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工程文件是在工程建設(shè)過程中直接形成且具有直接價(jià)值的記錄，是工程管理的一部分，對工程建設(shè)活動(dòng)具有約束和指導(dǎo)作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的信息化管理系統(tǒng)被應(yīng)用到工程建設(shè)領(lǐng)域，用以輔助各參建單位進(jìn)行項(xiàng)目管理。與此同時(shí)，大量的管理數(shù)據(jù)正以純數(shù)據(jù)化的形式產(chǎn)生和存儲(chǔ)，文件的載體也逐漸由原來的紙質(zhì)往電子化發(fā)展，工程建設(shè)電子文件正呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長。

隨著電子文件管理逐漸在電子政務(wù)、工程建設(shè)等各行各業(yè)發(fā)揮重要作用，我國也將電子文件管理列入國家戰(zhàn)略，并推行了一系列加強(qiáng)電子文件全生命周期管理和一體化管理的規(guī)章制度。2009年中共中央辦公廳、國務(wù)院印發(fā)了《電子文件管理暫行辦法》，為電子文件的規(guī)范化管理提供指導(dǎo)意見；2016年國家檔案局和發(fā)改委印發(fā)了《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，對工程建設(shè)領(lǐng)域電子文件管理作了規(guī)定；2017年住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布了《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》規(guī)范建設(shè)電子文件的形成、歸檔、移交及電子檔案管理。這些舉措雖然在一定程度上保障了工程電子文件真實(shí)、完整、可用和安全，但僅僅管理電子文件本身，并沒有從工程建設(shè)管理的視角管理控制電子文件全過程。

工程電子文件一體化管理模型圖

建設(shè)管理數(shù)據(jù)是工程文件的基礎(chǔ)，尤其是在信息化環(huán)境下，電子文件關(guān)聯(lián)著工程業(yè)務(wù)管理，而現(xiàn)有的工程項(xiàng)目管理和電子文件管理往往是根據(jù)各自的需求雙線并行，這就導(dǎo)致了業(yè)務(wù)和文件脫離，不能充分利用技術(shù)優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)一體化管理。因此，從工程項(xiàng)目建設(shè)業(yè)務(wù)管理出發(fā)，以“前端控制”思想在電子文件形成前就針對性的展開一體化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，將原本處于“后端”的文件控制手段提前到業(yè)務(wù)過程中，將為實(shí)現(xiàn)工程電子文件全程管理提供重要的系統(tǒng)建設(shè)依據(jù)和指導(dǎo)。

工程電子文件一體化管理模型

電子文件一體化構(gòu)建

文件生命周期理論作為現(xiàn)代檔案學(xué)的基礎(chǔ)理論之一，主要對文件運(yùn)動(dòng)的形式、過程、特點(diǎn)等進(jìn)行全面系統(tǒng)的研究。根據(jù)文件生命周期理論，文件包含“現(xiàn)行階段、半現(xiàn)行階段、非現(xiàn)行階段”。工程電子文件一體化作為文件生命周期理論在工程文件管理上的應(yīng)用，根據(jù)文件周期，分為文件全過程的工程建設(shè)業(yè)務(wù)管理、電子文件形成及控制、電子文件歸檔服務(wù)三部分，如工程電子文件一體化管理模型圖所示。

工程建設(shè)業(yè)務(wù)管理主要解決電子文件的原始數(shù)據(jù)來源問題，在信息系統(tǒng)的統(tǒng)一架構(gòu)下，一體化的電子文件原始數(shù)據(jù)主要來源于工程質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用等管理模塊數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)的抽取和引用。電子文件的形成和控制以標(biāo)準(zhǔn)化為前提，主要包含業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和文件格式內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化，以內(nèi)置的標(biāo)準(zhǔn)化模板為基礎(chǔ)控制過程文件質(zhì)量。電子文件歸檔服務(wù)是實(shí)現(xiàn)文件從現(xiàn)行階段到非現(xiàn)行階段的控制手段，應(yīng)符合工程建設(shè)文件的歸檔立卷管理辦法，并滿足監(jiān)管部門的存儲(chǔ)和移交要求。

工程業(yè)務(wù)及文件結(jié)構(gòu)圖

工程業(yè)務(wù)文件結(jié)構(gòu)

以公路工程建設(shè)為例，根據(jù)《公路建設(shè)監(jiān)督管理辦法》和《公路工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》，對工程建設(shè)項(xiàng)目在工程實(shí)施階段形成的施工文件進(jìn)行結(jié)構(gòu)分解，依據(jù)項(xiàng)目法人、施工單位和監(jiān)理單位劃分，與工程管理中“四控三管一協(xié)調(diào)”的業(yè)務(wù)管理目標(biāo)相對應(yīng)，如工程業(yè)務(wù)文件結(jié)構(gòu)圖所示。

