于金英

（威海市婦幼保健院，山東 威海 264200）

辦公系統(tǒng)是當前各行各業(yè)發(fā)展過程當中保證工作順利的現(xiàn)代化科技基礎，也是當前社會發(fā)展運作的良好保障，可以說各行各業(yè)的發(fā)展建設都離不開辦公系統(tǒng)。因此在各行各業(yè)當中應用高效的辦公系統(tǒng)，能夠?qū)ο嚓P行業(yè)起到非常重要的影響意義，同時還能夠推動整個社會的經(jīng)濟發(fā)展和建設。近些年來隨著計算機網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展OA辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)和應用也為現(xiàn)代化的社會生產(chǎn)工作提供了更加高效的辦公方案，其中我國的醫(yī)院醫(yī)療系統(tǒng)在對辦公系統(tǒng)選擇的過程當中也更加偏向OA系統(tǒng)的使用。在當前的國家市場經(jīng)濟體制下，進一步提升醫(yī)院的醫(yī)療服務質(zhì)量和服務效率，同時帶動醫(yī)療機構的工作科學性穩(wěn)步提升離不開OA系統(tǒng)的自動化辦公它應用，不僅僅高效的為醫(yī)院提供了良好的辦公服務平臺，同時還能夠為醫(yī)院的各項工作提供了更多的便利。

1 OA辦公系統(tǒng)

隨著信息化技術的發(fā)展，大部分醫(yī)院已全面實行了辦公自動化、無紙化，在這種背景下OA辦公系統(tǒng)應運而生，OA辦公系統(tǒng)在互聯(lián)網(wǎng)技術的基礎上，以單位計算機為核心，并輔助于各種現(xiàn)代化的辦公設備，收集冗雜的辦公信息，同時將其歸納、整理、分類，以利于工作人員更加快捷、有效的查詢、使用。

OA實際上是辦公自動化的系統(tǒng)簡稱，是當前計算機技術發(fā)展應用基礎上發(fā)展出來的現(xiàn)代化現(xiàn)行辦公管理方式，這樣的自動化辦公方式不僅僅范圍更廣，同時能夠高效地實現(xiàn)信息的交流共享，其中包含計算機應用管理技術以及高新設備等業(yè)務的處理等等。OA辦公系統(tǒng)采用全面而廣泛的全覆蓋模式，能夠給當前的社會建設和發(fā)展帶來更加新穎的建設機遇，同時促進現(xiàn)代化社會建設實現(xiàn)電子科技化。

OA自動化系統(tǒng)發(fā)展是以現(xiàn)代化信息技術辦公公務為基礎的，通過對工作過程當中各類內(nèi)部信息的采集以及外部環(huán)境的信息處理，將內(nèi)外信息進行高效的處理和整合提取工作信息中重要的信息進行集體整合歸檔，另外還會集中提取一些工作之外的一些不利于工作進行垃圾的集中處理。OA系統(tǒng)在自動化辦公當中的數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢，能夠高效的帶動現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)的處理數(shù)據(jù)準確性穩(wěn)步提升。威自動化系統(tǒng)的工作應用第二個階段，實際上是協(xié)助工作系統(tǒng)使用者通過電子網(wǎng)絡技術，電子文檔等等共享現(xiàn)代化自動技術來促進工作人員之間實現(xiàn)高效的信息共享和交流保障，在不受時間空間限制的條件下展開進一步的工作。

市場經(jīng)濟在當前發(fā)展下最強的發(fā)展建設優(yōu)勢就是開放性，而OA系統(tǒng)在當前發(fā)展過程當中得到了充分的應用，因為其服務范圍逐漸由行政擴展到了各個系統(tǒng)的活動組織當中，所以不僅僅能夠為使用者提供更加高效準確的交流反饋，同時還能夠協(xié)調(diào)整個組織的內(nèi)部工作效率。

相對于傳統(tǒng)的辦公方式，OA辦公系統(tǒng)具有以下三方面的優(yōu)勢。第一，低成本，醫(yī)院內(nèi)所有文件均可以以電子形式傳閱，實現(xiàn)了真正的無紙化，節(jié)約資源，有效降低了醫(yī)院的支出。第二，高效性，相較于傳統(tǒng)人工分發(fā)文件的方式，利用OA系統(tǒng)可以快速傳遞各種文件，避免人力資源的浪費，同時OA系統(tǒng)可以最大限度的保存各種文件，避免丟失。第三，易操作，OA辦公系統(tǒng)操作簡單，檔案管理人員登錄辦公系統(tǒng)后即可進行各種檔案整理、歸納、分類。

