邢潔

內(nèi)蒙古河套學(xué)院

讀史使人明智，鑒往而知未來，通過這句話我們可以看出來重視歷史的重要性，而檔案在某種意義上來說就是高校的一種歷史，涉及到學(xué)校發(fā)展的各方面內(nèi)容以及信息，高等院校如果想要可持續(xù)發(fā)展，就一定要對檔案管理加大重視，檔案管理工作并不是一天兩天就能完成的工作，需要持久地耕耘，需要高校利用最新技術(shù)以及資金支持，構(gòu)建完善的檔案管理制度，發(fā)揮檔案的真正作用，為高校的長遠(yuǎn)發(fā)展出謀劃策，同時(shí)也要緊跟時(shí)代發(fā)展的趨勢，利用互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建現(xiàn)代檔案管理體系，從而促進(jìn)高校自身發(fā)展。

一、高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)的重要性

高校檔案管理工作是日常開展教學(xué)工作的重要一環(huán)，涉及到了高校發(fā)展過程中的方方面面，首先，建設(shè)高校檔案管理質(zhì)量保障體系可以為高校在制定相關(guān)政策時(shí)提供一定的依據(jù)，有助于推動高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，若在檔案管理工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了管理失誤，則會導(dǎo)致高校無法正常開展管理工作，一定程度上也會對高校師生的學(xué)習(xí)還有教學(xué)工作產(chǎn)生影響，構(gòu)建管理質(zhì)量保障體系可以更好地培養(yǎng)新時(shí)代社會發(fā)展需要的人才，創(chuàng)造出更多有利于社會發(fā)展的科研成果。其次，將各類檔案進(jìn)行科學(xué)的管理有助于幫助提高查詢效率，方便工作人員充分利用查詢檔案資源，節(jié)省時(shí)間成本和人力成本。最后，建設(shè)高校檔案管理質(zhì)量保障體系有利于避免保證高校師生的個(gè)人信息不被泄露，從而被不法分子利用，這些檔案中不僅包含學(xué)校發(fā)展的方方面面，還包含著全校師生以及已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生的個(gè)人檔案，如果發(fā)生泄露或損毀，不僅會給師生帶來嚴(yán)重的影響，還會導(dǎo)致給學(xué)校的自身形象帶來負(fù)面影響，不利于后續(xù)的招生，因此，高校檔案是學(xué)校的寶貴資源，提升檔案管理工作的安全性具有必要性。

二、當(dāng)前高校檔案管理工作過程中存在的相關(guān)問題

（一）相關(guān)人員缺乏重視

作為高校的高層管理人員，他們將更多的精力放在了學(xué)校招生、參加比賽、學(xué)術(shù)研究以及應(yīng)屆學(xué)生就業(yè)上面，檔案管理工作只是制定簡易的流程和制度，對于檔案管理工作并不重視，甚至認(rèn)為檔案管理工作做得再好也對學(xué)校發(fā)展沒有幫助，我并不否認(rèn)招生工作、學(xué)術(shù)研究、學(xué)生就業(yè)對于高校發(fā)展的重要性，但是時(shí)代在發(fā)展，社會在進(jìn)步，高校在日常教學(xué)過程中，如果沒有良好的管理制度，其他工作的開展會受到不同程度的阻礙，檔案管理工作也不例外，高校檔案見證了整個(gè)高校發(fā)展的歷史，對于制定發(fā)展戰(zhàn)略有著很大的幫助，但是正是一些傳統(tǒng)思想禁錮著高校檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步，導(dǎo)致檔案管理工作不能及時(shí)與時(shí)俱進(jìn)，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)步。

