楊凱杰

（山東省萊陽(yáng)市檔案館，山東 萊陽(yáng) 265200）

隨著信息化的高速發(fā)展，電子檔案管理系統(tǒng)已成為檔案管理系統(tǒng)中的一種新模式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)相比，電子檔案管理系統(tǒng)具有容量大、效率高、能耗低、更安全的顯著優(yōu)勢(shì)，尤其針對(duì)檔案管理壓力巨大的公共資源交易領(lǐng)域來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案庫(kù)房存儲(chǔ)面積有限，每年需對(duì)數(shù)十萬(wàn)卷新增的檔案進(jìn)行有效存放管理，亟需引入電子檔案管理系統(tǒng)來(lái)緩解日益劇增的存儲(chǔ)壓力。

1 電子檔案管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介

電子檔案管理系統(tǒng)，顧名思義是使用電腦管理電子文檔數(shù)據(jù)的一套專業(yè)軟件系統(tǒng)。2017年，國(guó)家檔案局辦公室印發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，該規(guī)定對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能，包括系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理八個(gè)方面提出了明確要求，是建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的重要依據(jù)。

2 公共資源交易領(lǐng)域電子化發(fā)展

近年來(lái)，隨著電子化程度的不斷提高，各地公共資源交易中心招投標(biāo)活動(dòng)所需的紙質(zhì)檔案越來(lái)越多地被電子檔案所取代，遠(yuǎn)程評(píng)標(biāo)、不見(jiàn)面開(kāi)標(biāo)等新業(yè)務(wù)模式也越來(lái)越普及?！峨娮诱袠?biāo)投標(biāo)辦法》明確規(guī)定，資格預(yù)審文件、資格預(yù)審公告、招標(biāo)文件、招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、合同等數(shù)據(jù)電文，應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)電子簽名法》和招標(biāo)文件的要求進(jìn)行電子簽名并進(jìn)行電子存檔。其目的就是為了深入推進(jìn)公共資源交易領(lǐng)域招投標(biāo)業(yè)務(wù)的電子化發(fā)展，一是提高時(shí)間效率，減少紙張浪費(fèi)，優(yōu)化當(dāng)?shù)貭I(yíng)商環(huán)境，為投標(biāo)企業(yè)節(jié)約資金和人力成本；二是有助于公共資源交易中心更好發(fā)揮監(jiān)管職能，做到事前公告到位、事中監(jiān)督有力、事后追溯便捷，使企業(yè)參與招投標(biāo)的過(guò)程更加公開(kāi)透明，既提高了交易效率又踐行了交易公開(kāi)的原則。同時(shí)，開(kāi)評(píng)標(biāo)過(guò)程中對(duì)招標(biāo)人、代理機(jī)構(gòu)、評(píng)標(biāo)專家們的錄音錄像監(jiān)控也是公共資源交易中心實(shí)現(xiàn)監(jiān)管職能的重要依據(jù)。

公共資源交易領(lǐng)域的電子化發(fā)展帶來(lái)了海量數(shù)據(jù)，那么如何存儲(chǔ)好、管理好這些數(shù)據(jù)就成為公共資源交易中心需要面對(duì)的難題。2019年，國(guó)家發(fā)展改革委發(fā)布的《關(guān)于深化公共資源交易平臺(tái)整合共享的指導(dǎo)意見(jiàn)》指出，要抓緊解決公共資源交易平臺(tái)電子檔案、技術(shù)規(guī)范、信息安全等問(wèn)題。在公共資源交易領(lǐng)域中引入電子檔案管理系統(tǒng)，正是解決這一問(wèn)題的有效途徑。

3 電子檔案管理系統(tǒng)在公共資源交易領(lǐng)域中的應(yīng)用

電子檔案管理系統(tǒng)的主要功能是采集接收公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文檔和數(shù)據(jù)，并對(duì)電子文檔進(jìn)行有效地存儲(chǔ)和管理。

