薛四新/清華大學(xué)檔案館

質(zhì)量是任何事物存在并能夠發(fā)揮作用的生命線。數(shù)字時(shí)代各行各業(yè)快速發(fā)展，記錄社會(huì)發(fā)展歷程、傳承人類精神文明的電子檔案，只有擁有了真實(shí)、完整、有效和安全的質(zhì)量品質(zhì)，才可能具有保存、參考和傳播利用的價(jià)值，這是電子檔案的生命線，也是電子檔案管理工作的總體要求。2020年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱“新修訂檔案法”）明確了電子檔案管理的質(zhì)量方針，規(guī)定“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，這就為新技術(shù)環(huán)境下檔案人員開展電子文件單軌制歸檔和電子檔案可信管理確定了質(zhì)量綱領(lǐng)、管理目標(biāo)、業(yè)務(wù)規(guī)則和行動(dòng)指南。學(xué)習(xí)和踐行新修訂檔案法的內(nèi)容，研究和思考如何利用檔案管理理論、質(zhì)量管理方法和信息技術(shù)手段，合法、合規(guī)、有效地開展電子檔案管理工作，獲取和留存具有真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的高質(zhì)量電子檔案，并對(duì)之實(shí)施高質(zhì)量的可信管理，確保電子檔案的原始憑證屬性得以長(zhǎng)久保存、電子檔案的情報(bào)信息價(jià)值得以廣泛使用，這是檔案機(jī)構(gòu)及其人員的職責(zé)所在，也是繼續(xù)開展的關(guān)鍵業(yè)務(wù)。

1 電子檔案質(zhì)量要素模型

圖1：電子檔案三維質(zhì)量模型

圖2：電子檔案全面質(zhì)量管理的框架體系

電子檔案依賴于網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)施構(gòu)筑的信息通信技術(shù)環(huán)境而生存，是在電子辦公環(huán)境中的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)（如辦公自動(dòng)化OA、企業(yè)資源計(jì)劃ERP、內(nèi)容管理平臺(tái)ECM、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理PDM等）中廣泛形成，在管理信息系統(tǒng)（如歸檔電子文件管理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館系統(tǒng)等）中實(shí)施管理和提供利用[1]。業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)（BIS）的安全可信性和業(yè)務(wù)人員的職業(yè)技能與質(zhì)量意識(shí)，決定了形成辦理階段中電子檔案的原始質(zhì)量特性；管理信息系統(tǒng)的功能齊全性、流程規(guī)范性和文件檔案工作人員的管理技能與質(zhì)量思維決定了電子檔案保管利用環(huán)節(jié)忠實(shí)于檔案原始憑證的質(zhì)量特性；電子檔案與生俱來(lái)的法規(guī)制度特性、存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、技術(shù)格式及其可視化呈現(xiàn)形態(tài)的質(zhì)量特性，則取決于信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)相關(guān)人員的技術(shù)實(shí)現(xiàn)能力和信息系統(tǒng)所采用的ICT技術(shù)設(shè)施的可靠性與有效性的質(zhì)量特征。由此可知，電子檔案管理的質(zhì)量要素將分布于電子檔案生命周期全過(guò)程的業(yè)務(wù)活動(dòng)，其中涉及各種角色的職業(yè)人員、各種類型的信息系統(tǒng)、各項(xiàng)業(yè)務(wù)的事項(xiàng)任務(wù)，以及與業(yè)務(wù)事項(xiàng)相關(guān)的法規(guī)、政策和制度，與技術(shù)系統(tǒng)相關(guān)的各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和實(shí)現(xiàn)方法等，這些都是影響電子檔案質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)要素。圖1從電子檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范與要素合規(guī)三個(gè)維度明確了電子檔案的質(zhì)量要素，構(gòu)建了電子檔案管理的三維質(zhì)量模型。

1.1 電子檔案來(lái)源可靠的質(zhì)量要素

“來(lái)源可靠”主要從“生態(tài)環(huán)境”角度來(lái)判定電子檔案“身份”的真實(shí)可信性，用以確定電子檔案借助什么樣的傳遞或通訊方式、來(lái)源于哪個(gè)組織及其采用什么樣的技術(shù)系統(tǒng)，確保電子檔案交互雙方之間的組織人員是真實(shí)可認(rèn)證的、技術(shù)系統(tǒng)及其運(yùn)行環(huán)境是安全可靠的。電子檔案生命周期各階段，可能引發(fā)電子檔案質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的交互與傳輸環(huán)節(jié)主要分布于電子文件捕獲、電子文件歸檔、電子檔案移交、電子檔案格式轉(zhuǎn)換、電子檔案數(shù)據(jù)遷移和電子檔案信息發(fā)布，這些關(guān)鍵業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)都存在組織、部門、人員之間的管理或使用權(quán)限的移交，以及電子檔案實(shí)體對(duì)象位置或格式的變化，這些關(guān)鍵過(guò)程會(huì)涉及電子檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)，并且與電子文件制作部門及其人員、電子檔案管理部門及其人員、機(jī)構(gòu)檔案室及其人員、檔案館及其人員密切相關(guān)。因此，影響電子檔案來(lái)源可靠的質(zhì)量要素主要體現(xiàn)在組織管理、技術(shù)環(huán)境、歸檔過(guò)程、移交過(guò)程、遷移過(guò)程五個(gè)方面。

