俞雯靜，王國梁，臧家寧，林振天，池少寧

（1.國網安徽省電力有限公司，安徽 合肥 230022；2.國網安徽省電力有限公司信息通信分公司，安徽 合肥 230061；3.福建億榕信息技術有限公司，福建 福州 350003）

0 引言

現如今，我國經濟發(fā)展和科技創(chuàng)新水平正在日益提升，但受內外因素的限制，相比發(fā)達國家我國國民經濟生產總值依舊存在較大差距，同樣國內工業(yè)企業(yè)的現代水平發(fā)達國家也有一定差異。因此，在新時代背景下，隨著企業(yè)革新步伐的加快，為了更好滿足企業(yè)建設發(fā)展提出的要求，各行企業(yè)在明確自身發(fā)展觀念的基礎上，要將目光集中在自動化技術上，注重結合現有技術理念和業(yè)務內容構建系統且完善的智能辦公自動化系統，以此有效應對工作創(chuàng)新期間的各項任務。

1 目前現代企業(yè)自動化技術發(fā)展趨勢

在社會經濟飛速發(fā)展中，我國對辦公自動化理念的認識和研究也越發(fā)深入，雖然有部分過于復雜的技術理念依舊沒有理清，但這并不能阻礙辦公自動化技術理念的發(fā)展進程。由于這是人類創(chuàng)造出的全新概念，所以在行業(yè)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展中，人們的辦公習慣和用品都在向著這一理念全面發(fā)展。OA系統作為這一階段衍生出的全新產物，現已得到了各行企業(yè)的全面推廣，并且隨著現有技術理念的革新，為了滿足更多企業(yè)業(yè)務發(fā)展需求，OA系統開始從以往簡單的文件處理轉變?yōu)榛诨ヂ摼W平臺和知識管理平臺更深入的發(fā)展，這也是標志著我國智能辦公自動化系統開始從工作流向著更高層次的決策智能系統過渡[1]。

從技術角度分析，OA系統所包含技術的未來發(fā)展方向主要分為三點：第一，Lotus Domino/Notes，其作為我國當前發(fā)展辦公自動化的重要標準平臺，其中集成了數據庫、動態(tài)信息以及郵件系統等多項功能的基礎平臺；第二，以微軟平臺為依據的OA系統，但因為在實踐發(fā)展中微軟產品的分工較為仔細，所以研發(fā)人員的能力和素質要求極高，最終需要基于OA系統集成需求研制出大量符合微軟標準的工具和軟件；第三，B/S結構作為瀏覽器和Web服務器的基礎依據，觀察當前國內技術水平可知，依舊有很多技術難題沒有被解決，這也是現如今這一技術的自動化系統沒有被大量應用的主要原因，但相信隨著我國科技技術水平的不斷提升，未來一定可以在這一領域取得優(yōu)異成績。

從企業(yè)應用角度分析，將OA系統運用到企業(yè)智能辦公中，既能成為企業(yè)業(yè)務實施和革新發(fā)展的重要幫手，又能隨著技術集成和協同發(fā)展，在企業(yè)管理中發(fā)揮積極作用。需要注意的是，隨著企業(yè)革新步伐的加快，為了科學操控企業(yè)智能辦公自動化系統，企業(yè)要加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度，注重結合實踐業(yè)務需求進行項目優(yōu)化工作，只有這樣才能確保所選系統在實踐發(fā)展中發(fā)揮自身價值[2]。

2 基于自動化技術的企業(yè)OA自動化辦公系統

2.1 概述

從本質上講，OA自動化辦公系統就是基于企業(yè)日常辦公需求，在網絡平臺為各部門員工和管理人員提供溝通交流的有效平臺。OA自動化辦公系統的規(guī)范性和智能化不僅能保障企業(yè)日常辦公業(yè)務可以有序進行，而且可以減少成本支出，提升實踐工作效率。本文所研究的OA自動化辦公系統，是以NET 4.0平臺為依據提出的，其中包含MVC架構和B/S結構，在實踐工作中既有效集成了部門、員工以及企業(yè)公告等管理工作，又根據實踐業(yè)務需求設計了更多新型功能，如數據庫、后臺運營等，具體構成如下圖1所示。對各行企業(yè)發(fā)展而言，辦公管理是日常運維監(jiān)管關注的焦點，由于不同類型企業(yè)的管理規(guī)模存在較大差異，且內部包含部門和員工數量較多，所以在企業(yè)業(yè)務飛速發(fā)展中，異地辦公成了發(fā)展的必然趨勢[3]。

