王丹竹

（中國石油撫順石化公司，遼寧 撫順 113008）

一、辦公室綜合管理提質(zhì)增效的必要性

1.推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求

辦公室是企業(yè)行政管理事務(wù)的主要陣地，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的紐帶和橋梁作用[1]。近年來，隨著行業(yè)競爭不斷加劇，企業(yè)也面臨著轉(zhuǎn)型升級的壓力。在這種背景下，辦公室綜合管理工作的重要性愈發(fā)凸顯。一方面，做好辦公室綜合管理工作，能夠更好地將上下級工作緊密聯(lián)系起來，幫助相關(guān)部門或者企業(yè)職工向企業(yè)管理層反饋相應(yīng)的意見和建議，使企業(yè)管理者能夠更為深入、全面地了解企業(yè)管理、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的相關(guān)情況，提升企業(yè)整體決策的準(zhǔn)度、溫度以及力度。另一方面，做好辦公室綜合管理工作，能夠更好地扮演好企業(yè)管理者的“參謀部”角色，在企業(yè)文化建設(shè)、企業(yè)精神文明建設(shè)、企業(yè)管理、企業(yè)經(jīng)營中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，助推企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

2.充分發(fā)揮辦公室職能的內(nèi)在要求

從辦公室的職能來看，辦公室具有協(xié)調(diào)職能、督辦職能、中樞職能、服務(wù)職能、參謀職能，在企業(yè)管理以及日常運營中扮演著“溝通連心橋”的角色。只有全面深化辦公室綜合管理工作改革，創(chuàng)新綜合管理工作的內(nèi)容以及方式，才能真正彰顯辦公室的職能[2]。第一，決策的層級決定企業(yè)管理的能級。推動辦公室綜合管理工作改革，能夠更好地協(xié)助企業(yè)管理層開展管理工作，優(yōu)化企業(yè)決策層級，提升企業(yè)整體管理的能級，營造良好的管理環(huán)境。第二，從推動決策落實的層面來看，推動辦公室綜合管理改革，嚴(yán)格督辦內(nèi)容以及督辦流程，可以更好地提升企業(yè)其他部門的辦事效率和質(zhì)量，不斷為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與管理注入活力。第三，推動辦公室綜合管理工作改革，能夠更好地發(fā)揮辦公室在全面協(xié)調(diào)中的作用，及時對相關(guān)部門提交的報告、企業(yè)管理層下發(fā)的決議進行處理。第四，辦公室綜合管理工作絕不僅僅是單一的管理工作，也具有一定的服務(wù)性質(zhì)。典型表現(xiàn)在后勤服務(wù)、會務(wù)服務(wù)等領(lǐng)域。為此，只有不斷推動辦公室綜合管理提質(zhì)增效，才能更好地協(xié)調(diào)好各項服務(wù)資源，塑造辦公室良好的形象。第五，辦公室在行政管理學(xué)界也被稱為企業(yè)管理層的“左右手”。只有不斷推動辦公室綜合管理工作提質(zhì)增效，才能及時科學(xué)地為決策層提供其需要知道的相關(guān)信息，發(fā)揮出辦公室在決策咨詢領(lǐng)域的價值。

二、辦公室綜合管理中常見的問題

1.辦文工作不科學(xué)

從現(xiàn)階段部分企業(yè)的辦文工作來看，主要存在辦文工作制度缺失、辦文質(zhì)量低下等問題，難以實現(xiàn)“以文輔政”的目標(biāo)[3]。一是頂層設(shè)計不足，建章立制滯后。部分企業(yè)尚未結(jié)合本企業(yè)的具體實際情況來制定相應(yīng)的規(guī)章制度，公文處理程序不規(guī)范，影響了后期的公文處理工作。公文處理環(huán)節(jié)較多，如果缺乏科學(xué)完整的制度體系加以約束，而是單純依賴辦公室工作人員的經(jīng)驗對公文進行處理，勢必難以推動辦文工作朝著制度化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，影響工作效能。二是忽視質(zhì)量控制。近年來，隨著企業(yè)各項業(yè)務(wù)量不斷增加，企業(yè)公文數(shù)量也有所增加。然而，部分企業(yè)沒有從質(zhì)量控制的環(huán)節(jié)入手開展辦文工作，影響了辦公室辦文工作的良好形象。實踐中，部分單位甚至存在公文語句不通順、錯別字較多的問題。例如，2021年湖南長沙某行政機關(guān)在對外發(fā)文過程中沒有嚴(yán)格對公文內(nèi)容予以審核把關(guān)，最終導(dǎo)致該錯誤公文上傳至網(wǎng)絡(luò)終端，給單位造成了極為不利的影響。這也提醒了廣大辦公室工作人員，只有堅持用精細(xì)化的思維開展辦文工作，才能減少差錯，全面確保公文的文種、內(nèi)容符合既定的要求。對于企業(yè)而言，也需要思考如何從制度、流程層面對公文質(zhì)量予以層層把關(guān)，尋找相應(yīng)的提質(zhì)增效辦法。

