李小麗

（泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 泉州362000）

0 引言

高校無(wú)紙化的電子影像管理系統(tǒng)是一個(gè)由文檔管理、協(xié)同辦公、安全存儲(chǔ)構(gòu)成的一體化電子檔案影像管理與分類(lèi)系統(tǒng)。該系統(tǒng)將紙質(zhì)文檔管理、圖文檔管理、多媒體文檔管理、電子文檔管理、安全協(xié)同辦公、加密等多種應(yīng)用整合于一體，各功能模塊之間無(wú)縫銜接且相互關(guān)聯(lián)。這一方面可避免數(shù)據(jù)重復(fù)采集，提高高校檔案歸集、管理、流轉(zhuǎn)和查詢(xún)的整體效率；另一方面也能提高檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)高校行政辦公檔案資料數(shù)字化，一戶(hù)采集存儲(chǔ)、多方共享、多終端可隨機(jī)查詢(xún)，使得高校辦公高效流暢協(xié)同化[1]。

1 無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

高校無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)將作為高校電子檔案管理的基礎(chǔ)平臺(tái)，要滿(mǎn)足行政辦公檔案管理的需求，還應(yīng)將高校其他相關(guān)紙質(zhì)管理資料及部分圖書(shū)館館藏紙質(zhì)易破損資料也統(tǒng)一納入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，逐步擴(kuò)充，完成整個(gè)高校無(wú)紙化電子檔案影像的統(tǒng)一管理。因此，設(shè)計(jì)電子影像管理系統(tǒng)，必須遵循下述六個(gè)原則。

1.1 準(zhǔn)確性原則

在高校無(wú)紙化的電子影像管理系統(tǒng)中，信息數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)換過(guò)程中，可能會(huì)受硬件系統(tǒng)局限而產(chǎn)生信息的差錯(cuò)，這將對(duì)高校無(wú)紙化電子檔案的準(zhǔn)確性建設(shè)帶來(lái)一定的不利影響，因而如何保證信息的準(zhǔn)確性就顯得非常重要。本系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中采用文獻(xiàn)[2]一種小波變換的融合方法，將不同的信息源進(jìn)行組合，從而得到清晰完整的目標(biāo)圖像，保證紙質(zhì)檔案的有效性，為高校電子檔案影像管理系統(tǒng)奠定了良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，在錄入過(guò)程中也減少發(fā)生問(wèn)題的可能性[3]。

1.2 系統(tǒng)性原則

高校無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)注重軟件工程模塊之間的松耦合、強(qiáng)內(nèi)聚的基本原則，也就是說(shuō)，在高校無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)過(guò)程中，必須考慮各模塊功能的獨(dú)立性和各模塊未來(lái)的發(fā)展擴(kuò)充性，以方便該檔案管理系統(tǒng)與高校其他辦公服務(wù)管理信息系統(tǒng)的交互，從而形成一個(gè)完整的松耦合、強(qiáng)內(nèi)聚的系統(tǒng)[4]。

1.3 及時(shí)性原則

在高校無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，不管是哪一個(gè)環(huán)節(jié)，均采用自動(dòng)化方式完成，盡量減少人工干預(yù)，縮短信息交互的時(shí)間，從而及時(shí)有效地完成各部分功能聯(lián)動(dòng)[5]。

1.4 方便性原則

高校無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)界面整體應(yīng)符合費(fèi)茲定律、席克定律、操縱定律。系統(tǒng)將為用戶(hù)提供詳盡方便的幫助、智能化的提示、友好美觀的界面和簡(jiǎn)便的操作。

1.5 穩(wěn)定性原則

高校無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)還應(yīng)該確保各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，且穩(wěn)定可靠。而為了確保系統(tǒng)穩(wěn)定，就要對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)進(jìn)行加密，同時(shí)為了應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況，還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行安全備份，這樣從軟件和硬件兩個(gè)方面去提高無(wú)紙化電子檔案管理系統(tǒng)在操作系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)用系統(tǒng)等各個(gè)方面的穩(wěn)定性[2]。

1.6 擴(kuò)展性原則

該管理系統(tǒng)的擴(kuò)展性主要指的是需求變化的擴(kuò)展性、系統(tǒng)平臺(tái)的擴(kuò)展性、技術(shù)構(gòu)架的擴(kuò)展性。因此，系統(tǒng)在設(shè)計(jì)過(guò)程中，就應(yīng)充分考慮其跨平臺(tái)性、可移植性，以適應(yīng)系統(tǒng)升級(jí)擴(kuò)容的需要。在技術(shù)架構(gòu)中選用具有開(kāi)放性和平臺(tái)性的技術(shù)，系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)中各模塊實(shí)現(xiàn)構(gòu)件化、模塊化，并統(tǒng)一在平臺(tái)上進(jìn)行打包與集成，為實(shí)現(xiàn)與其他模塊的通信提供接口函數(shù)。這樣在用戶(hù)需求和系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，能最大限度地降低系統(tǒng)維護(hù)成本[2]。

2 無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)架構(gòu)

無(wú)紙化電子檔案影像系統(tǒng)的具體架構(gòu)如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)總體架構(gòu)圖

