鄭樹航　賴旭銳　陳穎茵

摘? 要：面對(duì)越來越多企業(yè)對(duì)平臺(tái)化辦公和移動(dòng)辦公的需要，遵循信息系統(tǒng)生命周期理論，運(yùn)用結(jié)構(gòu)化開發(fā)方法，通過系統(tǒng)規(guī)劃、業(yè)務(wù)流程分析、數(shù)據(jù)流程分析及系統(tǒng)設(shè)計(jì)，給出了平臺(tái)化辦公管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，包含部門職位管理、日志管理、消息管理、項(xiàng)目工作管理、日常申請(qǐng)管理和財(cái)務(wù)管理等功能模塊，該系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案能夠滿足企業(yè)平臺(tái)化辦公和移動(dòng)辦公管理的需要。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;平臺(tái)化;結(jié)構(gòu)化開發(fā)

中圖分類號(hào)：TP311? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Abstract： This paper proposes to design a platform-based office management system to meet ever-increasing demands of enterprises for platform-based office and mobile office. Following the theory on information system lifecycle， the proposed system is designed by using structured development method and conducting system planning， business process analysis， data process analysis and system design methods. Designing plan of the system includes functional modules such as departmental job position management， log management， message management， project work management， daily application management， and financial management. Designing plan of the proposed system can meet needs of enterprises for platform-based office and mobile office management.

Keywords： office automation; platform-based; structured development

1? ?引言（Introduction）

當(dāng)今社會(huì)正處于信息化高速發(fā)展以及移動(dòng)設(shè)備占主導(dǎo)的階段，傳統(tǒng)的企業(yè)運(yùn)營與管理模式將會(huì)逐漸被淘汰，人們也越來越發(fā)覺手工辦公、紙張辦公存在的弊端，信息化辦公、移動(dòng)辦公已經(jīng)是大勢(shì)所趨。建立移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)可以讓所有員工隨時(shí)隨地都可以使用移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行辦公，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，并能根據(jù)運(yùn)營數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)合理的決策，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)手工辦公效率低下、成本高、不夠便攜的缺陷。因此，建立移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)是現(xiàn)今企業(yè)的必要趨勢(shì)[1-5]。

2? ?系統(tǒng)需求分析（System requirements analysis）

本系統(tǒng)研究的內(nèi)容是將企業(yè)辦公管理模塊化，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)使各個(gè)模塊更清晰、更便捷、更安全。主要功能模塊有以下幾個(gè)：

（1）員工管理：進(jìn)行企業(yè)員工信息管理、人員刪除和人員添加;

（2）項(xiàng)目工作管理：基于企業(yè)業(yè)務(wù)工作流程，以項(xiàng)目—工作的形式對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理;

（3）日常申請(qǐng)管理：將員工與管理人員申請(qǐng)管理科學(xué)合理化;

（4）財(cái)務(wù)管理：提供財(cái)務(wù)報(bào)表功能;

（5）工作日志：?jiǎn)T工書寫工作日志，管理人員可以通過工作日志了解員工工作情況;

（6）留言公告管理：協(xié)同辦公管理，進(jìn)行消息傳遞、公告通知;

（7）部門職位權(quán)限管理：通知不同職位的工作職能;

（8）微信公眾平臺(tái)模塊：通過微信平臺(tái)接口實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)推送消息的功能。

系統(tǒng)除了滿足以上功能性需求外，還需要滿足實(shí)時(shí)性、并發(fā)性、交互性、安全性、穩(wěn)定性等非功能性需求。

3? ?業(yè)務(wù)流程分析（Business process analysis）

本系統(tǒng)總的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)分為三個(gè)實(shí)體，分別為員工、部門管理人員、財(cái)務(wù)管理人員。辦公管理系統(tǒng)針對(duì)員工在公司辦公時(shí)使用，進(jìn)行處理工作流程、修改工作進(jìn)度、日常申請(qǐng)、報(bào)銷申請(qǐng)等等;財(cái)務(wù)管理人員除了普通員工的系統(tǒng)功能外，還增加了報(bào)銷審核、公司資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能;管理層可以通過辦公管理系統(tǒng)進(jìn)行工作項(xiàng)目安排決策，實(shí)時(shí)了解員工的工作進(jìn)展，并處理工作申請(qǐng)等事務(wù)，還可查看公司運(yùn)作狀態(tài)（財(cái)務(wù)狀態(tài)、資產(chǎn)狀態(tài)等）。

4? ?數(shù)據(jù)流程分析（Data process analysis）

整個(gè)辦公管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流向是以項(xiàng)目工作數(shù)據(jù)、日常申請(qǐng)數(shù)據(jù)、報(bào)銷申請(qǐng)數(shù)據(jù)的流動(dòng)為主，通過辦公管理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)進(jìn)辦公管理數(shù)據(jù)庫。員工主要進(jìn)行工作進(jìn)度、工作轉(zhuǎn)交、日常申請(qǐng)、報(bào)銷申請(qǐng)，這些操作將對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)提交給辦公管理系統(tǒng)，辦公管理系統(tǒng)生成對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)表傳遞給其他實(shí)體。財(cái)務(wù)管理人員接收到報(bào)銷申請(qǐng)表時(shí)，對(duì)報(bào)銷詳情進(jìn)行審核。部門管理人員主要?jiǎng)?chuàng)建工作與任務(wù)并對(duì)工作進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督審查，以及審批員工的日常申請(qǐng)。數(shù)據(jù)流程圖如圖1所示。

