韓冰，李程

（一汽解放大連柴油機(jī)有限公司，遼寧 大連 116600）

設(shè)備在運(yùn)行過程中難免會因為各種突發(fā)事件而出現(xiàn)故障問題，此時便需要通過使用備件來完成快速更換與維修，所以設(shè)備備件管理非常重要，若因為備件管理存在問題而影響到了設(shè)備的正常運(yùn)行，就會對公司的發(fā)展帶來影響。因此，有必要對以SAP系統(tǒng)為核心的設(shè)備備件管理進(jìn)行分析。

1 設(shè)備備件管理綜述

在公司經(jīng)營發(fā)展過程中，備件的主要作用就是滿足設(shè)備對于維修的實際需求，根據(jù)備件來源的不同通常可以分為外購、自制備件兩大類。設(shè)備備件管理就是為了能夠按照既定計劃開展設(shè)備的維修，確保在面對各類突發(fā)事件時能夠第一時間對其進(jìn)行處理，從而降低維修停機(jī)時間，在降低維修費(fèi)用的同時避免對設(shè)備的正常運(yùn)行帶來影響，因此設(shè)備備件管理工作就是設(shè)備維修中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一，通過對備件生產(chǎn)、采購、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位管控，能夠有效提高設(shè)備運(yùn)行時的穩(wěn)定性，強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)效益。例如在備件管理過程中，備件儲備非常重要，無論自制備件還是外購備件，在未經(jīng)使用之前都需要通過高質(zhì)量的備件儲備來保證備件品質(zhì)。備件的儲備形式包括有成品、半成品、毛坯、成套儲備等多種方式，儲備期間需要結(jié)合實際需求來選擇不同的儲備方式。儲備定額指的是公司結(jié)合實際需求對備件數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計與申請，以此來完成備件計劃的編制，保證備件數(shù)量能夠滿足公司經(jīng)營所需。

以SAP系統(tǒng)為核心的設(shè)備備件管理方式是對傳統(tǒng)管理方式的一種優(yōu)化，在SAP系統(tǒng)的作用下，備件采購、領(lǐng)取等環(huán)節(jié)都可以在SAP系統(tǒng)中實現(xiàn)，而且SAP系統(tǒng)中的維修模塊還能夠整合財務(wù)審批流程，進(jìn)而促使公司維修、采購、財務(wù)等部門的備件審批流程得到優(yōu)化。根據(jù)備件采購方式、金額的不同，備件自身的審批方案也將有所改變。通過設(shè)備備件的框架合同采購可以實現(xiàn)內(nèi)部審批流程的全方位優(yōu)化，降低采購備件時所需要的成本與周期。處于框架合同內(nèi)的備件，其備件采購訂單不再需要重新進(jìn)行價格問詢與對比，因為通過系統(tǒng)自動形成的訂單，其得出的備件價格與供應(yīng)商都屬于對比完成對。以SAP系統(tǒng)為核心的設(shè)備備件管理流程，無論是備件名稱還是信號規(guī)格都需要在SAP系統(tǒng)中自行完成設(shè)定與維護(hù)。其中備件采購需求在審批結(jié)束之后將會自動通過傳送進(jìn)入到框架合同中，如果此時框架合同處于有效狀態(tài)，就會自動完成對于備件采購訂單的創(chuàng)建。采購員此時便可以從系統(tǒng)中實現(xiàn)RO的下載與轉(zhuǎn)發(fā)，當(dāng)備件人員檢查完成后，便會將RO根據(jù)要求配送至中央庫房，當(dāng)RO內(nèi)的備件成功完成收貨工作之后，財務(wù)便可以為供應(yīng)商提供設(shè)備備件的貨款。

2 SAP系統(tǒng)分析

SAP系統(tǒng)即企業(yè)管理解決方案，能夠通過軟件程序為公司定制適合的管理系統(tǒng)，進(jìn)而使公司形成數(shù)據(jù)化的資源管理方式，滿足公司的經(jīng)營發(fā)展需求。對于設(shè)備備件管理而言，在SAP系統(tǒng)的作用下，能夠?qū)崿F(xiàn)采購、倉儲、庫存等環(huán)節(jié)的合理優(yōu)化，并幫助企業(yè)完成備件資金的合理分配，提高經(jīng)濟(jì)性。作為資源管理系統(tǒng)，SAP系統(tǒng)具有現(xiàn)代化、信息化等優(yōu)勢，所以在實際應(yīng)用過程中可以為公司管理層提供參考意見，公司在發(fā)展階段還可以通過SAP系統(tǒng)來優(yōu)化現(xiàn)有的管理流程，從而幫助公司解決資源浪費(fèi)等問題。相較于傳統(tǒng)財務(wù)管理模式而言，在SAP系統(tǒng)的作用下，能夠促使財務(wù)管理制度得到優(yōu)化與升級，但是SAP系統(tǒng)對于人員的能力要求會更高，只有財務(wù)人員具有足夠的專業(yè)能力，才能夠?qū)AP系統(tǒng)的優(yōu)勢完全發(fā)揮出來。

