祁麗，譚利紅

國家衛(wèi)生健康委職業(yè)安全衛(wèi)生研究中心，北京 102308

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料[1]。自2018 年《干部人事檔案工作條例》印發(fā)以來,各級衛(wèi)生事業(yè)單位對干部人事檔案的管理工作愈加重視并逐步規(guī)范。對于單位來說，人事檔案信息中包含了干部職工的人員信息，是組織部門甄選干部和專業(yè)技術(shù)人才的重要依據(jù)；也是澄清問題、維護職工權(quán)益的可信憑證。專項審核在人事檔案工作中的重點內(nèi)容，主要是為了審查干部的個人信息，避免出現(xiàn)渾水摸魚問題。如人事檔案審核不夠精準，導(dǎo)致出現(xiàn)“三齡兩歷一身份”等信息的涂改偽造問題而未被發(fā)現(xiàn)，選擇了不符合要求的人才則會破壞干部隊伍的純潔性，威脅到單位事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。對此，黨中央提出從嚴管理干部的要求，下決心整治干部人事檔案管理工作中的不正之風(fēng)，要求事業(yè)單位配合做好干部人事檔案專項審核工作，保證制度內(nèi)部的人員公正，資料真實。目前來看，這項工作還存在一些問題需要積極調(diào)整和解決的，保證專審工作的順利開展。

1 衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案的重要性

干部人事檔案是記錄干部個人信息的文件資料，包括對干部個體工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、實際表現(xiàn)等的記錄，覆蓋了干部成長經(jīng)歷的全面信息，是對干部了解和考察的重要依據(jù)。作為衛(wèi)生事業(yè)單位的核心資源，人事檔案關(guān)系到衛(wèi)生事業(yè)單位人才隊伍的建設(shè)，如專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)、職務(wù)職稱晉級、績效考核、獎懲落實等操作。對組織人事部門來說，人事檔案是審核干部“三齡兩歷一身份”的主要依據(jù)，審核過程中可以明確干部的品行、職業(yè)素質(zhì)等，所以人事檔案又可作為考察和了解干部的重要依據(jù)，是衛(wèi)生事業(yè)單位進行人才開發(fā)的關(guān)鍵資源。檔案中的信息具有真實可追溯性，如果在單位工作過程中，干部的個人利益受到損害，可以借此作為依據(jù)向有關(guān)單位進行反饋，以維護干部職工的合法權(quán)益。

2 開展檔案專項審核工作的重大意義

2.1 落實從嚴治黨的必要手段

黨要管黨，關(guān)鍵是要管好干部。干部管理離不開人事檔案的支持，檔案記錄著干部的基本信息與成長經(jīng)歷，能夠為干部選拔與任用提供憑證與依據(jù)，同時也是衡量干部“德”的重要依據(jù)[2]。通過專項審核，規(guī)范、完善檔案內(nèi)容，及時發(fā)現(xiàn)檔案材料中不完整、字跡涂改和內(nèi)容存在不實可能性的問題，并及時作出組織處理，有利于有效地降低獲取虛假信息的概率，充分體現(xiàn)干部人事工作的公正性。對不斷凈化衛(wèi)生事業(yè)單位人才隊伍、營造風(fēng)清氣正的用人氛圍起到關(guān)鍵作用，督促干部職工始終保持實事求是的精神。

2.2 推動衛(wèi)生事業(yè)單位人才開發(fā)

人才是衛(wèi)生事業(yè)單位提升自身競爭力的關(guān)鍵，加強人才隊伍建設(shè)，充分發(fā)揮人力資源優(yōu)勢，是衛(wèi)生事業(yè)單位各項管理工作的核心。衛(wèi)生事業(yè)單位的干部結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，包括專業(yè)技術(shù)科學(xué)研究人員、醫(yī)務(wù)人員，管理人員及后勤職工等，干部職工承擔(dān)著各自不同的工作任務(wù)與職責(zé)，負責(zé)維護單位的正常運轉(zhuǎn)，為群眾提供高水平的基礎(chǔ)公共衛(wèi)生服務(wù)。同時，單位承擔(dān)著干部職工的培訓(xùn)與能力提升職責(zé)，助力人才成長，提升人才核心競爭力。那么，則需要落實人力資源開發(fā)工作。人力資源開發(fā)需要建立在對每位干部職工信息了解的基礎(chǔ)上，專項審核可以通過掌握檔案中真實有效的干部基本信息，發(fā)掘人才潛力，調(diào)動人才積極性，發(fā)揮其勞動價值，最大限度實現(xiàn)個人價值及對單位事業(yè)的貢獻，最終達成干部個人與單位共同發(fā)展的目標。

