李莉

隨著“十四五”規(guī)劃的啟動實(shí)施，國家對基礎(chǔ)建設(shè)支持力度不斷加大，廈門城市工程建設(shè)也在飛速提升發(fā)展，城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)猶如城市的骨骼一樣持續(xù)生長。伴隨網(wǎng)絡(luò)交通的不斷延伸，廈門從漁村到島城，由島城變?yōu)硡^(qū)。海滄隧道的建設(shè)，將廈門的跨島發(fā)展戰(zhàn)略又堅實(shí)地向前推進(jìn)了一步，廈門的交通網(wǎng)已從“四橋一隧”時代步入“四橋兩隧”時代。隨著翔安大橋建設(shè)步伐的加快，廈門也即將迎來“五橋兩隧”的大交通時代。在如火如荼的建設(shè)時期，工程建設(shè)與項目檔案開始逐步進(jìn)入人們視野。

工程項目檔案又稱為基建項目檔案，是工程建設(shè)活動中直接形成的各種記錄文件，這種記錄文件是經(jīng)過鑒定、整理、歸檔并具有參考價值的真實(shí)記錄。而工程建設(shè)檔案是指建設(shè)單位和各參建單位共同對整個項目形成的全面、真實(shí)的記錄，這些記錄是工程建設(shè)全過程的重要依據(jù)，也是項目部管理工作的重要內(nèi)容，通過工程建設(shè)檔案可以見證工程的從無到有的過程。但目前在工程建設(shè)中，檔案的管理還存在許多不足之處。

檔案管理現(xiàn)狀

1.人員職責(zé)不明，制度不全

工程項目部是工程建設(shè)中根據(jù)要求設(shè)立的臨時性的項目管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)建設(shè)項目的工期、投標(biāo)金額及中標(biāo)單位的管理方式，每個項目部對工程期間的項目檔案都有不相同的管理制度，對項目檔案的重視程度也不盡相同?；谏鲜鲆蛩兀鄶?shù)項目部沒有設(shè)置專門的檔案管理部門及相關(guān)崗位，檔案的歸檔工作大多由綜合辦公室的文秘（資料管理員)兼職，通常文秘多以文件資料的收發(fā)、流轉(zhuǎn)、批閱等時效性較強(qiáng)的工作為主，文件資料的歸檔工作只在涉及單位檢查、考核或檔案移交時才能得到重視，不能有效地保證項目文件歸檔工作與建設(shè)同步開展，給后期的項目文件歸檔工作帶來了諸多問題。加之，檔案管理需要有一定的專業(yè)知識作為支撐，但大部分檔案管理人員的專業(yè)知識都有所欠缺，導(dǎo)致在制定項目部建設(shè)檔案管理制度時，容易出現(xiàn)編制的條款內(nèi)容過于簡單等問題；或是沒有根據(jù)項目建設(shè)的實(shí)際情況制定，致使條款流于形式而缺少實(shí)操性。

2.各部門間橫向溝通機(jī)制缺乏

檔案管理工作往往由于輔助性及特殊性而不被重視，從而導(dǎo)致檔案管理、檔案組織管理體系不夠完善，文件資料的收集歸檔工作缺少橫向溝通機(jī)制，部門間缺乏及時的溝通聯(lián)系，歸檔責(zé)任不明確等問題，部分人員認(rèn)為檔案工作就是檔案人員個人的事情，人員職責(zé)不夠明確，在日常的檔案收集過程中存在隨意性，且前期、征遷、現(xiàn)場項目管理等一線人員主動歸檔的意識不強(qiáng)，導(dǎo)致出現(xiàn)文件資料信息的斷層現(xiàn)象。歸檔工作往往只能被動進(jìn)行，并且存在歸檔材料不全面、不及時、質(zhì)量不高等問題，或等到最后竣工驗收前再突擊收集等情況。

3.后期補(bǔ)檔現(xiàn)象嚴(yán)重

在建設(shè)工程中普遍存在驗收前或檢查前補(bǔ)闕拾遺，如補(bǔ)原件、簽字、蓋章等，這一現(xiàn)象源于“檔案工作重后期、輕前期”的管理思想。但往往在補(bǔ)缺補(bǔ)漏發(fā)現(xiàn)問題時，找不到工作對接人，處于“巧婦難為無米之炊”的窘境，這就需要通過多方渠道進(jìn)行后續(xù)查找、補(bǔ)充、完善，使得檔案工作人員需要花費(fèi)大量時間來完善項目人員遺漏的前期歸檔工作，導(dǎo)致歸檔工作事倍功半。

4.檔案信息化建設(shè)滯后

當(dāng)前工程建設(shè)項目檔案大多依賴于傳統(tǒng)方式的收集整理，受信息化硬件設(shè)備、軟件設(shè)施的制約，再加上檔案專業(yè)人員的自身業(yè)務(wù)水平限制，使得工程建設(shè)檔案信息化工作開展推進(jìn)緩慢。