3 設(shè)備備件管理問題分析

3.1 備件訂單中間傳遞環(huán)節(jié)多

在公司進(jìn)行設(shè)備備件管理時，備件訂單需要從Globus來進(jìn)行下載，下載完成后要經(jīng)由公司的采購、備件、物流部門的多環(huán)節(jié)傳遞，然后物流部門的訂單管理人員會將它轉(zhuǎn)發(fā)給其他設(shè)備備件的供應(yīng)商。環(huán)節(jié)時間、傳遞流程的延長將會促使備件管理時間收到影響，此時工作效率無法得到保障。當(dāng)工作效率無法滿足設(shè)備備件管理時，就會促使采購周期受到影響，而且在復(fù)雜的傳遞環(huán)節(jié)中，備件出錯的可能性也將會得到大幅提高。通常情況下，某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)的錯誤將會導(dǎo)致延誤時間延長，管理質(zhì)量下降。而且在不同的工作環(huán)節(jié)中，因為缺少環(huán)節(jié)之間的互相監(jiān)管，所以出現(xiàn)遺漏訂單時很難在第一時間發(fā)現(xiàn)，有時甚至?xí)跀?shù)周之后才發(fā)現(xiàn)訂單存在遺漏問題，遺漏現(xiàn)象將會嚴(yán)重影響到設(shè)備備件的管理質(zhì)量。

3.2 設(shè)備備件價格過高

部分品牌的備件雖然會跟供應(yīng)商專門簽訂框架合同，但是在采購相同備件時，扣除相應(yīng)稅費(fèi)后其采購價格依然很高，此時便會對備件自身的經(jīng)濟(jì)效益帶來影響。對于部分品牌備件而言，因為其產(chǎn)品特性較為特殊，所以在備件市場中并不存在市場競爭，此時便可以通過市場壟斷的方式來提高備件采購價格，最終導(dǎo)致備件采購價格虛高。除此之外，個別品牌備件自身還具有年需求量的制約，所以備件的采購量尚且沒有形成規(guī)模化，此類備件將會在議價空間的限制下導(dǎo)致采購價格上升。

3.3 備件供貨期過長

在設(shè)備備件管理中，部分進(jìn)口備件存在供貨周期過長的問題，備件根據(jù)工作環(huán)境的不同，其更換頻率也會有所改變，對于更換相對較為頻繁的備件而言，供貨期過長將會導(dǎo)致備件無法及時得到補(bǔ)充，所以備件的缺貨風(fēng)險將會有所上升，這也代表供應(yīng)商的服務(wù)水平難以滿足備件管理的實際需求。

4 以SAP系統(tǒng)為核心的設(shè)備備件管理建議

4.1 啟用edocs（電子文件）系統(tǒng)，取消備件管理中的重復(fù)環(huán)節(jié)

通過啟用edocs備件管理流程后，RO將會通過Globus自動傳輸至edocs，然后edocs會將RO發(fā)送到備件所對應(yīng)的供應(yīng)商負(fù)責(zé)人，此時供應(yīng)商就可以在edocs中對訂單進(jìn)行確認(rèn)并輸入貨期。edocs將會自動完成備件貨期信息的快速傳遞，并經(jīng)過Globus將備件貨期信息傳輸至維修系統(tǒng)中，此時備件采購人員與維修人員便可以自行觀看備件的相應(yīng)貨期。在edocs系統(tǒng)的作用下，RO此時便不再需要經(jīng)過公司多個部門的相互傳遞，其效率將會得到顯著提升。而且在這種備件流程下，還有助于公司實現(xiàn)備件快速下單以及無紙化辦公，進(jìn)而避免設(shè)備備件管理出現(xiàn)人為錯誤以及訂單遺漏問題。除此之外，當(dāng)備件訂貨提前之后，還能夠為公司節(jié)約部分時間與人力成本，提高備件管理時的綜合工作效率，優(yōu)化備件管理質(zhì)量。

4.2 融入全球框架，實現(xiàn)備件采購價格共享

對于部分大品牌備件而言，特別是個別大型自動化備件品牌以及壟斷配件品牌，可以通過引入全球框架來實現(xiàn)備件需求的數(shù)據(jù)共享，然后可以與備件供應(yīng)商簽訂全球統(tǒng)一的備件協(xié)議價格，從而實現(xiàn)備件采購價格均質(zhì)化，均質(zhì)化的價格需要同時考慮不同國家的稅率與匯率，以此來實現(xiàn)備件價格的集中優(yōu)化。

4.3 采用階梯價格，優(yōu)化框架合同價格模式

在設(shè)備備件管理中，采用階梯價格的主要目的就是實現(xiàn)框架合同價格模式的優(yōu)化與創(chuàng)新。在框架合同中，備件采購所約定的價格大多都屬于備件采購單價，因此在采購期間容易在全年采購數(shù)量不明確、采購量少等不確定因素下而受到約束，而且很多時候無法在最佳價格中完成備件的采購，所以需要對備件采購模式做出優(yōu)化，通過與備件供應(yīng)商約定備件價格的階梯性，來提高備件采購效果。根據(jù)不同采購數(shù)量的備件，可以匹配不同的備件價格等級。若公司備件采購數(shù)量有所提高，則備件的單價就可以有所下降，通過在框架合同內(nèi)實現(xiàn)備件價格共享，能夠令備件的整體采購價格變得更加合理。

4.4 實現(xiàn)設(shè)備備件國產(chǎn)化

在采購備件時，個別備件存在周期長、價格高的問題，而且與供應(yīng)商之間的溝通也存在一定問題，所以為了避免因為供貨周期過長而影響到設(shè)備維修，可以落實設(shè)備備件國產(chǎn)化，通過合作構(gòu)建國內(nèi)備件加工廠來降低備件采購周期，進(jìn)而實現(xiàn)備件成本的有效節(jié)約。

5 結(jié)語

總而言之，基于SAP系統(tǒng)的設(shè)備備件管理非常重要，能夠在應(yīng)用期間有效實現(xiàn)備件管理工作的合理優(yōu)化，優(yōu)化后的備件管理將會有效增加公司的經(jīng)濟(jì)效益，為公司提供更為廣闊的發(fā)展空間。相信隨著更多人了解到以SAP系統(tǒng)為核心的備件管理方式其優(yōu)勢所在，公司備件管理一定會變得更好。