項(xiàng)潔潔

摘要：近年來，汽車行業(yè)高速發(fā)展，競爭激烈。汽車4S店如果要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，就必須提高自身的綜合實(shí)力。加強(qiáng)內(nèi)部控制不僅可以提高公司的綜合競爭力，還可以提升企業(yè)的經(jīng)營效益。目前，大部分汽車4S店雖然都建立了內(nèi)部控制制度，但是由于大多數(shù)4S店沒有專業(yè)的審計(jì)人員，同時(shí)缺乏科學(xué)有效的管理措施，導(dǎo)致內(nèi)控能力不足，制約了業(yè)務(wù)利潤的提升。因此，規(guī)范汽車經(jīng)銷商的內(nèi)部控制成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)長久發(fā)展，增強(qiáng)抗風(fēng)險(xiǎn)能力的重要措施。文章論述了當(dāng)前汽車4S店內(nèi)部控制工作中存在的問題與不足，并結(jié)合實(shí)際提出整改建議與意見，以期能提升4S店的內(nèi)部控制水平。

關(guān)鍵詞：汽車4S店;內(nèi)部控制

近年來，從“重制造”到“重服務(wù)”成為我國經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)升級(jí)的轉(zhuǎn)型方向。其中，汽車行業(yè)也由簡單的銷售轉(zhuǎn)為銷售服務(wù)一體化。目前，汽車4S店銷售速度放緩，利潤降低，其只有加強(qiáng)內(nèi)部控制，提升企業(yè)綜合競爭力，才能使企業(yè)在市場中持續(xù)發(fā)展。

一、引言

企業(yè)內(nèi)部控制是以專業(yè)管理制度為基礎(chǔ)，以防范風(fēng)險(xiǎn)、有效監(jiān)管為目的，通過全方位建立過程控制體系、描述關(guān)鍵控制點(diǎn)，并以流程形式直觀表達(dá)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)過程而形成的管理規(guī)范。它能合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)，資產(chǎn)安全，財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。在社會(huì)化大生產(chǎn)中，內(nèi)部控制作為企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)自我調(diào)節(jié)和自我制約的內(nèi)在機(jī)制，處于企業(yè)中樞神經(jīng)系統(tǒng)的重要位置。企業(yè)規(guī)模越大，其重要性越顯著?？梢哉f，內(nèi)部控制的健全與否，是決定企業(yè)經(jīng)營水平的關(guān)鍵。

二、汽車4S店加強(qiáng)內(nèi)部控制的重要性

（一）維護(hù)資產(chǎn)安全，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)

內(nèi)部控制的初衷，就是保護(hù)公司資產(chǎn)的安全。作為服務(wù)行業(yè)，4S店不僅應(yīng)保證自身資產(chǎn)安全，還應(yīng)保證客戶的資產(chǎn)安全，避免因內(nèi)控環(huán)節(jié)脫節(jié)而給4S店的經(jīng)濟(jì)和信譽(yù)上帶來巨大損失。因此，4S店應(yīng)加強(qiáng)資金管理與固定資產(chǎn)管理方面的控制，維護(hù)好客戶的財(cái)產(chǎn)安全。例如在收款方面，公司可在各洽談桌、展示廳等位置做醒目標(biāo)識(shí)，提醒客戶定金、車款或者維修款務(wù)必到公司收銀臺(tái)繳納，不能由業(yè)務(wù)人員代收或者墊付任何款項(xiàng)，該措施既可保護(hù)客戶資產(chǎn)不受損失，也可保護(hù)公司利益不受侵害。4S店通過改善內(nèi)部管控，對企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效評估，可以不斷加強(qiáng)對企業(yè)經(jīng)營薄弱環(huán)節(jié)的控制，降低與防范企業(yè)的各種未知風(fēng)險(xiǎn)。

（二）促使企業(yè)合規(guī)經(jīng)營，遵守國家法律法規(guī)

守法和誠信是企業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ)，加強(qiáng)內(nèi)部控制能夠使企業(yè)守法經(jīng)營和合規(guī)管理。對于企業(yè)來說，合規(guī)是企業(yè)的底線。公司所有的業(yè)務(wù)，只有在合規(guī)合法的前提下，才能不斷擴(kuò)大規(guī)模，提升質(zhì)量水平。例如，4S店員工的勞動(dòng)合同，維修車間的安全生產(chǎn)，財(cái)務(wù)稅務(wù)的數(shù)據(jù)等方面，都有相關(guān)的合規(guī)要求。企業(yè)不僅要有合規(guī)經(jīng)營的意識(shí)，更要形成良好的企業(yè)文化，這對遏制違法違紀(jì)和防范案件發(fā)生具有積極的深遠(yuǎn)的意義。

