韓卓泉

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代背景之下，互聯(lián)網技術對各個行業(yè)造成的影響越發(fā)深遠，在各領域之中的價值也受到了越來越多的關注。身處大數(shù)據(jù)時代，高校必然需要順應時代發(fā)展趨勢廣泛應用數(shù)字技術，以此來有效提升檔案數(shù)字化管理水平?；谶@一目的，本文對大數(shù)據(jù)下的高校檔案數(shù)字化管理工作進行了分析。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案;數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化就是將傳統(tǒng)紙質檔案進行數(shù)字化處理。就當前情況來看，我國檔案數(shù)字化建設已經有了顯著的成效，不過必須得認清的一點，那便是簡單的數(shù)據(jù)化并不完全是數(shù)字化，因其無法將檔案價值有效發(fā)揮出來，所以在大數(shù)據(jù)背景之下，若是依然使用傳統(tǒng)方式來對海量檔案數(shù)據(jù)進行管理與利用的話，數(shù)字化檔案是無法有效發(fā)揮出其價值的，數(shù)字化檔案需要數(shù)據(jù)化才能發(fā)揮出其價值。為此，大數(shù)據(jù)下的高校檔案數(shù)字化管理工作自然需要及時優(yōu)化與創(chuàng)新，這樣才能更好地滿足大數(shù)據(jù)背景下的需求，充分發(fā)揮出其價值。

一、大數(shù)據(jù)下高校檔案數(shù)字化管理發(fā)展趨勢

1.檔案管理智能化

大數(shù)據(jù)時代背景之下的高校檔案管理工作，發(fā)生了較大的變化，高校辦學需求、資料數(shù)量相較于之前有了明顯的增加，而且資源數(shù)據(jù)也呈現(xiàn)出大爆炸增長趨勢，這種情況下，傳統(tǒng)檔案管理模式自然無法勝任檔案管理要求，數(shù)字化檔案管理便顯得十分重要了。高校檔案管理過程中，借助大數(shù)據(jù)相關技術能夠有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息采集、整理與歸納，這不僅是對傳統(tǒng)檔案管理工作的創(chuàng)新，也能進一步提升檔案管理質量和效率，有效優(yōu)化檔案傳遞與共享，這也從側面體現(xiàn)出了檔案管理智能化水平有所提升。

2.檔案管理多元化

在我國教育事業(yè)不斷發(fā)展的環(huán)境下，職業(yè)教育受到的關注度也明顯有所提升，高校在這一過程中自然得到了較為明顯的發(fā)展。身處高等教育大眾化的時代，高校檔案管理工作本身就涉及到各方面內容，具有多元化屬性，如教育教學、行政管理、科學研究等均是檔案管理的一部分，而在高校加速發(fā)展的環(huán)境下，檔案信息自然也會越發(fā)的多元化，借助大數(shù)據(jù)相關技術來對其進行處理就顯得十分必要，這能有效促進檔案數(shù)據(jù)管理多元化發(fā)展。

3.檔案管理系統(tǒng)化

身處在大數(shù)據(jù)時代背景下，無紙化辦公的普及與廣泛使用，也是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的關鍵，能夠有效改變傳統(tǒng)單一的檔案管理模式，同時還能進一步提升檔案管理存儲高效性與便捷性，從而有效提升檔案管理效率和質量。

二、大數(shù)據(jù)時代給高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.給管理模式帶來的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代來臨之前，高校的檔案管理以紙質資料的檔案為主，這也導致部分檔案管理人員已經習慣于傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式。在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式弊端十分凸顯，已經不適應大數(shù)據(jù)時代的檔案事業(yè)發(fā)展。如果高校仍一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式、制度及收集整理方法，那么必然會影響到檔案管理工作的效率，并且還會對檔案資料各方面帶來不良影響，如完整性、準確性、時效性等。因此，在大數(shù)據(jù)時代下，高校必須要根據(jù)時代特點，積極進行探索和分析，尋求更為符合自身實際情況的檔案管理模式，以此來更好的適應時代發(fā)展的需求。

2.給管理制度帶來的挑戰(zhàn)

在高校檔案數(shù)據(jù)收集過程中，需要檔案管理部門和其他職能部門進行有效的溝通與交流。在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)結構變得更為復雜，為了確保檔案數(shù)據(jù)的標準性，高校應針對不同工作類型的部門區(qū)分建立數(shù)據(jù)管理制度，并且將責任落實到個人。不過就具體情況來看，很多高校并不是很重視這一點，從而因為溝通不暢引發(fā)各種問題，影響到檔案資源利用效率的提升。

3.給檔案管理人員帶來的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代背景下，對于高校檔案管理提出了更高、更新的要求，與此同時，高校檔案管理的理念、方法和途徑也發(fā)生了很大的變化。在這樣的背景下，高校檔案管理人員必須要對自身的角色進行重新定位，改變以往檔案保管員的身份，增強自身的服務意識，為用戶提供多樣化的服務。另外，大數(shù)據(jù)時代的到來給檔案管理人員各方面能力提出了更高的要求，需要他們具備良好的信息素養(yǎng)，能夠靈活應用各種信息技術，借助大數(shù)據(jù)技術分析與預測廣大用戶需求，從而為廣大用戶提供更加針對性與個性化的服務，以此來提升檔案信息的利用價值。

