林泓鈺

摘? 要：現(xiàn)階段，科學技術發(fā)展速度日益加快，互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術的應用越來越廣泛，可以說信息化時代已經(jīng)來臨。在這一形勢下，檔案管理面臨著良好的機遇和巨大的挑戰(zhàn)，面對不斷增長的社會需求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法較好地滿足。所以，今后事業(yè)單位的一大發(fā)展趨勢就是加強會計檔案信息化管理。但現(xiàn)階段，諸多事業(yè)單位在開展會計檔案信息化管理方面均表現(xiàn)出各種各樣的問題。對此，該文主要闡述了會計檔案信息化管理的重要性，同時對當前事業(yè)單位會計檔案信息化管理中存在的問題提出了相應的解決策略，以供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位? 會計檔案? 信息化管理? 重要性

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?文章編號：1672-3791（2021）02（c）-0107-03

Probe into the Information Management Strategy of Accounting Archives in Institutions

LIN Hongyu

（Xiamen Institute of Industrial Technology， Xiamen， Fujian Province， 361000 China）

Abstract： At this stage， the development of science and technology is accelerating， the application of Internet and computer technology is becoming more and more extensive and the society has entered the information age. Under this situation， archives management is facing good opportunities and huge challenges. The traditional archive management model can no longer satisfy the increasing demand. Therefore， the information management of accounting files in public institutions has become the general trend in the future. But at this stage， many public institutions still have many problems in the management of accounting file information. In this regard， this article mainly expounds the importance of accounting file information management， and at the same time puts forward corresponding solutions to the problems in the current accounting file information management of public institutions for reference.

Key Words： Public institutions; Accounting files; Information management; Importance

隨著我國事業(yè)單位的不斷發(fā)展，單位內(nèi)部的工作內(nèi)容和工作流程越來越繁雜，尤其是在事業(yè)單位的會計檔案管理中，需要諸多部門積極合作才可以有效整合相關資料，進而為之后順利開展各項工作提供重要參考依據(jù)。而傳統(tǒng)的事業(yè)單位的會計檔案管理已經(jīng)難以使現(xiàn)代化事業(yè)單位的發(fā)展需求得到滿足，所以事業(yè)單位需要積極改革。新時期快速發(fā)展的信息化技術，給事業(yè)單位提供了良好的發(fā)展機遇，使之能夠更好地開展會計檔案管理工作，其可以借助調查事業(yè)單位的實際需求，運用信息技術創(chuàng)新事業(yè)單位會計檔案管理工作，順利實現(xiàn)會計檔案信息化管理的目標。

1? 會計檔案信息化的特點和重要性

1.1 會計檔案信息化的特點

首先，會計檔案信息化載體多種多樣。傳統(tǒng)的會計檔案主要為紙質材料，是對財務進行記錄和反應的重要證據(jù)和資料。會計電算化實施以后所形成的會計檔案，不僅將傳統(tǒng)意義上的紙質會計檔案保留了下來，同時還囊括了在計算機硬盤等存儲介質中存儲的會計數(shù)據(jù)。其次，表現(xiàn)形式較為特殊。傳統(tǒng)的會計檔案具有較強的直觀性，主要保存形式為書面紙質，在對會計檔案信息進行查看和利用的時候，可以不使用任何技術手段[1]。但其只記錄了少量的信息，卻占用了較大的空間，查找數(shù)據(jù)時較為麻煩。信息化會計檔案必須基于特定的計算機軟硬件環(huán)境才可以使用，對計算機系統(tǒng)具有很強的依賴性，但記錄了諸多信息量，占用空間不大，可以十分便捷地查詢相關數(shù)據(jù)，同時保管難度小。最后，會計檔案信息容易處理。會計信息化檔案因為會計信息的數(shù)字化，促進了會計檔案利用效率顯著提升，為會計檔案信息的資源共享提供了方便，但同時也會將檔案被泄密、破壞和篡改的風險加大。

1.2 會計檔案信息化管理的重要性

1.2.1 增強檔案管理的充分性和安全性

在會計檔案信息化建設過程中，會建立健全一套檔案管理計算機信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)有助于提升檔案利用率，使檔案管理工作流程更加規(guī)范，先進性增強，同時滿足檔案信息管理的需求。不僅如此，還可以將實際情況結合起來進一步增強檔案系統(tǒng)軟件的功能，這對構建健全的內(nèi)部控制制度極為有利，進而使檔案更加安全。