2.3 加強對干部人事管理工作的科學(xué)監(jiān)督

干部人事檔案是衛(wèi)生事業(yè)單位各類檔案的重點組成部分，也是對人事管理工作進行有效檢查及監(jiān)督的途徑之一。當前，部分衛(wèi)生事業(yè)單位仍未充分認識到人事檔案管理的重大意義，出現(xiàn)了臨時應(yīng)付、管理松懈等情況，導(dǎo)致出現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化程度差、資料不完整、人事檔案查借閱無相應(yīng)手續(xù)等突出問題。通過開展專項審核工作，對各單位進行一次“檔案大體檢”，督促解決現(xiàn)存問題，對干部人事檔案管理工作的開展起到檢查和監(jiān)督作用，不斷提高干部人事管理工作質(zhì)量。

3 衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案專項審核中存在的問題

3.1 檔案材料不完整

《干部檔案工作條例規(guī)定》對干部人事檔案十大類歸檔內(nèi)容作出了明確規(guī)定。在該次專項審核工作中發(fā)現(xiàn)，當前面臨的最大難題便是人事檔案材料不完整。從組織層面看，相關(guān)的用人單位及組織部門尚未嚴格遵循國家出臺的干部人事檔案管理文件的要求，填寫相關(guān)表格并及時歸檔[3]。比如常出現(xiàn)干部職工原單位或現(xiàn)單位未根據(jù)國家出臺的工資調(diào)整文件精神制作《工資變動審批表》，或未按時制作《轉(zhuǎn)正定級表》等材料并未及時歸檔，給專項審核工作增加了一定難度，降低了工作效率。再如作為檔案審核重點的學(xué)歷學(xué)位材料，由于學(xué)校設(shè)置的學(xué)歷學(xué)位材料形式各有不同，審核中發(fā)現(xiàn)，一些干部職工學(xué)籍檔案中缺少本科《入學(xué)登記表》《畢業(yè)生登記表》及碩士研究生、博士研究生的答辯相關(guān)資料，但因時間已較久遠，有的學(xué)校已撤銷、有的學(xué)校已被他校合并等，補充檔案材料難度非常大。從個人層面看，因絕大多數(shù)干部職工缺乏健全的人事檔案意識，故出現(xiàn)了個人進修學(xué)習(xí)深造、資格資歷及重要獎懲等材料的缺失。審核工作中還發(fā)現(xiàn)，個別民主黨派干部的檔案中，并無加入黨派的相關(guān)證明或材料。

3.2 信息填寫缺乏一致性

專項審核工作中發(fā)現(xiàn)，干部人事檔案還存在“三齡兩歷一身份”等基本信息記載不一致的情況。“三齡”指的是干部職工的年齡、工齡、黨齡，“兩歷”則指的是學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷，“一身份”指的是干部身份。作為衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案中的基礎(chǔ)信息及關(guān)鍵依據(jù)，“三齡兩歷”的確認工作也是該次專項審核工作的重中之重，它對于干部的選拔任用、專業(yè)技術(shù)資格申報、崗位聘任等許多方面均具有關(guān)鍵作用。在審核檔案時，部分干部職工出現(xiàn)了在不同檔案材料中所填寫的“三齡兩歷”信息不一致的問題。如人事檔案中出現(xiàn)多個日期，其中有些日期與身份證及戶口簿記載不一致。特別是年紀稍長的干部，因涉及出生時公歷及農(nóng)歷時間差異，導(dǎo)致檔案材料中形成時間較早的材料體現(xiàn)為農(nóng)歷出生日期，形成時間較晚的材料則體現(xiàn)為公歷出生日期， 記載不一致。另外還出現(xiàn)一些干部職工學(xué)歷信息記載不一致。

