顏冬英

摘? 要：本文以高校檔案管理工作為對象，提出知識經(jīng)濟背景下高?？蒲袡n案管理的新思路。通過優(yōu)化檔案管理方式和方法，最大限度開發(fā)科研檔案的資源利用價值，使其為教育、科研活動的開展提供更有力支撐，同時能夠通過合理的資源共享，拓展服務(wù)范圍。

關(guān)鍵詞：知識經(jīng)濟;檔案管理;高校科研檔案;資源共享;科研檔案

Abstract： This article takes the archives management of colleges and universities as the object， and puts forward a new idea of archives and scientific research archives management in colleges under the background of knowledge economy. By optimizing archive management methods and methods， the resource utilization value of scientific research archives will be maximized to provide stronger support for the development of education and scientific research activities. At the same time， it can expand the scope of services through reasonable resource sharing.

Keywords： Knowledge economy; Archives management; Scientific research archives in universities; Resource sharing; Scientific research archives

高?？蒲袡n案工作應(yīng)該重視和接受信息化背景下知識經(jīng)濟管理理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動接受型和資源依賴型管理模式，提升科研檔案管理的信息化和知識化水平，推動知識經(jīng)濟的發(fā)展。

1 知識經(jīng)濟環(huán)境下高?？蒲袡n案管理的新要求

1.1 規(guī)范化?？蒲袡n案是高校檔案管理的重要模塊，知識經(jīng)濟時代的科研檔案價值維度更加多元、價值含量逐漸提升，與高校其他檔案資源的管理之間存在一定差異的同時，又有很強的關(guān)聯(lián)關(guān)系。因此在對科研檔案管理方式方法做創(chuàng)新優(yōu)化時，要始終保持檔案管理的規(guī)范性和統(tǒng)一性，即提高檔案管理整體工作的規(guī)范程度，將科研檔案與其他檔案資料的管理相互協(xié)同，做到整體規(guī)范、有所側(cè)重。

1.2 全面化?？蒲袡n案的資料完整、全面是對科研檔案管理的基本要求。在科研檔案收集、歸檔過程中，必須對檔案類型、數(shù)量、成分等做出精確規(guī)劃和明確要求，并以此作為歸檔依據(jù)，分門別類進行科研檔案管理，避免出現(xiàn)人為疏忽、遺漏等問題，為檔案資料后期使用提供便利。[1]對此，科研檔案管理需要確保全面性與系統(tǒng)性，做到管理范圍明確、管理內(nèi)容系統(tǒng)完整。

1.3 信息化。高校檔案管理現(xiàn)代化最早體現(xiàn)在檔案管理的數(shù)字化上，并從數(shù)字化檔案管理逐漸向信息化檔案管理過渡。知識時代科學(xué)研究工作的頻繁開展使得科研檔案更新、積累速度進一步加快，檔案管理體量日漸龐大、檔案類型逐漸復(fù)雜，此時必須合理借助數(shù)字化、信息化手段，使得科研檔案管理工作能夠高效、便捷地開展。此外，知識經(jīng)濟時代的一大特征為知識資源共享，在傳統(tǒng)檔案管理階段，檔案資料多以紙質(zhì)文件的形式存在，在轉(zhuǎn)移、翻閱過程中必然會導(dǎo)致檔案受到不同程度的破壞，影響檔案存儲壽命，因此檔案資源的共享程度非常低。而隨著檔案管理信息化建設(shè)條件的完善，將科研檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料的形式進行存儲，不但可解決使用過程中易引發(fā)原始資料遭破壞的問題，還可延長檔案保存周期，實現(xiàn)原始檔案與數(shù)字檔案的同步保存。

1.4 資源化?？蒲袡n案資源化開發(fā)以檔案管理規(guī)范化、全面化和現(xiàn)代化為基礎(chǔ)，是高?？蒲袡n案管理順應(yīng)知識經(jīng)濟時代社會發(fā)展特點的必然選擇?？蒲袡n案管理的最終目的是通過數(shù)字化、數(shù)據(jù)化和知識化的管理方式，實現(xiàn)科研檔案的資源化共享，充分發(fā)揮檔案參考作用，實現(xiàn)檔案的知識價值，推動科學(xué)創(chuàng)新發(fā)展，最終轉(zhuǎn)化為科研成果。科研檔案的資源化共享對于高校自身來說是一種共贏，通過科研檔案在各個高校以及高校與社會間的有效流轉(zhuǎn)，使得固有的檔案資料能夠參與到社會科技再生產(chǎn)當(dāng)中，創(chuàng)造更高的科研價值。[2]

