王 穎，李小飛

(中國航空研究院，北京 100029)

0 前言

科技興國是我國的基本國策，2020年國家對科技研發(fā)經(jīng)費(fèi)投入突破新高，GDP占比達(dá)到2.5%[1]，企、事業(yè)單位對科研經(jīng)費(fèi)投入力度也逐年增加，持續(xù)的科技投入，推動了我國科技的快速發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步，提升了我國國際市場競爭力?？萍嫉牟粩嗤度胍馕吨?、事業(yè)單位科研任務(wù)也日益繁重，科研管理工作者的工作量也越來越大，提高管理效率已經(jīng)成為目前研究的一個熱點(diǎn)問題，國內(nèi)學(xué)者分別從制度建設(shè)、管理系統(tǒng)構(gòu)建等方便提出不同解決方案[2-5]，本文將基于專項(xiàng)科研管理過程中的矛盾問題和管理特點(diǎn)，對科研管理問題和系統(tǒng)構(gòu)建方案進(jìn)行討論。

1 專項(xiàng)科研管理問題分析

現(xiàn)有的科研管理手段和管理工具尚不能滿足管理要求，造成在項(xiàng)目管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)三個矛盾。

(1)管理人員數(shù)量與工作量之間的矛盾。近年來為提高行政管理效率，國家對行政管理部門編制數(shù)量進(jìn)行了有力管控，企業(yè)也通過減員、增效的管理措施來提高管理效率，造成項(xiàng)目管理部門人員數(shù)量一直處于緊缺狀態(tài)，而項(xiàng)目數(shù)量逐年增加，每位項(xiàng)目管理人員要管理的項(xiàng)目任務(wù)越來越重，有的甚至多達(dá)數(shù)十幾項(xiàng)。而項(xiàng)目管理過程中，要涉及的任務(wù)、單位和人員數(shù)量較多、且對于不同的項(xiàng)目而言，其專業(yè)內(nèi)容也有較大的區(qū)別，導(dǎo)致項(xiàng)目管理工作量、工作難度較大，管理人員的壓力也越來越大，項(xiàng)目管理工作量和管理人員數(shù)量之間形成明顯的矛盾關(guān)系。

(2)管理人員知識儲備與管理要求之間的矛盾?？蒲许?xiàng)目來源不同、類別不同，工程背景不同、涉密等級不同，導(dǎo)致有不同的管理要求，對科研管理人員的知識背景和管理水平要求也越來越高，科研管理人員要查閱大量的文件資料和學(xué)習(xí)更多新的知識，才能適應(yīng)新條件下的項(xiàng)目管理要求，這就形成了管理人員知識儲備與管理要求之間的矛盾。

(3)然后是管理人員和管理質(zhì)量之間的矛盾。管理過程中，管理人員更多時間被用來處理眾多項(xiàng)目的大量文字資料，進(jìn)行文字資料的整理和總結(jié)，而對項(xiàng)目細(xì)節(jié)的管理工作和服務(wù)工作做得不足，對具體項(xiàng)目具體進(jìn)展、完成情況、存在的問題，做不到心中有數(shù)，這就形成管理人員和管理質(zhì)量之間的矛盾。

三個矛盾中，人員數(shù)量與工作量之間的矛盾以前可以通過人員借調(diào)等形式，來解決人員不足的問題，隨著各級單位“關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范干部借調(diào)工作的實(shí)施辦法”的實(shí)施，對借調(diào)人員的借調(diào)流程和相關(guān)要求都進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定。也可以通過聘用第三方進(jìn)行管理，但受到一些專項(xiàng)的特殊性及保密工作要求，委托第三方存在一定安全風(fēng)險。管理人員知識儲備與管理要求的矛盾，可以通過聘用不同行業(yè)背景知識的人員來進(jìn)行管理，但這又增加了人員的數(shù)量?，F(xiàn)有管理人員對新知識的學(xué)習(xí)也需要大量的時間和精力，目前已經(jīng)被當(dāng)前的管理工作所束縛，也缺少大量的時間和精力。管理人員和管理質(zhì)量之間的矛盾，想要提高管理質(zhì)量，必須要投入大量的精力關(guān)注項(xiàng)目實(shí)施過程中的細(xì)節(jié)問題，因此，管理人員和管理工作要有所為、有所不為，對大量文字性工作，可以通過模板化模板，自動生成，通過智能校核和再進(jìn)行人工校核和處理，把更多精力放在管理上。既要把握全局，又能把關(guān)注細(xì)節(jié)，提高項(xiàng)目完成質(zhì)量。