3.1 電子檔案的接收和采集

首先，電子檔案管理系統(tǒng)與公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間需制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)做到無(wú)縫對(duì)接，提高檔案數(shù)據(jù)來(lái)源的可靠性。其次，電子檔案管理系統(tǒng)需事先設(shè)定目錄結(jié)構(gòu)，每次招投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)目錄結(jié)構(gòu)自動(dòng)將檔案數(shù)據(jù)分類傳輸至電子檔案管理系統(tǒng)，電子檔案管理系統(tǒng)將自動(dòng)檢測(cè)檔案內(nèi)置目錄結(jié)構(gòu)中的元數(shù)據(jù)是否完整。一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不完整，電子檔案管理系統(tǒng)立刻提醒交易中心工作人員進(jìn)行核查，同時(shí)系統(tǒng)還應(yīng)具備手動(dòng)上傳功能，在特殊情況下工作人員可手動(dòng)掃描紙質(zhì)文檔上傳，以完善檔案信息。為了保證電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和獨(dú)立性，電子檔案管理系統(tǒng)與公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)是相互獨(dú)立的，且數(shù)據(jù)流向只能由公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)向電子檔案管理系統(tǒng)傳輸，最大程度避免檔案數(shù)據(jù)被修訂篡改。

3.2 電子檔案的存儲(chǔ)和管理

《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法（修訂草案公開(kāi)征求意見(jiàn)稿）》規(guī)定：“招標(biāo)檔案的保存期限為自招標(biāo)結(jié)束之日起至少十五年。招標(biāo)檔案可以用電子檔案方式保存?！币蚤L(zhǎng)沙公共資源交易中心為例，每年監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)就有50000GB(48.8T），如此大規(guī)模的電子交易數(shù)據(jù)是一般的存儲(chǔ)方式無(wú)法容納的，一般可采用企業(yè)級(jí)藍(lán)光光盤(pán)刻錄的存儲(chǔ)方式進(jìn)行電子檔案的安全存儲(chǔ)。安全存儲(chǔ)過(guò)后的電子檔案還需要進(jìn)行有效管理，主要通過(guò)三方面進(jìn)行：

1）電子檔案案卷配置。系統(tǒng)提供文件目錄配置功能，文件目錄信息包括：目錄名稱、目錄編號(hào)、其他信息。檔案管理員能夠進(jìn)行文件目錄的詳細(xì)配置、文件目錄的修改、刪除、停用操作。詳情配置通過(guò)選擇文件目錄，填寫(xiě)詳情名稱、詳情編號(hào)、上級(jí)詳情、詳情排序、文件后綴限制、文件目錄最大文件數(shù)量、單個(gè)文件最大大小、詳細(xì)著錄詳細(xì)、其他詳細(xì)后，完成文件目錄詳情的添加，并能為其新增子詳情，進(jìn)行修改、刪除操作。

2）電子檔案目錄查詢。系統(tǒng)提供檔案全宗信息配置功能，檔案全宗信息包括：全宗名稱、全宗編號(hào)、責(zé)任者、全宗機(jī)構(gòu)沿革、機(jī)構(gòu)性質(zhì)沿革、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)檔案基本情況、檔案管理現(xiàn)狀等信息，管理員新建全宗信息與檔案案卷建立關(guān)聯(lián)關(guān)系后，只需提供案卷目錄名稱或編號(hào)，使用人即可使用檔案查詢功能。

3）電子檔案統(tǒng)計(jì)功能。系統(tǒng)能夠自動(dòng)記錄電子檔案的歸檔信息、借閱信息和下載信息，通過(guò)圖表展示各類信息資源使用情況。