（三）提高經(jīng)營效率，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展

企業(yè)內(nèi)部控制的最終目標(biāo)就是提升公司的盈利水平。加強(qiáng)內(nèi)部控制，可以使企業(yè)結(jié)合當(dāng)下市場環(huán)境，調(diào)整經(jīng)營方式，提高公司運(yùn)營效率。讓公司員工清楚自己的崗位職責(zé)，不斷提升業(yè)務(wù)執(zhí)行力。通過嚴(yán)密的監(jiān)督與考核，真實(shí)地反映工作情況，再配合合理的獎(jiǎng)懲制度，便能激發(fā)員工的工作熱情及潛能，從而促進(jìn)整個(gè)企業(yè)經(jīng)營效率的提高，使企業(yè)在競爭激烈的市場中，做到開源節(jié)流，降低企業(yè)成本，提高利潤貢獻(xiàn)。

三、汽車4S店內(nèi)部控制存在的問題

（一）未遵循不相容崗位分離原則，關(guān)鍵崗位無定期輪崗制度

不相容崗位，是指那些如果由一個(gè)人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯(cuò)誤和舞弊行為的職務(wù)。在汽車4S店里，最常見的不相容崗位是收銀與出納。部分4S店當(dāng)業(yè)務(wù)量下降時(shí)，會(huì)進(jìn)行人員精減，將收銀和出納崗位進(jìn)行合并。但在合并后，該崗位極易出現(xiàn)內(nèi)控漏洞。由于收款與到賬有時(shí)間差，另外售后結(jié)算業(yè)務(wù)又有各種優(yōu)惠券使用，會(huì)造成個(gè)別工作人員在收款作業(yè)中出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。如某4S店收銀崗位人員曾出現(xiàn)將流失客戶長期不用的優(yōu)惠券套用在正常車子的結(jié)算單上，套取正?？蛻舻慕Y(jié)算款的問題。另外，關(guān)鍵崗位無定期輪崗，容易導(dǎo)致某些錯(cuò)誤按一貫?zāi)Ｊ讲僮?，無法識(shí)別。如某4S店財(cái)務(wù)經(jīng)理與行政經(jīng)理長期在單店未做調(diào)動(dòng)，個(gè)別行政人員在進(jìn)行預(yù)算編制時(shí)，人為將費(fèi)用做高，而財(cái)務(wù)經(jīng)理則出于對其的信任未嚴(yán)格審核，導(dǎo)致其在立項(xiàng)與報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，侵占了多余報(bào)銷費(fèi)用，給4S店造成經(jīng)濟(jì)損失。

（二）未對業(yè)務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)審批控制

4S店在進(jìn)行各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)過規(guī)定程序的授權(quán)審批。汽車銷售權(quán)限、售后維修打折權(quán)限，續(xù)保贈(zèng)送權(quán)限等均需要當(dāng)事部門、財(cái)務(wù)部門與總經(jīng)理審批。而在實(shí)際經(jīng)營過程中，該授權(quán)審批制度往往出現(xiàn)紕漏。部分銷售顧問在訂單簽訂時(shí)，為盡快達(dá)成銷售目的，沒有經(jīng)過財(cái)務(wù)部核價(jià)，即收取定金并口頭答應(yīng)贈(zèng)送客戶各種禮品。售后維修車輛需要打折或贈(zèng)送客戶保養(yǎng)時(shí)，也未經(jīng)任何審批流程，單方面承諾各種優(yōu)惠。而當(dāng)客戶提車或者交車結(jié)算時(shí)，則會(huì)找理由推脫或延時(shí)審批。此外，業(yè)務(wù)部門需要采購或者獲取活動(dòng)經(jīng)費(fèi)時(shí)，常按照自己的慣例，先支出再報(bào)備。長此以往，導(dǎo)致管理層對業(yè)務(wù)和公司費(fèi)用失去有效控制，并因未向客戶履行承諾而導(dǎo)致投訴增多。

（三）未進(jìn)行常規(guī)內(nèi)部審計(jì)與專項(xiàng)審計(jì)