（1）系統(tǒng)應(yīng)用基礎(chǔ)平臺(tái)。系統(tǒng)應(yīng)用基礎(chǔ)平臺(tái)主要包含報(bào)表自定義平臺(tái)、系統(tǒng)管理平臺(tái)、基礎(chǔ)組件平臺(tái)三個(gè)應(yīng)用基礎(chǔ)平臺(tái)以及OCR 識(shí)別、全文檢索引擎、PDF 格式轉(zhuǎn)換服務(wù)等擴(kuò)展應(yīng)用平臺(tái)，架構(gòu)在平臺(tái)上的應(yīng)用系統(tǒng)能大大縮短開(kāi)發(fā)周期。應(yīng)用基礎(chǔ)平臺(tái)為系統(tǒng)的建設(shè)提供基礎(chǔ)平臺(tái)支撐，與系統(tǒng)支撐平臺(tái)結(jié)合能降低系統(tǒng)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，還能大大提升系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性。

（2）系統(tǒng)支撐平臺(tái)。系統(tǒng)支撐平臺(tái)是本應(yīng)用系統(tǒng)得以部署和運(yùn)行的基礎(chǔ)條件，在這里主要指網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、硬件平臺(tái)和系統(tǒng)軟件平臺(tái)。

（3）網(wǎng)絡(luò)協(xié)議。在高校無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)中，使用的協(xié)議主要包括HTTP/SSL/FTP/LDAP/SMTP/SMTP/MQ/MMS/X.509 等，這些協(xié)議將實(shí)現(xiàn)超文本傳輸、傳輸加密、大文件傳輸、網(wǎng)格數(shù)據(jù)傳輸、目錄訪問(wèn)、數(shù)據(jù)交換、數(shù)字證書(shū)等功能，為B/S 架構(gòu)下的本系統(tǒng)應(yīng)用提供強(qiáng)有力的技術(shù)保障與支撐。

（4）應(yīng)用系統(tǒng)。在本系統(tǒng)中主要包括影像管理、檔案管理、系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案影像、電子檔案和辦公協(xié)同管理。

（5）數(shù)據(jù)交換/資源整合。借助成熟的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)產(chǎn)品和Web Service 分布式解決方案，可以實(shí)現(xiàn)與經(jīng)辦人和校內(nèi)教職工基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間安全、高效的信息交換和資源共享以及應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，達(dá)到檔案信息資源整合的目的。

（6）安全保障體系。為保障系統(tǒng)安全，采用的主要保障體系為：網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫(kù)安全、信息安全、設(shè)備安全、信息介質(zhì)安全、病毒防治等。

3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

這里主要是對(duì)高校無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)中影像管理、檔案管理、后臺(tái)管理部分進(jìn)行相關(guān)功能設(shè)計(jì)。

3.1 影像管理

在高校無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)中，影像管理系統(tǒng)功能是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的影像支撐平臺(tái)。它既可獨(dú)立運(yùn)行，又可為業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供影像管理支撐，并把一些業(yè)務(wù)系統(tǒng)要求的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成符合影像系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)，從而形成一個(gè)統(tǒng)一的既包含業(yè)務(wù)，又包含影像的系統(tǒng)。同時(shí)，它也可以連接其他業(yè)務(wù)異構(gòu)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，成為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集和存貯中心。其主要業(yè)務(wù)流程及用例如圖2、圖3 所示。

圖2 影像管理業(yè)務(wù)流程圖

圖3 影像管理用例圖

3.2 檔案管理

本模塊的主要功能是接收影像系統(tǒng)歸檔的檔案數(shù)據(jù)。按案卷和卷內(nèi)文件進(jìn)行管理。案卷和卷內(nèi)文件之間有一對(duì)多關(guān)聯(lián)。檔案管理系統(tǒng)為高校檔案管理提供相關(guān)檔案巡查的管理操作、檔案檢索、檔案鑒定和紙質(zhì)檔案借閱登記。其用例如圖4 所示。

圖4 檔案管理用例圖

3.3 后臺(tái)管理

本系統(tǒng)的支撐平臺(tái)主要包括通用服務(wù)平臺(tái)與核心技術(shù)平臺(tái)。系統(tǒng)支撐平臺(tái)是影像管理系統(tǒng)的技術(shù)核心。通過(guò)系統(tǒng)支撐平臺(tái)把檔案管理系統(tǒng)和影像管理系統(tǒng)的影像管理核心部分有效地結(jié)合在一起，這樣能夠適應(yīng)高校無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)中各種業(yè)務(wù)的需求，其主要業(yè)務(wù)流程如圖5所示。

圖5 業(yè)務(wù)流程圖

4 結(jié)語(yǔ)

高校無(wú)紙化電子檔案影像管理系統(tǒng)在充分考慮紙質(zhì)檔案信息化過(guò)程中的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、及時(shí)性、方便性等原則的前提下，通過(guò)建立兩大主要功能管理模塊，即影像管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的檔案管理工作。該系統(tǒng)對(duì)于高校進(jìn)行相關(guān)發(fā)票及審批手續(xù)的管理具有重要的參考價(jià)值與實(shí)用意義，并能與高?，F(xiàn)有OA 業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)行政辦公檔案資料數(shù)字化一戶(hù)采集存儲(chǔ)、多方共享、隨機(jī)查詢(xún)，從而實(shí)現(xiàn)各部門(mén)高效協(xié)同辦公。