李莎莎

摘要：疫情防控檔案的價值突顯了檔案工作在疫情防控中的基礎性和支撐性作用。做好疫情防控檔案工作能夠為有效應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供重要借鑒。文章在全面梳理新冠肺炎疫情下檔案工作的主要特點和面臨新問題的基礎上，提出推進檔案工作發(fā)展的對策建議。

關鍵詞：疫情防控 檔案管理 編研成果信息化

新冠肺炎疫情的蔓延給人們的生命安全和身體健康帶來嚴重威脅。作為黨和政府領導人民抗擊疫情真實記錄的疫情防控檔案，在提供疫情防控決策參考、建立健全重大疫情防控體制機制、開展工作查考研究、經驗借鑒等方面具有十分重要的價值。[1]在疫情形勢不斷變化、防控措施隨之不斷調整的大背景下，如何進一步做好疫情防控檔案工作，更好地發(fā)揮檔案在有效應對、化解突發(fā)公共衛(wèi)生事件中的基礎性和支撐性作用，是檔案部門的一項重點工作。

一、疫情防控檔案工作的特點

新冠肺炎疫情暴發(fā)初期發(fā)展迅速，不確定因素多，涉及面廣泛，不同于常規(guī)檔案工作，疫情防控檔案工作需隨著事態(tài)發(fā)展變化不斷調整和完善，其工作特點主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）工作部署覆蓋面廣

在新冠肺炎疫情暴發(fā)初期，國家檔案局發(fā)布《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，要求各地檔案部門要做好戰(zhàn)“疫”檔案工作。通知一發(fā)布，各級檔案管理部門積極響應，結合本地實情開展工作部署，果斷出臺政策措施積極應對，如緊急成立新冠肺炎疫情防控工作領導小組，結合疫情發(fā)展趨勢推進檔案工作，印發(fā)通知規(guī)范疫情防控工作檔案管理[2]；成立專項工作組開展督查工作，確保各類疫情防控檔案收集齊全。與此同時，還借助新聞媒體、微信公眾號、官方微博等平臺面向社會廣泛征集疫情防控工作檔案，為豐富和完善疫情防控專題檔案提供重要補充。

（二）工作重點突顯檔案時效性

新冠肺炎疫情的暴發(fā)具有突發(fā)性，發(fā)展具有隨機性，因此，疫情防控檔案的收集、管理和利用不能按照一般的檔案工作思路進行，需在第一時間開展歸檔工作。如在檔案收集上要結合檔案形成特點制定歸檔范圍和規(guī)范，開發(fā)實時在線歸檔平臺，拓展檔案收集渠道，做到應歸盡歸；在檔案管理方面推進專題檔案數(shù)據庫建設，為后期史料研究、決策參考、經驗借鑒提供檔案依據；在檔案利用方面組織專業(yè)人員及時開展抗疫大事記、研究報告、?？染帉懝ぷ?，為疫情防控工作提供重要信息資源。

（三）工作要點強化信息安全共享

面對重大疫情，檔案部門突顯服務功能正當其時，各級檔案部門要結合實情、立足長遠積極推進檔案服務疫情防控工作。一是重視檔案信息安全保障工作。檔案信息安全是檔案有效利用的前提，特殊時期形成的檔案對今后指導應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作具有重要價值，保障檔案信息安全是檔案工作要點之一。應積極推進各項檔案管理技術升級，完善相關管理措施，實行檔案從接收到管理再到利用全過程的安全管理，尤其加強對涉密、敏感文件信息的保護工作。二是推進數(shù)字檔案信息共享。檔案資源共享有助于有關部門在第一時間獲得全面、有價值的決策參考信息，如江蘇省某單位將新冠肺炎疫情中的數(shù)字檔案在全系統(tǒng)推廣，助力其他單位的數(shù)字檔案建設與信息共享[3]，在一定程度上降低了信息獲取成本，提高了工作效率。