4.給技術層面帶來的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案資料的來源變得更加的多樣化，如果只依靠傳統(tǒng)的技術根本無法滿足檔案資源收集的工作需求。因此，高校必須要積極更新自身的檔案管理技術，采取現(xiàn)代檔案管理技術對檔案資料進行收集、存儲、分析和加工，從而推動高校檔案管理朝著信息化的方向不斷前進。

另外，在大數(shù)據(jù)時代下，給高校檔案數(shù)據(jù)安全帶來了巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)集中式數(shù)據(jù)存儲和保管的方式已經不適于當前檔案數(shù)據(jù)化的發(fā)展，并且隨著信息技術的發(fā)展，數(shù)據(jù)處理技術的更新速度也在不斷加快，這就要求高校必須要樹立與時俱進的理念，及時更新和引進先進數(shù)據(jù)管理技術，使得高校檔案管理的信息化水平始終處于較高層次。

三、大數(shù)據(jù)下高校檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1.管理模式滯后

就目前高校檔案數(shù)字化管理情況來看，依然還是有部分高校以紙質資料存儲、傳統(tǒng)管理方式為主，雖然有些高校也開展了檔案數(shù)字化管理，可是只是停留在簡單的局域網建設、單機信息收集等一些較為淺層的表面工作上，無法真正借助于人工智能、大數(shù)據(jù)技術來對檔案數(shù)據(jù)信息進行深層次的分析、加工與整理，從而引發(fā)了檔案工作需求超出管理工作實際等現(xiàn)象，整個檔案管理模式滯后且僵化，不利于檔案價值的發(fā)揮。

2.宣傳力度不足

分析高校檔案管理傳統(tǒng)方式以及高校發(fā)展歷史，我們能夠發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作開展過程中，幾乎很少有高校會對檔案管理工作進行宣傳，所以很多人對檔案管理工作重視程度也不足。除此之外，在高校管理體系之中也沒有高校師生宣傳系統(tǒng)，這也促使師生在使用檔案資料、信息收集、取得檔案情報等多方面都十分欠缺，長此以往，高校檔案管理工作質量自然無法得到提升。

3.管理工作方式滯后

很多高校在進行檔案管理的時候，依然還是存在漠視社會因素、缺少條件平衡、忽視教育環(huán)境等問題。從深層次來分析的話，這也是高校檔案管理方式無法緊跟大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的具體表現(xiàn)，身處在大數(shù)據(jù)時代背景之下，無法構建大數(shù)據(jù)平臺下的資源庫、信息庫，自然無法有效保障高校檔案數(shù)字化管理工作質量，最終必然也就制約了檔案價值的發(fā)揮。

4.檔案管理隊伍有待優(yōu)化

一方面，高校檔案管理人員無法滿足大數(shù)據(jù)技能要求、科技發(fā)展需求，這種情況下自然也就無法將高校檔案管理工作有效構建在大數(shù)據(jù)平臺之上，從而無法保障高校檔案管理效率和質量。另一方面，高校檔案管理工作人員數(shù)量缺口嚴重，缺少具有高水平檔案管理能力的人才、大數(shù)據(jù)操作技能型人才，從而影響了檔案管理質量。

5.檔案開發(fā)利用率較低

在大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理工作的主要內容不再僅限于檔案資料的保管和使用，還需要做好檔案開發(fā)工作。但就目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，因為高校自身特點的影響，使得檔案開發(fā)利用率并不是很高，服務形式方面也依舊停留在初始階段。而出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因是檔案管理信息化水平較低，目前高校檔案利用的主要手段仍以人工檢索和操作為主，現(xiàn)代化信息檢索設備匱乏，現(xiàn)代化水平較低。

四、大數(shù)據(jù)下高校檔案數(shù)字化管理措施

1.創(chuàng)新檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)時代背景之下，大數(shù)據(jù)技術對當今社會各個方面和領域造成了影響，電子地圖、人工智能系統(tǒng)等新一代媒體在高校也得到了廣泛應用，檔案管理工作在實施過程中，也可以積極借助于大數(shù)據(jù)技術來有效實現(xiàn)創(chuàng)新與優(yōu)化，從而真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

