譙龍

機(jī)構(gòu)編制檔案是指機(jī)構(gòu)編制管理機(jī)關(guān)工作人員的工作記錄和記錄機(jī)構(gòu)編制工作的參考文件。其主要內(nèi)容涉及黨政群機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能配置、人員編制等的組織形式和配置數(shù)量等，是非常重要的信息資料和法律資料。規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案管理既是方便相關(guān)部門依法行政工作，也是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)依據(jù)。為此，筆者重點(diǎn)分析探究新形勢下做好機(jī)構(gòu)編制檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義和有效途徑。

一、規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案管理的重要意義

1.規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案是依法治理的必然要求。當(dāng)前，黨中央正在加快推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，依法治理是重要的內(nèi)容之一。機(jī)構(gòu)編制工作為國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化提供重要的體制機(jī)制保障。機(jī)構(gòu)編制檔案記錄著機(jī)構(gòu)設(shè)立、運(yùn)行、發(fā)展過程中的歷史過程，記載著編制管理的基本軌跡，是各部門單位履行職責(zé)和配備人員的法定依據(jù)。同時(shí)，機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)的辦理，具體極強(qiáng)的政策性，尤其是重大的機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)更是永久保存的檔案資料，是上級(jí)檢查、巡視巡察的重要內(nèi)容，如果這些檔案缺失，就難以還原事項(xiàng)辦理經(jīng)過。因此，規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案，就是落實(shí)“編制就是法”的具體表現(xiàn)，就是“依法治編”的重要舉措，就是推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的必然要求。

2.規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案是服務(wù)群眾的現(xiàn)實(shí)需要。機(jī)構(gòu)編制檔案既涉及機(jī)關(guān)事業(yè)單位集體的機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)，也涉及機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部個(gè)人重要的人事事項(xiàng)，是日后檔案利用的重要信息資料。特別是編制實(shí)行實(shí)名制管理以后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員基本信息、出入編制情況都必須真實(shí)、準(zhǔn)確的記錄，這些機(jī)構(gòu)編制檔案起著憑證、依據(jù)和參考的作用，是核撥經(jīng)費(fèi)、辦理保險(xiǎn)等基本依據(jù)，具有法律效用。只有將這些檔案完整保存，才能夠?yàn)閺V大干部職工維護(hù)自身權(quán)益和應(yīng)有的社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)待遇提供有效服務(wù)。

3.規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案是科學(xué)決策的有效途徑。機(jī)構(gòu)編制資源是重要的政治資源、執(zhí)政資源。機(jī)構(gòu)編制管理機(jī)關(guān)的重要任務(wù)之一就是優(yōu)化這一執(zhí)政資源的配置，高效服務(wù)于國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。機(jī)構(gòu)編制檔案就是機(jī)構(gòu)編制部門全部活動(dòng)的原始記錄，是記載機(jī)構(gòu)編制工作發(fā)展的重要文獻(xiàn)，特別是涉及機(jī)構(gòu)演變、職能配置、職責(zé)邊界，以及編制數(shù)和領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)等重要內(nèi)容，完整體現(xiàn)了機(jī)構(gòu)編制優(yōu)化配置情況和保障作用發(fā)揮情況。做好機(jī)構(gòu)編制檔案的管理，就能為黨政領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，確保決策的合法性科學(xué)性有效性。

二、當(dāng)前機(jī)構(gòu)編制檔案管理存在的主要問題

由于機(jī)構(gòu)編制檔案涉及到的內(nèi)容繁多，而且相對(duì)比較枯燥無趣，再加上專業(yè)人員缺乏，使得檔案管理工作效率不高。同時(shí)，由于部分單位檔案管理硬件條件滿足不了新形勢下檔案管理要求，導(dǎo)致了部分檔案因管理不善而丟失。這些情況，嚴(yán)重影響了機(jī)構(gòu)編制檔案作用的發(fā)揮。通過梳理發(fā)現(xiàn)，目前機(jī)構(gòu)編制檔案管理主要存在以下四個(gè)方面問題。

一是單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視。目前，機(jī)構(gòu)編制管理機(jī)關(guān)都非常重視機(jī)構(gòu)編制管理的具體工作，但部分單位對(duì)“檔案工作姓黨”的內(nèi)涵理解不夠，對(duì)檔案管理涉及的相關(guān)法律法規(guī)沒有學(xué)深悟透，從而對(duì)機(jī)構(gòu)編制管理過程中形成的檔案的收集、整理、利用不夠重視，沒有做到與業(yè)務(wù)工作同部署、同考核，也沒有建立健全檔案管理制度和責(zé)任追究制度，導(dǎo)致檔案管理部署不到位、落實(shí)不到位、監(jiān)督不到位。

