朱春

摘 要：我國物業(yè)管理起步較晚，僅有20年左右的發(fā)展歷史。在近幾年城市化快速發(fā)展下，物業(yè)管理工作也在不斷進(jìn)步中，也推動了物業(yè)檔案管理的發(fā)展，物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理各環(huán)節(jié)中的重要部分，現(xiàn)目前逐漸形成完善的管理體系，并且在物業(yè)管理中發(fā)揮出自身的作用。本文針對物業(yè)檔案管理，詳細(xì)分析其管理工作的特點(diǎn)以及作用。

關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案;管理工作;特點(diǎn);作用

引言：針對物業(yè)檔案，其載體多種多樣，可選用文字、圖像、音頻等形式，全方位記錄物業(yè)管理活動。物業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性資料，其水平?jīng)Q定著整體管理的效果，由此可見，物業(yè)檔案管理的特點(diǎn)以及重要性。

1物業(yè)檔案管理工作特點(diǎn)

1.1動態(tài)性

物業(yè)檔案是根據(jù)業(yè)主以及小區(qū)為對象，將其信息、資料以及物業(yè)的活動進(jìn)行歸檔管理。如在住宅區(qū)、辦公樓、商業(yè)場所等，物業(yè)在管理過程中都會發(fā)生各種形式上的變化，而這些變化也會將所產(chǎn)生的文件材料填入到物業(yè)檔案之中。因此，每一份檔案都是一個(gè)完整的有機(jī)體，從中反映出物業(yè)變化的過程。同時(shí)，與物業(yè)息息相關(guān)的管理工作也不會一成不變，如物業(yè)對各類基礎(chǔ)設(shè)施的維修更換;因客戶需求調(diào)整物業(yè)布局;房屋產(chǎn)權(quán)人對其所有權(quán)的轉(zhuǎn)讓、買賣，信息的變更等，都會導(dǎo)致物業(yè)檔案中的材料發(fā)生變動，這也體現(xiàn)出其具有的動態(tài)性。除此之外，隨著城市規(guī)劃建設(shè)及老舊城區(qū)房屋的改造，使得城市規(guī)劃發(fā)生翻天覆地變化，對此物業(yè)需對檔案中的圖紙及時(shí)進(jìn)行完善。針對這些種種的變化，物業(yè)檔案管理需及時(shí)更換填充新的內(nèi)容，舍棄無用的部分，以實(shí)現(xiàn)高效性，并且檔案管理工作也需要資料納入的精確和完整，可隨時(shí)進(jìn)行收集數(shù)據(jù)信息，準(zhǔn)確歸檔管理[1]。

1.2靈活性

物業(yè)檔案是物業(yè)相關(guān)管理服務(wù)情況的原始記錄。檔案內(nèi)容對于物業(yè)有關(guān)的工作人員來講，都屬于公開透明的，如物業(yè)維修、綠化、安保、環(huán)衛(wèi)等相關(guān)活動管理。同時(shí)，物業(yè)檔案還具備著隱蔽性，如個(gè)人信息、產(chǎn)權(quán)資料、物業(yè)公司決策等，這部分檔案包含大量個(gè)人私密信息以及公司機(jī)密，檔案內(nèi)容不便于向內(nèi)外進(jìn)行公開。而這就導(dǎo)致物業(yè)檔案既有公開部分，也含有隱蔽部分，要求物業(yè)檔案管理工作必須靈活多變，不能按照其他行業(yè)檔案管理模式照搬照抄，需采取自身特有形式。既不能為保證資料隱私性不使用檔案，也不能對檔案無限制公開，避免重大隱私泄露，損害個(gè)人權(quán)益以及公司權(quán)益。因此，要求物業(yè)在檔案利用過程中，需要考慮物業(yè)檔案的類型以及使用者的需求，選擇適合公開的信息為其提供相關(guān)信息，以便于發(fā)揮出物業(yè)檔案的價(jià)值作用。