3.3 電子檔案的查閱和調(diào)用

電子檔案涉及公共資源交易參與各方的個(gè)體信息和相關(guān)商業(yè)機(jī)密，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批方可對(duì)其進(jìn)行查閱和調(diào)用。2019年4月25日，國(guó)家發(fā)展改革委辦公廳印發(fā)的《公共資源交易平臺(tái)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（試行）》（發(fā)改辦法規(guī)[2019]509號(hào)）指出，“應(yīng)建立檔案查詢制度，依法依規(guī)提供檔案查詢功能。應(yīng)做好檔案查詢記錄，并確保檔案的保密性、完整性?！备鶕?jù)公共資源交易中心人員的不同職能，電子檔案管理系統(tǒng)可將交易中心用戶分為兩類：檔案管理員和檔案審核人。檔案管理員主要負(fù)責(zé)對(duì)檔案的日常管理，負(fù)責(zé)審查預(yù)歸檔申請(qǐng)、歸檔申請(qǐng)、借閱申請(qǐng)、銷毀申請(qǐng)等操作流程，對(duì)歸檔信息進(jìn)行確認(rèn)和維護(hù)。檔案審核人根據(jù)其實(shí)際權(quán)限對(duì)系統(tǒng)中的電子檔案進(jìn)行查閱，對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行審核，可通過(guò)統(tǒng)計(jì)報(bào)表能夠?qū)n案系統(tǒng)有直觀地了解。

當(dāng)有借閱人發(fā)起借閱申請(qǐng)，需填寫(xiě)借閱相關(guān)信息交檔案管理員審查，再由檔案管理員交檔案審核人審核。檔案管理員和檔案審核人能夠查看的光盤(pán)借閱信息包括：借閱人、單位名稱、借閱內(nèi)容、借閱用途、申請(qǐng)時(shí)間、審核狀態(tài)、借閱狀態(tài)。對(duì)于通過(guò)審批的借閱人，檔案管理員將檔案查看權(quán)限授予借閱人，被授權(quán)的借閱人可在被授權(quán)期間查閱被授權(quán)的檔案信息。借閱授權(quán)到期后檔案將會(huì)自動(dòng)歸還，自動(dòng)歸還的檔案信息不允許檔案借閱人繼續(xù)查看。

電子檔案可以修改而不留痕跡，可以修改一些標(biāo)識(shí)文件原始憑證的關(guān)鍵信息。因此，原始電子文檔證書(shū)必須在創(chuàng)建過(guò)程中隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、驗(yàn)證、驗(yàn)證和加密，以確保在傳輸和處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。這樣可以保證收到的電子文件的原創(chuàng)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，從而保證電子文件的法律地位。

在優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境的大背景下，讓數(shù)據(jù)“多跑路”、企業(yè)“少跑腿”是公共資源交易改革的方向，從簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)收集整理到復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析歸納，如何充分挖掘公共資源領(lǐng)域大數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值，將成為公共資源交易領(lǐng)域的下一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容。

4 完善公共資源交易檔案信息化管理體系

建議公共資源交易檔案局根據(jù)公共資源交易檔案管理的實(shí)際情況，制定詳細(xì)、具體、規(guī)范、科學(xué)的電子檔案管理規(guī)章制度，加快檔案管理電子化、信息化進(jìn)程，確保檔案管理信息化的順利實(shí)施。科學(xué)、規(guī)范、合理的公共資源交易檔案管理系統(tǒng)為檔案管理的電子化、信息化建設(shè)提供了有力的依據(jù)和保障。

公共資源交易管理可以參考其他省市制定的公共資源交易檔案信息化(電子化)管理辦法，結(jié)合寧夏實(shí)際情況，從檔案形成、檔案?jìng)鬟f與歸檔、檔案保管、檔案利用與銷毀、檔案監(jiān)督管理等方面進(jìn)行制度規(guī)范。

5 “電子全過(guò)程”是實(shí)現(xiàn)公共資源電子檔案管理的基礎(chǔ)