1.2.2 有利于促進管理和服務質量的提高

針對事業(yè)單位的會計檔案采取信息化手段進行管理，簡單來說就是把所有的方案信息均儲存于計算機設備中，如此既可以促進空間利用率提升，同時也能夠顯著提升工作效率，為工作人員提供方便，使其可以迅速查找信息，并能最大化控制檔案丟失問題，做到快速、便捷地傳輸和復制檔案。現(xiàn)階段，工作人員需要處理諸多檔案信息，但把信息化計算機系統(tǒng)積極運用到檔案管理工作中，對高效開展檔案工作極為有利，是今后檔案管理工作的大勢所趨[2]。

2? 當前會計檔案信息化管理存在的問題

2.1 信息化意識不足

不斷推進的信息化建設，促使諸多事業(yè)單位紛紛采用信息化手段開展會計檔案管理工作，但部分事業(yè)單位仍存在忽視信息化建設的思想，并未切實落實單位的信息化建設，缺乏主動意識，進而造成單位會計檔案信息化速度和時代發(fā)展難以保持同步，不能使新時代需求得到滿足。諸多檔案管理工作人員仍采用的是人工管理和手工書寫的方式，他們認為檔案管理工作十分枯燥、信息量大、數(shù)據(jù)多，但要他們用信息化手段管理檔案，必然會改變?nèi)藛T配置和工作要求等，很多檔案管理人員難以接受[3]。

2.2 急需完善信息化檔案管理制度

在現(xiàn)代事業(yè)單位會計工作中，最重要的一項內(nèi)容就是會計檔案管理制度體系，其完善與否至關重要，是檔案信息化管理工作順利開展的重要支撐。據(jù)相關實踐證實，一些事業(yè)單位和自身實際情況相結合，對個性化、差異化和系統(tǒng)化的信息化檔案管理制度體系進行構建，但缺乏科學、合理的制度依據(jù)，影響了檔案管理工作的有序開展，造成會計檔案管理工作缺乏可以參考的依據(jù)，在具體實施過程中表現(xiàn)得較為隨意，缺乏目的性。而且由于信息化檔案管理制度的不健全，一些單位仍采用保守、落后的檔案管理思維和方法，讓檔案信息的可靠性和真實性有待考證，完全違背了目前事業(yè)單位會計工作的發(fā)展要求和趨勢[4]。

2.3 亟待加強安全系數(shù)

會計檔案信息化有助于提升檔案管理工作效率，但電子檔案的形成也使得安全方面的隱患越來越顯著。部分管理人員在對數(shù)據(jù)進行收集、儲存和整理時，由于自身缺乏較強的保密意識，留下了嚴重的安全隱患，極大地影響到了后期檔案信息管理工作的順利開展。此外，如人為泄密、系統(tǒng)故障、黑客攻擊、斷電事故等突發(fā)事件，均會導致安全隱患產(chǎn)生。這些隱患的出現(xiàn)也和會計檔案管理軟件自身所存在的問題有很大關系，包括適用性不好、專業(yè)性不強等，這些都會嚴重影響事業(yè)單位會計管理工作的信息化建設進程[5]。

2.4 會計檔案管理人員自身素質不高

電子會計檔案雖然主要以計算機系統(tǒng)為載體，但也需要人工管理和配合?，F(xiàn)階段，我國已步入信息化社會，社會各界也正竭盡全力展開社會主義現(xiàn)代化建設，應用信息技術已成為大勢所趨。我國會計電算化正處于發(fā)展初級階段，能夠熟練掌握電算化知識的檔案管理人員僅有很少一部分，大多均不能正確、熟練操作。而專業(yè)的檔案管理隊伍對會計檔案信息化管理的順利開展至關重要，部分管理人員知識匱乏、能力較弱，因為忽視會計檔案管理，造成會計檔案管理工作由他人兼任的情況較為普遍，這些人員的綜合能力較差。所以，要想促進事業(yè)單位會計檔案管理水平提高，必須先將會計檔案管理人員的綜合素質提高。