1.3服務(wù)性

以人為本理念深入發(fā)展，已融入到各個(gè)服務(wù)行業(yè)當(dāng)中。在此基礎(chǔ)下的物業(yè)管理服務(wù)，其不僅僅是對物業(yè)的管理服務(wù)，更多是對業(yè)主的服務(wù)。以一個(gè)整體的角度看，目前，小區(qū)的物業(yè)裝修、租賃等活動較為頻繁，物業(yè)檔案文件材料也會跟隨物業(yè)所產(chǎn)生的各種行為的需要不斷調(diào)閱、查看。這說明了物業(yè)檔案管理工作與其他行業(yè)相比需要付出更多的時(shí)間用于資料信息管理，尤其在檔案借閱過程中，需要保證前后資料信息不丟失，科學(xué)規(guī)范檔案利用，為需要物業(yè)檔案的人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.4多樣化

這是指物業(yè)檔案形式多樣化，目前，物業(yè)檔案主要有圖、文、聲、卡、冊等多種形式，展現(xiàn)出物業(yè)檔案載體豐富多樣。其中的圖是指物業(yè)相關(guān)建設(shè)改造活動中，需要之前施工所繪制的平面圖等;文字則是物業(yè)在進(jìn)行服務(wù)活動時(shí)所產(chǎn)生的相關(guān)文字材料，這一類材料品種繁多，數(shù)量巨大，也是物業(yè)檔案主要載體;聲是指物業(yè)管理中作為取證使用的聲像資料;卡是指將制作內(nèi)容進(jìn)行簡化，形成使用便利的各類卡片;冊是物業(yè)為了增加信息的容量，將類似相關(guān)的信息進(jìn)行整合成冊，提高了對檔案的管理效率。

2物業(yè)檔案管理工作作用

2.1關(guān)系著物業(yè)管理各個(gè)環(huán)節(jié)

物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)管理工作的基礎(chǔ)部分，一般在物業(yè)管理開展后，其中各個(gè)環(huán)節(jié)都會對物業(yè)檔案進(jìn)行借閱和使用。無論是物業(yè)設(shè)施的檢測和維修，還是物業(yè)費(fèi)的收取等工作，都需要利用物業(yè)檔案作為相關(guān)活動的支撐。如物業(yè)在對小區(qū)內(nèi)地下水管、排污管道、消防管網(wǎng)等進(jìn)行故障檢測、維修工作時(shí)，便需要借閱物業(yè)檔案中的設(shè)計(jì)圖紙，以便于根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙制定出科學(xué)的檢測維修方案，并能精確尋找故障位置，提高故障處理的速度，避免盲目施工造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。因此，做好物業(yè)檔案管理工作，是實(shí)現(xiàn)物業(yè)高效化管理的有效措施，也能夠保障物業(yè)各項(xiàng)活動的順利進(jìn)行[2]。

2.2有利于提高物業(yè)服務(wù)水平

從物業(yè)的經(jīng)營活動角度講，通過檔案來進(jìn)行住戶產(chǎn)權(quán)、信息的查閱，便于物業(yè)掌握小區(qū)內(nèi)住戶數(shù)量、聯(lián)系方式、生活等信息，其作為物業(yè)開展服務(wù)的基本資料，決定了物業(yè)公司開展服務(wù)的方向以及所實(shí)行的策略。同時(shí)，物業(yè)檔案也為物業(yè)公司提升服務(wù)水平，樹立企業(yè)形象具有直觀參考價(jià)值。

2.3關(guān)系到小區(qū)環(huán)境和諧穩(wěn)定

在信息化背景下，促使物業(yè)與居委會、社區(qū)街道的聯(lián)系更加緊密，物業(yè)管理其已經(jīng)不再是房地產(chǎn)下的衍生品，而是小區(qū)內(nèi)用戶的后勤保障者。小區(qū)內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、物業(yè)日常管理、服務(wù)效率與水平都直接關(guān)系著小區(qū)內(nèi)環(huán)境的和諧與穩(wěn)定。在和諧穩(wěn)定的居住環(huán)境下，居民生活居住環(huán)境質(zhì)量得到明顯提升，使得小區(qū)居民幸福指數(shù)上升，也有助于社會的穩(wěn)定和諧，但這些種種都需要物業(yè)檔案管理工作為基礎(chǔ)。

