田曉潔

（山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 運(yùn)城 044004）

在事業(yè)單位的日常管理中，人員的社會(huì)保障、工資核定、職稱評(píng)定、選拔任用等都以干部人事檔案為依據(jù)，干部人事檔案客觀記錄了員工的個(gè)人信息，事業(yè)單位的人事管理以人事檔案為基礎(chǔ)，在信息化時(shí)代下，對(duì)于人事檔案記錄有了全新的要求，當(dāng)前事業(yè)單位普遍缺少對(duì)檔案管理制度創(chuàng)新的意識(shí)，并且缺少完善的管理制度，對(duì)此需要管理人員提升對(duì)先進(jìn)管理技術(shù)的認(rèn)識(shí)，結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和完善，提高檔案服務(wù)效率。

1 事業(yè)單位加強(qiáng)干部人事檔案管理的重要性

現(xiàn)階段黨中央對(duì)全面從嚴(yán)治黨提出了全新的要求，需要事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)切實(shí)履行管理人員職責(zé)，做好干部人事檔案的分類整理工作，并且加強(qiáng)日常管理，嚴(yán)格遵循相關(guān)的檔案審核制度，在檔案管理中體現(xiàn)出較強(qiáng)的紀(jì)律性。

干部的人事檔案是對(duì)其歷程的動(dòng)態(tài)記錄，隨著社會(huì)人才競爭逐漸激烈，人事單位的發(fā)展離不開對(duì)人才的培養(yǎng)和專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，人事檔案是建設(shè)專業(yè)化人才隊(duì)伍的基礎(chǔ)，檔案利用效率是人事檔案管理效率判斷的依據(jù)。隨著政府針對(duì)人事檔案管理的政策逐漸得到了完善，人事檔案管理在事業(yè)單位一些重要決策中發(fā)揮的作用也在逐漸提高，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的利用有利于提高決策的科學(xué)性，因此在新時(shí)期為了提高事業(yè)單位的整體管理水平，需要提高對(duì)人事檔案管理的重視，全面提高人事檔案管理水平和服務(wù)效率[1]。

在信息化時(shí)代下事業(yè)單位的人事檔案管理水平提高，主要在于信息化技術(shù)的運(yùn)用，在過去的檔案存儲(chǔ)中通常采用紙質(zhì)文檔進(jìn)行信息的記錄，紙質(zhì)文檔在存儲(chǔ)的過程中容易發(fā)生信息的丟失，紙張的損壞、字跡模糊等問題都會(huì)影響檔案的查閱，降低檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性，對(duì)相關(guān)工作的進(jìn)行產(chǎn)生影響。提供檔案管理的信息化水平主要是運(yùn)用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，不僅能夠縮小檔案存儲(chǔ)需要的空間，還能保障檔案的安全性，利用好備份功能能夠避免外部因素對(duì)檔案造成的破壞。此外信息化檔案管理制度還具有人員資格分級(jí)審查的功能，具有較強(qiáng)的保密性[2]。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問題

1）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作的內(nèi)容相對(duì)較為復(fù)雜，需要負(fù)責(zé)檔案的整理歸納材料收集，檔案庫建立以及檔案的保管和借閱等流程的管理在日常工作中面臨著較大的工作量，并且需要人員具有較高的責(zé)任意識(shí)，在工作中能夠自覺遵守組織紀(jì)律和保密性原則，需要由專職人員進(jìn)行檔案管理。然而現(xiàn)階段在事業(yè)單位中負(fù)責(zé)干部人事檔案管理工作的通常為其他職位員工兼職負(fù)責(zé)，并且現(xiàn)階段檔案管理缺少信息化技術(shù)的應(yīng)用，一些紙質(zhì)文檔在存檔的過程中，需要消耗大量的人力和時(shí)間對(duì)其進(jìn)行頁碼編號(hào)與裝訂，對(duì)人員有著較高的要求，缺少專職人員嚴(yán)重降低了檔案管理的效率，此外，兼職人員普遍不具有專業(yè)學(xué)習(xí)背景，缺少基本的檔案管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，檔案管理的意識(shí)也存在一些不足，在實(shí)際工作中不能保證對(duì)新政策進(jìn)行全面了解，并將其落實(shí)到檔案管理中[3]。

