周建秋 王卉喬

（中央財經(jīng)大學(xué)，北京 100081）

數(shù)字校園環(huán)境下檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是現(xiàn)代化大學(xué)實現(xiàn)檔案信息化進程中阻力最小的路徑，也是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。2020年修訂《中華人民共和國檔案法》專門新增一章有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定，為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了法治力量[1]，需重新認識高校檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性。

1 轉(zhuǎn)型內(nèi)容

1）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范。檔案業(yè)務(wù)規(guī)范管理工作是數(shù)字化轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)，包括制定檔案管理制度、檔案歸檔范圍及保管期限、檔案整理細則、立卷原則及方法、檔案價值鑒定機制、各項業(yè)務(wù)流程及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)是否規(guī)范、檔案制度是否完善、檔案工作業(yè)務(wù)流程是否順暢等，將直接決定檔案資源管理是否科學(xué)規(guī)范，將影響直接數(shù)字化轉(zhuǎn)型能否順利進行。

2）檔案數(shù)字化。包括存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化。存量檔案數(shù)字化是數(shù)字化轉(zhuǎn)型邁出的第一步，利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)等對傳統(tǒng)載體檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，通過加工轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)記錄，以數(shù)據(jù)載體形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)檔案信息庫的過程，實現(xiàn)了傳統(tǒng)載體向數(shù)據(jù)載體轉(zhuǎn)變的過程。增量檔案電子化主要是指直接歸檔數(shù)字載體的可信電子文件，實現(xiàn)電子文件單軌制歸檔，是推動檔案信息化建設(shè)的重要抓手，增量檔案電子化是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型能否發(fā)揮作用的關(guān)鍵。

3）服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)范圍、服務(wù)效率四個方面。一是服務(wù)內(nèi)容提升，實現(xiàn)由提供紙質(zhì)檔案信息向提供可信可利用的電子信息轉(zhuǎn)變；二是服務(wù)方式變革，從被動接待走向主動提供和推送；三是服務(wù)范圍擴大，通過深加工檔案數(shù)據(jù)和使用電子檔案管理系統(tǒng)提升社會化服務(wù)能力；四是服務(wù)效率提高，通過升級檔案管理系統(tǒng)、優(yōu)化系統(tǒng)檢索功能，實現(xiàn)檢索目錄向檢索全文內(nèi)容轉(zhuǎn)變。

2 轉(zhuǎn)型原則

1）統(tǒng)籌規(guī)劃的設(shè)計原則。高校檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型是依托信息技術(shù)實現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級的過程，其本質(zhì)是信息化工作，是一項多工作交叉的系統(tǒng)工程，是數(shù)字校園建設(shè)的其中一環(huán)，探索信息技術(shù)與檔案工作深度融合，必須立足學(xué)校整體發(fā)展戰(zhàn)略，融入學(xué)校信息化建設(shè)進行頂層設(shè)計、統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)方向，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門。

2）分步建設(shè)的績效原則。高校檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的完成并不是一蹴而就的，包含多部門、各類型交叉工作、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)等內(nèi)容和環(huán)節(jié)，需要分步實施長期建設(shè)，通過設(shè)置階段性目標(biāo)實現(xiàn)從基礎(chǔ)到提升的過程，階段成果重在特色，并從實施過程中獲取經(jīng)驗，不斷完善。如果一味追求一步到位，效果反而適得其反，有可能項目中斷或浪費資源，事倍功半。

3）搶抓信息的源頭原則。數(shù)字校園建設(shè)一定程度上引起了檔案工作的主要管理對象發(fā)生變化，數(shù)字信息的生成、存在、運行和管理方式的改變直接給檔案管理者帶來了極大挑戰(zhàn)，且檔案資源內(nèi)容不斷豐富、種類多樣，在缺乏電子文件歸檔和電子檔案管理能力的情況下，需要科學(xué)管理檔案資源，通過各種渠道、方法實現(xiàn)各門類、各種載體檔案的應(yīng)歸盡歸。

4）檔案服務(wù)的創(chuàng)新原則。高校檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，部分工作業(yè)務(wù)流程已相當(dāng)成熟，僅需按照國家標(biāo)準(zhǔn)按部就班進行，比如存量檔案數(shù)字化工作；而有些工作則需要較多的新思想、新方法和新技術(shù)，尤其需要創(chuàng)新檔案服務(wù)體系，在遵循數(shù)字校園建設(shè)框架的基礎(chǔ)上，從技術(shù)上及時更新檔案服務(wù)功能架構(gòu)，適應(yīng)新技術(shù)的發(fā)展，做好檔案社會化服務(wù)。