5? ?系統(tǒng)設(shè)計(jì)（System design）

5.1? ?系統(tǒng)的總體布局及其運(yùn)行平臺(tái)

本辦公管理信息系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)，以PHP為開發(fā)語言，在前端界面使用JavaScript、jQuery、Ajax等Web開發(fā)技術(shù)，利用HTML5、CSS3讓系統(tǒng)兼容移動(dòng)設(shè)備的瀏覽，使用Dreamweaver編程開發(fā)工具和MySQL數(shù)據(jù)庫進(jìn)行開發(fā)，運(yùn)用Apache作為網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，微信公眾平臺(tái)開發(fā)利用已有的微信平臺(tái)開發(fā)接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)功能[6-8]。

5.2? ?系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

在以上功能分析、業(yè)務(wù)流程分析和優(yōu)化的基礎(chǔ)上，本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了項(xiàng)目工作管理、日常申請(qǐng)管理、財(cái)務(wù)管理、部門職位限權(quán)管理、日志管理、消息管理等六個(gè)模塊。其中項(xiàng)目工作管理分為項(xiàng)目管理、工作管理和項(xiàng)目工作進(jìn)度等三個(gè)子模塊;日常申請(qǐng)管理分為創(chuàng)建申請(qǐng)、申請(qǐng)審核和查看申請(qǐng)等三個(gè)子模塊;財(cái)務(wù)管理分為個(gè)人報(bào)銷管理、報(bào)銷審核管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)管理和財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等四個(gè)子模塊;部門職位限權(quán)管理分為部門管理、職位管理、權(quán)限管理等三個(gè)子模塊;日志管理分為創(chuàng)建日志和查看日志等兩個(gè)子模塊;消息管理分為公告管理、留言管理和微信平臺(tái)等三個(gè)子模塊。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)如圖2所示。

5.3? ?數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫作為信息系統(tǒng)的存儲(chǔ)器，作用至關(guān)重要，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的性能和系統(tǒng)業(yè)務(wù)擴(kuò)展能力有著關(guān)鍵性的影響[8]。本系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的主要數(shù)據(jù)表如表1至表7所示，分別為員工表、職位表、部門表、項(xiàng)目表、工作表、工作轉(zhuǎn)交表、報(bào)銷表。

5.4? ?系統(tǒng)界面

系統(tǒng)的界面設(shè)計(jì)進(jìn)行過程基于用戶需求原則、可讀性和可理解性原則、應(yīng)用性和統(tǒng)一性原則等三大原則[9，10]。以下給出系統(tǒng)主界面，如圖3所示。

6? ?結(jié)論（Conclusion）

本文基于企業(yè)辦公管理需求調(diào)研，針對(duì)平臺(tái)辦公和移動(dòng)辦公的需要，提出了平臺(tái)化辦公管理系統(tǒng)的功能需求，在業(yè)務(wù)流程分析和優(yōu)化、數(shù)據(jù)流程分析的基礎(chǔ)上，給出了系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，開發(fā)了系統(tǒng)原型。本系統(tǒng)的應(yīng)用可以充分提高人員的工作效率，充分支持企業(yè)業(yè)務(wù)的平臺(tái)辦公和移動(dòng)辦公需要，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)（References）

[1] 張瑜春，李戰(zhàn)平，高騰.淺析辦公平臺(tái)在長(zhǎng)北信息管理中的應(yīng)用[J].工業(yè)控制計(jì)算機(jī)，2019（11）：130-132;135.

[2] 李肖.面向中小型單位的綜合辦公管理平臺(tái)研究[J].中國新通信，2019（13）：54-56.

[3] Byung Cheol Lee， Jangwoon Park， Heejin Jeong， et al. Validation of Trade-Off in Human-Automation Interaction： An Empirical Study of Contrasting Office Automation Effects on Task Performance and Workload[J]. Office Automation 2020， 10（4）：111-117.

[4] H Zheng， J Yang. Functional Modules Sharing and Blockchain Based Validation in Office Automation Systems[J]. IOP Conference Series： Materials Science and Engineering，2018， 466（1）：207-213.

[5] 陳偉剛.基于Android的政務(wù)辦公平臺(tái)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].長(zhǎng)春：吉林大學(xué)，2016.

[6] Kenneth C. Laudon.管理信息系統(tǒng)[M].黃麗華，余東慧譯.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2018.

[7] 王二威，余文滔，江浚杰.某高校社團(tuán)事務(wù)管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)[J].電子設(shè)計(jì)工程，2016，24（21）：45-47.

[8] 伍楚君.基于SSH架構(gòu)的辦公管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].南昌：江西財(cái)經(jīng)大學(xué)，2020.

[9] 黃梯云，李一軍.管理信息系統(tǒng)導(dǎo)論[M].第3版.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2015.

[10] 苗雪蘭.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)原理及應(yīng)用教程[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2014.

作者簡(jiǎn)介：

鄭樹航（1999-），男，本科生.研究領(lǐng)域：信息系統(tǒng).

賴旭銳（1992-），男，本科生.研究領(lǐng)域：信息系統(tǒng).

陳穎茵（1999-），女，本科生.研究領(lǐng)域：信息系統(tǒng).