張靜

摘? 要：檔案信息化條件下，檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)都與傳統(tǒng)檔案管理模式下的方法有很大不同。本文分析檔案信息化對(duì)傳統(tǒng)檔案工作各環(huán)節(jié)的影響，提出應(yīng)對(duì)這些影響的策略和建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理;檔案編研;利用服務(wù);工作模式;管理策略

Abstract： Under the condition of archives informatization， each link of archives work is very different from the traditional archives management mode. This paper analyzes the impact of archives informatization on all aspects of traditional archives work， and puts forward strategies and suggestions to deal with these impacts.

Keywords： Archives informatization; Archive management; Compilation and research of Archives; Utilization of services; Working mode; Management strategy

1 檔案信息化對(duì)檔案工作各環(huán)節(jié)的影響

1.1 對(duì)檔案收集工作的影響。檔案信息化對(duì)檔案收集工作的影響，主要體現(xiàn)在新型載體檔案收集方面。信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和檔案信息化工作的不斷推進(jìn)，各種新型載體檔案不斷出現(xiàn)，數(shù)量逐漸增多，比例逐年增大，而傳統(tǒng)載體檔案的占比將逐漸減少。檔案館（室）檔案載體將逐步改變紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，呈現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與各種新型載體檔案“百花齊放”的格局。

1.2 對(duì)檔案整理工作的影響。檔案信息化對(duì)檔案整理工作的影響，主要體現(xiàn)在檔案的分類(lèi)和組卷上。傳統(tǒng)的檔案分類(lèi)，是把立檔單位形成的檔案，按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征的異同，分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程。檔案分類(lèi)的目的是將一個(gè)全宗內(nèi)互有聯(lián)系的歸檔文件按一定方式排列后，便于查找和提供利用。檔案組卷，即“立卷”，是將若干互有聯(lián)系的文件材料編立成案卷的過(guò)程，是文件處理和檔案管理中的一項(xiàng)重要工作。檔案分類(lèi)和組卷的目的和意義都是“便于檔案的查找和提供利用”。[1]

檔案信息化條件下，特別是檔案全文檢索功能的全面實(shí)現(xiàn)，需要什么檔案，只用從檔案管理軟件系統(tǒng)中檢索、打印出來(lái)即可，不用再頻繁地利用檔案原件，檔案原件的保管只是為了保存立檔單位的“原始記憶”。有的檔案管理軟件還有輔助立卷的功能，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)立卷，檔案分類(lèi)、組卷工作將不再是檔案工作中的重點(diǎn)，甚至?xí)强捎锌蔁o(wú)的存在，不進(jìn)行檔案的分類(lèi)和組卷，檔案只要有編號(hào)，就能快速地從檔案管理軟件系統(tǒng)中查找到，檔案整理工作的重心轉(zhuǎn)移到檔案條目的輸入和檔案的數(shù)字化、信息化處理工作上來(lái)。

1.3 對(duì)檔案保管工作的影響。檔案信息化條件下，新型載體檔案不斷出現(xiàn)，檔案保管工作將實(shí)現(xiàn)兩個(gè)轉(zhuǎn)變。一是由重檔案實(shí)體安全，向重檔案實(shí)體安全和檔案信息安全雙重保護(hù)轉(zhuǎn)變;二是由保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案安全，向保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案安全和新型載體檔案安全的雙重保護(hù)轉(zhuǎn)變。

1.4 對(duì)檔案檢索工作的影響。檔案信息化條件下，手工編制的各種目錄和檢索工具已不再是查找檔案的必須品和必備工具，檔案查找一般都是按文件級(jí)目錄來(lái)進(jìn)行的，并且可以通過(guò)各種條件的不同組合來(lái)精確查找檔案。

1.5 對(duì)檔案編研工作的影響。傳統(tǒng)檔案管理模式下，立檔單位通常會(huì)做一些常規(guī)性的編研工作，如發(fā)文匯集和各種文件匯編等。檔案信息化條件下，這些常規(guī)性的編研成果不再需要專(zhuān)門(mén)編制，通過(guò)檔案管理軟件直接查詢(xún)打印即可。

1.6 對(duì)檔案利用工作的影響。檔案信息化條件下，檔案的利用完全可以通過(guò)網(wǎng)上進(jìn)行，利用人員足不出戶(hù)就能利用到所需的檔案，檔案借閱的審批手續(xù)也可在網(wǎng)上辦理，檔案利用更多是采用電子的形式，既給利用者提供了方便，也保護(hù)了檔案原件的安全。