2 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作存在的弊端

2.1 管理工作人員專業(yè)素質(zhì)低

在很多醫(yī)院，沒有專門從事檔案管理的工作人員，很多都是由行政科室人員兼任，或者由臨床退休人員擔任，無論在精力上，還是在業(yè)務水平上都不能有效地進行檔案管理工作，這樣形成了非專業(yè)人員管理檔案，造成檔案管理工作的混亂，制約了醫(yī)院檔案管理水平的提高。

2.2 檔案管理規(guī)章制度不健全

醫(yī)院臨床各個專業(yè)，各個部門，都有一套自己成熟的管理規(guī)章制度，但是很多醫(yī)院在檔案管理方面，規(guī)章制度不健全，甚至缺失，而且檔案管理人員也不重視檔案管理工作，導致醫(yī)院很多科室重要的資料內(nèi)容不能及時收集、整理、保管。

2.3 現(xiàn)代化水平低

目前，很多醫(yī)院還是應用傳統(tǒng)的手工方法管理檔案，即使運用電腦，也僅僅限于對于一些簡單數(shù)據(jù)的錄入或者檢索，這種傳統(tǒng)的工作方式容易導致檔案在管理過程中的破損、混亂，甚至丟失，影響檔案的完整性、安全性和美觀性。

3 OA辦公系統(tǒng)可以有效提升醫(yī)院檔案管理的效能

3.1 量體裁衣，個體化定制

目前很多的OA辦公軟件都可以根據(jù)醫(yī)院的自身需要進行修改，以更好地適應不同醫(yī)院、不同科室的辦公要求，醫(yī)院檔案管理部門，可以根據(jù)自身醫(yī)院特點及工作需求，設計所需要的檔案管理軟件，這樣可以確保檔案管理人員快速掌握辦公軟件，熟練操作，應用自如的收集、整理各種醫(yī)院檔案文件，節(jié)省時間，提高效率。

3.2 簡潔明了，方便實用

在醫(yī)院檔案管理的OA系統(tǒng)，可以根據(jù)不同內(nèi)容、不同類別設置不同的菜單，將相近的內(nèi)容歸納到同一菜單下，如可以設置醫(yī)院動態(tài)、醫(yī)院通告、科研信息、藥物信息、醫(yī)保信息、人員信息、黨務信息等不同菜單，這樣不論是對于檔案管理者，還是對于使用者，都一目了然，快速便捷。

3.3 簡化流程，節(jié)省時間

與傳統(tǒng)的OA辦公系統(tǒng)相同，檔案管理OA系統(tǒng)也為每位員工設定唯一的用戶名和密碼，醫(yī)院內(nèi)每一位工作人員都有權限訪問公開的檔案內(nèi)容，進行查詢、打印等工作，但是沒有權限進行修改、刪除、涂抹等操作，這樣既節(jié)省了時間，方便了職工，又保證了檔案內(nèi)容的完整性。

3.4 收集大數(shù)據(jù)，更好地服務醫(yī)院

應用OA辦公系統(tǒng)，可以更好地記錄檔案訪問、調(diào)閱的次數(shù)，便于收集數(shù)據(jù)，為醫(yī)院在重大決策的制定、科研成果的轉(zhuǎn)化提供更多的數(shù)據(jù)支持，服務醫(yī)院。

3.5 提升團隊工作協(xié)調(diào)性

OA系統(tǒng)在使用過程當中可以高效地傳遞指令，讓信息實現(xiàn)快速準確的共享，能夠促進工作人員以及各科室之間的交流合作。OA系統(tǒng)將信息準確無誤的傳達給每一位工作人員的同時，執(zhí)行監(jiān)督工作，高效地對工作安排和工作任務進行跟蹤監(jiān)督，掌握各個部門工作情況的同時，督促工作人員積極的完成各項工作。OA系統(tǒng)的信息共享可以為每一位工作人員提供醫(yī)療信息方面的學術交流支持，讓工作人員在工作之余，對于工作上的一些探討和交流更加便利，不僅僅豐富工作人員的職業(yè)生活，同時還有助于營造出更加和諧的工作氛圍，進而帶動整個醫(yī)院的工作建設。

