吳立國

（青州市人民醫(yī)院，山東 青州 262500）

醫(yī)院檔案系統(tǒng)優(yōu)劣關(guān)系到患者疾病的管理和各科室工作的正常運(yùn)作，是醫(yī)院各項(xiàng)精細(xì)化管理中重點(diǎn)優(yōu)化系統(tǒng)對(duì)象。檔案系統(tǒng)人員對(duì)此項(xiàng)工作需具備極強(qiáng)的責(zé)任感和使命擔(dān)當(dāng)。當(dāng)前，在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中，還存在著管理上不夠精細(xì)、人性化缺乏的問題，管理檔案人員，要本著對(duì)病人負(fù)責(zé)、對(duì)醫(yī)療記錄過程負(fù)責(zé)的宗旨思考如何改善此類問題。檔案部門從滿足病患需求、充分利用現(xiàn)代科技的角度，重新審視檔案管理精細(xì)化，使得醫(yī)院檔案工作加快提質(zhì)增效步伐。

1 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的意義

在醫(yī)院各項(xiàng)管理中，精確和細(xì)致地管理檔案，首先可以提高整個(gè)檔案系統(tǒng)的精準(zhǔn)性。醫(yī)療服務(wù)是一項(xiàng)高度個(gè)性化和精確性的服務(wù)，病人的疾病醫(yī)治過程來不得半點(diǎn)馬虎。同樣，與之配套的醫(yī)療服務(wù)檔案管理同樣需要精準(zhǔn)和細(xì)致，只有一絲不茍地開展管理，才能確保檔案的每次使用都能充分發(fā)揮檔案為醫(yī)療提供參考的作用。其次，精確和細(xì)致地管理檔案可以支撐醫(yī)院加速適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展。在醫(yī)學(xué)全面信息化推進(jìn)的背景下，綜合性醫(yī)院的就診人數(shù)持續(xù)擴(kuò)大，醫(yī)療服務(wù)內(nèi)容也在一直增加，檔案工作自然也隨之有增無減。醫(yī)療檔案電子化、數(shù)字化管理大大便利了檔案管理與檔案使用，作為醫(yī)院數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要環(huán)節(jié)，減輕了大型綜合性醫(yī)院服務(wù)病人的壓力。最后，精確和細(xì)致地管理檔案，為創(chuàng)新檔案管理方法提供了基礎(chǔ)。醫(yī)院要發(fā)展，醫(yī)療水平要進(jìn)步，醫(yī)院系統(tǒng)管理創(chuàng)新勢(shì)在必行。而創(chuàng)新檔案管理需要以精細(xì)化檔案管理為前提，只有檔案完善，檔案制度有序，才能讓創(chuàng)新發(fā)揮作用，讓醫(yī)生和管理者以更便捷的途徑使用檔案。

2 現(xiàn)有醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中的不足

醫(yī)院檔案系統(tǒng)中始終存在體制的問題，醫(yī)院在醫(yī)療系統(tǒng)改革過程中一度以經(jīng)濟(jì)效益為衡量標(biāo)準(zhǔn)?；径紝⒐ぷ髦匦霓D(zhuǎn)移到經(jīng)營部分，對(duì)醫(yī)院管理系統(tǒng)包括檔案系統(tǒng)重視不足。當(dāng)前，社會(huì)環(huán)境與醫(yī)療衛(wèi)生環(huán)境有了重大轉(zhuǎn)變，檔案系統(tǒng)也受到了醫(yī)院和衛(wèi)生管理部門的高度重視。然而比起西方完善的醫(yī)院檔案制度，我國醫(yī)院檔案系統(tǒng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)還較低，其科學(xué)性和系統(tǒng)性有待提升。在日常工作中和與同行交流中，不難發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案系統(tǒng)專職人員的專業(yè)知識(shí)需要提高，應(yīng)用新技術(shù)和信息化操作能力需要進(jìn)一步提升。同時(shí)，讀懂醫(yī)院的檔案需要具有一定的醫(yī)學(xué)背景，但是部分檔案管理人員醫(yī)學(xué)知識(shí)不扎實(shí)對(duì)檔案的精細(xì)化管理有一定的阻礙。