組織管理的質(zhì)量保障，主要取決于電子檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)技能、質(zhì)量意識(shí)，以及組織對(duì)人員質(zhì)量責(zé)任制的安排；技術(shù)環(huán)境的質(zhì)量保障，主要取決于電子檔案賴以生存的軟硬件技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施和信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全部署、技術(shù)方法的可靠有效、系統(tǒng)建設(shè)和系統(tǒng)運(yùn)行的高質(zhì)量；歸檔、移交和遷移等業(yè)務(wù)過(guò)程的質(zhì)量保障，主要取決于各相關(guān)人員是否能夠基于技術(shù)系統(tǒng)科學(xué)、規(guī)范、有效地開展檔案業(yè)務(wù)的智慧化處理能力，特別是在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的文件化固化、歸檔文件的檔案化處置、檔案入庫(kù)的憑證化保護(hù)、系統(tǒng)遷移的格式化封裝、檔案利用的審核性授權(quán)等方面業(yè)務(wù)問(wèn)題的處理、改進(jìn)和不斷提升的專業(yè)能力。

1.2 電子檔案程序規(guī)范的質(zhì)量要素

“程序規(guī)范”主要是從“管理運(yùn)作”角度來(lái)判定電子檔案“業(yè)務(wù)活動(dòng)”的制度遵從性，用以確定電子檔案基于什么樣的法規(guī)、政策和制度、采用什么樣的業(yè)務(wù)模式、工作流程、操作方法進(jìn)行管理，旨在保障電子檔案生命周期全過(guò)程管理的科學(xué)、有序、有效與安全。由此可知，影響電子檔案程序規(guī)范的質(zhì)量要素主要體現(xiàn)在法規(guī)制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)部署、業(yè)務(wù)過(guò)程五個(gè)方面。

法規(guī)制度的質(zhì)量保障，主要取決于電子檔案管理相關(guān)人員是否能夠依據(jù)國(guó)家、行業(yè)的法律法規(guī)、政策規(guī)范，結(jié)合本單位電子檔案管理實(shí)際現(xiàn)狀和發(fā)展目標(biāo)，制定電子檔案管理的框架、策略和制度，以及依據(jù)制度開展工作情況；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量保障，主要取決于電子檔案系統(tǒng)建設(shè)人員，在技術(shù)方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，制定的電子檔案元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)接口、技術(shù)實(shí)現(xiàn)等方面的標(biāo)準(zhǔn)是否符合國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)要求，是否能夠?qū)㈦娮訖n案管理的相關(guān)制度進(jìn)行量化并盡可能嵌入到檔案系統(tǒng)中進(jìn)行自覺執(zhí)行；業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量保障，主要取決于電子檔案管理相關(guān)人員是否能夠以電子化方式明確和優(yōu)化電子檔案管理的業(yè)務(wù)流程，并在電子檔案管理系統(tǒng)中基于工作流程支持檔案人員自動(dòng)化開展業(yè)務(wù)；系統(tǒng)部署的質(zhì)量保障，主要取決于電子檔案系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)維人員，是否能夠依據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、技術(shù)設(shè)施資源情況和組織人員的崗位職責(zé)，科學(xué)、合理、安全地部署電子檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)與服務(wù)器運(yùn)行環(huán)境，基于工作流程配置電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)的自動(dòng)處理；業(yè)務(wù)過(guò)程的質(zhì)量保障，主要取決于電子檔案管理人員是否能夠按照管理制度、技術(shù)規(guī)范和工作流程，安全、規(guī)范地使用信息系統(tǒng)，管理決策人員是否能夠及時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)督促采取措施進(jìn)行改進(jìn)和完善。

