展的深入，我們進(jìn)入了信息化時(shí)代，各行各業(yè)也都迎來了新的變革。在信息化的浪潮中，各類新媒體和網(wǎng)絡(luò)的繁榮使得信息化呈現(xiàn)出“爆炸式”的增長，對于社會職業(yè)活動特別是檔案管理行業(yè)造成了很大的影響，其工作內(nèi)容和方式都實(shí)現(xiàn)了顛覆性變革。為了更好適應(yīng)信息化時(shí)代，檔案從業(yè)者必須革新自身的理念和方法。我以自己在檔案館這幾年工作實(shí)踐為例，談一談信息化背景下檔案信息化建設(shè)路徑和方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;轉(zhuǎn)型;路徑

中圖分類號：TU 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：（2021）-07-138

隨著電腦使用的普及，大量數(shù)據(jù)存儲于電腦之中，大量的、重要性的數(shù)據(jù)資料如何進(jìn)行管理成為檔案管理者的一個(gè)難題。這就要求現(xiàn)代檔案管理行業(yè)必須不斷革新自己的工作理念和工作方法，能夠立足社會信息化這一背景以及檔案職業(yè)的特點(diǎn)，積極探索檔案管理工作的新出路、新方法，為此檔案信息化建設(shè)勢在必行。

一、充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要意義

檔案信息化建設(shè)具有重要的意義，充分認(rèn)識這一舉措的意義，是開展這一項(xiàng)工作的前提。

首先，檔案信息化建設(shè)是檔案管理行業(yè)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵，決定著這一行業(yè)的生死存亡。只有立足時(shí)代背景、主動擁抱新技術(shù)，才能夠?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理行業(yè)注入新的活力，才能夠拓展檔案管理的功能，進(jìn)而延長這一行業(yè)的“生命周期”。

其次，社會形勢的發(fā)展要求我們推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。進(jìn)入21世紀(jì)，我們迎來了信息化時(shí)代，信息在數(shù)量上呈現(xiàn)爆炸式增長，在形式上呈現(xiàn)電子化趨勢，檔案作為信息的一種重要表現(xiàn)形式，必須與時(shí)俱進(jìn)改革自己的工作模式才能夠滿足時(shí)代對于信息管理的要求，因而信息化建設(shè)是檔案管理工作開展的重要手段。而且，隨著社會廣大民眾的信息意識也在不斷增強(qiáng)，公眾對檔案信息特別是涉及民生的婚姻檔案、戶籍檔案、退休職工檔案等的查找需求上升，開展檔案信息化建設(shè)則可以為民眾快速、異地查檔提供極大的方便，這樣充分發(fā)揮了檔案信息化作用，極大方便了民眾的查檔需求。

最后，檔案信息化建也是增強(qiáng)檔案安全的一種措施。傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，接下來的一系列整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開發(fā)等各項(xiàng)工作都不用再去查閱紙質(zhì)檔案，我們就可以對檔案進(jìn)行封存管理，這樣一來減少了因接手過多造成的泄密、人為損害以及自然侵害，從而最大程度保障了檔案的安全性。

二、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)道德建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作

對于一個(gè)行業(yè)來說，健全、完善的環(huán)境是其發(fā)展最重要的一個(gè)外部支撐。一方面，我們需要不斷完善檔案法律法規(guī)建設(shè)，明確每一個(gè)機(jī)構(gòu)各自的職責(zé)，保證各個(gè)部門之間的業(yè)務(wù)溝通，盡量減少工作糾紛，避免互相扯皮的情況。另一方面，我們也需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)道德規(guī)范建設(shè)，如果更多人能夠自覺去遵紀(jì)守法、遵守行業(yè)規(guī)章、發(fā)揚(yáng)道德精神，就一定可以規(guī)范檔案行業(yè)管理，促進(jìn)其信息化建設(shè)的推進(jìn)。