二、疫情防控檔案工作面臨的新問題

新冠肺炎疫情事發(fā)突然，時間緊迫，疫情防控檔案工作具有一定的特殊性，在管理實踐中還存在以下幾個新問題。

（一）收集管理程序待完善

新冠肺炎疫情事發(fā)突然，檔案產生形式多樣，相對傳統(tǒng)檔案的收集工作，具有突發(fā)性、分散性的特點，這一背景下產生的檔案收集整理工作不能按照常規(guī)檔案管理流程和規(guī)范進行，需要結合實際情況摸索新的模式。此外，在檔案收集、管理、利用等環(huán)節(jié)容易遇到新情況，如過多精力用在應急處置上造成許多第一手檔案資料收集不及時、不全面，不同類型檔案資料分類編碼混亂，同一事由由不同載體記錄的檔案不成體系等。

（二）服務手段相對單一

新冠肺炎疫情屬于突發(fā)公共衛(wèi)生事件，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件中，成功的處置經驗和對事件一般規(guī)律性的認識有助于為行政職能部門采取應對措施提供信息參考。檔案部門因收集保管了相關的疫情防控檔案而發(fā)揮著積極作用，如有針對性地提供疫情防控檔案信息查詢，開發(fā)檔案資源向公眾宣傳防疫知識等。但是，從現(xiàn)實情況來看，檔案部門的服務手段依然處于集中收集、統(tǒng)一保管、簡單開發(fā)利用等初級階段[4]，重“收”輕“用”、重“編”輕“研”的現(xiàn)象較普遍，尤其在輿論引導、基于應急檔案信息的智能化編研、助力衛(wèi)生部門科研攻關等方面存在明顯不足，單一的服務手段與應對突發(fā)事件的需求不匹配。

（三）參與突發(fā)事件的處置能力有限

新冠肺炎疫情屬于突發(fā)公共衛(wèi)生事件，突發(fā)公共衛(wèi)生事件的發(fā)生發(fā)展具有一定規(guī)律，在揭示和利用這些規(guī)律方面，檔案工作尤為重要。在抗疫斗爭中，檔案工作在參與突發(fā)事件的處置上尚存在一些短板。一是檔案管理機制不健全。傳統(tǒng)檔案管理工作的規(guī)范性、有序性和可控性與突發(fā)事件引發(fā)的檔案工作呈現(xiàn)的無序性、不可預測性存在矛盾，突發(fā)事件下檔案管理工作難以直接套用常規(guī)檔案管理模式。二是以突發(fā)公共衛(wèi)生事件為題材的高質量編研成果較少。大部分編研成果側重于對文件、典型事跡、大事記進行簡單匯編，從中總結歷史經驗和規(guī)律性認識的成果有限。三是檔案部門信息跨區(qū)域共享機制有待探索?！胺堑洹睍r期的疫情防控檔案主要在北京、廣州等地區(qū)形成，其他大部分地區(qū)檔案館資料有限，在尚未形成檔案信息跨區(qū)域共享機制前，在新冠肺炎疫情背景下，非“非典”地區(qū)在抗疫斗爭中能夠獲取的決策參考信息是有限的。

三、對疫情防控檔案工作發(fā)展路徑的思考

新冠肺炎疫情的暴發(fā)和蔓延給檔案工作帶來了新挑戰(zhàn)，也為調整疫情防控檔案工作方式方法帶來了新思考，結合實踐經驗，本文認為應從以下幾個方面著手推進疫情防控檔案工作的發(fā)展：

（一）完善檔案收管程序

新修訂的《中華人民共和國檔案法》對檔案部門檔案收、管、用工作機制做了明確規(guī)定。各級檔案部門應嚴格按照相關規(guī)定進一步完善檔案收管程序，以防止疫情期間珍貴檔案資料的流失。在收集環(huán)節(jié)可建立基于網絡的檔案征集平臺，向公眾征集具有保存價值的抗疫檔案。同時，充分發(fā)揮國家、省級檔案部門專業(yè)的指導作用，對來自不同領域、不部門的檔案進行規(guī)范化組織，確保疫情防控檔案按照既定的編碼規(guī)則進行存儲和科學管理，將同一事由不同類型檔案成體系收集完整。此外，數(shù)字化時代下檔案數(shù)據庫具有覆蓋面廣、匹配精度高、檢索速度快的特點，為開展智能化、模式化、規(guī)范化的編研工作提供了保證。因此，各級檔案部門要深入推進檔案信息化進程，讓數(shù)字化技術服務于檔案編研工作，使編研主體多元化，編研素材更豐富，編研思路更開闊，進而提升編研成果的含金量，使之更好地服務于新冠肺炎疫情防控工作和今后可能發(fā)生的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。