3.3 材料填寫不夠規(guī)范

干部人事檔案管理是一項詳細、內(nèi)容復(fù)雜的工作[4]，有嚴格的形式、歸檔等要求，在衛(wèi)生事業(yè)單位開展專項審核的工作過程中，檔案材料不規(guī)范的問題比較常見。個別干部的檔案信息中，本人沒有按照填寫要求進行書寫，填寫內(nèi)容不規(guī)范、格式不正確。如《干部履歷表》填寫本人參加工作時間時，只填寫年份，直接忽略了月份；或者字跡模糊潦草，甚至有涂改痕跡，導(dǎo)致審核人員理解錯誤，此外也一定程度上影響了干部人事檔案的真實性。部分衛(wèi)生事業(yè)單位的組織人事部門在編制干部檔案材料時，體現(xiàn)出工作不夠嚴謹?shù)膯栴}。如某些表格中時間應(yīng)填寫至“日”，但實際填寫至“月”；或制作《工資變動審批表》時，只注明職工崗位等級，而不寫明為“管理崗”還是“專業(yè)技術(shù)崗”，信息模糊不明確，導(dǎo)致后續(xù)進行的審核與批復(fù)工作存在較多疑問，影響審核工作進度。

3.4 組織重視程度不高

受傳統(tǒng)人事檔案被動管理的思維模式制約[5]，長期以來，人事檔案管理常常被認為是不太重要的工作。組織人事部門往往因工作繁忙，部門工作重點很少向檔案管理工作傾斜。在衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，同樣存在著對干部人事檔案專項審核工作重視程度不夠高、認識不夠到位的現(xiàn)象。日常工作中，淡化、弱化、虛化這項工作，兩層皮現(xiàn)象依然比較嚴重，這種意識偏差導(dǎo)致人事檔案管理的實踐成效不良，工作落實不到位，制約影響了工作的質(zhì)量效果，無法保證衛(wèi)生事業(yè)單位人才隊伍的積極建設(shè)。部分干部人事檔案管理人員,對檔案管理工作的重要性缺乏必要認知[6]，這為后續(xù)的專項審核工作帶來了諸多困難。不少衛(wèi)生事業(yè)單位當前仍未按相關(guān)要求設(shè)置專門檔案存放場所、未安排主管人事檔案的工作人員、未按照相應(yīng)的規(guī)章制度要求開展人事檔案材料的收集、歸檔、整理等工作，檔案管理理念落后，存在不少漏洞。

3.5 人事檔案管理隊伍建設(shè)不足

干部的檔案審核工作不是簡單的數(shù)據(jù)對比核實[7]，而是專業(yè)性強、嚴謹度高的專業(yè)人事工作。人事檔案管理隊伍建設(shè)不足主要體現(xiàn)為以下兩個面：①檔案管理人員配備不足，在與多個衛(wèi)生事業(yè)單位的溝通交流中，發(fā)現(xiàn)各單位普遍存在檔案工作人員配備不足的問題，對于某些職工數(shù)>1 000 人的單位，甚至只配備了1 名人事檔案工作人員，并且為非專職，嚴重影響了檔案審核工作的進度；②檔案管理人員因多為兼職，缺乏檔案管理的專業(yè)知識及系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，主動管理檔案意識淡薄，往往是依靠老同志的“傳、幫、帶”進行后續(xù)檔案管理工作[8]。干部人事檔案因其內(nèi)容信息量巨大而繁雜，需要審核人員具備專業(yè)的知識水平，有極強的鑒別能力以及堅持實事求是的精神，才能做到“歸檔齊全完整、鑒別及分類準確、編排有序”，而目前現(xiàn)狀則是多數(shù)檔案審核人員不具備專業(yè)素質(zhì)及審核技巧，有時容易受到外界環(huán)境影響，再加之分配給檔案審核的工作時間偏少等不利因素制約，導(dǎo)致專項審核工作效率低下、規(guī)范化程度較差，更加無法從干部人事檔案中及時發(fā)現(xiàn)虛假及偽造信息。

