鄺 津

（濟陽區(qū)特醫(yī)食品產業(yè)發(fā)展促進服務中心，山東 濟南 251400）

隨著社會的發(fā)展進步，人們逐漸意識到檔案管理的重要性。人們可以從檔案中窺見單位部門的發(fā)展痕跡，并在歷史經驗中吸收以往的經驗，從而獲得更好的發(fā)展。因此，人們需要重新看待檔案管理這項工作，意識到其重要性，充分發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位工作中的作用，并不斷尋找強化檔案管理的措施。

1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性

檔案可以說是事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎，如果沒有完善的檔案管理方式，那么事業(yè)單位各環(huán)節(jié)管理就形同一盤散沙，發(fā)展也會落后。基于此，事業(yè)單位在新發(fā)展形勢下應重視檔案的創(chuàng)新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細記錄員工信息，檔案需要設置一個專業(yè)的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創(chuàng)新的管理載體是推動檔案管理有效性的關鍵環(huán)節(jié)。有了員工的對應信息，單位管理人員才可以對不同表現(xiàn)的員工進行獎懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關信息科學調整和分配人力資源，使員工各盡所能，發(fā)揮自己的作用和價值。最為重要的是創(chuàng)新檔案管理模式，可以使事業(yè)單位查缺補漏，找到影響自身發(fā)展的問題，進而創(chuàng)建行之有效的方式，實現(xiàn)檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為事業(yè)單位發(fā)展提供服務和幫助。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的不足

2.1 沒有正視檔案管理的重要性

檔案是事業(yè)單位在發(fā)展過程中的隱形財富，里面包含了事業(yè)單位的發(fā)展歷程和日常生產活動，涵蓋了人力資源、事業(yè)單位管理、工作業(yè)務等方方面面的內容。它具有文書檔案、技術檔案等多種形式，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中起了重要作用，但是很多事業(yè)單位卻沒有意識到檔案管理的重要性。部分事業(yè)單位的管理者較為重視事業(yè)單位的經濟效益，工作重心也傾向于事業(yè)單位的經濟發(fā)展，因而忽略了檔案工作的管理工作。檔案管理者也只是對檔案進行簡單的整理、存放。由于部分事業(yè)單位沒有重視檔案管理工作，常常會出現(xiàn)突擊整理檔案的情況，使得檔案管理從原本長期、連續(xù)的工作變成了應付檢查的臨時性工作。

2.2 檔案管理人員專業(yè)水平較低

在事業(yè)單位檔案管理工作中，大部分檔案管理人員對檔案管理工作的認識不夠全面，缺乏專業(yè)管理水平，只能進行簡單的收集與保管工作。另外，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能不高，在工作開展之前，沒有對其進行科學培訓與教育，工作人員對檔案工作一問三不知的現(xiàn)象時常發(fā)生，進而導致事業(yè)單位檔案管理難以發(fā)揮出自身內在價值。

2.3 信息化管理中存在不足

隨著網絡技術的發(fā)展，在事業(yè)單位的檔案管理中也開始廣泛運用計算機技術。在檔案管理的過程中運用信息化技術具有便于保存信息的完整性、方便拷貝與抄送的優(yōu)勢，同時數(shù)據(jù)的便捷傳輸也提升檔案信息的時效性，因此事業(yè)單位在進行檔案管理時較為青睞于這種方法。但是，網絡也是一把雙刃劍，檔案的信息安全也會受到網絡安全的影響。如果事業(yè)單位沒有妥善保存涉及事業(yè)單位核心技術的秘密文件，那么將會造成無法挽回的損失。

2.4 管理方式較落后

傳統(tǒng)的檔案存儲歸檔制度主要應對紙質檔案管理工作，人工管理方式不僅耗時費力，而且效率較低，無法滿足檔案利用需要，檔案實用價值未能充分地體現(xiàn)出來。還有的事業(yè)單位重管輕用的理念較重，不注重開發(fā)檔案應用系統(tǒng)，導致檔案的實用性較低，嚴重影響檔案管理質量。