提高管理效果，僅僅通過改變管理人員數(shù)量的方式來解決是不夠的，需要從先進(jìn)的管理方法和管理工具入手來進(jìn)行解決，可以基于現(xiàn)有的人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)、知識推理等新知識和技術(shù)的進(jìn)步，構(gòu)建新型項(xiàng)目管理系統(tǒng)和管理工具，提高管理效率，解決管理人員工作量大的問題；在管理系統(tǒng)中進(jìn)行授權(quán)，使被管理方參與到管理的過程中，解決管理人員的知識背景不足的問題，又可以提高項(xiàng)目管理質(zhì)量。建立先進(jìn)的科研管理系統(tǒng)首先要明確項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，本文將針對科研項(xiàng)目管理特點(diǎn)進(jìn)行分析，提出可按項(xiàng)目管理系統(tǒng)的功能構(gòu)建模型和智能化管理策略。

2 科研項(xiàng)目管理特點(diǎn)分析

科研項(xiàng)目管理的特點(diǎn)可以表述為一穩(wěn)、二準(zhǔn)、三管服、四驗(yàn)、五檔、六評估。其中，一穩(wěn)，即流程管理，要嚴(yán)格按照科研項(xiàng)目管理規(guī)定和管理流程對項(xiàng)目進(jìn)行管理，如國家制定的相關(guān)科研項(xiàng)目管理規(guī)定、管理辦法等，必須要遵守[6-8]。二準(zhǔn)，即項(xiàng)目實(shí)施過程中對項(xiàng)目任務(wù)書各階段應(yīng)該完成的任務(wù)，有嚴(yán)格的時間節(jié)點(diǎn)要求，時間進(jìn)度管理，必須嚴(yán)格按照時間節(jié)點(diǎn)對項(xiàng)目進(jìn)行推進(jìn)，具有一定時效性。三管服，具有兩層含義，其一是要具備管理職能，體現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施過程的嚴(yán)肅性；其二是要起到服務(wù)和協(xié)調(diào)作用，服務(wù)課題承擔(dān)單位和課題組，協(xié)助解決項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的困難，明確大家的共同目標(biāo)，各子課題承擔(dān)單位要求同存異，同心協(xié)力完成項(xiàng)目任務(wù)；協(xié)調(diào)各單位、項(xiàng)目組和科研人員，對項(xiàng)目工作分工、經(jīng)費(fèi)分配、具體任務(wù)之間的銜接，項(xiàng)目各階段實(shí)施過程中的相關(guān)問題進(jìn)行協(xié)調(diào)。四驗(yàn)，即項(xiàng)目實(shí)施過程中的各階段完成情況進(jìn)行檢查，對項(xiàng)目實(shí)施結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收、交付，要嚴(yán)格按照立項(xiàng)合同完成任務(wù)研究工作，按指標(biāo)要求交付軟、硬件產(chǎn)品，階段進(jìn)展報告、結(jié)題報告、科技報告、第三方檢測報告等技術(shù)文件，知識產(chǎn)權(quán)成果(專利、論文)、財(cái)務(wù)使用報告和審計(jì)報告等文件資料。五檔，即要對項(xiàng)目實(shí)施過程中的必要文件進(jìn)行建檔，即方面以后查閱，又可以做到過程可追溯、文件可追溯、責(zé)任可追溯。六評估，即對立項(xiàng)必要性進(jìn)行評估、對項(xiàng)目實(shí)施過程中的技術(shù)風(fēng)險點(diǎn)評估、經(jīng)費(fèi)使用風(fēng)險評估、項(xiàng)目實(shí)施效果評估、項(xiàng)目成果投入使用后的風(fēng)險點(diǎn)評估、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的能力評估、科研人員信用評估等，在項(xiàng)目實(shí)施前、實(shí)施過程中、實(shí)施后最大可能降低風(fēng)險，提高項(xiàng)目成功率。