在創(chuàng)新檔案管理模式的考量時，一方面，高?？梢杂幸庾R的擴大數(shù)據(jù)量。數(shù)字化使得檔案保存不需要再占用過多的空間，而且儲存起來也更加的方便，高校可以將價值不高的檔案也收集保管起來，以便有效提升數(shù)據(jù)采集完整性與全面性。另一方面，則可以積極借助于現(xiàn)有成熟技術，推動檔案朝著數(shù)據(jù)化的方向轉變，在這一過程中，要加強注重數(shù)字化工作，這樣就能有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)化。如面對文本類的檔案，便得全文輸入，而不是簡單的輸入一些關鍵詞與標題。不過因為全文輸入工作量過大，所以高?？梢越柚谝呀浭殖墒斓腛CR技術來進行自動掃描與識別，從而轉化成為數(shù)字化格式;對于一般圖片類檔案，則可以將其圖像展示內容進行文字標注，同時輸入計算機，做好歸類，這樣就能有效實現(xiàn)數(shù)字信息數(shù)據(jù)化，從而進一步提升檔案管理效率。

2.做好檔案管理重要性宣傳

為了能夠有效提高高校檔案管理工作質量，高校還可以將大數(shù)據(jù)時代下的各維度資料與信息都作為深層次加工和系統(tǒng)利用資源，積極借助于大數(shù)據(jù)技術來展開檔案管理工作重要性宣傳，讓師生能夠意識到大數(shù)據(jù)技術對于檔案管理的促進作用，這樣才能真正有效發(fā)揮出其價值。

首先，宣傳工作實施要面向管理層與決策層，讓他們真正意識到檔案管理工作的重要性，以及大數(shù)據(jù)技術在數(shù)字化管理中的價值，這樣才能為之后工作實施提供保障。其次，宣傳工作還需要面向全體師生，結合教師教學、實習實訓、學生學習等進行全方位宣傳教育，讓他們都能夠參與到檔案管理工作之中。

3.改變管理與服務模式

大數(shù)據(jù)下的高校檔案數(shù)字化管理工作在實施過程中，還需要及時改變檔案管理與服務模式。在歸檔的時候，要落實對檔案的數(shù)據(jù)化，之前沒有數(shù)據(jù)化的紙質檔案，需要檔案管理人員逐步對其數(shù)據(jù)化，而對于數(shù)據(jù)化后的檔案，除了一些涉密檔案，其他的就不需要再進行索引的建立。最后，就證據(jù)服務提供來說，則可以適當改變業(yè)務流程，積極借助于數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的優(yōu)勢來精簡整個查詢流程，這樣就能進一步提升檔案查詢效率。除此之外，還可以應用大數(shù)據(jù)技術促使檔案服務方式的轉變。大數(shù)據(jù)背景下，更加重要的就是檔案附加機制表現(xiàn)，還需要從大量數(shù)據(jù)信息之中分析其潛在價值，這樣才能有效提高檔案服務效果。

4.優(yōu)化檔案管理隊伍

在大數(shù)據(jù)時代下，對于檔案管理人員而言，一定要將管理工作的重點放在數(shù)字化管理、大數(shù)據(jù)平臺建設等方面，只有這樣才能更好的發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術的作用，促使檔案管理工作效率再上一個臺階。為此，檔案管理人員一定要及時更新自身知識庫，加強新理論、新技術學習，不斷提高自身大數(shù)據(jù)技術應用能力。學校方面則可以積極構建優(yōu)質管理隊伍，這樣才能有效提升管理水平。

5.加大檔案信息化建設力度

傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術已經無法滿足大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理的發(fā)展需求，這就要求高校加大對檔案信息化建設的力度，積極引進現(xiàn)代化信息技術，深入挖掘檔案數(shù)據(jù)背后的價值，以此來提升檔案資源的開發(fā)利用率，使得高校檔案管理工作更好的適應時代發(fā)展的需求。

首先，高校應完善檔案信息化基礎設施，引進各種先進的檔案信息網絡化設備和檔案信息網絡系統(tǒng)，以此來確保檔案資源能夠快速的收集、整理、傳輸和利用。

其次，在高校檔案管理工作中應堅持大數(shù)據(jù)、大檔案原則，即借助大數(shù)據(jù)技術，構建檔案信息的中心數(shù)據(jù)庫和專門數(shù)據(jù)庫，以此來提升檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性、完整性和安全性。

最后，高校應借助現(xiàn)代信息技術，提升檔案服務水平。比如，高?？梢酝ㄟ^大數(shù)據(jù)技術，建立用戶需求引擎和學術搜索引擎，為用戶提供更加便捷的檔案查詢服務，以此使得檔案管理水平得到進一步提升。

五、結語

綜上所述，高校檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景之下也呈現(xiàn)出了很多新問題，檔案數(shù)字化管理是時代發(fā)展的必然要求，大數(shù)據(jù)技術的有效應用，能夠進一步落實高校檔案數(shù)字化管理實效，從而有效提升檔案數(shù)字化管理效果。為此，高校在檔案管理實踐期間，一定要結合高校檔案管理實際情況來進行優(yōu)化，充分利用大數(shù)據(jù)技術進行創(chuàng)新與變革，這樣才能真正有效提升檔案數(shù)字化管理水準，發(fā)揮出檔案在高校建設中的應有作用。

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（作者單位：寶雞文理學院檔案館）