1.3 電子檔案要素合規(guī)的質(zhì)量要素

“要素合規(guī)”主要是從系統(tǒng)中“數(shù)據(jù)存儲(chǔ)”角度來(lái)判定電子檔案“組成結(jié)構(gòu)”的齊全完整性、法律有效性和數(shù)據(jù)正確性，確定電子檔案的主要組成部分、存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、技術(shù)格式及其所存儲(chǔ)的內(nèi)容、信息與數(shù)據(jù)，是否能夠真實(shí)、完整地反映電子檔案相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的來(lái)龍去脈，保障電子檔案管理過(guò)程記錄真實(shí)，電子檔案的內(nèi)容信息可再現(xiàn)或還原歷史面貌。電子檔案由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景、檔案聯(lián)（關(guān)聯(lián)模型）及其管理過(guò)程數(shù)據(jù)等重要信息組成[2]。由此可知，影響電子檔案要素合規(guī)的質(zhì)量要素主要體現(xiàn)在電子檔案設(shè)計(jì)、形成和管理各個(gè)階段的背景信息、內(nèi)容數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)形態(tài)、過(guò)程記錄、關(guān)聯(lián)模型五個(gè)方面。

背景信息的質(zhì)量保障，主要取取決于是電子文件形成辦理環(huán)節(jié)，是否能夠?qū)I(yè)務(wù)事項(xiàng)辦理所依據(jù)的法規(guī)政策、業(yè)務(wù)活動(dòng)規(guī)則、任務(wù)實(shí)施要求、執(zhí)行人員情況和技術(shù)環(huán)境實(shí)況及技術(shù)和管理實(shí)施方案等的真實(shí)狀況記錄下來(lái)，以反映業(yè)務(wù)事項(xiàng)的來(lái)龍去脈和原始境況；內(nèi)容數(shù)據(jù)的質(zhì)量保障，主要取決于電子檔案所記載的內(nèi)容信息是否能夠反映業(yè)務(wù)事項(xiàng)的主旨、任務(wù)、目標(biāo)和執(zhí)行結(jié)果，以及電子檔案管理的元數(shù)據(jù)信息是否能夠完整、準(zhǔn)確地記錄和反映管理與技術(shù)活動(dòng)的真實(shí)狀況；結(jié)構(gòu)形態(tài)的質(zhì)量保障，主要取決于電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)是否能夠反映檔案業(yè)務(wù)及其管理的主體構(gòu)成要素、組成部分、語(yǔ)法要求、語(yǔ)義結(jié)構(gòu)，以及電子檔案可視化呈現(xiàn)方式等的要求；過(guò)程記錄的質(zhì)量保障，主要取決于檔案管理系統(tǒng)是否能夠自動(dòng)記錄電子檔案人員業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程的真實(shí)記錄，以支持檔案行政執(zhí)法、審計(jì)檢查和測(cè)試評(píng)估等人員開展監(jiān)督、檢查、審計(jì)和證據(jù)溯源等業(yè)務(wù)；關(guān)聯(lián)模型的質(zhì)量保障，主要取決于系統(tǒng)是否能夠?qū)⒕哂嘘P(guān)聯(lián)關(guān)系的多個(gè)電子檔案之間建立有機(jī)聯(lián)系，在檔案維護(hù)、保管和利用過(guò)程中，能夠維系其歷史聯(lián)系性。

2 電子檔案全面質(zhì)量管理的實(shí)施路徑

檔案管理高質(zhì)量開展最有效的實(shí)現(xiàn)方式，就是需要運(yùn)用現(xiàn)代化治理的思想方法和行動(dòng)路線，基于計(jì)劃Plan、執(zhí)行Do、檢查Check和處理Action（以下簡(jiǎn)稱“PDCA”）質(zhì)量控制原理和方法，建立覆蓋全體人員、全部業(yè)務(wù)和所有相關(guān)信息系統(tǒng)的全面質(zhì)量管理體系[3]，從檔案人員的質(zhì)量意識(shí)和行為、檔案業(yè)務(wù)的流程優(yōu)化和系統(tǒng)化自動(dòng)處理，以及檔案工作的評(píng)估與改進(jìn)等多個(gè)維度進(jìn)行全方位突破。圖2從法規(guī)政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的系統(tǒng)化嵌入、基礎(chǔ)設(shè)施和人員資金的支撐性保障、業(yè)務(wù)流程和信息系統(tǒng)的的智能化處理，以及檔案工作和質(zhì)量控制的整體性評(píng)估改進(jìn)四大方面構(gòu)建了單軌制模式下電子檔案全面質(zhì)量管理與運(yùn)行的框架體系，旨在通過(guò)建立檔案機(jī)構(gòu)全員質(zhì)量責(zé)任制、實(shí)施電子檔案全程單軌制業(yè)務(wù)模式、推進(jìn)檔案工作全域監(jiān)督評(píng)估機(jī)制，來(lái)強(qiáng)化檔案人員的系統(tǒng)化作業(yè)能力、檔案系統(tǒng)的自動(dòng)化處理能力和檔案工作的現(xiàn)代化治理能力，以促進(jìn)電子檔案“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”這一質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.1 建立全員質(zhì)量責(zé)任制，增強(qiáng)電子檔案人員系統(tǒng)化作業(yè)能力