圖1 OA辦公自動化系統構成圖

傳統意義上的企業(yè)辦公管理大都是利用紙質的方式來傳遞信息，這樣在增加企業(yè)辦公資源成本的同時，還存在儲備難、易丟失、審核周期長等問題。尤其是在大數據時代下，雖然企業(yè)自動化技術應用范圍得到了拓展，所構建的智能辦公自動化系統在實踐工作中展現出了積極作用，但因為整體辦公管理的工作步驟較為復雜，所以最終效率并沒有達到預期效果，且無法實現異地辦公或移動辦公的要求。這樣在企業(yè)業(yè)務和員工數量持續(xù)上升的條件下，若繼續(xù)沿用傳統紙質管理模式，必然會加重實踐工作難度，嚴重的還會威脅企業(yè)日常管理質量。

2.2 系統功能

要想科學處理企業(yè)辦公難題，必須要有效結合現代化信息技術與管理技術，并利用網絡平臺和數據庫系統，幫助企業(yè)優(yōu)化異地辦公系統和數據共享技術，同時要在明確業(yè)務邏輯，簡便辦公步驟的基礎上，提出系統化的網絡辦公體系，促使員工在不離開工位的條件下就能處理好日常業(yè)務。在這一過程中，企業(yè)既節(jié)省了人力資源又控制成本消耗，從可持續(xù)發(fā)展角度來看，有助于企業(yè)在提升實踐工作效率的同時，獲取更多經濟價值。因此，在新時代背景下，各行企業(yè)現已增加針對內部辦公系統的投資，如華為基于員工考勤設計了“考勤管理系統”；聯想基于日常管理設計了“日常管理系統”等。結合如下圖2所示的系統分層情況，了解現階段企業(yè)所運用的自動化技術，分析其所構建智能辦公自動化系統的基礎內容，具體分為以下幾點：

圖2 自動化系統的分層構成

第一，用戶管理。這一模塊功能主要交給超級管理員進行應用管理，通常情況下需要掌握管理人員、總經理以及部門經理三者登錄系統的用戶名和密碼等信息，并可以根據實踐業(yè)務需求進行調整、修改以及查閱等；第二，部門管理。這一模塊功能主要交給系統管理人員進行應用管理，其中涉及到部門名稱、經理等信息的刪除、修改或添加等功能；第三，員工管理。這一模塊功能也要交給系統管理人員進行應用管理，其中包含部門制定員工的姓名、性別以及所屬部門、負責人、電話等信息的刪除、修改以及查詢等功能；第四，公告管理。這一模塊功能同樣也要交給系統管理人員進行應用管理，其中涉及到企業(yè)公告的標題、內容以及發(fā)布時間等信息的查閱、修改等功能；第五，入職管理。這一模塊功能主要提供給總經理、部門經理以及員工三方，一般情況下是由員工提出入職申請，而部門經理進行審核，最終交給總經理審批。在這一過程中，員工需要在規(guī)定條件下進行信息修改、查閱或刪除；第六，離職管理。這一模塊功能主要交給總經理、部門經理和員工三方，實際用途主要用來處理員工的離職申請，也是要由部門經理和總經理進行審查和批復，而員工可以在規(guī)定條件下進行查閱、修改以及刪除等功能；第七，獎懲管理。這一模塊功能也是由總經理、部門經理以及員工三方進行應用管理，首先員工要先提出與部門或公司有關的獎懲，而后分別將它們交給部門經理和總經理進行審批，而員工可以根據業(yè)務變化進行調整、刪除或查詢，最終在審批結束后可以將相關內容直接傳遞給各部門員工；第八，權限管理。這一模塊功能會用來定義系統各個用戶的功能，管控不同區(qū)域的訪問權限。管理人員可以運用部門管理模塊來管控內部信息，安排部門經理，也可以由此管控員工信息。一般來講，員工提出入職申請以后，要交給公司的管理層和領導層分別審查；而離職和獎懲申請同樣如此，且最終需要交給公司老總進行最終審查和批閱。另外，企業(yè)數據庫的權限管理也非常關鍵，因為其中包含大量機密文件，所以管理人員要按照企業(yè)層次有針對性的設計進入后臺的權限，以此保障企業(yè)智能辦公系統可以發(fā)揮真正作用[4]。