（二）檔案管理質(zhì)量保障體系相對落后

健全的檔案管理體系不僅能夠促進(jìn)高校檔案管理工作的進(jìn)步，同時(shí)也能提高檔案管理人員的工作效率，但當(dāng)前部分高校的檔案管理質(zhì)量保障體系相對落后，檔案管理制度甚至多少年沒有進(jìn)行更新，一些規(guī)章制度對于現(xiàn)在的管理工作已經(jīng)不再適用，一定程度上影響著高校的檔案管理工作。不僅如此，由于高校的管理者缺乏對檔案管理質(zhì)量的重視，高校檔案管理的工作現(xiàn)有的一些不足之處也無法得到改善，檔案質(zhì)量保障體系是高校健康長遠(yuǎn)發(fā)展的重要保障，檔案管理制度的缺失與制度的不完善使相關(guān)工作在開展的過程中會遇到大大小小的問題，檔案管理工作者的積極性也受到一定的影響，工作積極性不高，工作態(tài)度不認(rèn)真，從而造成工作效率的低下，基于此，相關(guān)高校應(yīng)該加大對檔案管理工作的重視，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善保障體系，與此同時(shí)，高校在構(gòu)建質(zhì)量保障體系的過程中也應(yīng)該針對檔案管理工作人員制定一定的獎懲制度，對表現(xiàn)良好的工作人員給予一定的獎勵(lì)，對工作態(tài)度不端正的人給予一定的懲罰，通過這種獎懲制度來激勵(lì)和約束工作人員，使其能夠提高工作積極性，嚴(yán)謹(jǐn)開展工作，從而有效提升高校檔案管理工作效率還有質(zhì)量得到提升。

（三）高校檔案數(shù)字化基礎(chǔ)較弱

在當(dāng)前智能化的背景下，存儲檔案已經(jīng)改為了計(jì)算機(jī)、U盤、移動存儲設(shè)備等智能存儲器，但是很多高等院校的檔案管理設(shè)施還比較的落后，由于高校將資金更多運(yùn)用到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、科研研究上，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏資金，不能夠及時(shí)地更新硬件設(shè)置，信息化基礎(chǔ)總體偏弱，并且近年來隨著高等院校的不斷擴(kuò)招，學(xué)校的招生人數(shù)逐年增加，硬件設(shè)施的落后影響了檔案管理人員的工作效率，導(dǎo)致檔案管理工作一般還要經(jīng)過存檔、加密、分類，最終通過管理軟件對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并得出結(jié)論，從而為圖書采購、科研與查詢工作提供幫助，這也是大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案管理的價(jià)值，但當(dāng)前高校的檔案管理質(zhì)量體系發(fā)展趨勢跟不上時(shí)代的變化，只是簡單地由紙質(zhì)化向電子化轉(zhuǎn)變，缺乏對檔案信息的分類、與高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研等系統(tǒng)的融會貫通，建設(shè)數(shù)字化檔案不僅可以提升工作效率，還可以大大節(jié)省全校師生的查詢時(shí)間，簡化在實(shí)際使用中的流程，提高檔案管理工作的附加價(jià)值。

三、高校檔案管理質(zhì)量保障體系有效構(gòu)建路徑

根據(jù)上文的分析和論述得知，在高校檔案管理工作開展過程中，存在著高校管理人員缺乏重視、檔案管理質(zhì)量保障體系相對落后以及高校檔案數(shù)字化基礎(chǔ)較弱等問題，這些問題嚴(yán)重影響著高校檔案管理工作的開展，因此，高校相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該加大對檔案管理工作的重視，完善高校檔案管理制度、深化高校數(shù)字化改革以及加大對檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，從而更好地引導(dǎo)高校檔案管理工作的開展，跟上時(shí)代的變化，具體措施主要包含以下幾個(gè)方面。

（一）完善高校檔案管理制度

在高校的教學(xué)工作中，建立科學(xué)的管理制度是有效開展工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作也不例外，完善高校檔案管理制度，是確保檔案工作能夠規(guī)范運(yùn)行的重要前提，因此，相關(guān)高校應(yīng)根據(jù)自身情況，在現(xiàn)有檔案管理基礎(chǔ)上，重新制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度，有了規(guī)章制度后，檔案管理工作人員才能夠按照檔案管理制度有序開展檔案管理工作，并且要增加監(jiān)督崗位，挑選一些教師定時(shí)查看檔案管理工作，監(jiān)督檔案管理人員在整理與歸檔檔案時(shí)能夠以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度開展工作，提升其責(zé)任意識，而對于需要查閱檔案以及調(diào)取檔案的人員也要進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，要嚴(yán)格進(jìn)行登記制度，明確規(guī)定檔案調(diào)取期限，并且要求要妥善保管檔案，不得以任何方式進(jìn)行檔案泄露，完善的檔案管理規(guī)章制度有利于確保整個(gè)工作流程科學(xué)有序，并且有效提升工作效率。