汽車4S店在內(nèi)部審計(jì)與專項(xiàng)審計(jì)中，容易出現(xiàn)審計(jì)流于形式的問題，其審計(jì)人員往往配備不足，或招聘無審計(jì)經(jīng)驗(yàn)人員。個(gè)別汽車集團(tuán)審計(jì)部門甚至沒有專職審計(jì)人員，出現(xiàn)需要審計(jì)項(xiàng)目時(shí)，臨時(shí)抽調(diào)單店財(cái)務(wù)經(jīng)理組成審計(jì)組，各自交叉檢核。由于審計(jì)人員對業(yè)務(wù)流程不熟悉，無法通過數(shù)據(jù)查出存在的問題，個(gè)別業(yè)務(wù)部門甚至篡改需要提供的數(shù)據(jù)。長此以往，導(dǎo)致審計(jì)無法起到任何監(jiān)督與制約作用。

（四）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)失真，無法真實(shí)記錄業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

由于汽車行業(yè)財(cái)務(wù)人員流動(dòng)性強(qiáng)，每個(gè)財(cái)務(wù)人員處理事務(wù)的方式不同，導(dǎo)致公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)不連貫的現(xiàn)象，往往無法真實(shí)反映業(yè)務(wù)情況。銷售車款方面，當(dāng)出現(xiàn)繳納定金與提車、付款、開票的客戶不一致時(shí)，財(cái)務(wù)人員會(huì)籠統(tǒng)按照最終開票人入賬。售后結(jié)算方面，客戶贈(zèng)券種類繁多，財(cái)務(wù)只是根據(jù)自己賬上收到的金額做收入，往往會(huì)少計(jì)收入，少做費(fèi)用。由于人員的頻繁變動(dòng)，一些廠家返利最終也無人對接，不了了之，應(yīng)收未收賬款，也無人查實(shí)，最終導(dǎo)致公司受到損失。

四、完善汽車4S店內(nèi)部控制的對策與建議

（一）嚴(yán)格遵循不相容崗位分離政策，對重要崗位進(jìn)行定期輪崗

公司需保證不相容崗位的分離。收銀出納崗位是財(cái)務(wù)部門的關(guān)鍵崗位，若是該崗位出現(xiàn)問題，會(huì)給整個(gè)公司帶來不可計(jì)量的損失。因此，必須確保該崗位人員的分離，且公司需要對該崗位進(jìn)行定期檢查與不定期審計(jì)，包括每天的收付款核對，各類優(yōu)惠券是否同車牌使用，客戶車款是否收齊，發(fā)票的開具是否正確等。對于店里重要崗位，每3～5年需要進(jìn)行一次輪崗，可制定發(fā)布《行政、財(cái)務(wù)人員崗位輪換和強(qiáng)制休假管理制度 》，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與行政負(fù)責(zé)人在同區(qū)域跨公司崗位輪換，或者跨區(qū)域崗位輪換，并在未事先征求本人意見和未提前告知本人的情況下，臨時(shí)強(qiáng)制要求相關(guān)崗位工作人員在規(guī)定期限內(nèi)休假并暫停行使職權(quán)，同時(shí)對其進(jìn)行離崗審計(jì)或離崗檢查。該制度可以有效地對重要崗位進(jìn)行監(jiān)督，減少人為因素給公司帶來的意外損失。

（二）嚴(yán)格遵循授權(quán)審批政策，禁止擅自執(zhí)行未審批項(xiàng)目

在銷售新車的過程中，財(cái)務(wù)收取定金時(shí)，必須嚴(yán)格按照價(jià)格授權(quán)審批政策，對訂單進(jìn)行審核。對空白合同進(jìn)行入庫管理，銷售訂單合同一次性打印完成，任何贈(zèng)品都與客戶當(dāng)面確認(rèn)完畢，裝潢單由客戶簽字確認(rèn)。售后部門事故車需要贈(zèng)送保養(yǎng)或其他贈(zèng)券時(shí)，需要提前在工作群報(bào)備，管理人員確認(rèn)后才可贈(zèng)與客戶，嚴(yán)禁出現(xiàn)“先贈(zèng)送，后審批”現(xiàn)象。公司日常費(fèi)用，由行政部門審核無誤后統(tǒng)一立項(xiàng)，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行，嚴(yán)禁出現(xiàn)各部門無備案自主自行采購后報(bào)銷的現(xiàn)象。對于公司特殊事項(xiàng)，超公司負(fù)責(zé)人權(quán)限的事務(wù)，必須報(bào)備集團(tuán)，由集團(tuán)對應(yīng)各事項(xiàng)小組商討后，通過特殊業(yè)務(wù)審批后執(zhí)行。對于因未報(bào)備而擅自執(zhí)行事項(xiàng)的，未造成公司損失的，扣罰當(dāng)事人與直屬上司當(dāng)月5%績效;造成公司損失的，按照孰高原則扣罰當(dāng)事人與直屬上司當(dāng)月績效的50%或者損失金額的10%。