目前，公共資源交易的電子平臺(tái)還沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)“全過(guò)程電子化”，一些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)仍然存在紙質(zhì)文件。要實(shí)現(xiàn)電子文件管理，必須保證真正的“全過(guò)程電子化”。從公共資源交易業(yè)務(wù)：建筑工程、政府采購(gòu)、土地交易、藥品招標(biāo)，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多，流程復(fù)雜，交易方式多樣。各種交易方式生成的數(shù)據(jù)是不同的，同一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)是有變化的。對(duì)于各種交易方式和每個(gè)交易環(huán)節(jié)的每一個(gè)變化，都需要實(shí)時(shí)歸檔相應(yīng)的電子文件。目前，公共資源交易平臺(tái)的整合正在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行，重點(diǎn)是“統(tǒng)一服務(wù)平臺(tái)、統(tǒng)一系統(tǒng)規(guī)則、統(tǒng)一信息共享、統(tǒng)一專家資源”，項(xiàng)目招標(biāo)、土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓、國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易、政府采購(gòu)、藥品招標(biāo)等分散項(xiàng)目逐步劃入公共資源交易平臺(tái)，最終實(shí)現(xiàn)“平臺(tái)外不交易”的目標(biāo)。隨著公共資源交易平臺(tái)的整合，對(duì)公共資源交易項(xiàng)目的檔案管理提出了新的要求。因?yàn)楣操Y源交易平臺(tái)整合后，交易項(xiàng)目和類別會(huì)增多，檔案會(huì)更廣泛更大。作為標(biāo)后監(jiān)管的重要組成部分，檔案管理必須適應(yīng)這一變化。這個(gè)整合過(guò)程可以用來(lái)逐步搭建公共資源交易的電子平臺(tái)，為電子招投標(biāo)系統(tǒng)增加一個(gè)文件管理模塊。

6 公共資源交易電子文件管理系統(tǒng)的功能

電子交易文件系統(tǒng)根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目、政府采購(gòu)、土地礦產(chǎn)交易、藥品招聘等項(xiàng)目類型，將項(xiàng)目交易數(shù)據(jù)和音視頻數(shù)據(jù)按項(xiàng)目進(jìn)行分類，交易完成后，從項(xiàng)目錄入、時(shí)間地點(diǎn)安排、公告發(fā)布、標(biāo)段信息、投標(biāo)登記、保證金繳納、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)、中標(biāo)公示到保證金退還等交易流程，自動(dòng)生成、編號(hào)、分類、存儲(chǔ)、排序、歸檔。同時(shí)，系統(tǒng)與公共資源交易業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，支持系統(tǒng)用戶模糊查詢和在線搜索，實(shí)現(xiàn)檔案信息全過(guò)程的高效管理。充分實(shí)現(xiàn)公共資源交易全過(guò)程，永久保存記錄，徹底解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔困難、數(shù)量大、檢索效率低、保存成本高的問(wèn)題，為政府監(jiān)管提供數(shù)據(jù)支持，為市場(chǎng)主體提供便捷服務(wù)。各方共同努力，推動(dòng)公共資源交易檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)，離不開(kāi)當(dāng)?shù)亟灰讬C(jī)構(gòu)的重視和推動(dòng)，也離不開(kāi)市場(chǎng)相關(guān)領(lǐng)域信息服務(wù)提供者的幫助。建議盡快申請(qǐng)資金建設(shè)公共資源交易電子檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)考察其他地方已建立的電子檔案系統(tǒng)，以資借鑒

簡(jiǎn)而言之，電子文檔的獨(dú)特性給歸檔帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。選擇正確的歸檔方法，建立有效的歸檔系統(tǒng)，有助于電子文件的歸檔。優(yōu)秀的文檔管理人員應(yīng)該具有較高的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以應(yīng)對(duì)文檔管理和使用中的許多變化問(wèn)題。目前，縣級(jí)以上的文檔信息管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，市、市政府正在逐步轉(zhuǎn)向文檔管理信息管理。檔案管理的現(xiàn)代化和檔案的數(shù)字化應(yīng)用是檔案建設(shè)的必然趨勢(shì)，加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化是加快辦公信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的關(guān)鍵工作。