2.辦會工作不完善

作為辦公室常態(tài)化的一項工作，會務(wù)管理直接關(guān)系到企業(yè)各項決策的落實。同時，從近年來的實際情況來看，企業(yè)轉(zhuǎn)型升級步伐不斷加快以及企業(yè)層級的會議數(shù)量不斷增加，如果不能抓牢抓實會務(wù)工作，勢必會影響企業(yè)整體的發(fā)展。具體而言，當(dāng)前階段企業(yè)辦會工作中主要存在以下問題。一是沒有從制度層面對辦會的流程、要求進行明確，導(dǎo)致實踐辦會過程中出現(xiàn)流程不科學(xué)、程序不規(guī)范、質(zhì)量水平不高等問題[4]。二是對辦會工作的重視程度不足。一方面，部分企業(yè)辦公室在辦會過程中沒有做好事前籌備，在通知、接待、會場布置等領(lǐng)域仍然存在漏洞，最終影響辦會的效果。另一方面，部分企業(yè)辦公室與相關(guān)參會部門的聯(lián)系不密切，會議過程中出現(xiàn)會議內(nèi)容調(diào)整的情況，不利于營造良好的辦會形象。三是督辦落實工作滯后，沒有及時將會議中形成的決策、決議落實到具體工作中，弱化了辦公室辦會工作在企業(yè)中心工作以及企業(yè)轉(zhuǎn)型中的作用。部分企業(yè)在會議中形成的決策存在落實難的問題，不利于企業(yè)長遠穩(wěn)定發(fā)展。

3.后勤服務(wù)工作滯后

辦公室后勤服務(wù)工作煩瑣，要想實現(xiàn)高效運行的目標(biāo)，就必須要從煩瑣的工作中找到規(guī)律、理清頭緒，形成標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化的后勤服務(wù)機制。然而，部分企業(yè)辦公室后勤服務(wù)工作效率和質(zhì)量低下，難以贏得企業(yè)管理層及其他職工的認(rèn)可。一是物資采購與管理工作不科學(xué)，未制定詳細(xì)科學(xué)合理的采購工作計劃，不利于節(jié)約采購成本以及提升采購效能，甚至容易滋生相應(yīng)的采購風(fēng)險。二是主動服務(wù)意識不強[5]。一方面，部分辦公室工作人員缺乏職工服務(wù)意識，在接待職工咨詢的過程中仍然存在不足，難以贏得職工的認(rèn)可。另一方面，部分辦公室工作人員未及時收集相關(guān)部門對辦公室后勤服務(wù)工作的意見，難以有指向性地對后勤服務(wù)工作進行整改。

4.辦公室人才隊伍建設(shè)滯后

“重、苦、雜、難”四個字可以對辦公系統(tǒng)的工作進行概括，是要辦公室的工作人員要勤快務(wù)實、勇于擔(dān)當(dāng)、爭做一流。新時期，辦公室作為全面、綜合的辦事機構(gòu)，既肩負(fù)著通信收發(fā)、業(yè)務(wù)接待、督辦協(xié)調(diào)、文件起草等微觀服務(wù)任務(wù)，又肩負(fù)著參謀、執(zhí)行等宏觀管理職能，工作任務(wù)以及工作量都有所增加。然而，部分企業(yè)辦公室人才隊伍建設(shè)滯后，辦公室工作人員的整體素質(zhì)難以適應(yīng)形勢發(fā)展變化，制約了綜合管理工作高質(zhì)量開展。

