蘆利萍

【摘? 要】當(dāng)下，伴隨信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國已全面進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代。在這一背景下，人們工作、生活的方方面面都受到了極大的影響，檔案管理也不例外，傳統(tǒng)的檔案管理模式已變得不合時宜。論文分析了大數(shù)據(jù)背景下檔案管理所采用的技術(shù)，深入地闡述了大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理的影響，并有針對性地提出了職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理模式變革的具體策略。

【Abstract】At present， with the wide application of information technology and network technology， China has fully entered the big data era. Under this background， all aspects of people's work and life have been greatly affected， and archives management is no exception. The traditional archives management mode has become inappropriate. This paper analyzes the technology used in archives management under the background of big data， deeply expounds the influence of big data technology on archives management， and pointedly puts forward specific strategies for the reform of archives management mode in vocational and technical college.

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);職業(yè)技術(shù)學(xué)院;檔案管理模式;變革

【Keywords】big data; vocational and technical college; archives management mode; reform

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）09-0007-03

1 引言

現(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，并逐步應(yīng)用于各行各業(yè)之中。這一技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)了各個行業(yè)的良好發(fā)展。

就當(dāng)前來看，在大數(shù)據(jù)時代背景下對檔案工作進(jìn)行管理，不僅面臨著較大的機遇，也面臨著一定的挑戰(zhàn)。換言之，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應(yīng)時代發(fā)展的要求，對檔案管理模式進(jìn)行變革勢在必行。

2 大數(shù)據(jù)時代職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理應(yīng)用的技術(shù)

2.1 數(shù)據(jù)處理技術(shù)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)的存儲方式發(fā)生了顯著的變化，逐步地實現(xiàn)了電子化，不再采用以往的紙質(zhì)媒介進(jìn)行儲存，而是轉(zhuǎn)化為能夠被電子設(shè)備所識別的格式。

相較于傳統(tǒng)的存儲檔案的方式，檔案數(shù)據(jù)電子化更快捷、更方便，儲存的時間更加長久。這種全新的存儲檔案的方式是隨著數(shù)據(jù)處理技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展而誕生的。

具體而言，伴隨著計算機技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的提升，在處理數(shù)據(jù)信息方面展現(xiàn)出兩大特征，即便捷與高效。在這種形勢下，人們處理數(shù)據(jù)信息時，不再受限于數(shù)據(jù)的大小和種類，借助計算機軟件，就可以在短時間內(nèi)用極快的速度采集數(shù)據(jù)信息，并對其進(jìn)行存儲和進(jìn)一步加工、處理等，還利用各種軟件，從中提取出非常有價值的數(shù)據(jù)信息[1]。

在對檔案進(jìn)行管理的過程中，數(shù)據(jù)處理所占的位置比較重要。在科學(xué)技術(shù)持續(xù)發(fā)展的背景下，唯有提升數(shù)據(jù)處理技術(shù)，方可在從事檔案管理工作時，使之變得系統(tǒng)化、自動化。

當(dāng)下，在對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時，主要是借助計算機、網(wǎng)絡(luò)以及一些電子設(shè)備的特性，利用硬件和軟件的不同功能進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作和數(shù)據(jù)加工工作。

2.2 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

現(xiàn)如今，全世界已全面步入網(wǎng)絡(luò)時代，人們借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檢索和獲取信息、進(jìn)行即時溝通、實現(xiàn)在線教育、在線辦公等。換言之，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使人們的生活發(fā)生了天翻地覆的變化。在檔案管理方面，也朝著檔案信息化的方向發(fā)展。

采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，極大地提升工作效率和對檔案進(jìn)行管理的水平。

在建設(shè)檔案信息化期間，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計算等日漸成熟，極大地方便了檔案管理工作，使其擺脫了時間與地點的限制，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行高效的收集、檢索與整理，從而使檔案的功能最大限度地發(fā)揮[2]。

2.3 人工智能技術(shù)