3 事業(yè)單位檔案管理遵循的原則

3.1 從實際出發(fā)原則

為了提高事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平，推動檔案管理工作的健康發(fā)展，除了克服傳統(tǒng)檔案管理工作形式的弊端，還要從事業(yè)單位的現(xiàn)實情況出發(fā)，制定科學有效的檔案管理工作改革發(fā)展計劃。首先，全面梳理當前檔案管理工作的現(xiàn)狀，既了解檔案“家底”，還要明確檔案管理工作的漏洞，根據(jù)現(xiàn)實情況、工作需要、行業(yè)檔案管理趨勢，擬定切實可行的檔案管理工作方案，既考慮檔案管理的成本，又能設置檔案管理改革時間窗口，同時積極尋找檔案管理改革的政策支持，切實集中優(yōu)勢力量推動檔案管理改革，防止盲目冒進事業(yè)的風險，提高檔案管理質量的同時，形成良好的檔案管理氛圍，解決檔案管理現(xiàn)實問題。

3.2 安全保密原則

安全保密原則，是企事業(yè)單位檔案管理的重要實施原則。無論是檔案收集整理，還是檔案保管和轉移，乃至檔案利用，都需要秉承安全保密原則。一方面檔案管理的工作環(huán)節(jié)需要在安全的環(huán)境氛圍中開展。這里的安全，既是信息無泄密的安全，也是檔案整理與保管的物理性安全，即儲存檔案實體內容的空間必須要做好防火、防水、防盜的處理，也需要做到防鼠咬、防蚊蠅，使得所有檔案實體內容都能夠在安全干凈的環(huán)境中得到良好保管。另一方面安全保密原則中的保密，是對檔案管理工作人員提出最基本的道德要求。檔案管理工作人員在收集、整理和保管相關檔案內容時，需要有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，不能將相關的檔案信息向任何人任何形式泄露。

4 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

4.1 確立檔案管理目標規(guī)劃，完善管理制度

事業(yè)單位在對檔案進行管理的同時，要確立明確的目標、制定科學的規(guī)劃。這樣才能有序地推進檔案室的工作進度，高效地完成工作目標。設定相應的目標時，需要結合自身的實際情況充分考慮檔案管理過程中的靈活性和實用性，既要做好檔案室管理的長遠規(guī)劃，同時又要制定近期目標，從而使檔案室管理工作能夠做到可持續(xù)發(fā)展。此外，在對檔案室管理進行現(xiàn)代化建設時還要注重“以人為本”的管理思想。從檔案管理人員出發(fā)，要求其職業(yè)技能水平要隨著時代的進步有所提升，還要不斷了解、學習檔案室管理的最新模式。除了制定目標規(guī)劃，事業(yè)單位還需要對檔案的相關管理制度進行不斷的完善，由內而外地提升檔案管理地業(yè)務水平，只有這樣，檔案管理的安全性才會有整體上的提高。檔案的管理制度與其安全性能有著密不可分的關系，因此在制定完善制度的過程中，需要對檔案室管理的范圍進行明確的規(guī)定，定位到人，同時制定相關的技術標準，提高檔案管理的安全系數(shù)。例如，紙質檔案相對于電子檔案管理應更加細致，其進出庫登記管理制度要不斷強化，提高嚴謹性。也可以采取紙質檔案的數(shù)據(jù)化管理，借助電子設備提高紙質檔案以及數(shù)據(jù)的安全性。