三、辦公室綜合管理提質(zhì)增效的具體路徑

1.層層把關(guān)，提升辦公室辦文能力

辦文是辦公室最為核心的工作，事關(guān)辦公室綜合管理工作的整體水平。為此，必須要嚴(yán)格辦文工作，層層把關(guān)，全面提升辦文質(zhì)量。一是要加快建章立制，明確辦公室辦文的具體流程。辦公室要結(jié)合本企業(yè)個性化需求以及法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，制定并頒布《公文處理工作條例》，優(yōu)化工作流程以及工作內(nèi)容，確保公文流轉(zhuǎn)、傳閱規(guī)范有序。二是要嚴(yán)格把控質(zhì)量管控，全面提升公文管理工作的實效性。首先，除了僅需要閱知的公文以外，對于其他公文都可以進行閉環(huán)式管理，即由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批示到具體的牽頭部門以及相關(guān)配合部門，再由相關(guān)部門落實具體的工作。其次，要堅持以“公文質(zhì)量零差錯”為目標(biāo)導(dǎo)向，對發(fā)文流程予以優(yōu)化。例如，對于擬稿、會簽、核稿、校對、復(fù)核、公文整理、用印等各個環(huán)節(jié)，都必須做到各司其職、層層把關(guān)，全面降低公文差錯率。最后，要細(xì)化公文歸檔工作，建立“雙軌制”的公文工作機制。一方面，對于紙質(zhì)類公文，要嚴(yán)格立卷歸檔的流程、內(nèi)容以及時限，最大限度地保障紙質(zhì)檔案資源的完整性以及科學(xué)性。另一方面，對于電子類公文，則必須要通過文書檔案管理系統(tǒng)進行科學(xué)化管理，并應(yīng)用數(shù)字加密技術(shù)、云加密技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)進行加密處理，充分保障電子文件的安全性以及權(quán)威性，便于后期管理。

2.注重實效，提升辦公室辦會能力

一是要做好牽頭負(fù)責(zé)工作。企業(yè)內(nèi)許多涉及公司層級的會議通常都是由辦公室具體負(fù)責(zé)和組織的。為此，辦公室有必要出臺《會議管理辦法》，強化對企業(yè)內(nèi)部各類會議的管理，完善會務(wù)流程。二是要重視會務(wù)工作，全面提升辦公室辦會質(zhì)量。辦公室后勤服務(wù)工作涉及范圍廣、牽涉部門多，其中，會務(wù)管理工作更是與企業(yè)管理、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營息息相關(guān)。為了更好地展現(xiàn)辦公室辦會能力，提升企業(yè)管理層對辦公室工作的認(rèn)可，必須要將辦公室會務(wù)工作作為一項基礎(chǔ)性、全局性、長期性的工作來抓。首先，要應(yīng)用信息技術(shù)辦會，及時通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、參會責(zé)任部門會議的時間以及地點，深化與領(lǐng)導(dǎo)、參會責(zé)任部門的聯(lián)系，及時收集意見，避免臨時調(diào)整會議內(nèi)容的情況出現(xiàn)，提升辦公室會務(wù)管理的質(zhì)量。其次，辦公室可以每周一將該周的會議情況進行排列，制定周會議安排表，梳理本周重要工作會議，并上傳至內(nèi)網(wǎng)終端，便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及其他人員下載查看。最后，辦公室要做好會議配套工作。在具體舉辦會議的前期階段，必須要保障錄音設(shè)備、視頻傳輸設(shè)備、音響設(shè)備以及其他設(shè)備功能完整，減少會務(wù)管理的漏洞。三是要強化會后督辦落實工作，避免會議所形成的決議停留在理論層面。為此，辦公室可以牽頭組織修訂《督察催辦工作管理辦法》，細(xì)化督辦工作內(nèi)容，健全督辦工作機制，強化各個部門在重大督辦事項中的責(zé)任。除此之外，對于會議議定的事項，要建立重大事項督辦臺賬，明確事項完成的責(zé)任部門以及具體時限，確保重要會議精神、企業(yè)重大決策能夠貫徹落實，全面提升企業(yè)整體的管理效能以及運營效率。