（三）錄用專業(yè)審計(jì)人員，將常規(guī)審計(jì)日?；?/p>

審計(jì)部門對4S店財(cái)務(wù)信息的正確性及經(jīng)營活動(dòng)的合法合規(guī)性起到重要的保證作用。4S店應(yīng)招聘部門經(jīng)理級(jí)別的審計(jì)人員，對下屬各4S店的經(jīng)營業(yè)務(wù)進(jìn)行常規(guī)審計(jì)與專項(xiàng)審計(jì)。審計(jì)小組應(yīng)該由財(cái)務(wù)、銷售、售后、市場等管理級(jí)別人員組合而成，審計(jì)人員需要精通4S店的經(jīng)營業(yè)務(wù)，只有對業(yè)務(wù)流程熟悉的審計(jì)人員，才能在檢查過程中發(fā)現(xiàn)紕漏。審計(jì)部需要根據(jù)4S店的實(shí)際業(yè)務(wù)作出判斷，而不只是按照文本標(biāo)準(zhǔn)去檢核。審計(jì)監(jiān)察部應(yīng)該直接由投資人直接管理，其可以單獨(dú)行使權(quán)力，對于任何異常情況均可進(jìn)行追查，只有如此，才可以真正有效的遏制各種舞弊行為。另外，對于審計(jì)人員的招聘，不僅需在業(yè)務(wù)能力上對其進(jìn)行考核，對職業(yè)道德同樣需要認(rèn)真審核。人事部需要對即將入職的審計(jì)人員進(jìn)行入職前調(diào)查。

（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)機(jī)制，保持財(cái)務(wù)人員穩(wěn)定性

4S店應(yīng)盡量保證財(cái)務(wù)人員的穩(wěn)定性，以使各項(xiàng)業(yè)務(wù)連貫一致，貫穿始終。加強(qiáng)對財(cái)務(wù)人員的專業(yè)培訓(xùn)，使其對業(yè)務(wù)進(jìn)行深入了解，做到業(yè)財(cái)結(jié)合。當(dāng)交車客戶出現(xiàn)代付款時(shí)，需要客戶當(dāng)面簽訂代付款證明，避免后續(xù)出現(xiàn)車款糾紛，售后各類贈(zèng)券，需要及時(shí)登記臺(tái)賬，方便歸類為銷售或者售后等費(fèi)用。廠家返利問題，必須確保每筆款項(xiàng)順利到賬。當(dāng)返利出現(xiàn)異樣時(shí)，必須及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門與總經(jīng)理，并向廠家發(fā)起申訴流程。財(cái)務(wù)人員交接替換，需要留下足夠時(shí)間，不允許出現(xiàn)空崗現(xiàn)象。另外，需要對公司員工做日常培訓(xùn)。當(dāng)公司推出新政策或者新業(yè)務(wù)時(shí)，必須第一時(shí)間對各業(yè)務(wù)部門與職能部門進(jìn)行培訓(xùn)講解，確保每位員工都能適應(yīng)公司的發(fā)展。

五、結(jié)語

綜上所述，汽車4S店必須加強(qiáng)自身管理，建立并嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制制度，將內(nèi)控制度落實(shí)到每個(gè)部門、每位員工。公司需要制定詳細(xì)周密的管控流程，盡可能將各業(yè)務(wù)條線的內(nèi)容涵蓋其中。只有建立健全的內(nèi)部控制制度，才能保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉樂平.汽車銷售行業(yè)內(nèi)控管理存在的常見問題及對策[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2018（34）：231+233.

[2]陳紅.汽車4S店內(nèi)控管理的現(xiàn)狀及其對策[J].中外企業(yè)家，2016（35）：105+107.

（作者單位：溫州福龍汽車有限公司）