基于科研項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，可以對現(xiàn)有管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，通過系統(tǒng)功能構(gòu)建，為開發(fā)專項(xiàng)管理系統(tǒng)提供參考。

3 科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)功能構(gòu)建

專項(xiàng)科研管理系統(tǒng)功能構(gòu)建既要考慮一穩(wěn)，二準(zhǔn)，三管服；四驗(yàn)，五檔，六評估的項(xiàng)目管理特點(diǎn)，又要解決目前項(xiàng)目管理過程中存在的矛盾問題，還要結(jié)合項(xiàng)目管理過程中的一些現(xiàn)實(shí)問題，因此，在常規(guī)管理功能的基礎(chǔ)上，要考慮功能構(gòu)建。

3.1 項(xiàng)目分類流程管理功能

項(xiàng)目根據(jù)來源不同分為不同的項(xiàng)目級別、項(xiàng)目密級、項(xiàng)目類別，不同的分管單位有不同的管理要求，同時不同級別行政單位與企事業(yè)單位都有各自的管理流程，項(xiàng)目基于自身特點(diǎn)，有一套項(xiàng)目管理流程；同時國家和企事業(yè)單位對不同的項(xiàng)目，也有專門的項(xiàng)目管理規(guī)定和條例，導(dǎo)致要進(jìn)行項(xiàng)目管理，首先要梳理不同管理流程和不同管理規(guī)定所適用的項(xiàng)目類別情況。建立具有可選擇性的、通用項(xiàng)目管理流程模塊。針對不同項(xiàng)目要求，快速進(jìn)行不同流程模塊的選擇和流程調(diào)整使其具有更廣泛的通用性。

3.2 全生命周期制度化管理功能

項(xiàng)目管理過程要伴隨一個項(xiàng)目的完整生命周期，一般項(xiàng)目生命周期如圖1所示，分為項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目申報、合同管理、進(jìn)度管理、驗(yàn)收管理、歸檔管理、項(xiàng)目評估幾個階段。

圖1 項(xiàng)目生命周期

要把項(xiàng)目管理中的流程管理和項(xiàng)目生命周期相結(jié)合，和企事業(yè)單位的工作流程結(jié)合，同時把管理規(guī)定進(jìn)行量化處理，相關(guān)附屬文件、證明材料和管理流程結(jié)合。對于管理過程中存在特殊情況的，在單獨(dú)添加說明和證明或?qū)徟牧系墓δ堋?/p>

3.3 項(xiàng)目各級任務(wù)分配與模板定制化功能

由于科研項(xiàng)目很多需要多家協(xié)作完成，或者單位內(nèi)部由不同的團(tuán)隊(duì)協(xié)作組成，因此，要細(xì)化管理，需要具備各級項(xiàng)目任務(wù)分配功能。并針對不同任務(wù)級別，建立定制化項(xiàng)目管理模板，進(jìn)行各級文字材料的自動組合和項(xiàng)目報告的自動生成。

3.4 定時自動管理功能

為減少管理工作量，可以在系統(tǒng)中，根據(jù)不同階段的進(jìn)度規(guī)劃和要求，設(shè)定定時提醒檢查與自動分發(fā)功能，緊急提醒功能等，這樣讓系統(tǒng)自動根據(jù)時間節(jié)點(diǎn)對協(xié)同單位進(jìn)行進(jìn)度提醒和進(jìn)度管理，減少工作量。