3.精細(xì)服務(wù)，提升辦公室后勤服務(wù)能力

為更好地服務(wù)于企業(yè)整體發(fā)展，發(fā)揮辦公室在后勤服務(wù)保障中應(yīng)有的價值，就必須要構(gòu)建合理的后勤服務(wù)保障體系，將精細(xì)化理念應(yīng)用到后勤保障服務(wù)的各個環(huán)節(jié)。一是要重視物資采購與管理工作。一方面，辦公室應(yīng)當(dāng)結(jié)合本企業(yè)的物資采購需求、物資管理實際情況，制定合理的物資采購與管理制度，明確相應(yīng)的工作流程，統(tǒng)一物資領(lǐng)域的后勤管理標(biāo)準(zhǔn)，減少物資采購與管理中存在的風(fēng)險。另一方面，要將物資采購與管理工作明確到具體的責(zé)任人員，與各個部門的物資領(lǐng)取人員進行專門對接，確保物資領(lǐng)用、發(fā)放均有序、科學(xué)、高效，實現(xiàn)“事有專員、人有專責(zé)”的目標(biāo)，全面提升后勤服務(wù)保障工作人員的工作質(zhì)量。二是要優(yōu)化后勤服務(wù)的內(nèi)容，辦好職工關(guān)心的事。除了日常的辦文、辦會、辦事以及其他綜合管理事項外，辦公室還會有許多煩瑣的工作。例如，職工對辦事程序、發(fā)文程序、機構(gòu)職責(zé)分工不了解，通常會咨詢辦公室。又如，節(jié)假日安排人員值班事項也通常屬于辦公室管理。雖然這些事項不能完全歸口于辦公室后勤服務(wù)工作，但從樹立辦公室良好形象的角度來看，在遇到該類事項時，辦公室工作人員也要熱情接待，并根據(jù)事由引導(dǎo)職工通過相應(yīng)程序或者相關(guān)部門予以處理，力求贏得領(lǐng)導(dǎo)以及廣大職工對辦公室工作的認(rèn)可。三是要提升服務(wù)意識。辦公室后勤服務(wù)工作本質(zhì)上就是一種企業(yè)內(nèi)部的服務(wù)。為此，相關(guān)工作人員必須要轉(zhuǎn)變觀念，及時聽取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門對辦公室后勤服務(wù)工作的意見，不斷改進后勤服務(wù)的方式以及內(nèi)容，全面推動后勤服務(wù)工作提質(zhì)增效。

4.人才建設(shè)，提升隊伍整體水平

企業(yè)辦公室要進一步按照“信念過硬、政治過硬、責(zé)任過硬、能力過硬、作風(fēng)過硬”的基本要求，切實組織好辦公室工作人員的日常培訓(xùn)工作，鍛造一支行得正、扛得起、跟得上、靠得住的辦公室工作人才隊伍。一方面，要優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，切實圍繞辦事、辦文、辦會等事項予以培訓(xùn)，不斷強化人才的實踐應(yīng)用能力以及信息化操作水平。另一方面，要創(chuàng)新培訓(xùn)方式，綜合應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)線上課程、線下講壇、線下交流論壇等方式開展培訓(xùn)活動，不斷優(yōu)化辦公室工作人員的知識結(jié)構(gòu)以及技能結(jié)構(gòu)。

結(jié)語

總而言之，只有樹立創(chuàng)新化、精細(xì)化、清單化的思維，才能更好地創(chuàng)新辦公室各項管理工作，真正聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、承上啟下。具體而言，一是要層層把關(guān)，提升辦公室辦文能力；二是要注重實效，提升辦公室辦會能力；三是要精細(xì)服務(wù)，提升辦公室后勤服務(wù)能力；四是要人才建設(shè)，提升隊伍整體水平。未來，隨著企業(yè)轉(zhuǎn)型步伐進一步加快，辦公室綜合管理工作也要進一步作出變革，真正在“深”字上下功夫，在“新”字上做文章，在“謀”字上求突破，在“融”字上見實效。