3 醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)精細(xì)化管理策略分析

3.1 借力信息技術(shù)

當(dāng)前，全社會(huì)正在大踏步進(jìn)入全面信息化社會(huì)，不同行業(yè)與部門都在使用信息技術(shù)賦能自身實(shí)現(xiàn)管理躍升。信息化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案系統(tǒng)對(duì)提升精細(xì)化管理提供了諸多的便利。一方面，改變老舊的紙質(zhì)檔案管理模式，可以為醫(yī)院檔案系統(tǒng)節(jié)省大量的檔案儲(chǔ)存空間，降低檔案人員管理檔案的勞動(dòng)強(qiáng)度。另一方面，在醫(yī)院各項(xiàng)硬件設(shè)施推進(jìn)的信息化推廣背景下，將信息技術(shù)落實(shí)到檔案系統(tǒng)全流程中，讓檔案的儲(chǔ)存、傳遞、調(diào)閱和利用全部數(shù)字化，落實(shí)各學(xué)科檔案標(biāo)準(zhǔn)一致，保證了醫(yī)院檔案系統(tǒng)在全院內(nèi)同步動(dòng)態(tài)更新，方便不同學(xué)科醫(yī)生協(xié)同為患者提供最佳診療方案。

從專業(yè)技術(shù)角度看，針對(duì)醫(yī)院檔案系統(tǒng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要設(shè)立數(shù)字化信息檔案共享平臺(tái)，醫(yī)生與院管可以及時(shí)共享病患醫(yī)療信息、醫(yī)院藥物管理信息、醫(yī)院醫(yī)技硬件使用信息，為醫(yī)院管理和科研提供各方面支持。此外，有效的數(shù)字檔案系統(tǒng)必須要考慮數(shù)字信息的安全性，醫(yī)院可以通過對(duì)檔案系統(tǒng)平臺(tái)要求專業(yè)數(shù)據(jù)安全公司進(jìn)行維護(hù)，建立多重專業(yè)防火墻避免醫(yī)療信息被破壞。檔案系統(tǒng)數(shù)字管理還采取較高級(jí)的訪問權(quán)限保障?？傊?，醫(yī)院必須提升檔案精細(xì)化管理的水平，以應(yīng)用信息數(shù)字化賦能檔案系統(tǒng)的提升，高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)病患，加速科研進(jìn)步，造福百姓。

3.2 優(yōu)化醫(yī)療檔案系統(tǒng)人員培訓(xùn)

醫(yī)院希望提高大量檔案工作精確和細(xì)致程度，需要優(yōu)化檔案系統(tǒng)人員培訓(xùn)方式。在醫(yī)院檔案服務(wù)中構(gòu)建面向不同對(duì)象的精細(xì)化服務(wù)模式，需要醫(yī)院調(diào)整檔案系統(tǒng)人員培訓(xùn)重點(diǎn)。首先，檔案系統(tǒng)人員培訓(xùn)要注重建立起鮮明的服務(wù)意識(shí)，調(diào)整原有的事業(yè)單位人員服務(wù)對(duì)內(nèi)的觀點(diǎn)。其次，檔案系統(tǒng)人員培訓(xùn)要將培訓(xùn)重點(diǎn)轉(zhuǎn)向信息數(shù)字技術(shù)的專業(yè)檔案管理培訓(xùn)。檔案系統(tǒng)人員是檔案數(shù)字化的組織者和實(shí)施者，自身的數(shù)字化技術(shù)掌握程度決定了檔案的數(shù)字化滲透至各科室的程度。最后，醫(yī)院要強(qiáng)化檔案系統(tǒng)人員的醫(yī)療知識(shí)培訓(xùn)，在醫(yī)療知識(shí)培訓(xùn)后，可以用專業(yè)考核促進(jìn)醫(yī)療專業(yè)知識(shí)的掌握。