3.5 分級協(xié)同管理功能

根據(jù)項(xiàng)目不同級別的管理權(quán)限，設(shè)置項(xiàng)目各參與單位分級管理功能，使項(xiàng)目參加人員有效參與到項(xiàng)目管理過程中，既可以減少管理人員壓力，又可以提高項(xiàng)目管理效率和專業(yè)性。

3.6 項(xiàng)目在線協(xié)調(diào)功能

項(xiàng)目實(shí)施過程中，必然會有很多問題需要進(jìn)行協(xié)調(diào)，建立在線問題協(xié)調(diào)功能，提出問題及問題解決方案，確定責(zé)任單位和責(zé)任人，配合單位和配合人，時間節(jié)點(diǎn)，任務(wù)的調(diào)整與分配，經(jīng)費(fèi)調(diào)整等問題，在系統(tǒng)中自動記錄，自動形成會議紀(jì)要。同時需要進(jìn)行人員、任務(wù)和經(jīng)費(fèi)變更的，同步在協(xié)調(diào)功能模塊進(jìn)行申請與記錄備案，這樣既可以提高管理效率，也可以進(jìn)行后期的流程追溯。

3.7 后臺數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析功能

建立后臺數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析功能，將各子課題數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整合成課題數(shù)據(jù)和項(xiàng)目數(shù)據(jù)，以及整系統(tǒng)項(xiàng)目數(shù)據(jù)，同時建立基于指標(biāo)的風(fēng)險評估指標(biāo)數(shù)學(xué)模型，為課題和項(xiàng)目的風(fēng)險評估提供技術(shù)支撐。

3.8 風(fēng)險評估功能

項(xiàng)目流程管理的過程中，在項(xiàng)目規(guī)劃、進(jìn)度管理、項(xiàng)目驗(yàn)收三個階段，非常容易出現(xiàn)各種風(fēng)險問題，需要基于不同階段的關(guān)鍵指標(biāo)要求，建立如技術(shù)指標(biāo)預(yù)警、財(cái)務(wù)指標(biāo)預(yù)警、時間計(jì)劃預(yù)警、完成情況預(yù)警(風(fēng)險識別評估模型)等不同的風(fēng)險評估模型。概括來講主要包括時間計(jì)劃風(fēng)險評估、任務(wù)達(dá)成度風(fēng)險評估、經(jīng)費(fèi)使用風(fēng)險評估、技術(shù)指標(biāo)風(fēng)險評估模型、科研人員信用風(fēng)險識別評估、審批風(fēng)險評估。其中審批風(fēng)險評估對管理效率有著非常重要的影響，項(xiàng)目管理過程中避免不了需要各種權(quán)限的審批，這就導(dǎo)致在項(xiàng)目管理過程中會經(jīng)常出現(xiàn)一個比較麻煩的問題，就是項(xiàng)目是有時間節(jié)點(diǎn)，但各個階段中審批流程的時間與項(xiàng)目管理節(jié)點(diǎn)相矛盾，審批領(lǐng)導(dǎo)更多考慮的是審批風(fēng)險問題，但在多數(shù)條件下對項(xiàng)目的具體專業(yè)性內(nèi)容并不了解，導(dǎo)致對其風(fēng)險評估性不足，在考慮過程中也會有其它事情的干擾，會浪費(fèi)大量的時間，項(xiàng)目管理人員又不好催辦，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)拖期問題。所以在各項(xiàng)目管理流程階段要基于現(xiàn)有的人工智能手段，建立合規(guī)性匹配識別能力模型，輔助審批人員快速地對項(xiàng)目各階段進(jìn)行風(fēng)險評估，對于完全無風(fēng)險性的審批可以讓系統(tǒng)自動審批。把流程管控和風(fēng)險管控在各個階段相互結(jié)合，既可以提高項(xiàng)目的管理效率又可以降低項(xiàng)目管理風(fēng)險。