1.7 對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的影響。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的統(tǒng)計(jì)需要對(duì)一本目錄和臺(tái)賬進(jìn)行手工計(jì)算，統(tǒng)計(jì)工作任務(wù)量巨大且易錯(cuò)。檔案信息化條件下，強(qiáng)大的檔案管理軟件系統(tǒng)可以完成檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)。有些檔案管理軟件甚至可以實(shí)現(xiàn)與國(guó)家檔案局檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的無(wú)縫鏈接，只要檔案信息化工作做到位了，庫(kù)存檔案條目、人員、設(shè)備等信息都同步輸入檔案管理系統(tǒng)，檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)數(shù)據(jù)就自動(dòng)生成了，無(wú)需再單獨(dú)進(jìn)行人工統(tǒng)計(jì)。檔案管理軟件的統(tǒng)計(jì)功能還可以根據(jù)需要自主設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，完全可以替代繁瑣的手工統(tǒng)計(jì)。

2 檔案信息化轉(zhuǎn)型應(yīng)對(duì)策略

2.1 加大檔案信息化投入。相比于傳統(tǒng)檔案工作，檔案信息化的投入大，無(wú)論在資金、技術(shù)、人才等方面都要很大的投入。要投入資金買(mǎi)硬件設(shè)備和軟件，要相關(guān)技術(shù)部門(mén)的配合支持，要安排具有一定檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和電腦專(zhuān)業(yè)技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才，這些都是檔案信息化工作開(kāi)展的必要條件，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持。[2]

2.2 強(qiáng)化現(xiàn)代管理理念。檔案人員要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)觀(guān)念到現(xiàn)代觀(guān)念的轉(zhuǎn)變，在實(shí)際工作中，緊跟時(shí)代步伐，形成現(xiàn)代管理理念，積極迎接檔案信息化對(duì)檔案工作的沖擊和挑戰(zhàn)，將檔案信息化作為日常檔案工作的重要內(nèi)容和努力方向，努力提高重要檔案、常用檔案的信息化率，盡快提高檔案信息化水平。

2.3 提高信息技術(shù)應(yīng)用能力。對(duì)檔案信息化條件下遇到的新技術(shù)、新情況、新問(wèn)題，檔案人員要善于學(xué)習(xí)、勇于挑戰(zhàn)，通過(guò)各種途徑，認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)等相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，學(xué)會(huì)安裝使用檔案信息化常用軟件，尤其是文字處理、表格制作、演示文稿、掃描軟件、檔案管理軟件的熟練使用，學(xué)會(huì)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等檔案信息化硬件設(shè)備的安裝和使用。此外，要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家、省市檔案主管部門(mén)關(guān)于電子文件歸檔和電子檔案管理的相關(guān)知識(shí)和要求，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作。這在檔案信息化工作中是個(gè)極為薄弱的環(huán)節(jié)，檔案信息化不能只停留在原有檔案的數(shù)字化上，要從根本上真正實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)歸檔，而不是再耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，去進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔后的數(shù)字化處理，這才是檔案信息化建設(shè)的方向，是能真正減輕檔案人員工作量、提高檔案工作效率的檔案信息化。[3]

檔案信息化對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，不能只停留在粗淺的表面認(rèn)識(shí)上，要改變檔案管理人員的傳統(tǒng)思維現(xiàn)狀，就要讓檔案人員從表入里熟悉檔案信息化工作方方面面的知識(shí)和工作流程方法，只有對(duì)檔案信息化工作更熟悉，才能把信息化思維當(dāng)作習(xí)慣性思維，才能擯棄傳統(tǒng)的檔案思維模式，樹(shù)立信息化思維和工作新模式。因此各級(jí)檔案主管部門(mén)要從信息化建設(shè)的方方面面對(duì)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案信息化培訓(xùn)不能只講理論，更要結(jié)合實(shí)踐;不能只是泛泛而談，蜻蜓點(diǎn)水，一帶而過(guò)，而要深入細(xì)致地講解。

2.4 建立信息化工作新模式。檔案信息化使傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生了前所未有的變化，檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)等工作都發(fā)生了很大改變。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要接納這種新變化，對(duì)檔案的數(shù)字化掃描、檔案信息共享、檔案信息網(wǎng)上傳輸?shù)炔灰羞^(guò)多安全方面的顧慮，檔案信息化過(guò)程中有各種安全制度和措施來(lái)保障，只要照章辦事、按制度辦事，就不易出現(xiàn)檔案實(shí)體和檔案信息安全的問(wèn)題。各部門(mén)人員也要迅速適應(yīng)這種新變化，盡快接受新的檔案信息化工作和管理模式，同心協(xié)力提高檔案信息化水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]錢(qián)毅.智慧檔案館全域?qū)ο笈c建設(shè)層級(jí)分析[J].檔案學(xué)研究，2019（04）：109-115.

[2]劉永，龐宇飛，任妍.檔案信息化發(fā)展指數(shù)研究之構(gòu)建方法[J].檔案管理，2020（06）：39-40.

[3]王淼，汪海廣，楊淼.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)構(gòu)想與路徑[J].檔案管理，2013（05）：48-49.

（作者單位：駐馬店市城建檔案館 來(lái)稿日期：2021-02-20）