二是資料收集不夠完整。當(dāng)前，部分單位對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案的收集方式比較單一，還主要停留在少量的文書檔案上，對(duì)機(jī)構(gòu)編制管理整個(gè)過程產(chǎn)生的檔案收集不夠完整，特別是有關(guān)附件材料。比如，涉及黨和國家機(jī)構(gòu)改革、行政區(qū)劃調(diào)整等檔案的附件材料沒有進(jìn)行收集。

三是常規(guī)管理不夠精細(xì)。在日常管理中，部分單位對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案只進(jìn)行了簡單的收集分類，管理不夠精細(xì)，沒有針對(duì)涉及檔案管理的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱等制定精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的管理流程。比如，部分檔案分類標(biāo)題不清楚，或者張冠李戴亂用標(biāo)題;還有部分檔案缺乏卷內(nèi)目錄，或者檔案沒有標(biāo)注頁碼等等。

四是業(yè)務(wù)水平不夠扎實(shí)。目前，機(jī)構(gòu)編制管理機(jī)關(guān)的檔案管理工作基本上都由辦公室工作人員兼職，他們接受專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)不多，再加上本身也缺乏學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)水平普遍不高，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作需要。

三、新時(shí)期規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案管理的策略建議

1.完善檔案管理機(jī)制。一要建立領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，建議成立由單位分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，各科室主要負(fù)責(zé)同志為成員的機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。明確分管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任部門和工作人員在檔案管理工作中的職責(zé)任務(wù)。同時(shí)，將機(jī)構(gòu)編制檔案工作納入單位重要議事日程，與機(jī)構(gòu)編制業(yè)務(wù)工作同部署，同考核，將檔案管理工作融入到日常工作中，避免出現(xiàn)年終突擊整理檔案的被動(dòng)局面。二要建立檔案定期收錄機(jī)制，由檔案管理員定期對(duì)日常工作中產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集、整理、審核，提高檔案管理工作的規(guī)范化水平。三要建立責(zé)任追究機(jī)制，對(duì)因工作不力造成檔案資料缺失等行為，要嚴(yán)格按照《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)追究有關(guān)責(zé)任人員責(zé)任。

2.提升檔案管理能力。機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作既是一項(xiàng)具有極強(qiáng)業(yè)務(wù)性質(zhì)的工作，也是一項(xiàng)服務(wù)工作。這就要求機(jī)構(gòu)編制檔案管理的從業(yè)人員既要有較強(qiáng)的檔案業(yè)務(wù)能力，能夠規(guī)范地把機(jī)構(gòu)編制檔案“管好”，同時(shí)還需要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念，把機(jī)構(gòu)編制檔案“用好”。因此，必須重視檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，可采取派出去學(xué)、請(qǐng)進(jìn)來講、結(jié)合實(shí)際做、具體工作帶等方式，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理規(guī)定，著力提高業(yè)務(wù)人員的檔案意識(shí)和整檔、歸檔、建檔水平，不斷提高檔案隊(duì)伍的專業(yè)技術(shù)素養(yǎng)和整體管理水平。

3.夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。要進(jìn)一步優(yōu)化辦公設(shè)備，夯實(shí)檔案工作物質(zhì)基礎(chǔ)，要配好電腦、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備。要按照“規(guī)范管理、服務(wù)大局”的要求，積極探索機(jī)構(gòu)編制檔案管理的新途徑、新辦法，將檔案工作重點(diǎn)放到信息化管理上來，積極推進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案管理電子化、信息化，不斷提升檔案管理效率。特別是要依托機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制信息系統(tǒng)，將紙質(zhì)機(jī)構(gòu)編制文件檔案通過掃描上傳形成電子檔案，建立機(jī)構(gòu)編制電子檔案庫，將檔案管理信息化與實(shí)名制信息系統(tǒng)建設(shè)緊密結(jié)合，提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理信息化水平和利用效率。

4.健全檔案管理制度。積極主動(dòng)學(xué)習(xí)《檔案法》《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》等檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，進(jìn)一步建立健全收集、整理、立卷、歸檔、借閱等檔案管理制度，規(guī)范機(jī)構(gòu)編制檔案管理程序。要加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工作、重要活動(dòng)檔案的收集管理，并重視部分保密機(jī)密文件的檔案管理，明確保密文件單獨(dú)掃描，專職人員指定專用優(yōu)盤保存，確保機(jī)構(gòu)編制檔案管理制度化、規(guī)范化。

5.提高檔案利用效率。工作中要堅(jiān)持“以人民為中心”的理念，以實(shí)用性為導(dǎo)向，主動(dòng)服務(wù)、熱情服務(wù)。接待查借閱檔案資料的單位在不涉密的前提下，要及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需資料，并做好登記，不斷滿足編辦內(nèi)部管理和相關(guān)單位對(duì)機(jī)構(gòu)編制檔案的利用需求，充分發(fā)揮機(jī)構(gòu)編制檔案的社會(huì)效益，為推進(jìn)機(jī)構(gòu)編制管理法定化、科學(xué)化、規(guī)范化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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