3 轉(zhuǎn)型路徑

1）做好檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃，遵循統(tǒng)籌規(guī)劃的設(shè)計原則。高校檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢必要融入數(shù)字校園，與學(xué)校信息化建設(shè)是一盤棋，絕不僅是檔案館一個部門的簡單規(guī)劃就能實現(xiàn)的，它需要綜合考慮學(xué)校整體事業(yè)發(fā)展方向、高校信息化建設(shè)規(guī)劃、各部門業(yè)務(wù)流程及系統(tǒng)建設(shè)情況、檔案事業(yè)發(fā)展方向等因素。一個好的規(guī)劃是開展高校檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的指導(dǎo)思想，為后續(xù)工作明確建設(shè)方向。首先從頂層設(shè)計出發(fā)，從學(xué)校戰(zhàn)略層考慮將數(shù)字檔案信息資源視為學(xué)校重要資產(chǎn)，以建設(shè)數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)中心為目標(biāo)，納入學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略；其次實行多元主體負責(zé)制與檔案前置管理體制機制，構(gòu)建由學(xué)校信息辦、檔案館、網(wǎng)絡(luò)信息中心的三方建設(shè)主體，并合理分工，學(xué)校信息辦主控規(guī)劃、頂層方向、督辦評估與決策支持，檔案館把握檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，全程加入前置控制流程保證在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)全生命周期內(nèi)實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程設(shè)計，網(wǎng)絡(luò)信息中心把握關(guān)鍵技術(shù)，與前后端合作公司開展軟件開發(fā)、部署與協(xié)調(diào)等工作，合理分配資源。

2）規(guī)范和完善基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，遵循分布建設(shè)的績效原則。規(guī)范的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)是檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基石，結(jié)合高校自身檔案管理運行機制，從法律層面、國家規(guī)章制度層面、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)層面、學(xué)校制度層面、檔案館內(nèi)規(guī)范層面梳理學(xué)校檔案制度體系，包括牽頭制定學(xué)校各類檔案管理辦法及館內(nèi)檔案管理制度、確立檔案工作委員會及其職責(zé)、規(guī)范基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程及各類檔案整理著錄標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作評價體系等，形成具有法治性、規(guī)范性、專業(yè)性的檔案工作治理體系，最終形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、協(xié)同治理的檔案工作格局，明確依法治檔的制度邊界，推動檔案館按照國家最新要求推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)。

3）通過電子化實現(xiàn)管理對象數(shù)字化，遵循搶抓信息的源頭原則。數(shù)字校園眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的電子數(shù)據(jù)，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作是檔案工作圍繞學(xué)校中心工作、服務(wù)大局的最好體現(xiàn)。與高校網(wǎng)絡(luò)信息中心通力合作，著眼電子簽章解決憑證性問題，研究解決電子文件四性問題，加快推進開發(fā)原生電子檔案管理系統(tǒng)，搶抓數(shù)字檔案資源，直接以可信電子文件單軌制歸檔，這也是建設(shè)數(shù)字檔案館的關(guān)鍵環(huán)節(jié)[2]，逐步實現(xiàn)可信電子檔案管理，推動檔案管理對象和管理方式變革。

4）需求導(dǎo)向與利用為先共融，遵循檔案服務(wù)的創(chuàng)新原則。順應(yīng)數(shù)字校園和“最多跑一次”改革，結(jié)合檔案“收管用?！比鞒坦芾硇枨?，摸清規(guī)律與簡化流程，以提高用戶利用效率為目的重點建設(shè)檔案服務(wù)體系，面向用戶提供個性化服務(wù)[3]，以“小地方”開展“大服務(wù)”。利用移動端App、微信小程序、網(wǎng)站等多種形式創(chuàng)新服務(wù)方式，實現(xiàn)一站式全程網(wǎng)辦，讓信息多跑路、用戶少跑腿，實現(xiàn)從線下到線上、從目錄圖像到全文數(shù)據(jù)、從館內(nèi)到校內(nèi)到社會的飛躍，實現(xiàn)檔案管理由單一保管型向多元服務(wù)型的轉(zhuǎn)變。