4.2 建立優(yōu)質檔案管理隊伍

專業(yè)的檔案管理隊伍對于解決檔案管理的現(xiàn)實困境，提高檔案管理工作水平，加速推動檔案管理改革工作，發(fā)揮檔案資源的使用價值有重要意義。新時代還要建立更加專業(yè)的檔案管理工作隊伍，明確檔案管理的要點，促進檔案管理工作的深化革新。首先，完善檔案管理人才引進機制，大力運用特殊人才引進的方式借調流轉專業(yè)檔案技術人才，提高檔案管理隊伍的專業(yè)性，滿足新時代檔案管理工作的需要。其次，完善檔案管理人員的培訓機制，擬定檔案管理人員培訓計劃，著力為專職檔案員提供針對性地培訓項目，促進專職檔案員不斷提高專業(yè)技術能力。鼓勵兼職檔案員提高基層檔案業(yè)務操作能力，通過網絡培訓的方式促進兼職檔案員自學相關技術。第三，還要建立檔案技術人員的考評機制，加強檔案管理人員的工作績效評估，圍繞著檔案管理工作的漏洞促進檔案員不斷提高專業(yè)技能，從而推動檔案管理事業(yè)深化發(fā)展。

4.3 加強檔案資料檢索的便利性建設

在保證檔案資料的安全性的前提下，相關的工作人員還需要加強檔案資料檢索的便利性建設，不斷完善數(shù)字化檔案資料庫。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化管理已成必然趨勢。管理人員可以通過深入篩選檔案內容信息對檔案數(shù)據(jù)及信息進行歸納整理，并對其進行加工處理，從而對數(shù)據(jù)庫中的檔案的相關信息管理進行完善。對電子檔案管理系統(tǒng)進行更新、升級、修復，加強便利性建設。比如，工作人員在查詢相關資料時可以通過關鍵詞檢索快速查找到自己所需要的內容，從而更高效、便捷地進行相關工作，最終達到推進事業(yè)單位發(fā)展的目的。

4.4 檔案管理信息化平臺建設

1）軟件建設與保密工作。軟件建設是事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要內容和載體，因此，需要保障檔案管理軟件性能與功能，使軟件具備完整性與先進性特征。在過程中，事業(yè)單位可以依照自身實際需要向第三方購買適合的檔案管理軟件，如果有條件還可以進行自主設計軟件平臺。在管理軟件內部設置與自身實際情況相符的功能，著重體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理特征，針對模塊設計與功能設計方面，應進行拓展，保障軟件的運行速度與容量。檔案管理軟件建設需要從長遠角度進行規(guī)劃，以此來保障檔案管理信息化建設的先進性與技術性。另外，在軟件建設過程中，還需要確保信息內容的安全性，即保密工作。在事業(yè)單位檔案管理工作中，保密工作處于非常重要的地位。因為檔案信息與單位發(fā)展機密規(guī)劃有著密切的聯(lián)系，所以，需要進一步做好檔案信息防御工作，系統(tǒng)升級與漏洞修補等功能都需要升級到最優(yōu)。但當前諸多事業(yè)單位沒有認識和意識到檔案保密工作的重要性，導致檔案信息出現(xiàn)泄露問題?；诖?，事業(yè)單位檔案管理部門需要針對這一現(xiàn)象科學選擇檔案庫房，切不可選擇辦公一樓，因為一樓的抗潮效果較差，同時還需要做好防盜工作。辦公室與庫房分離開來，庫房與閱讀區(qū)也要進行科學劃分。例如，委派專業(yè)人員來負責專項檔案管理工作，無關人員不可進入到檔案庫房中。

2）資源整合。資源整合可以借助事業(yè)單位的管理軟件來實現(xiàn)，例如ERP/EDP等等。檔案管理的信息化改革創(chuàng)新可以根據(jù)事業(yè)單位管理平臺來進行資源整合，整合內容主要包含以下兩個層面：其一是將檔案管理工作融入事業(yè)單位管理平臺中，這樣不僅有利于管理，還能夠進一步發(fā)揮出檔案信息的內在價值。其二是借助事業(yè)單位管理平臺發(fā)揮出檔案信息化管理的最大效能，提高工作效率。

5 結束語

綜上所述，做好事業(yè)單位會計檔案管理工作，不僅有利于提高事業(yè)單位的發(fā)展水平，也有利于推動經濟社會發(fā)展和社會管理水平的提高。因此，事業(yè)單位應增強會計檔案管理意識，健全會計檔案管理制度，加強會計檔案管理信息化建設，提高檔案管理人員的綜合素質，使會計檔案真正發(fā)揮應有的作用。