2）檔案管理不規(guī)范。干部人事檔案涉及的內(nèi)容相對(duì)較為廣泛，因此需要及時(shí)對(duì)材料進(jìn)行收集與整理，做好材料的歸檔工作，現(xiàn)階段在事業(yè)單位的人事檔案材料管理中，存在的主要問題在于材料的基礎(chǔ)搜集工作不到位。當(dāng)前普遍由一些不同的部門負(fù)責(zé)干部人事檔案材料的歸檔，產(chǎn)生了材料缺乏統(tǒng)一來源的問題，并且在人事檔案材料整理的過程中各個(gè)部門之間缺少有效的交流，會(huì)導(dǎo)致材料不能及時(shí)歸檔、過程不符合相關(guān)規(guī)范等問題，降低了檔案材料的安全性，導(dǎo)致材料丟失，或者在具體工作中職責(zé)劃分不夠明確。在事業(yè)單位中人員的變動(dòng)情況相對(duì)較為普遍，人員調(diào)轉(zhuǎn)會(huì)導(dǎo)致辦案管理權(quán)限產(chǎn)生變化，影響到辦案傳遞的統(tǒng)一管理，導(dǎo)致管理流程的不同步，影響到檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行傳遞與接收[4]。

3）檔案管理信息化建設(shè)不完善。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，已經(jīng)在各行各業(yè)中得到了普遍運(yùn)用，將大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)運(yùn)用到干部人事檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的合理配置，為檔案管理提供精確的數(shù)據(jù)，有效提高檔案管理的效率。然而由于缺少對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致多數(shù)事業(yè)單位信息化建設(shè)水平不足，在人事檔案管理中依舊主要采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行記錄，紙質(zhì)檔案在存放的過程中容易出現(xiàn)信息丟失的問題，并且隨著檔案材料內(nèi)容的逐漸完善與豐富，紙質(zhì)檔案這一載體已經(jīng)無法滿足大量信息的存儲(chǔ)要求，不利于檔案內(nèi)容的豐富與完善。此外運(yùn)用紙質(zhì)形式進(jìn)行存檔，不利于對(duì)檔案進(jìn)行利用，在借閱的過程中會(huì)導(dǎo)致材料信息丟失，降低檔案的使用壽命，甚至導(dǎo)致重要信息的缺失。并且當(dāng)前檔案管理中缺少綜合素質(zhì)較強(qiáng)的復(fù)合型人才管理人員，對(duì)于信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，影響到了干部人事檔案管理的信息化發(fā)展。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位干部人員檔案管理的策略

1）建設(shè)專業(yè)化人才隊(duì)伍。所以這檔案管理技術(shù)的不斷進(jìn)步，當(dāng)前提高檔案管理水平的重點(diǎn)在于建設(shè)專業(yè)化人才隊(duì)伍，首先事業(yè)單位需要設(shè)置專門的職位進(jìn)人事檔案管理，并且重視企業(yè)檔案管理人員的能力培訓(xùn)，注重其專業(yè)水平的提高，在人才培養(yǎng)的過程中，堅(jiān)定落實(shí)國家相關(guān)管理規(guī)定和政策，其次要重視其檔案管理人員責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)，事業(yè)單位人事檔案管理工作對(duì)于組織紀(jì)律性和保密性具有較高的要求，因此需要對(duì)辦案管理流程進(jìn)行規(guī)范，提高管理人員的規(guī)范意識(shí)，確保檔案管理流程能夠嚴(yán)格遵循相關(guān)紀(jì)律。最后在人才隊(duì)伍建設(shè)的過程中，需要站在全面發(fā)展的角度進(jìn)行考慮，確保人事檔案管理能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的整體發(fā)展服務(wù)。

2）完善人事檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位的人事檔案管理機(jī)制需要根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定適當(dāng)做出調(diào)整，確保最新政策能夠在日常管理工作中得到體現(xiàn)，并且能夠結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際工作情況，作出有效創(chuàng)新。創(chuàng)建完善的人事檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)闄n案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)提供制度依據(jù)，提高檔案管理整體流程的規(guī)范性與科學(xué)性。檔案管理機(jī)制的建立需要從長效發(fā)展的角度考慮，在日常管理中逐漸對(duì)制度進(jìn)行完善，對(duì)人事檔案的建立、管理、應(yīng)用等流程分別進(jìn)行規(guī)范，在對(duì)檔案材料進(jìn)行搜集前，需要首先保證材料的真實(shí)性，對(duì)入庫檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理的根本目的進(jìn)行明確，提高管理人員在日常工作中加強(qiáng)專項(xiàng)審核的意識(shí)，確保能夠在發(fā)生人事變動(dòng)的第一時(shí)間對(duì)信息進(jìn)行記錄，并且在檔案的記錄與借閱流程中加強(qiáng)審核。在檔案利用的過程中，需要以國家相關(guān)規(guī)定作為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案借閱程序進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，確保人事檔案能夠在實(shí)際工作中得到科學(xué)合理的運(yùn)用。

3）建立信息化檔案管理體系。當(dāng)前事業(yè)單位使用的信息化檔案系統(tǒng)通常與實(shí)際檔案管理需求不匹配，功能較為冗雜，一些功能在實(shí)際使用的過程中并不能發(fā)揮作用，檔案的安全性也得不到有效保證。因此在建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過程中需要事業(yè)單位能夠根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行選擇，采用優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺(tái)，提高檔案管理的效率。