2.3 優(yōu)勢

OA辦公自動化系統作為面向企業(yè)日常業(yè)務管理的全新系統，也是員工和管理人員最常應用的先進技術理念。觀察其在企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展中發(fā)揮的作用可知，不管是應用內容的深度還是廣度都發(fā)生了全新變化。OA辦公自動化系統更為注重在實踐發(fā)展中為員工辦公提供便捷，并提升實踐工作效率，以此促使企業(yè)內部工作可以協調進行。同時，也能幫助管理人員和領導者快速且直觀的了解最新的企業(yè)動態(tài)。

3 基于自動化技術構建企業(yè)智能辦公自動化系統的現實意義

3.1 進一步提升信息的共享性和及時性

基于自動化技術的智能辦公系統具備集成技術與發(fā)布信息的運行功能，因此企業(yè)管理人員可以通過這一平臺對內外分別發(fā)布有價值的信息數據，確保社會和員工都能及時掌握企業(yè)發(fā)展方向。與傳統單調穩(wěn)固的管理模式相比，智能辦公自動化系統的工作效率不僅快，而且能保障質量，同時各部門員工也可以通過這一平臺來共享和傳播所需業(yè)務信息，彼此之間針對某項業(yè)務的溝通也變得非常便捷。

3.2 持續(xù)強化業(yè)務流程的自動化

企業(yè)智能辦公自動化系統不管是對內還是對外的檔案、文件管理等工作，都是利用電子的方式進行傳遞、簽發(fā)以及發(fā)布、管理等，既減少了資源消耗，又提升了實踐辦公效率。在這一過程中，員工不需要消耗大量時間來等待申請、簽發(fā)等，只需要利用網絡平臺將有關文件交給管理層或領導層，同樣在審批過后也可以由此傳遞給其他部門的同事，這樣不僅能減少實踐工作中的復雜環(huán)節(jié)，而且可以降低員工的工作壓力。

3.3 實現真正意義上的無紙化辦公

企業(yè)在基于自動化技術研制智能辦公系統的同時，還加強了知識管理力度，并由此實現真正意義上的無紙化辦公，這樣既能保護環(huán)境又能節(jié)省成本。以當前市場常見的“企管寶”為例，其作為企業(yè)實現一體化管理的職能平臺，根據現有企業(yè)業(yè)務需求分別設計了訂單管理、客戶管理以及郵件服務等系統，彼此之間相互獨立，又無縫集成。在實踐工作中，這一系統的安全性和管理水平遠遠高于其他系統運行情況。

4 結語

綜上所述，在自動化技術日益革新中，面對企業(yè)建設發(fā)展提出的全新要求，構建智能辦公自動化系統是未來各行企業(yè)關注的焦點。結合上文分析可知，OA自動化系統作為當前市場最常見的自動化企業(yè)管理系統，雖然在現有基礎上得到了企業(yè)的認可和應用，但在經濟全球化發(fā)展趨勢下，企業(yè)必須要從國際發(fā)展角度入手，根據自身革新方向，不斷優(yōu)化現有系統構成與技術應用，只有這樣才能進一步提升企業(yè)的自動化管理水平。