目前，在世界三大技術(shù)中，人工智能可以稱得上是最關(guān)鍵的一種技術(shù)，其會使人們的工作和生活發(fā)生極大的改變。當(dāng)下，在一些領(lǐng)域中，人們已經(jīng)開始運用人工智能機器人，極大地提升了工作效率。

從本質(zhì)上而言，人工智能技術(shù)是一種計算機科學(xué)，即借助先進(jìn)的技術(shù)，設(shè)計并生產(chǎn)出一些擁有高端智慧的機器，使其代替人類提供更高的價值。

現(xiàn)如今，在實踐方面，人工智能已發(fā)展到一定階段。將人工智能技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，即使檔案信息呈現(xiàn)多元化且規(guī)模越來越大的趨勢，也可以把檔案管理得更好，而且使檔案管理朝著智能化的方向發(fā)展。除此之外，在檔案管理方面，人工智能技術(shù)還為其提供了技術(shù)方面的支持。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的革新

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理思維

在大數(shù)據(jù)技術(shù)時代，伴隨著技術(shù)的革新，人們在檔案管理方面也發(fā)生了極大的變化，最顯著的是檔案管理者的思維方式產(chǎn)生了較大的改變。而這一改變對于檔案管理工作將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

在過去，檔案管理者主要采用傳統(tǒng)的管理思維，把檔案數(shù)據(jù)信息的范圍限定在文字珍藏方面，導(dǎo)致檔案資源被極大地浪費，嚴(yán)重阻礙了檔案價值的展現(xiàn)。當(dāng)下，隨著各種檔案資源的增加，檔案的范圍越來越廣泛，并逐步朝著信息化趨勢發(fā)展。此外，隨著智能手機、個人電腦的普及，人們應(yīng)用的軟件越來越多，從而誕生了大量的電子數(shù)據(jù)檔案。如果依舊沿用傳統(tǒng)的管理思維對檔案進(jìn)行管理，就無法充分挖掘出檔案所蘊含的重大價值，致使一些價值較高的檔案信息被埋沒[3]。

所以，在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用背景下，檔案管理者一定要與時俱進(jìn)，改變思維模式，對于檔案管理的發(fā)展態(tài)勢進(jìn)行關(guān)注和了解，持續(xù)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，更好地從事檔案管理工作。具體而言，檔案管理者要擁有大檔案觀和大服務(wù)觀。

所謂大檔案觀，指的是擴大檔案數(shù)據(jù)信息的種類，并拓展檔案數(shù)據(jù)信息的范疇，即把各種形式的信息、數(shù)據(jù)、文件等都視作檔案的一部分，再借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。

要做到這一點，檔案管理者就要轉(zhuǎn)變管理思維，充分借助各種全新的信息技術(shù)，使檔案系統(tǒng)日趨完整，從中挑選出有一定價值的信息，并對檔案數(shù)據(jù)更好地進(jìn)行處理，從而使檔案管理日漸系統(tǒng)化。與此同時，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，對于原始數(shù)據(jù)進(jìn)行全面收集，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行計算以及更進(jìn)一步的分析，充分挖掘其內(nèi)在價值，從而為接下來的決策奠定基礎(chǔ)。

所謂大服務(wù)觀，指的是摒棄傳統(tǒng)的服務(wù)理念，轉(zhuǎn)變思想，確立以人為本的服務(wù)理念，在進(jìn)行檔案管理期間，為人民群眾提供多元化服務(wù)和開放化服務(wù)，對于不同人群的不同需求，要予以滿足。同時，要對不同種類的檔案進(jìn)行深入的分析，從中獲取有價值的資源，從而使檔案信息的服務(wù)水平得以提升，為人們提供更好的服務(wù)。

總之，作為檔案管理者，要革新服務(wù)理念，真正從人們的需求出發(fā)，并充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)把潛在的檔案信息挖掘出來，使檔案資源的價值最大化。