改善建議

1.建立檔案工作責(zé)任體系

根據(jù)“項目負(fù)責(zé)制”的原則，實(shí)行“誰施工、誰負(fù)責(zé)”的工作責(zé)任制度，檔案管理工作應(yīng)切實(shí)落實(shí)到責(zé)任人，并做到“三同步”，形成“以業(yè)主單位為核心，以監(jiān)理單位為保障，以施工單位為主體，分級監(jiān)督，齊抓共管”的檔案管理模式。業(yè)主單位在開工前需成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確責(zé)任制度，由項目經(jīng)理全面主導(dǎo)檔案工作的組織工作及相關(guān)協(xié)調(diào)協(xié)作工作。還應(yīng)將各參建單位都納入檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系中，共同對整個項目進(jìn)行全面的記錄，設(shè)計、施工、監(jiān)理、試驗、檢測等所有參建單位都應(yīng)設(shè)立專崗專人負(fù)責(zé)，做到職權(quán)清晰，并隨著項目進(jìn)度的推進(jìn)及時更新該網(wǎng)絡(luò)體系，使整個項目形成“自上而下、通力合作”的局面，建立高效完備的檔案工作責(zé)任體系。

2.建立健全保障體系

（1)提供健全的制度保障

在項目的建設(shè)實(shí)施過程中，各級部門切實(shí)加強(qiáng)對檔案的重視，完善管理流程，落實(shí)檔案工作的同步跟蹤機(jī)制，根據(jù)實(shí)際編制相關(guān)的工程項目檔案管理辦法。通過制度的保障，從根本上真正將“三納入、四同步、四參加”落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)檔案管理與項目管理的深入融合，以最大程度保證歸檔材料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性。

（2)提供系統(tǒng)的業(yè)務(wù)保障

在項目開工前，將檔案管理機(jī)構(gòu)及人員安排納入報建程序，工程前期階段就將檔案人員固定下來。在工程初期，檔案管理工作應(yīng)在業(yè)主單位的組織下，對各參建單位的檔案管理負(fù)責(zé)人員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，并詳細(xì)說明在工程建設(shè)中形成的檔案資料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量要求，從而加強(qiáng)對檔案資料的管理，保證檔案收集工作的進(jìn)度合理有序。工程建設(shè)人員需要對檔案工作人員進(jìn)行工程情況的業(yè)務(wù)交底，使檔案管理人員對工程建設(shè)了如指掌，從而能做到以工程建設(shè)的實(shí)際為基礎(chǔ)出發(fā)，形成統(tǒng)一有針對性的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。同時也要加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)力度，開展專業(yè)化的知識講座和培訓(xùn)活動，依托信息技術(shù)，提高檔案管理人員的技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力。

（3)提供有效的獎懲措施

為了增強(qiáng)各參建單位對工程項目檔案管理工作的重視程度，可以將檔案管理工作列入勞動競賽、月度檢查、季度考核等活動中，根據(jù)項目情況不定期開展專項檢查，并根據(jù)檢查結(jié)果實(shí)行獎懲罰劣制度。對于檔案管理工作表現(xiàn)較好的單位，給予一定的獎勵或是集中通報表揚(yáng)；而針對建設(shè)檔案收集、歸檔不及時，檔案資料質(zhì)量不合格的單位，應(yīng)進(jìn)行全線通報批評，并責(zé)令要求其整改到位，若依然不予整改，應(yīng)列入工程建設(shè)項目失信行為“黑名單”并予以通報，同時還應(yīng)進(jìn)行罰款等處罰處理。通過這種方式來扭轉(zhuǎn)項目參建單位存在到重工程、實(shí)體，輕檔案管理的舊觀念，以此來調(diào)動檔案人員的工作積極性，提高其工作意識、責(zé)任意識。

3.落實(shí)跟蹤機(jī)制

項目業(yè)主單位對施工、監(jiān)理單位形成定期檢查、不定期抽查的資料檢查模式，從源頭上進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。對施工監(jiān)理單位在施工過程中文件的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行逐一檢查，加強(qiáng)現(xiàn)場資料檔案的管理，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性。周期性地在工地會議上提出檔案資料管理方面存在的問題，以此達(dá)到相關(guān)參建單位對檔案工作的重視，并持續(xù)跟蹤問題處理情況，做到及時整改到位。

在項目交工驗收前應(yīng)成立專門的檔案管理工作檢查小組，先對各參建單位進(jìn)行全面檢查，對資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性、歸檔文件是否為原件、是否存在缺項漏項、圖紙是否相符、內(nèi)容是否真實(shí)等問題逐一排查，最終檔案人員在收集上來的工程文件中再次進(jìn)行核驗，確認(rèn)無誤后，對符合存檔要求的檔案資料辦理移交手續(xù)，并進(jìn)行分類歸檔。

4.建立檔案信息安全體系

當(dāng)前工程建設(shè)已開始逐步實(shí)行數(shù)字化管理，工程檔案建設(shè)也應(yīng)緊跟數(shù)字化步伐，利用計算機(jī)軟件對檔案進(jìn)行管理，將檔案信息存儲到云端，實(shí)現(xiàn)手機(jī)、電腦雙同步，便于今后的調(diào)閱和查看。與此同時，也要注重檔案信息安全體系的建設(shè)，切實(shí)將檔案安全落到實(shí)處。

在今后一個時期，廈門將迎來新一輪的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展黃金期，工程建設(shè)項目檔案工作的任務(wù)還很繁重，需針對現(xiàn)存問題完善管理體系，對于新情況、新問題要創(chuàng)新服務(wù)方式，才能適應(yīng)廈門當(dāng)前的新形勢，使項目檔案管理工作達(dá)到更高的水平，為全市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。