此外，醫(yī)院為了讓檔案系統(tǒng)人員可以更快地適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)可以通過多院所合作培訓(xùn)的方式，相互交流合作，加快檔案管理和檔案系統(tǒng)運(yùn)行的經(jīng)驗(yàn)積累。檔案系統(tǒng)人員自身要重視責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神的樹立，只有自己意識(shí)到自身職業(yè)的重要性，才能在工作中始終保持學(xué)習(xí)狀態(tài)，主動(dòng)掌握醫(yī)療檔案管理新方向，將檔案精細(xì)化管理落到實(shí)處。

3.3 精細(xì)化醫(yī)院檔案制度

醫(yī)院要落實(shí)精細(xì)化管理，需要針對(duì)精細(xì)化目標(biāo)逐項(xiàng)分析具體目標(biāo)，從而建立各科室統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)管理體系，這樣才能保證檔案精細(xì)化目標(biāo)在院內(nèi)有序開展。醫(yī)院檔案制度的制定需要有專門的小組負(fù)責(zé)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)定期召開各科室與檔案系統(tǒng)的聯(lián)席會(huì)議，及時(shí)聽取檔案操作中的實(shí)際情況，以問題為導(dǎo)向制定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的體系，為了讓精細(xì)化檔案保管使用體系可以持續(xù)順利落實(shí)，還需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視，各部門要認(rèn)識(shí)到檔案系統(tǒng)對(duì)協(xié)調(diào)多部門作用。以問題為導(dǎo)向?qū)χ贫嚷鋵?shí)進(jìn)行完善，保障高效落實(shí)。

各科室檔案上傳人員需要用嚴(yán)謹(jǐn)工作的態(tài)度進(jìn)行檔案上傳，操作人員需要遵循管理制度，依據(jù)條例規(guī)范做好信息登記工作，并承擔(dān)保密責(zé)任。在檔案管理制度中，必須安排一個(gè)章節(jié)說明檔案資料完整保存要求。在檔案銷毀和處理時(shí)，檔案管理人員須依據(jù)保存規(guī)則，經(jīng)上級(jí)確認(rèn)后，按保密級(jí)別分類秘密處理，不能造成關(guān)鍵信息外泄。

4 結(jié)束語

醫(yī)院檔案系統(tǒng)人才要自覺意識(shí)到自身工作的艱巨性和使命感，病患的檔案保密性是檔案的天然屬性，妥善保存檔案內(nèi)容不被外部干擾，時(shí)刻為病患服務(wù)是精準(zhǔn)和細(xì)致檔案管理的基礎(chǔ)。醫(yī)院對(duì)檔案管理提出精細(xì)化目標(biāo)時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房硬件建設(shè)，通過現(xiàn)代科技做好庫房內(nèi)防水防火防蟲等安防硬件，保證檔案的安全與完整。醫(yī)院還需要主動(dòng)在醫(yī)院基礎(chǔ)信息設(shè)施中加大投入，以適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代數(shù)字化發(fā)展的需要。在大數(shù)據(jù)與云計(jì)算等技術(shù)大發(fā)展的背景下，醫(yī)院的檔案系統(tǒng)要主動(dòng)應(yīng)用這些技術(shù)，加速醫(yī)院內(nèi)科研成果轉(zhuǎn)化，提高各項(xiàng)醫(yī)療檢測(cè)設(shè)備的使用率，讓檔案服務(wù)與信息情報(bào)服務(wù)掛鉤，在數(shù)字化賦能下，讓精細(xì)化醫(yī)院檔案系統(tǒng)不再是設(shè)想而逐步成為現(xiàn)實(shí)。