4 管理系統(tǒng)模塊組成與設(shè)計(jì)

根據(jù)功能需求分析，結(jié)合項(xiàng)目管理流程和項(xiàng)目生命周期，設(shè)計(jì)項(xiàng)目協(xié)同規(guī)劃模塊、項(xiàng)目協(xié)調(diào)申報模塊、項(xiàng)目合同管理模塊、項(xiàng)目進(jìn)度管理模塊、項(xiàng)目驗(yàn)收管理模塊、項(xiàng)目歸檔管理模塊、項(xiàng)目評估模塊。其中項(xiàng)目協(xié)同規(guī)劃模塊如圖2所示，首先進(jìn)行需求分析，明確需求來源和目的，然后進(jìn)行市場分析和市場定位，并對技術(shù)或產(chǎn)品現(xiàn)狀進(jìn)行分析，以及發(fā)展趨勢預(yù)測，減少發(fā)生錯誤發(fā)展路線的可能性，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行技術(shù)和經(jīng)濟(jì)分析，明確技術(shù)方案和資金預(yù)算，最后進(jìn)行風(fēng)險評估，形成項(xiàng)目規(guī)劃報告。完成規(guī)劃報告后，進(jìn)行項(xiàng)目申報，設(shè)計(jì)項(xiàng)目協(xié)同申報模塊，如圖3所示。

圖2 項(xiàng)目協(xié)同規(guī)劃模塊

圖3 項(xiàng)目協(xié)同申報模塊

通過項(xiàng)目協(xié)同申報模塊，召集優(yōu)勢協(xié)同單位，進(jìn)行協(xié)同申報，明確研究目標(biāo)和研究內(nèi)容，細(xì)化研究技術(shù)方案，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)核算，明確驗(yàn)收課題指標(biāo)和時間節(jié)點(diǎn)，以及提前規(guī)劃項(xiàng)目驗(yàn)收所需要的相關(guān)文件資料，為提高協(xié)同申報效率，預(yù)設(shè)定時自動管理功能，根據(jù)時間節(jié)點(diǎn)催促協(xié)同單位和課題責(zé)任人盡快完成子課題模板內(nèi)容，并自動匯總成項(xiàng)目申報書。立項(xiàng)后簽訂立項(xiàng)合同，為更好地進(jìn)行項(xiàng)目合同管理，設(shè)計(jì)在項(xiàng)目合同管理模塊，如圖4所示。

圖4 項(xiàng)目合同管理模塊

在合同管理模塊可進(jìn)行合同管理，明確項(xiàng)目、任務(wù)、課題責(zé)任單位，以及責(zé)任人和參加人，各自的研究目標(biāo)、研究內(nèi)容、技術(shù)方案、課題指標(biāo)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、時間節(jié)點(diǎn)和規(guī)劃最終存檔文件，做到在項(xiàng)目執(zhí)行過程中可以有據(jù)可依。項(xiàng)目管理過程中，周期最長、工作難度最大和工作量最大的工作就是項(xiàng)目的進(jìn)度管理，為解決項(xiàng)目管理過程中的三個突出矛盾問題，設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)度管理模塊，如圖5所示。