通過數(shù)字化檔案平臺(tái)，要能實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的批量處理，并且能夠?qū)n案進(jìn)行自動(dòng)備份，避免檔案因?yàn)閮?chǔ)存不當(dāng)發(fā)生丟失。在推進(jìn)檔案管理的信息化創(chuàng)新過程中，需要檔案管理人員提高對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)在工作中根據(jù)實(shí)際情況對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行創(chuàng)新，使其符合事業(yè)單位的檔案管理工作需求，全面提升人事檔案管理的效率。

4 事業(yè)單位干部人事檔案服務(wù)效率提升策略

1）檔案服務(wù)嚴(yán)格審批憑證。我國政府對(duì)人事檔案的利用進(jìn)行了明確的規(guī)定，在檔案借閱的程序和審批上都有著相關(guān)的管理要求，需要檔案管理人員在利用檔案的過程中嚴(yán)格遵守相關(guān)管理規(guī)范。首先在檔案利用中需要根據(jù)檔案的類型和人員的職位制定具體的分級(jí)制度，對(duì)檔案進(jìn)行劃分，明確檔案借閱的對(duì)象，對(duì)檔案利用方式進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。其次在檔案利用的過程中需要根據(jù)憑證來進(jìn)行，人事檔案借閱應(yīng)該嚴(yán)格遵循流程規(guī)范。在檔案歸還的過程中應(yīng)該做好信息的記錄，確保歸還檔案的完整性，按照要求執(zhí)行相應(yīng)的注銷手續(xù)。最后在檔案進(jìn)行借閱的過程中，需要對(duì)歸還時(shí)間進(jìn)行要求，確保檔案在固定時(shí)間內(nèi)歸還，并且需要明確檔案利用的方式和目的[5]。

2）簡化檔案服務(wù)審批流程。在提供人事檔案服務(wù)前需要對(duì)權(quán)限進(jìn)行審批，權(quán)限審批的判斷方式主要以檔案的內(nèi)容為根據(jù)，通過對(duì)檔案機(jī)密程度的判斷，確定權(quán)限審批是否能通過。在檔案對(duì)內(nèi)借閱的過程中，需要盡量減少審批流程，提高部門人員的權(quán)限等級(jí)，為部門工作提供便利。在對(duì)外借閱時(shí)需要嚴(yán)格遵守相關(guān)管理規(guī)范，進(jìn)行資格審批時(shí)首先要經(jīng)過負(fù)責(zé)人的同意，并且進(jìn)行上報(bào)請(qǐng)示，確保流程全部符合規(guī)范后可以進(jìn)行審批。在檔案審批的過程中需要明確檔案利用的目的，對(duì)檔案利用的方式進(jìn)行記錄，在檔案歸還后需要借閱人員進(jìn)行反饋，使檔案管理人員能夠了解到檔案利用的成效。在對(duì)檔案利用進(jìn)行詳細(xì)信息記錄時(shí)，需要將記錄的信息制作成表格并進(jìn)行存檔，為之后的查閱提供便利。

3）建立數(shù)字化檔案服務(wù)平臺(tái)。數(shù)字化人事檔案管理平臺(tái)要能做到以檔案的查閱需求為導(dǎo)向，為其他單位部門提供優(yōu)良的服務(wù)，減少檔案查閱流程，提高人事檔案的服務(wù)效率。利用數(shù)字化檔案管理平臺(tái)需要提高檔案的遠(yuǎn)程服務(wù)效率，通過建立數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程查閱，避免流程的繁瑣。通過建立信息共享平臺(tái)，還能加強(qiáng)檔案管理人員與其他部門人員之間的溝通和交流，檔案管理人員需要在交流的過程中充分掌握其他部門人員檔案查閱的需求，對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行完善。此外可以通過完善信息檢索系統(tǒng)，通過條件組合檢索等功能為檔案借閱人員提供便利。

5 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前政府對(duì)事業(yè)單位的認(rèn)識(shí)檔案管理已經(jīng)做出了明確規(guī)定，事業(yè)單位在日常管理中需要將相關(guān)政策落實(shí)到位，充分認(rèn)識(shí)到干部人事檔案在人事管理中的重要性，促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，在新時(shí)期需要事業(yè)單位重視起復(fù)合型人才的引進(jìn)，創(chuàng)建綜合素質(zhì)較高的檔案管理人才隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，完善檔案服務(wù)審批流程，提高人事檔案在實(shí)際工作中的應(yīng)用效率，為事業(yè)單位的決策提供可靠依據(jù)，提高事業(yè)單位的整體工作效率。