3.2 革新檔案管理方式

檔案管理工作涉及諸多方面，如采集檔案信息、對信息進(jìn)行整理、對信息的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒定、對檔案信息進(jìn)行存儲以及檢索檔案信息等。對于職業(yè)技術(shù)學(xué)院而言，按照傳統(tǒng)的檔案管理方式，人們在對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時，往往采用較為簡單的方式，所以經(jīng)常出現(xiàn)檔案價值不高的情況，而且時常有死檔案的情況[4]。

在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生了改變，可以將原本的死檔案“復(fù)活”，積極主動地對檔案加以利用，并結(jié)合檔案的不同特點與具體屬性，運用不同的軟件管理檔案，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)中的價值。

4 大數(shù)據(jù)時代職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理模式的改革策略

在大數(shù)據(jù)技術(shù)時代，面對檔案管理發(fā)展的新趨勢與人們在該方面的全新需求，職業(yè)技術(shù)學(xué)院一定要改革檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理方式，采用高效化、現(xiàn)代化的管理方法，使檔案管理的能力和水平獲得大幅度提升。

4.1 與時俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)時代，職業(yè)技術(shù)學(xué)院要加強關(guān)于改革檔案管理模式的宣傳，還要強調(diào)采用比較前沿的檔案管理觀念的重要性，向相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行普及。

對于職業(yè)技術(shù)學(xué)院專門從事檔案管理工作的人員而言，一定要與時俱進(jìn)，調(diào)整檔案管理方面的理念，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。另外，要對檔案進(jìn)行再次加工，使其更加數(shù)據(jù)化、智能化。

在職業(yè)技術(shù)學(xué)院，很多檔案工作人員由于思想的局限性，在從事檔案管理工作時，依舊停留在以往的思維模式中，依舊沿用傳統(tǒng)的方式看待檔案工作，仍然秉持傳統(tǒng)的檔案管理理念，認(rèn)為檔案工作的重點在于對其進(jìn)行妥善的保管，這種理念會嚴(yán)重地阻礙職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的開展。因此，要加強職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案信息化建設(shè)，就要迅速轉(zhuǎn)變檔案管理理念，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢做好檔案管理工作。

4.2 確立檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略

要想促進(jìn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，就要確立檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，使其在大數(shù)據(jù)背景下獲得長足發(fā)展。具體而言，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)人員要充分意識到檔案管理的價值所在與重要意義，并結(jié)合本單位的實際情況，確定大數(shù)據(jù)計劃，確保檔案管理按照這一計劃實施，對于檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的管理，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)使檔案數(shù)據(jù)的作用獲得最大限度的發(fā)揮，并充分利用單位在人才儲備與科學(xué)技術(shù)方面所具備的極大優(yōu)勢，使大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略計劃得以落實[5]。

如此一來，方可為檔案管理工作指明方向，確保檔案工作人員沿著正確的方向和計劃從事檔案管理工作，從而使檔案信息化建設(shè)得以逐步落實。

4.3 做好檔案數(shù)據(jù)的采集與處理

在大數(shù)據(jù)時代，職業(yè)技術(shù)學(xué)院想要做好檔案管理工作，就必須采用全新的模式對數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和進(jìn)一步處理。在這一過程中，要注意以下幾點。

首先，職業(yè)技術(shù)學(xué)院要對所有部門的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，使其信息化和電子化，處理之后將其進(jìn)行提交，在學(xué)院檔案館中把這些數(shù)據(jù)信息資源都完好地保存下來。這樣可以為檔案信息化打下基礎(chǔ)，做好必要的準(zhǔn)備工作。

其次，檔案館中的數(shù)據(jù)信息難免有錯誤之處，因此，對于檔案館中的所有數(shù)據(jù)要進(jìn)行進(jìn)一步處理，整理出其中不規(guī)范的數(shù)據(jù)和漏洞百出的數(shù)據(jù)，并將其徹底刪除，以確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

最后，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的相關(guān)工作人員在管理檔案時，要結(jié)合大數(shù)據(jù)時代背景，充分采用一些技術(shù)性較強的軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并采用科學(xué)的方式，對檔案中的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。