圖5 項(xiàng)目進(jìn)度管理模塊

下放權(quán)限，采取協(xié)同管理方案讓各子課題責(zé)任人參加項(xiàng)目管理，定時管理模塊，自動提醒課題責(zé)任人定期在系統(tǒng)中完善項(xiàng)目進(jìn)度情況，系統(tǒng)通過風(fēng)險評估模塊對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行風(fēng)險評估，并生成預(yù)警信息，對于項(xiàng)目實(shí)施過程中存在需要協(xié)調(diào)的問題，課題責(zé)任人可自行在系統(tǒng)中提交具體問題和協(xié)調(diào)方案，同時系統(tǒng)將風(fēng)險預(yù)警信息和項(xiàng)目協(xié)調(diào)信息快速發(fā)送給項(xiàng)目管理人員，項(xiàng)目管理人員分析問題后，及時進(jìn)行項(xiàng)目的協(xié)調(diào)工作。這樣既提高了項(xiàng)目管理的質(zhì)量和效率,又降低了管理人員的工作量。在項(xiàng)目完成后，很重要的一個環(huán)節(jié)就是項(xiàng)目驗(yàn)收，為減少項(xiàng)目管理工作量，設(shè)計(jì)項(xiàng)目驗(yàn)收模塊，如圖6所示。

圖6 項(xiàng)目驗(yàn)收管理模塊

通過項(xiàng)目驗(yàn)收模塊，各子課題責(zé)任人上傳驗(yàn)收報告、科技報告、財(cái)務(wù)報告、設(shè)計(jì)報告、成果支撐材料、調(diào)整及申請批復(fù)材料以及答辯評審材料等文件，自動合成項(xiàng)目驗(yàn)收材料，減少了項(xiàng)目驗(yàn)收管理工作量。項(xiàng)目驗(yàn)收過程伴隨著項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和歸檔管理過程，檔案驗(yàn)收涉及內(nèi)容除結(jié)題驗(yàn)收材料之外還需要補(bǔ)充過程管理文件和試驗(yàn)計(jì)算報告文件，可以進(jìn)行項(xiàng)目后期問題追溯。根據(jù)歸檔要求，設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔管理模塊，如圖7所示。

圖7 項(xiàng)目歸檔管理模塊

通過各子課題責(zé)任人上傳項(xiàng)目歸檔文件，自動分單位、分任務(wù)形成歸檔文件，可有效地提高項(xiàng)目管理效率。項(xiàng)目完成后，我們要對項(xiàng)目的實(shí)施情況進(jìn)行綜合評估，涉及到項(xiàng)目目標(biāo)、指標(biāo)、成果、技術(shù)成熟度、市場以及協(xié)同團(tuán)隊(duì)能力等情況進(jìn)行評估，設(shè)計(jì)項(xiàng)目評估模塊如圖8所示。

圖8 項(xiàng)目評估模塊

基于項(xiàng)目驗(yàn)收材料后臺數(shù)據(jù)，以及知識數(shù)據(jù)庫和互聯(lián)網(wǎng)引擎檢索數(shù)據(jù)，通過評估算法模型，對項(xiàng)目進(jìn)行綜合評估，發(fā)現(xiàn)問題，為項(xiàng)目后期進(jìn)一步完善和改進(jìn)提供支撐?；陧?xiàng)目管理的問題和特點(diǎn)，進(jìn)行項(xiàng)目管理系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)，在項(xiàng)目管理的過程中進(jìn)行了部分功能的實(shí)際應(yīng)用，減少了項(xiàng)目管理的工作量，在此基礎(chǔ)上，可以進(jìn)一步開發(fā)高效的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，能夠有效地降低項(xiàng)目管理人員的工作量，提高管理質(zhì)量和管理效率，解決現(xiàn)有項(xiàng)目管理過程中存在的矛盾問題。

5 結(jié)論

分析了專項(xiàng)管理存在的問題和矛盾以及項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，提出基于現(xiàn)有的人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)、知識推理技術(shù)手段，構(gòu)建新型項(xiàng)目管理系統(tǒng)和管理工具的構(gòu)想，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步分析管理系統(tǒng)的功能需求，基于項(xiàng)目生命周期設(shè)計(jì)了項(xiàng)目管理系統(tǒng)的各模塊組成，為進(jìn)一步提高項(xiàng)目管理效率和項(xiàng)目管理質(zhì)量，解決管理人員工作量大的問題奠定了基礎(chǔ)。