魏勝月

（鄒城市疾病預(yù)防控制中心，山東 濟(jì)寧 273500）

疾控中心的工作標(biāo)準(zhǔn)在不斷提高，檔案管理這項(xiàng)核心的工作更是迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)和要求。要想在檔案資料不斷增多的情況下將檔案信息高效整理、歸檔，并方便后期的查閱，就必須利用新技術(shù)，打破傳統(tǒng)的工作模式。

1 疾控中心檔案管理的信息化建設(shè)

1.1 建立電子采集系統(tǒng)

要想建立起信息化的檔案管理工作模式，疾控中心必須首先建立起信息化的檔案資料電子采集系統(tǒng)。如今，可以說(shuō)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都離不開(kāi)信息技術(shù)的支撐，檔案的存在形式也由過(guò)去的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為了電子文件。檔案管理工作者應(yīng)了解電子文件所具備的基本特征，認(rèn)清其在信息系統(tǒng)中的數(shù)字編碼形式，并采用專業(yè)化的檔案管理信息技術(shù)[1]。第一步的工作就是將檔案電子文件的采集體系建立并完善起來(lái)，充分發(fā)揮現(xiàn)代多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的價(jià)值，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

1.2 建立電子檔案信息的儲(chǔ)存平臺(tái)

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，需要擁有一個(gè)專門的存儲(chǔ)平臺(tái)。因?yàn)殡S著檔案量的不斷增加，計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間減小，無(wú)法實(shí)現(xiàn)更多內(nèi)容的存儲(chǔ)，并且一旦計(jì)算機(jī)損壞，或感染病毒，資料有損毀和丟失的可能，只有將電子檔案信息儲(chǔ)存于安全性較高的平臺(tái)當(dāng)中才能確保其完整性和保密性。檔案管理人員需運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存技術(shù)，通過(guò)自主創(chuàng)建平臺(tái)或購(gòu)買軟件的方式來(lái)獲得海量的電子檔案存儲(chǔ)空間，并建立起身份驗(yàn)證機(jī)制和保密機(jī)制。

1.3 建立電子檔案信息共享平臺(tái)

整理和收集檔案的目的在于為后續(xù)的工作提供重要信息，隨時(shí)查閱，因此僅僅將檔案保存于平臺(tái)系統(tǒng)中還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要滿足檔案的共享需求，建立共享平臺(tái)，這是充分發(fā)揮檔案價(jià)值，提高檔案資料利用率的關(guān)鍵。應(yīng)當(dāng)首先將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案均轉(zhuǎn)化為電子檔案，錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，利用信息查詢系統(tǒng)、共享系統(tǒng)、身份驗(yàn)證和登錄系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部調(diào)取和查閱，在促進(jìn)信息共享的同時(shí)，也要避免信息外泄。為增強(qiáng)信息的完整性、保密性，需要完善內(nèi)部控制，嚴(yán)格監(jiān)督信息調(diào)取的每一個(gè)環(huán)節(jié)。

1.4 建立電子檔案信息管理機(jī)制

既然開(kāi)辟了檔案儲(chǔ)存、調(diào)取的新模式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理機(jī)制顯然已經(jīng)不再適用，需根據(jù)信息化檔案管理工作的需求建立起新的管理機(jī)制。管理機(jī)制需要包括紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的信息管理；電子檔案信息的查閱監(jiān)督；電子檔案文件的預(yù)歸檔機(jī)制等，避免人為進(jìn)行檔案信息的任意篡改[2]。

2 疾控中心檔案管理的科學(xué)化

2.1 打造專業(yè)的信息化檔案管理隊(duì)伍

疾控中心檔案管理的信息化建設(shè)要想取得成功，離不開(kāi)高素質(zhì)工作隊(duì)伍的支持。信息化的檔案管理工作不同于以往，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)顯然提出了更高的要求，并且必須掌握新的工作方法，具備較高的信息化素養(yǎng)。因此，疾控中心首先要在高素質(zhì)工作隊(duì)伍的培養(yǎng)上下足功夫。應(yīng)該對(duì)負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的人員進(jìn)行專業(yè)的基礎(chǔ)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)信息化檔案管理的理念和方法，增強(qiáng)其職業(yè)素養(yǎng)，并在工作實(shí)踐中促進(jìn)檔案管理人員的共同進(jìn)步，為疾控中心檔案管理的科學(xué)化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

2.2 打造優(yōu)良的檔案保存環(huán)境

與紙質(zhì)檔案相比，信息化檔案資料的存儲(chǔ)和查閱都更為便捷，并且支持超大容量的信息存儲(chǔ)，而實(shí)現(xiàn)這一切需要的是軟硬件設(shè)施的充分支持。疾控中心為了響應(yīng)檔案信息化、科學(xué)化的發(fā)展要求，需要構(gòu)建完善的軟硬件設(shè)施并定期進(jìn)行更新。同時(shí)，也要避免設(shè)備受到外界環(huán)境及內(nèi)部病毒的影響，采取完善的保護(hù)措施。

2.3 建立檔案管理考核機(jī)制

為了提升電子化檔案資料管理的科學(xué)性，也為了提高檔案管理人員的工作積極性，應(yīng)該建立并實(shí)施工作考核機(jī)制，通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)和處罰來(lái)達(dá)到激勵(lì)的效果?？荚u(píng)的內(nèi)容包括檔案整理的及時(shí)性、檔案信息的完整性、檔案保存的即時(shí)性、內(nèi)容的條理性及安全性等[3]，針對(duì)以上各項(xiàng)制定出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理人員能夠有明確的依據(jù)開(kāi)展工作。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，疾控中心在開(kāi)展各項(xiàng)工作的過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生大量信息，同時(shí)對(duì)已經(jīng)保存的信息也有很高的使用需求，檔案管理工作事關(guān)基礎(chǔ)性工作的開(kāi)展，尤為關(guān)鍵。提升檔案管理的信息化及科學(xué)化水平是提高檔案管理質(zhì)量的唯一出路，也是當(dāng)前必須要緊抓的工作，應(yīng)迅速建立起可以依靠的機(jī)制體制，完善軟硬件設(shè)施建設(shè)，提供良好的工作基礎(chǔ)，并在未來(lái)的工作實(shí)踐中不斷樹立更高的目標(biāo)，以檔案管理水平的提升促進(jìn)疾控中心各項(xiàng)工作的開(kāi)展。