2 知識經(jīng)濟環(huán)境下高?？蒲袡n案管理的新路徑

2.1 完善科研檔案管理模式。高?？蒲袡n案管理工作應(yīng)當(dāng)在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中保管的模式下，結(jié)合高?？蒲泄ぷ鲗嶋H開展科研檔案分級管理工作。通常情況下，科研檔案應(yīng)當(dāng)由高?？蒲胁块T和檔案管理部門共同對科研課題或項目進行分級，根據(jù)科研項目重要程度、學(xué)術(shù)意義、技術(shù)水平、獲獎情況等進行科研項目等級劃分。[3]如國內(nèi)某高校執(zhí)行科研檔案分級管理方案，根據(jù)各項科研檔案資料的類別、內(nèi)容、使用價值、重要程度，將科研檔案劃分為三個類別。其中：一類檔案為核心檔案，非公共部門及其他必要性需求不對外共享;二類檔案為重要檔案，由校內(nèi)檔案管理人員或檔案提供者，對檔案中的信息要點做篩選、編輯和重組，形成可被共享的科研項目期刊文獻、項目報告等形式，面向?qū)W校師生、合作企業(yè)及其他社會公共單位開放;三類檔案為非重要檔案，依照學(xué)?？蒲袡n案管理規(guī)程，按流程提交申請、簽訂保密協(xié)議后，可向社會各類科研活動、學(xué)術(shù)研究活動以及一般用戶提供檔案服務(wù)。科研檔案的分級管理模式明確了各類科研檔案的工作重點，提高科研檔案管理效率的同時，有利于提高科研檔案的開放共享率。

2.2 強化科研檔案歸檔管理

2.2.1 規(guī)范檔案收集流程。第一，加強科研檔案的前端控制，實現(xiàn)科研檔案管理工作與科研管理活動的緊密結(jié)合?？蒲袡n案的收集工作應(yīng)當(dāng)由檔案部門對科研項目歸檔情況進行統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督，將收集歸檔工作納入科研管理部門的科研管理流程，共同收集各類在科研活動過程中自然形成的、具有保存價值的材料。第二，完善科研檔案收集制度及流程，對檔案管理全面性進行約束。例如，要求各類科研項目結(jié)題后，必須第一時間向檔案管理部門報備并提交有關(guān)的檔案材料，做好歸檔準(zhǔn)備，并將歸檔申請作為高校科研項目評估的一項指標(biāo)，以敦促項目參與師生積極配合科研檔案收集工作。第三，加強科研檔案管理宣傳，向科研人員普及檔案管理知識以及知識產(chǎn)權(quán)保護知識，使其熟悉科研項目結(jié)項后的檔案歸檔流程和要求，盡快將全面、真實的項目材料上交。最后，科研項目在結(jié)題之前，必須先向檔案管理部門報備、提交歸檔申請，由檔案管理部門審批通過后，才可開展項目結(jié)題活動，進入到科研經(jīng)費報銷、項目評價評優(yōu)等后續(xù)環(huán)節(jié)。

2.2.2 擴大檔案歸檔范圍。隨著“大檔案觀”興起，全方位信息資源整合建設(shè)的理念與目標(biāo)成為未來檔案事業(yè)發(fā)展的新方向。知識經(jīng)濟時代，任何與科研項目有關(guān)的資料都可能成為后續(xù)開展科學(xué)研究工作的寶貴資源。因此為最大化科研檔案的資源價值，有必要合理擴大檔案歸檔的范圍，將具備保存價值的隱性檔案資源納入收集范圍，由分散管理的傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)為集中管理模式，實現(xiàn)資源的集中統(tǒng)一管理。[4]在一些發(fā)達國家的高校檔案管理中，科研檔案、教學(xué)檔案以及有關(guān)專家、教授的個人檔案都被納入到歸檔范圍內(nèi)，該方法也非常值得我國高校檔案管理工作學(xué)習(xí)。[5]例如，制定本校的檔案歸檔政策，鼓勵即將退休的教授、離校學(xué)生及其他科研人員，自主、自愿地將個人所積累的科研資料，包括項目記錄、論文、項目報告等捐贈給學(xué)校檔案館，使得之后的學(xué)者和學(xué)生有機會享受前輩們提供的寶貴科研資料。檔案歸檔范圍的擴大并不意味著檔案資料的大范圍歸檔，相反，歸檔范圍擴大必須要與科研檔案資料質(zhì)量的嚴(yán)格把控同步進行，確保所獲取的科研檔案“全”而“精”，以合理縮減科研檔案體量，確保高校檔案館所保存的檔案資料具備較高的使用和珍藏價值。與此同時，加強檔案資料安全管理，尤其在各類信息化技術(shù)不斷向檔案管理融合的局面下，檔案的保密性更為關(guān)鍵。