4.4 做好檔案數(shù)據(jù)的歸檔與存儲

要想對檔案管理模式進(jìn)行改革，就要注重檔案數(shù)據(jù)的歸檔環(huán)節(jié)與存儲環(huán)節(jié)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，并對所有的檔案數(shù)據(jù)確認(rèn)有效存儲的期限。

具體而言，在對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理時，要對其進(jìn)行分類，并選用合適的方式予以保存。與此同時，要根據(jù)現(xiàn)實情況與職業(yè)技術(shù)學(xué)院不同教職工和學(xué)生的具體需求，確定將其檔案進(jìn)行保存的合理期限。根據(jù)具體的期限要求做好相應(yīng)的存檔工作。除此之外，要采用電子存儲的方式將其進(jìn)行保存。

4.5 采用人工智能技術(shù)進(jìn)行檔案資源管理

在進(jìn)行檔案管理時運用人工智能技術(shù)，使其不再被傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介所約束，而是通過數(shù)字化的方式存儲于網(wǎng)絡(luò)之中，再結(jié)合各種先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和硬件設(shè)施，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化管理，如此一來，使檔案管理的效率和檔案管理的水平得以大幅度提升。

例如，運用人工智能技術(shù)對職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集之后，可以通過在相關(guān)程序中輸入關(guān)鍵詞的方式，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析以及進(jìn)一步檢索，這樣就可以在很短的時間內(nèi)快速搜索所需信息，從而在大量的檔案數(shù)據(jù)信息中找到自己需要的資料[6]。

4.6 實現(xiàn)檔案資源共享

在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，要想加強職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案信息化建設(shè)，就要對檔案管理模式進(jìn)行革新，實現(xiàn)檔案資源的共享。

對于職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案館而言，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以對大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式后進(jìn)行存儲，從而方便人們迅速獲取需要的檔案資源。

這是因為通過對大數(shù)據(jù)技術(shù)的充分應(yīng)用，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案數(shù)據(jù)變得更加公開、更加透明，人們完全可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺獲取所需的檔案信息，并對其進(jìn)行充分利用。換言之，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理提供了技術(shù)方面的支持，實現(xiàn)了檔案資源的共享，使檔案管理工作變得更為高效，并有效提升了檔案的利用率，使其更好地為人們提供服務(wù)。

4.7 進(jìn)一步開發(fā)與利用檔案資源

當(dāng)下，我國職業(yè)技術(shù)學(xué)院在檔案管理方面已大體實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，即將所有的檔案資料進(jìn)行了數(shù)字化處理，并將其上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺。這樣一來，檔案工作人員在管理檔案的過程中，不僅借助了網(wǎng)絡(luò)平臺，還借助各種計算機軟件的力量，從中挖掘出有意義并且有價值的檔案信息，并優(yōu)化檔案管理措施，為職業(yè)技術(shù)學(xué)院的教職工和學(xué)生提供更好的服務(wù)。

但是當(dāng)前職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理人員對于檔案數(shù)據(jù)尚未做到充分挖掘，所以未能充分獲取更多有價值的信息。究其原因，是其尚未掌握更好的方法，未對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的開發(fā)與更有效的利用。相信在不久的將來，伴隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理人員能夠提高檔案數(shù)據(jù)信息的利用率。檔案管理部門要改進(jìn)管理模式，充分應(yīng)用各種先進(jìn)技術(shù)，提升檔案管理水平。

5 結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，對于從事檔案管理工作的人員而言，要想有效提升檔案管理水平，就要加大檔案信息化建設(shè)力度，這是社會發(fā)展與科技進(jìn)步的必然趨勢。因此，對于職業(yè)技術(shù)學(xué)院而言，要以積極的態(tài)度應(yīng)對檔案管理所面臨的機遇和挑戰(zhàn)，接受檔案管理所發(fā)生的巨大變化，在檔案管理實踐過程中全面應(yīng)用信息技術(shù)，革新檔案管理理念，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，采用更現(xiàn)代化、更科技化的方式從事檔案管理工作，有效提升檔案管理的水平，充分滿足職業(yè)技術(shù)學(xué)院不同人群對于檔案的不同需求。

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