4 醫(yī)院信息化辦公系統(tǒng)中OA辦公系統(tǒng)的應用舉例

4.1 業(yè)務工作流程管理平臺應用

OA系統(tǒng)通過創(chuàng)建內(nèi)部管理平臺的方式在醫(yī)院的辦公系統(tǒng)當中確定了其重要性的地位，通過OA系統(tǒng)的定制化工作流程，在經(jīng)過各個部門的審批工作，可以讓各個科室的工作變得更加清晰明確，按照每個科室的責任，明確的對工作流程進行劃分，使得各個部門能夠隨時隨地了解到當下所急需的工作內(nèi)容，可以大大提升工作效率。尤其是在當前發(fā)展當中，醫(yī)院需要處理非常多復雜的業(yè)務，那么對于這些復雜的業(yè)務來說，制定更加科學規(guī)范的工作流程，將能夠高效地提升醫(yī)院的管理效率，帶動醫(yī)院的整體建設和發(fā)展。業(yè)務處理當中，使醫(yī)院業(yè)務和OA系統(tǒng)高效的結(jié)合起來，在電子平臺當中顯示出系統(tǒng)的完整性和科學性，不斷通過互聯(lián)網(wǎng)技術對信息進行完善，可以讓醫(yī)院在信息化發(fā)展過程當中真正實現(xiàn)現(xiàn)代科技化建設，方便各個部門之間的信息交流和處理，從而實現(xiàn)隨時隨地的辦公。業(yè)務工作處理當中應用自動化辦公系統(tǒng)能夠進一步帶動醫(yī)院管理的規(guī)范性，在降低醫(yī)院培訓成本的同時，讓醫(yī)院的工作制度變得更加完善，醫(yī)院的工作人員在處理信息數(shù)據(jù)的調(diào)查和追蹤時，能夠更加方便。

4.2 內(nèi)部郵件管理平臺應用

OA系統(tǒng)在醫(yī)院辦公當中承擔著內(nèi)部郵件處理的重要責任，在醫(yī)院文件和辦公處理過程當中，能夠高效地實現(xiàn)每一位員工的郵件收發(fā)和韻達工作，能夠高效地完成整個流程當中的任務派發(fā)等工作。這種郵件的自動化處理模式，不僅僅避免了傳統(tǒng)紙張的浪費，同時使得郵件的收發(fā)變得更加科學。信息化程度提高的同時降低郵件的收發(fā)成本，讓郵件的傳輸效率變得更加高效，另外還可以高效的避免內(nèi)部郵件的暴露，同時還能夠及時的處理一些垃圾郵件，讓內(nèi)部信息的安全規(guī)范性更強。

4.3 公文管理平臺應用

公文辦公系統(tǒng)是自動化辦公系統(tǒng)當中獨有的管理平臺，在文件收發(fā)傳閱的過程當中，需要高效地進行模塊化處理，能夠高效的縮短時間，同時能夠讓工作人員的文件管理變得更加快捷。醫(yī)護人員在對文件和文檔進行歸檔時和查詢處理時，可以通過這個系統(tǒng)實現(xiàn)流程化工作。OA管理系統(tǒng)當中通過對應的流轉(zhuǎn)流程，對各個文檔以及文件進行批注和修改，可以高效地對這些所規(guī)定的文件進行批注劃分，同時還可以按照定時的方式來發(fā)送一些稿件，另外對稿件進行模擬審核簽發(fā)等等也非常重要。將檔案歸檔放入各個科室的管理人員手中，按照表單發(fā)放的流程，通過辦公系統(tǒng)的自定義管理，不僅僅不受數(shù)量限制，還能夠高效的提升辦公文件處理的速率，提升各個科室之間的關聯(lián)性，讓工作人員實現(xiàn)文明辦公、科學辦公。OA系統(tǒng)完善的過程中增強系統(tǒng)補發(fā)和修復重發(fā)的能力，進一步帶動文件管理的跟蹤性，讓公文簽發(fā)程序變得更加安全規(guī)范。

4.4 主頁新聞處理平臺應用

醫(yī)院辦公系統(tǒng)當中使用OA辦公系統(tǒng)，可以通過自動化的辦公模式，結(jié)合醫(yī)院不同的科室和要求，營造出更加多樣化的和諧辦公氛圍，讓醫(yī)院的辦公系統(tǒng)和辦公環(huán)境變得更加活躍。信息板塊設定當中需要結(jié)合醫(yī)院所包含的不同科室進行不同業(yè)務和行政能力的調(diào)整，結(jié)合人事等等板塊進行新聞信息處理，所有的用戶都可以通過這個系統(tǒng)進行分享評論以及轉(zhuǎn)發(fā)等等，讓每一位醫(yī)護人員都能夠及時的隨時隨地的了解到醫(yī)院的實時動態(tài)詳情。

5 結(jié)論

醫(yī)院檔案管理工作繁瑣復雜，而OA辦公系統(tǒng)不僅簡單，而且功能齊全，將二者結(jié)合起來，應用OA辦公系統(tǒng)進行檔案管理工作，可以最大程度的發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)點，提高檔案管理工作的效能，提升醫(yī)院檔案管理工作的精確性，避免檔案管理的雜亂無章，甚至檔案的丟失，真正實現(xiàn)醫(yī)患檔案管理的標準化、簡潔化、規(guī)范化、高效化、科學化。