2.3 科研檔案的信息化建設(shè)?，F(xiàn)階段，國內(nèi)各高校檔案數(shù)字化建設(shè)已取得一定成果，檔案資料的數(shù)字化程度逐漸提高。檔案資料數(shù)字化、檔案管理信息化使得以往科研檔案管理中重復(fù)、低效的工作可借助信息技術(shù)高效完成。依托功能強大的檔案數(shù)據(jù)庫，可實現(xiàn)科研檔案的精細(xì)化管理，確保檔案資料的安全性，使得更多用戶能夠順利使用科研檔案資源。高校在推進科研檔案信息化建設(shè)時應(yīng)重點關(guān)注以下問題：第一，結(jié)合本校實際資源配置情況，循序漸進完成科研檔案的數(shù)字化過渡，對于有條件的學(xué)校，應(yīng)盡快完善各類信息化管理軟硬件設(shè)施。第二，結(jié)合檔案管理人員具體職級和工作內(nèi)容，設(shè)定相應(yīng)的管理權(quán)限，保證檔案資料安全的同時，有效規(guī)避人員系統(tǒng)操作中的失誤問題。最后，設(shè)置完善的檔案管理信息化建設(shè)體系，明確本校檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、要求、進度安排等，確?？蒲袡n案資料按規(guī)定入庫保存。

2.4 構(gòu)建科研檔案服務(wù)平臺。高校科研檔案的信息化能夠有效提升檔案服務(wù)的深度和廣度。高校在檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，需要整合內(nèi)外部資源，通過服務(wù)平臺將本?？蒲袡n案資源活化，使其能夠輔助新科研項目的順利開展，開發(fā)科研檔案在知識經(jīng)濟時代的經(jīng)濟價值。[6]高?？蒲袡n案服務(wù)平臺的構(gòu)建可從以校園網(wǎng)為平臺。以校園網(wǎng)作為科研檔案服務(wù)的基礎(chǔ)平臺能夠保證檔案服務(wù)過程的權(quán)威性，無需建設(shè)新的服務(wù)平臺，可幫助學(xué)校節(jié)約服務(wù)成本，依照檔案類別及重要程度，將可共享資源集成至校園網(wǎng)，供高校師生及其他合作單位人員使用。在利用校園網(wǎng)提供科研檔案服務(wù)時，首先是要保證提供檔案資料的完整和豐富，能夠被目前科研領(lǐng)域發(fā)展所需要;其次是要充分考慮不同用戶群體對檔案服務(wù)的不同需求，為其提供差異化的服務(wù)功能。最后是要以新媒體為平臺?；谛旅襟w平臺提供科研檔案服務(wù)，優(yōu)勢在于可同時對高?？蒲袡n案服務(wù)項目做推廣宣傳，加速高校與其他社會部門間的資源流動，使得科研檔案能夠服務(wù)更廣的用戶范圍。[7]目前覆蓋范圍最廣、權(quán)威性最高的新媒體平臺有微博、微信等，高校可將這兩類平臺作為科研檔案服務(wù)的首要陣地。微博公眾平臺可提供簡單的自助服務(wù)項目，以此為基礎(chǔ)，通過注冊、登錄、身份審核，審核通過的用戶可訪問高校對外共享的科研檔案資料庫，以提升科研檔案服務(wù)體驗。

參考文獻：

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[4]葛婷，蔣衛(wèi)榮.基于“大檔案觀”理念的網(wǎng)絡(luò)信息資源檔案化保存[J].中國檔案，2016（02）： 64-65.

[5]鄭蕾.高?？蒲袡n案管理信息化建設(shè)探析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（32）： 5-6.

[6]李芬.知識經(jīng)濟背景下高?？蒲袡n案管理新思路[J].納稅，2018，12（24）： 217.

[7]趙雪芹，吳明晏.基于推文內(nèi)容的檔案微信公眾號傳播策略研究——以我國省市級檔案公眾號為例[J].檔案管理，2019（04）：63-66.

（作者單位：濰坊醫(yī)學(xué)院 來稿日期：2021-02-08）