根據(jù)對施工管理業(yè)務(wù)文件結(jié)構(gòu)的分解，結(jié)合電子文件一體化系統(tǒng)可以以有序、高效、負(fù)責(zé)的方式開展工程建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)；方便公路建設(shè)項(xiàng)目業(yè)活動(dòng)在所有從業(yè)單位內(nèi)部和相互之間有效展開；以電子文件的方式記錄工程建設(shè)項(xiàng)目施工全過程活動(dòng)，提升項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全等管理。

一體化系統(tǒng)總體架構(gòu)

基于工程業(yè)務(wù)管理的電子文件一體化管理離不開系統(tǒng)支持，在構(gòu)建系統(tǒng)的過程中，需要從底層開始架構(gòu)，以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全體系、運(yùn)維支撐為框架，從下而上分為硬件支撐、基礎(chǔ)設(shè)置服務(wù)、系統(tǒng)集成服務(wù)、應(yīng)用支撐、應(yīng)用服務(wù)5層，系統(tǒng)總體架構(gòu)如基于業(yè)務(wù)管理的電子文件一體化系統(tǒng)架構(gòu)圖所示。

系統(tǒng)硬件層包括數(shù)據(jù)中心機(jī)房、標(biāo)準(zhǔn)機(jī)柜、配套的供電系統(tǒng)和安防系統(tǒng)，以保證系統(tǒng)的物理基礎(chǔ)。在硬件層上假設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)，包括大數(shù)據(jù)環(huán)境下的彈性計(jì)算、數(shù)據(jù)庫、相應(yīng)的Linux和Windows操作系統(tǒng)。系統(tǒng)集成平臺(tái)主要通過統(tǒng)一用戶主數(shù)據(jù)和統(tǒng)一工程結(jié)構(gòu)主數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)集中管理和數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，同時(shí)提供質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用等各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集成和數(shù)據(jù)交換。應(yīng)用支撐層為實(shí)現(xiàn)一體化系統(tǒng)功能提供各項(xiàng)中間服務(wù)，包括業(yè)務(wù)過程控制的工作流服務(wù)、提供電子文件憑證性保障的CA認(rèn)證服務(wù)、任務(wù)分發(fā)和推送的用戶管理服務(wù)和消息傳播服務(wù)等。系統(tǒng)應(yīng)用層主要面向系統(tǒng)用戶，各參建單位人員通過應(yīng)用服務(wù)實(shí)現(xiàn)一體化平臺(tái)工程建設(shè)管理和電子文件管理系統(tǒng)功能。

基于業(yè)務(wù)管理的電子文件一體化系統(tǒng)架構(gòu)圖

一體化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)過程管理

統(tǒng)一業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)

信息化管理的前提是標(biāo)準(zhǔn)化，基于統(tǒng)一的工程劃分和標(biāo)準(zhǔn)用表管理并固化管理流程才能實(shí)現(xiàn)工程業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互通互聯(lián)，達(dá)到數(shù)據(jù)內(nèi)部聯(lián)通和標(biāo)準(zhǔn)管理的目的。

統(tǒng)一工程結(jié)構(gòu)分解。為了便于對施工全過程數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)和科學(xué)應(yīng)用管理，根據(jù)施工任務(wù)、施工管理和質(zhì)量評定的需要，參建單位依據(jù)《工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)》的劃分要求，制定統(tǒng)一的工程劃分原則，并建立統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)編碼。一體化系統(tǒng)需要建立在統(tǒng)一工程結(jié)構(gòu)分解的基礎(chǔ)上，根據(jù)業(yè)務(wù)關(guān)系實(shí)現(xiàn)管理協(xié)同。

業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)用表管理。統(tǒng)一項(xiàng)目用表表格體系，是建設(shè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)文件管理控制最基礎(chǔ)的工作，也是最主要的工作之一，為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化，建立一套適應(yīng)項(xiàng)目管理需求的工程用表。在建設(shè)一體化系統(tǒng)前，項(xiàng)目部需整理適用于項(xiàng)目的統(tǒng)一工程用表，內(nèi)置入系統(tǒng)中，并以會(huì)議紀(jì)要的形式下發(fā)各標(biāo)段，各標(biāo)段內(nèi)業(yè)負(fù)責(zé)人收到文件后，要對項(xiàng)目的管理人員交底。

業(yè)務(wù)過程流程控制。工序報(bào)驗(yàn)根據(jù)管理方式及個(gè)人主觀理解不同，形成的報(bào)驗(yàn)方法也會(huì)不同，為了使工序報(bào)驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)化，防止同一個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)不同報(bào)驗(yàn)方法，故對工序報(bào)驗(yàn)存在不同報(bào)驗(yàn)方法的地方進(jìn)行統(tǒng)一。參建各方提出修改意見并確認(rèn)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行工作流控制，指導(dǎo)管理人員的項(xiàng)目管理過程。

系統(tǒng)過程控制

在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的前提下，開展項(xiàng)目工作結(jié)構(gòu)分解（WBS），明確在電子文件一體化系統(tǒng)下各參建單位管理人員的過程管理任務(wù)。