2.4物業(yè)維護(hù)合法權(quán)益的保證

隨著人們生活質(zhì)量的不斷提高，對物業(yè)高效化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求也為斷提高，在這一過程中，業(yè)主與物業(yè)之間的糾紛案件持續(xù)上升。如業(yè)主與物業(yè)之間的物業(yè)費(fèi)糾紛，倘若沒有物業(yè)檔案作為依據(jù)，物業(yè)則難以維護(hù)自身合法權(quán)益;而查閱具有真實(shí)記錄的物業(yè)檔案后，即便有相關(guān)糾紛問題，物業(yè)也能依據(jù)物業(yè)檔案將這些問題統(tǒng)統(tǒng)解決。

3加強(qiáng)物業(yè)檔案管理工作的措施

3.1提高檔案管理意識

物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)企業(yè)管理中的重要部分，要求檔案管理應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展需求，融入信息化技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理理念，并提高企業(yè)全體人員的檔案意識。企業(yè)高層管理人員需要提高對物業(yè)檔案管理工作的重視度，以身作則，實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案管理工作與日常工作相結(jié)合，以此為基礎(chǔ)制定檔案工作制度，落實(shí)好責(zé)任劃分，通過制度來約束企業(yè)檔案管理人員的行為。同時(shí)，還要將檔案管理工作與其他工作一視同仁，一起進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部績效考核以及獎(jiǎng)懲，通過激勵(lì)機(jī)制，提高物業(yè)員工從事檔案管理工作的積極性，提高企業(yè)檔案服務(wù)水平。

3.2建立檔案管理制度

通過建立物業(yè)企業(yè)檔案管理制度，可以有效規(guī)范檔案管理人員行為，優(yōu)化物業(yè)檔案服務(wù)水平。首先，物業(yè)企業(yè)需要安排專門人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，并為其提供專門檔案管理辦公場所，做到專人專崗，避免歸檔等工作出現(xiàn)信息泄露、資料不完善等問題。其次，要明確檔案管理工作職責(zé)，將檔案管理工作中各個(gè)流程責(zé)任細(xì)分并落實(shí)，若某一流程中出現(xiàn)問題，可快速精確找出負(fù)責(zé)這一流程的工作人員。再者，需要明確歸檔制度，檔案管理人員需要求各個(gè)部門及工作人員將工作中生成的文件及憑證及時(shí)整理并移交歸檔，檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)督，其他部門以及員工需要積極配合，完成檔案歸檔工作。最后，需要不斷豐富檔案內(nèi)容、拓寬檔案工作范圍，針對企業(yè)未來發(fā)展核心信息，需要做好信息保密工作，及時(shí)進(jìn)行收集和歸檔處理[3]。

3.3提高檔案管理人員水平

首先，物業(yè)企業(yè)需要強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)水平。通過招聘檔案管理專業(yè)性人才，確保其能夠熟練掌握整個(gè)業(yè)務(wù)流程，并將先進(jìn)管理理念和方式應(yīng)用在實(shí)際工作當(dāng)中。通過培訓(xùn)教育活動，幫助企業(yè)自身檔案管理人員熟練掌握檔案管理類型以及管理方式方法，明確檔案管理工作中各個(gè)流程。同時(shí)，還需要培養(yǎng)管理人員責(zé)任意識和職業(yè)道德素養(yǎng)，確保其管理工作下的行為合法合規(guī)。其次，提高物業(yè)檔案管理信息化水平。企業(yè)通過培訓(xùn)增強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)時(shí)，還需要融入信息化技術(shù)教育，使其在培訓(xùn)后能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及信息技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的有機(jī)融合，達(dá)到檔案管理電子化、信息化的目標(biāo)，便于滿足目前社會多元化用戶需求。最后，實(shí)現(xiàn)檔案培訓(xùn)常態(tài)化。物業(yè)企業(yè)需要通過定期開展檔案管理人員培訓(xùn)活動，包括專家講座、知識問答等，不斷增強(qiáng)和夯實(shí)管理人員理論基礎(chǔ)和實(shí)踐能力。

結(jié)論：綜上所述，物業(yè)檔案管理工作具有非常突出的優(yōu)勢，能夠有效提高物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，以及市場競爭力。因此，物業(yè)必須真正意識到物業(yè)檔案管理的重要性，才能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，從而提升物業(yè)管理整體水平。

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