4 衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案專項審核工作的對策建議

4.1 加強認識，強化檔案專審工作的宣傳

一方面，衛(wèi)生事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認識人事檔案專項審核工作對人才選拔、優(yōu)化干部隊伍的重要性，積極為專項審核提供有利的上層決策引導(dǎo)，為培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的衛(wèi)生事業(yè)單位后備干部、優(yōu)秀專業(yè)技術(shù)人才創(chuàng)造良好的宏觀環(huán)境[9]。建議以組織人事部門為核心建立專項審核小組，定期召開會議，對工作中出現(xiàn)的各種問題隨時進行分析，及時研判并提出針對性的解決方案。單位依據(jù)自身實際盡量配備專職人事檔案管理人員，并協(xié)助提供相應(yīng)的辦公條件，保障檔案保存的安全性；同時，根據(jù)國家政策并結(jié)合單位特色建立完善的檔案管理制度，規(guī)范檔案查看、借閱、轉(zhuǎn)遞等程序。另一方面，組織人事部門應(yīng)在衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部加強宣傳，創(chuàng)新方式方法，積極利用新時期融媒體資源， 擴大宣傳的頻率以及覆蓋面，如單位的微信公眾號、官方網(wǎng)站專欄等，也可以采取發(fā)放科普宣傳材料等方式提高廣大干部職工對人事檔案及檔案專審工作重要性的認識，使全體職工建立起科學(xué)的檔案意識，認真對待并積極配合完成檔案專審工作。

4.2 提升干部檔案材料審核工作的規(guī)范程度

要樹立“對干部負責(zé)、對組織負責(zé)、對歷史負責(zé)”的意識,從源頭上對人事檔案材料的形成、收集范圍、歸檔要求及轉(zhuǎn)遞等相關(guān)過程制定規(guī)范化流程[10]。在干部人事檔案的審核過程中，充分結(jié)合現(xiàn)有文件及制度要求，仔細審核材料中所包含的檔案信息是否存在缺失，填寫是否準確、規(guī)范。如果在此過程中發(fā)現(xiàn)存在材料不完整、填寫錯誤的問題，應(yīng)盡快采取措施與相關(guān)部門及干部職工本人取得聯(lián)系，及早補充相應(yīng)材料。建議可根據(jù)材料內(nèi)容和性質(zhì)不同，分別采取補充收集、原件復(fù)制、完善手續(xù)等方式進行補充和規(guī)范[11]。進行補充及規(guī)范的材料原則上需要經(jīng)手的工作人員簽字、注明辦理時間，并加蓋公章。對經(jīng)過調(diào)查無法找到原始依據(jù)材料的或者按照相關(guān)政策較難認定的，要本著從嚴掌握的原則，結(jié)合檔案內(nèi)容記載綜合研判進行最終確認。對檔案材料中存疑的內(nèi)容要堅持多方面求證考察，比如涉及部分形成時間較早材料的年代性驗證，可通過查驗材料紙質(zhì)外觀特征、筆跡鑒定等辦法，有效鑒別檔案材料是否存在虛假的可能性，清晰陳述對比事實并召開會議經(jīng)集體研究認定，真正做到去偽存真，確保全部檔案材料的真實性。

4.3 推動信息化建設(shè)，提升數(shù)字化水平

衛(wèi)生事業(yè)單位開展人事檔案專項審核工作要加強對信息技術(shù)的使用，不斷創(chuàng)新管理方法和途徑。加快建設(shè)人事檔案信息化管理，合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺，對資源信息開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的安全共享[12]。

當前，大部分衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理仍采用比較傳統(tǒng)的工作方法，未及時建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，進而影響了人事檔案專審工作的效率。在科技高速發(fā)展的今天，信息技術(shù)在各工作領(lǐng)域均得到有效應(yīng)用，檔案信息也可以用電子文件的形式在電腦上存儲，這不僅可以增加檔案保存的內(nèi)容，也降低了管理人員的工作量，提高工作效率的同時，降低各類資源成本[13]。建議衛(wèi)生事業(yè)單位籍此檔案專審之際，增加資金支持，及時配備相關(guān)設(shè)備及系統(tǒng)工具，加快人事檔案信息平臺的建設(shè)。從衛(wèi)生事業(yè)單位工作實際出發(fā)，著手建設(shè)數(shù)字化人事檔案信息庫，打造組織內(nèi)部統(tǒng)一化的人事檔案信息管理系統(tǒng)。充分利用各類媒體終端，及時更新干部信息及檔案材料，保持動態(tài)管理，干部職工每人一檔，使人事檔案數(shù)據(jù)均可通過系統(tǒng)進行查詢，保持檔案數(shù)據(jù)、信息的一致性，提高查詢效率，避免傳統(tǒng)人工查閱檔案耗時長、易出錯、易損壞材料等問題。同時，在日常工作中加強對數(shù)字化檔案的利用，與干部職工培訓(xùn)、提職、推優(yōu)等工作有機結(jié)合，通過數(shù)據(jù)共享體現(xiàn)檔案價值。確實做到在思想理念上更新、在手段上創(chuàng)新、在作用發(fā)揮上革新，緊跟信息網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的時代步伐[14]，將人事檔案專項審核的信息化建設(shè)納入智慧單位的建設(shè)內(nèi)容。