（二）豐富檔案服務手段

鑒于全國疫情防控的復雜性和艱巨性，疫情防控常態(tài)化將是一場“持久戰(zhàn)”，檔案服務需持續(xù)跟進。[5]因此，一方面，各級檔案部門應創(chuàng)新服務手段，結合政府部門、社會公眾對檔案的利用需求，開創(chuàng)性地開發(fā)契合用戶需求的檔案查詢利用平臺[6]，利用網絡或電話等渠道提供查檔服務，最大限度減少人員聚集；另一方面，積極發(fā)揮檔案資政的作用，充分挖掘檔案資源價值，組織人員結合實際需求開展編研工作，重點在豐富編研上下功夫。同時，檔案部門要轉變工作思路，密切結合時代發(fā)展的新趨勢主動作為，加強與外單位的檔案資源整合協(xié)作，挖掘新環(huán)境下潛在的檔案信息服務需求，推進專題檔案數(shù)據庫建設，以便為政府決策提供信息參考。

（三）提升應對突發(fā)事件的能力

疫情防控檔案的價值突顯了檔案工作的基礎性和支撐性作用，為更好地服務疫情防控工作，檔案部門需提升參與處置突發(fā)公共事件的能力。一是完善檔案管理機制。結合突發(fā)事件下檔案工作的特點，細化檔案應急工作內容、工作程序、工作內容、運行機制和管理模式，作為常規(guī)檔案管理機制的有益補充。二是依托人才培養(yǎng)提升檔案編研質量。編研成果質量高低與編研人員的技術水平和綜合素質密切相關，應加強編研人員的業(yè)務技能培訓和工作經驗交流，使編研工作不僅出編纂成果，更出研究成果，改變“編多研少”“編而無研”的現(xiàn)象。三是構建公眾檔案共建共享機制。檔案資源共享有助于降低信息獲取成本，提高應對突發(fā)事件的處置效率，檔案部門要秉持開放性的理念充分利用現(xiàn)代化信息技術推進檔案數(shù)據庫的建設和利用，同時加強與應急管理部門的溝通和協(xié)調，實現(xiàn)檔案信息跨區(qū)域、跨部門共享。

四、結語

綜上所述，在新冠肺炎疫情背景下，有計劃、有步驟地做好相關疫情防控檔案科學管理工作，是檔案工作的一項重要內容。檔案部門要進一步完善新冠肺炎疫情檔案的各項工作，以對歷史負責的態(tài)度，充分發(fā)揮主觀能動性，對工作實踐中遇到的新問題和新挑戰(zhàn)，勤思考，多動腦，善總結，體現(xiàn)檔案人守土盡責的擔當精神，為提高疫情風險防控能力做出應有的貢獻。

注釋及參考文獻：

[1]吳紫建，黃月華.從“非典”和新冠肺炎疫情看如何做好疫情防控檔案管理[J].北京檔案，2020（5）：23-25.

[2]劉國華.我國公共衛(wèi)生事件檔案的管理與利用[J].蘭臺內外，2020（19）：13-15.

[3]林越陵.關于公共衛(wèi)生突發(fā)事件檔案工作的思考[J].檔案與建設，2020（3）：45-47.

[4]張斌，楊文.論重大公共危機治理中檔案工作的參與機制：以新冠肺炎疫情防控治理為例[J].檔案學通訊， 2020（5）：4-12.

[5]黃霄羽，張一.疫情時期檔案館惠民服務策略思考：以北京地區(qū)為例[J].北京檔案，2020（8）：10-15.

[6]鐘奕思.試論檔案部門在突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急工作中的功能定位與發(fā)揮[J].云南檔案，2020（3）：51-53.

作者單位：中國民用航空局檔案館