在人們?nèi)粘＝煌?，道德?guī)范吸收了人類社會實(shí)踐中的有益紀(jì)念館與，對于規(guī)范人們的行為、觀念，督促個(gè)體反思自身有著重要的作用。在網(wǎng)絡(luò)普及的現(xiàn)代社會中，無論是社會發(fā)展、企業(yè)運(yùn)營還是個(gè)人生存幾乎都離不開互聯(lián)網(wǎng)。在檔案管理的信息化建設(shè)中，無論是掃描存檔、編碼入庫還是信息檢索也要經(jīng)常用到互聯(lián)網(wǎng)，我們必須加強(qiáng)對民眾的網(wǎng)絡(luò)道德建設(shè)，引導(dǎo)他們不去做黑客、不去竊取信息，樹立尊重知識產(chǎn)權(quán)、保守秘密、不傳謠不信謠、不傳播有害信息的良好習(xí)慣，才能為檔案工作的開展提供一個(gè)良好的環(huán)境。

三、轉(zhuǎn)變檔案工作理念，提高從業(yè)人員信息素養(yǎng)

傳統(tǒng)的實(shí)體保管工作者的內(nèi)容側(cè)重信息的保存，信息化背景下檔案工作者的重心在“管理”，并在管理的基礎(chǔ)上去學(xué)會在海量信息中進(jìn)行挖掘和開發(fā)，工作者要一改之前被動服務(wù)他人的狀態(tài)，學(xué)會主動去進(jìn)行管理。在日常的檔案歸納、存儲、編纂工作之外，工作者要走出辦公室，要能夠深入生活，了解大眾的信息需求，并作出一些預(yù)測，為他們提供更高質(zhì)量的信息服務(wù)。而要想實(shí)現(xiàn)這一目的，就需要工作者在熟練掌握檔案實(shí)體管理的專業(yè)知識和技能之外，主動去學(xué)習(xí)一些計(jì)算機(jī)知識和技能、新媒體宣傳和策劃知識等，以滿足信息化建設(shè)的需求。

四、引入信息技術(shù)和設(shè)備，推動檔案信息化發(fā)展

檔案的信息化發(fā)展推動了檔案管理工作模式的革新，表現(xiàn)在工作的手段上就是大量自動化辦公設(shè)備、信息技術(shù)軟件、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)甚至人工智能的應(yīng)用。可見，我們要想適應(yīng)信息化建設(shè)的步伐，就需要立足的實(shí)際和條件去不斷強(qiáng)化信息技術(shù)手段的應(yīng)用，提高整個(gè)行業(yè)的工作效率。

首先，在信息檢索方面，為了在茫茫信息海洋之中快速檢索到有價(jià)值的信息，為查閱者提供更為便捷的服務(wù)，那么信息檢索技術(shù)的引入勢在必行。在實(shí)際的應(yīng)用中，無論是聯(lián)網(wǎng)檢索還是脫機(jī)檢索，檢索基礎(chǔ)的核心和根本都在于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及檢索系統(tǒng)的建立。為此，我們必須積極開展檢索系統(tǒng)的建設(shè)，設(shè)置更具人性化的標(biāo)引。其次，要強(qiáng)化信息采集和通信技術(shù)。面對類型多樣、形式多樣、主題多樣的檔案信息，信息采集工作需要一套更為先進(jìn)的信息收集和傳輸技術(shù)，如目前投入研究的光電掃描技術(shù)、光纖通信技術(shù)等。另外，在信息存儲方面，我們在現(xiàn)代社會的u盤、光碟、磁盤基礎(chǔ)上，我們要不斷探索云存儲技術(shù)等。

總之，檔案的信息化建設(shè)要適應(yīng)新時(shí)期民眾檔案需求的發(fā)展，其優(yōu)點(diǎn)是分工合理、責(zé)任明確，最大化地提高了檔案信息的利用率。同時(shí)，檔案的信息化建設(shè)也為檔案管理這一行業(yè)注入了新的活力，推動這一社會職業(yè)的新發(fā)展。

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云南省昭通市綏江縣檔案館 657700