4.4 轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案管理機制

傳統(tǒng)人事檔案管理機制滯后、過程繁瑣，制約了檔案管理發(fā)展；而當前人事檔案工作的新要求，促進了人事檔案管理機制向網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、社會化的轉(zhuǎn)變[15]。在新時期的背景下，人事檔案管理工作較為復(fù)雜，并逐漸呈現(xiàn)出新的特點[16]，這更加要求衛(wèi)生事業(yè)單位及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，充分意識到人事檔案管理工作的重要性及在單位事業(yè)發(fā)展中的作用，不斷創(chuàng)新檔案管理機制。除了加大對人、財、物等多方面的支持，更要認清形勢，將人事檔案工作及時納入重要議事日程，提前做好工作規(guī)劃。同時，要加大對現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)（如云計算、人工智能）的應(yīng)用，加快人事檔案管理軟件的開發(fā)利用，提高檔案信息存儲、檢索及監(jiān)控的效率。另外值得注意的一點是，要積極促進組織人事部門與其他部門的有力配合，只有各部門相互支持，才能信息互補、完善數(shù)據(jù)，進而形成人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的有序運行機制。最后，建議在符合檔案制度要求及保證檔案信息安全的前提下，衛(wèi)生事業(yè)單位可以嘗試探索人事檔案局域網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建工作，將聯(lián)系較為密切的衛(wèi)生事業(yè)兄弟單位檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)，科學(xué)共享人才的檔案資源，切實提高檔案信息利用效率，也進一步體現(xiàn)出人事檔案的價值所在。

4.5 加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

在時代不斷發(fā)展的背景下，對檔案管理人員的專業(yè)知識、學(xué)習(xí)能力及綜合素養(yǎng)均提出了很高的要求，加強檔案管理人才隊伍建設(shè)迫在眉睫。從單位角度來講，首先要保證檔案管理人員數(shù)量的充足，建立專職的專項審核人才隊伍，并確保管理人員對檔案工作有豐富的經(jīng)驗，了解專審工作常見的問題及審核技巧；同時在日常工作中要加強對人事檔案管理人員的教育與培訓(xùn)，幫助他們了解并掌握檔案管理的信息技術(shù)，做到對最新的干部人事檔案工作政策及管理要求“心中有數(shù)”。并且，在信息安全問題頻出的現(xiàn)況下，需要特別注重保密意識與責(zé)任意識的培訓(xùn)，確保檔案管理人員在自身崗位上正確履行職責(zé)。另一方面，從管理人員自身來講，要意識到本職工作的重大意義，提高職業(yè)認同感，不斷豐富檔案管理專業(yè)知識及專業(yè)技能，快速接受并運用新的管理理念及科學(xué)技術(shù)[17]，積極探求并解決工作中遇到的“疑難雜癥”。同時，要將人事檔案專審工作與衛(wèi)生事業(yè)單位人才隊伍建設(shè)有機結(jié)合，為之有效提供信息，提升服務(wù)意識和數(shù)據(jù)管護意識，助力衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展。

5 結(jié)語

綜上所述，干部人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、服務(wù)性很強的工作，也是一項重要的基礎(chǔ)性工作。而專項審核工作的及時開展，是衛(wèi)生事業(yè)單位解決人事檔案突出問題并進一步規(guī)范檔案管理的迫切需求，對單位及職工個人均具有重要意義，必須強化認識，保障干部人事檔案管理工作有序推進。