過程用表關(guān)聯(lián)。統(tǒng)一工程結(jié)構(gòu)劃分和用表與填表規(guī)范，建立工序與用表對應(yīng)關(guān)系，使各參建單位文件數(shù)據(jù)填寫規(guī)范統(tǒng)一、相關(guān)表格的數(shù)據(jù)內(nèi)容保持一致、各工序表格使用準(zhǔn)確齊全。

管理計(jì)劃控制。以WBS計(jì)劃為基準(zhǔn)，衍生出各參建單位及職能部門的管理計(jì)劃，將工程項(xiàng)目建設(shè)和工程結(jié)構(gòu)劃分、工程施工文件直接關(guān)聯(lián)，能夠簡化施工單位、監(jiān)理單位項(xiàng)目文件的填報(bào)、流轉(zhuǎn)程序，提高施工文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時(shí)性，實(shí)現(xiàn)流程化控制和遠(yuǎn)程監(jiān)控，控制文件及所記載數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

工作任務(wù)分配

通過系統(tǒng)確定任務(wù)分配，對于項(xiàng)目文件管理工作的有效實(shí)施起到至關(guān)重要的作用。劃分崗位職責(zé)、給相應(yīng)人員分配具體的工作任務(wù)，管理人員依據(jù)結(jié)構(gòu)樹或者期數(shù)匯總與統(tǒng)計(jì)每個(gè)崗位和個(gè)人的工作情況，并對整改項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，真正做到任務(wù)到崗、責(zé)任到人。

一體化系統(tǒng)的電子文件管理

電子簽名管理

為保證電子文件簽名的有效性與合法性，需要通過CA對電子簽名進(jìn)行認(rèn)證，需選定擁有數(shù)字證書應(yīng)用資質(zhì)的企事業(yè)單位，為項(xiàng)目參建單位和工程人員申請數(shù)字簽章，布設(shè)項(xiàng)目簽章服務(wù)器、PKI應(yīng)用服務(wù)器，為公章及個(gè)人數(shù)字簽名授權(quán)，并領(lǐng)取相應(yīng)的數(shù)字證書。

以業(yè)務(wù)管理為驅(qū)動(dòng)的工程建設(shè)電子文件一體化系統(tǒng)更加注重以文件作為信息載體，體現(xiàn)業(yè)務(wù)和文件的內(nèi)在關(guān)聯(lián)。

在文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)中增加數(shù)字簽章的功能模塊，將系統(tǒng)用戶角色與私鑰進(jìn)行賬號(hào)綁定，使用數(shù)字證書登錄系統(tǒng)，進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)讀取到證書并輸入密碼。用戶在文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦理文件流轉(zhuǎn)、報(bào)審流程中，通過用戶私鑰數(shù)字簽名，對表單數(shù)據(jù)完成認(rèn)證過程電子簽章。

文件格式要求

根據(jù)《文獻(xiàn)管理長期保存的電子文檔文件格式》（GB/T23286.1-2009）第一部分：PDF1.4（PDF/A-1）的使用要求，為保證電子文件內(nèi)容的長期可讀、可解析、方便用戶使用，同時(shí)防止電子文件被篡改，通過格式轉(zhuǎn)換的方式，將電子文件的文件信息及數(shù)字簽章信息轉(zhuǎn)換成版式文件（PDF文件或圖像文件等），使得電子文件符合長期保存的要求，保證了電子文件的真實(shí)、可靠。

文件有效性驗(yàn)證

通過業(yè)務(wù)文件一體化管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)工程管理業(yè)務(wù)和電子文件的直接內(nèi)部關(guān)聯(lián)，對文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)中已完成文件流轉(zhuǎn)、報(bào)審、電子簽章的電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，固化成版式文件（PDF）的電子文件，進(jìn)行有效性、合法性、真實(shí)性、完整性驗(yàn)證。鑒別電子文件是否需要?dú)w檔，選取所需歸檔的電子文件，按照文件分類的規(guī)則收集、保存，保證電子文件的真實(shí)、有效、合法和完整。

在項(xiàng)目檔案管理人員完成項(xiàng)目文件材料組卷工作后，項(xiàng)目檔案管理負(fù)責(zé)人，將對檔案管理人員編制的案卷的相關(guān)著錄信息、案卷內(nèi)容、文件信息等進(jìn)行核查，保證案卷的齊全完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。案卷核查無誤后，確認(rèn)電子簽章。待項(xiàng)目檔案全部案卷核查確認(rèn)無誤后，按照項(xiàng)目檔案分類歸檔規(guī)則，提交案卷歸檔，完成項(xiàng)目檔案歸檔工作。

以業(yè)務(wù)管理為驅(qū)動(dòng)的工程建設(shè)電子文件一體化系統(tǒng)與以往的電子文件系統(tǒng)相比更加注重以文件作為信息載體，在信息技術(shù)環(huán)境下的業(yè)務(wù)管理控制作用，體現(xiàn)了業(yè)務(wù)和文件的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，并符合數(shù)據(jù)的產(chǎn)生存儲(chǔ)邏輯。