（二）深化數(shù)字化改革，推動“最多跑一次”改革

在科技發(fā)展的今天，人們的衣食住行都發(fā)展了較大的改變，不僅方便快捷，還提高了人們的工作效率，因此，高校檔案管理工作也要推動智能化檔案管理建設(shè)進(jìn)程。這里相關(guān)高校可以學(xué)習(xí)浙江省一些高校的做法，從師生視角出發(fā)，優(yōu)化查詢服務(wù)，將學(xué)校檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)中心、人事評職系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等部門融匯在一起，同時(shí)要建立電子化查詢系統(tǒng)，打破傳統(tǒng)檔案查詢模式，開發(fā)檔案在線查詢系統(tǒng)，推動“一般不用跑，最多跑一次”的點(diǎn)對點(diǎn)單線查詢模式改革，不僅提高了高校檔案利用率，減少了查檔跑錯(cuò)門、找錯(cuò)人、查不到、無痕跡地矛盾。而且數(shù)據(jù)共通之后也有利于最新數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，同時(shí)系統(tǒng)也可以開發(fā)反饋調(diào)查，使高校校友與校園相關(guān)部門可以及時(shí)向檔案館進(jìn)行意見反饋，這里高?？梢越梃b杭州科技大學(xué)引用的“檔案查檔接待服務(wù)”與“數(shù)字檔案雙活容滅系統(tǒng)”，在高校原有基礎(chǔ)上推動全域數(shù)字化改革，從而利用現(xiàn)代化信息技術(shù)有效提升檔案管理質(zhì)量，堅(jiān)持線上為主、線下為輔雙渠道查詢機(jī)制，倒逼檔案“數(shù)字化”，加快檔案電子化建設(shè)，推進(jìn)高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。

（三）加大對檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，確保管理質(zhì)量

檔案管理是一件枯燥無味的工作，很多高校人員在剛參與檔案管理工作時(shí)，積極認(rèn)真、充滿了干勁，但是在工作一段時(shí)間后逐漸被枯燥的管理工作所打敗，喪失工作激情，進(jìn)而導(dǎo)致缺乏耐心，不認(rèn)真，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展，因此，高校如果想要有效構(gòu)建高校檔案管理質(zhì)量保障體系，就要加強(qiáng)對檔案工作管理人員的培訓(xùn)力度，可以以座談會的方式組織高校檔案管理人員參與培訓(xùn)，讓其認(rèn)識到自身工作的重要性和不可替代性，從而提升對工作的熱情，富有職業(yè)使命感。與此同時(shí)各高校也要加強(qiáng)對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，招聘相關(guān)優(yōu)秀人才，推動檔案數(shù)字化信息改革進(jìn)程，并且每年可以舉辦一次全校師生參與的評選活動，選出優(yōu)秀的檔案管理人員，并給予一定的獎勵(lì)，而在日常檔案管理工作中不認(rèn)真的、不負(fù)責(zé)的管理人員，高校則需要對其進(jìn)行懲罰制度，評選活動的舉辦有利于刺激工作熱情，并且在得到全校師生的認(rèn)可后可以提高其工作認(rèn)可度，感受到大家對其的認(rèn)可和尊重，從而在工作中能夠更好地開展工作，檔案管理人員是有效開展檔案管理工作的基石，高校要不斷創(chuàng)新管理方式，提高工作效率提升的同時(shí)推動高校檔案管理質(zhì)量體系的建設(shè)。

四、結(jié)語

高校檔案不僅是一所學(xué)校發(fā)展的見證，更是推動高?？沙掷m(xù)發(fā)展的根基，對高校發(fā)展起著重要作用，但是傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不再時(shí)候今天的社會，因此，高校相關(guān)人員要重視這些問題，以自身實(shí)際情況為準(zhǔn)，完善現(xiàn)有檔案管理制度，引進(jìn)優(yōu)秀技術(shù)人才，推動檔案數(shù)字化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理工作與高校數(shù)據(jù)中心、科研系統(tǒng)等部門的融會貫通，并且要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，給予他們應(yīng)有的關(guān)懷，讓他們感受到學(xué)校的尊重與關(guān)懷，從而構(gòu)建檔案管理質(zhì)量保障體系，推動高校的發(fā)展與進(jìn)步，為國家培養(yǎng)出更多優(yōu)秀人才。