3? 加強強化會計檔案信息化管理的對策

3.1 樹立信息化優(yōu)先的檔案管理理念

更新思想觀念，接納新事物并非短時間就能實現(xiàn)的，在此過程中也會遇到諸多問題。對此，就要求事業(yè)單位檔案管理人員將自身思想觀念不斷更新，把檔案信息化建設工作切實做好，深刻認識到信息化建設在會計檔案管理工作中舉足輕重的位置，切實做好相關財務管理工作，同時使賬目的完整性和清晰性得到保障。針對會計檔案信息化管理，加強培訓、教育和宣傳，鼓勵檔案管理人員積極投入到信息化建設中，把會計檔案信息化管理工作當作事業(yè)單位的發(fā)展方向和目標[6]。會計檔案管理人員要積極摒棄傳統(tǒng)觀念，明確發(fā)展方向，與時俱進，促進自身工作責任感增強，最終順利實現(xiàn)會計檔案信息化管理的目標。

3.2 建立完善的信息化檔案管理工作制度體系

事業(yè)單位的會計工作，離不開完善的信息化檔案管理制度體系，只有建立健全信息化檔案管理工作制度，積極優(yōu)化創(chuàng)新其機制體制，才可以促進事業(yè)單位會計信息化檔案管理實效性的提升。新形勢下，事業(yè)單位會計檔案信息化管理并非短時間就可以實現(xiàn)的，需要長時間的堅持[7]。應和信息化發(fā)展腳步保持一致，不斷完善和調整會計檔案信息化管理制度體系，第一時間修訂制度體系，確保其符合事業(yè)單位會計工作的實際情況，滿足信息化技術發(fā)展要求，并和經(jīng)濟社會發(fā)展規(guī)律相一致，明確告知各環(huán)節(jié)、步驟的具體要求和標準，包括會計檔案出錯、歸檔、銷毀等，把相關憑證、賬簿、發(fā)票、報表以及涉稅文件等妥善保管。

3.3 提高會計檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性

會計檔案信息化管理質量受信息化管理系統(tǒng)安全性的影響極大，應當從軟硬件方面對會計檔案信息化管理加大投入力度，以此將黑客攻擊和網(wǎng)絡病毒的風險減少。同時，必須確保會計檔案信息化管理工作和計算機以及相關軟件開展的同步性。

硬件環(huán)境要求會計檔案的現(xiàn)場溫濕度適宜，整潔、清潔，以免影響電子檔案存儲的安全[8]。在對電子會計檔案進行儲存的時候，事業(yè)單位可以運用磁盤或檔案管理系統(tǒng)進行儲存。但不管單位選擇什么樣的方法儲存，都必須立足于其特性展開合理維護，以此使會計檔案信息的有效性得到保證。例如：某事業(yè)單位在財務管理系統(tǒng)中儲存了全部會計檔案信息，為了使系統(tǒng)運作更加安全，此單位還將殺毒軟件和防火墻安裝在了電腦中。如此便能使會計檔案管理系統(tǒng)得到有效保護，以免受到互聯(lián)網(wǎng)的風險，從而確保檔案存儲管理環(huán)境的良好性，使檔案管理系統(tǒng)更加安全，促進會計檔案更加有效、完整。

3.4 提高檔案信息化管理人員素質

就事業(yè)單位會計從業(yè)人員而言，應從業(yè)務和思想兩個方面促進其綜合素質提高。第一，從思想方面加強教育從業(yè)人員。利用多種形式（黨課、參觀學習、警示教育等），對廣大財務檔案工作人員展開教育，使其做到盡職盡責、廉潔奉公、嚴于律己。第二，加強培訓從業(yè)人員的素質。在開展教育培訓過程中，要在培訓教育的必學內(nèi)容中納入電算化、會計信息化、財務知識等專業(yè)知識和信息技術知識，給予檔案管理管理人員鼓勵，讓其積極學習，進而在會計檔案管理中靈活運用信息化技術。此外，還要注重大力引入復合型人才。應與事業(yè)單位會計檔案管理的現(xiàn)實需要相結合，選聘相關人才，人才必須具備扎實的檔案專業(yè)知識，并對信息化財務管理知識比較熟悉，從而不斷增強管理人員的綜合業(yè)務素質[9]。

4? 結語

總而言之，會計檔案是事業(yè)單位會計核算中不可缺少的一項內(nèi)容。新形勢下，會計檔案的規(guī)范化、信息化管理已成為必然趨勢，若要進一步發(fā)展事業(yè)單位會計檔案，就需要和時代發(fā)展保持同步，積極運用信息化手段管理會計檔案。實現(xiàn)會計檔案信息化管理，建立健全會計檔案管理制度，可以為事業(yè)單位會計檔案管理工作的順利開展保駕護航。

參考文獻

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