檔案管理相關(guān)人員的質(zhì)量意識(shí)和系統(tǒng)化作業(yè)能力是電子檔案高質(zhì)量管理的決定性因素。推行電子檔案全面質(zhì)量管理，首要的任務(wù)就是要建立電子檔案全員質(zhì)量責(zé)任制[4]，明確檔案管理相關(guān)人員在電子檔案質(zhì)量管理體系中的角色定位、崗位職責(zé)、能力要求和職能權(quán)限，分析和確定各個(gè)角色基于系統(tǒng)開展電子檔案管理時(shí)可能引發(fā)的安全風(fēng)險(xiǎn)及其影響程度。表1依據(jù)檔案相關(guān)人員在履職過(guò)程對(duì)電子檔案質(zhì)量要素的影響狀況，劃分“高、中、低、無(wú)”四個(gè)等級(jí)，描述可能產(chǎn)生的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)程度。風(fēng)險(xiǎn)度越“高”則表明相關(guān)角色人員與電子檔案的該項(xiàng)質(zhì)量要素關(guān)聯(lián)度強(qiáng)，在電子檔案的相關(guān)業(yè)務(wù)中應(yīng)高度警覺，增強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

表1：電子檔案人員與質(zhì)量要素關(guān)系表

由表1可以看出，基于系統(tǒng)開展電子檔案管理業(yè)務(wù)，可能會(huì)涉及文件管理、檔案管理、行政監(jiān)管和技術(shù)實(shí)現(xiàn)4大類角色，每一類角色的行為都會(huì)不同程度地決定和影響著電子檔案的質(zhì)量。由此，機(jī)構(gòu)組織應(yīng)在每類角色相關(guān)工作人員使用信息化系統(tǒng)開展電子檔案管理業(yè)務(wù)之前，就應(yīng)明確各自的質(zhì)量責(zé)任，以增強(qiáng)所有人員的質(zhì)量管理意識(shí)，強(qiáng)化質(zhì)量保障能力，這是電子檔案高質(zhì)量形成、安全管理和有效利用的組織保障。

一是技術(shù)實(shí)現(xiàn)類角色，主要涉及系統(tǒng)建設(shè)、系統(tǒng)運(yùn)維和系統(tǒng)測(cè)評(píng)等相關(guān)人員，其職責(zé)是電子檔案技術(shù)環(huán)境搭建、系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、系統(tǒng)測(cè)試評(píng)估和升級(jí)改造，這是保障電子檔案技術(shù)環(huán)境安全可信性的關(guān)鍵。因?yàn)橹挥芯W(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全了，基礎(chǔ)設(shè)施可靠了，系統(tǒng)功能齊全了，傳輸通道可信了，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定了，電子檔案才有可能實(shí)現(xiàn)可存、可控和可用。

二是文件管理類角色，主要涉及文件捕獲和文件歸檔相關(guān)人員，其職責(zé)是將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行文件化處理，將有價(jià)值的電子文件按照檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行整理、分類、著錄和標(biāo)引，這是生成電子檔案原始憑證性的關(guān)鍵。只有按照業(yè)務(wù)事項(xiàng)規(guī)則、法規(guī)制度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的要求制作電子文件，才能夠反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的原始性，保障電子文件具有業(yè)務(wù)資產(chǎn)屬性，具有檔案化保存價(jià)值，才能保障電子檔案具有形成階段的來(lái)源可靠性屬性。

三是檔案管理類角色，主要涉及檔案接收、保管、利用和移交等相關(guān)人員，其職責(zé)是監(jiān)督指導(dǎo)文件的生成與歸檔業(yè)務(wù)，檢查歸檔電子文件的質(zhì)量，開展電子檔案的接收入庫(kù)、保存維護(hù)、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)遷移和開發(fā)利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)，這是維護(hù)電子檔案原始憑證性的關(guān)鍵。只有按照檔案管理的相關(guān)要求，借助檔案管理系統(tǒng)功能，在每個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)做好質(zhì)量檢查和安全防控，才能確保在各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展過(guò)程中，檔案的原始憑證性不被破壞，進(jìn)而保障檔案從歸檔接收到持續(xù)保存的全過(guò)程合理、合法且規(guī)范。

四是行政監(jiān)管類角色，主要涉及機(jī)構(gòu)內(nèi)部的行政管理和領(lǐng)導(dǎo)決策人員，以及國(guó)家和上級(jí)檔案主管部門的執(zhí)法檢查、審計(jì)監(jiān)督等相關(guān)人員，其主要職責(zé)是檢查檔案管理業(yè)務(wù)過(guò)程的合規(guī)性、有效性，評(píng)估電子檔案是否真實(shí)、完整地記錄了業(yè)務(wù)活動(dòng)信息，是否具有法律效力。通過(guò)檢查、審查、督查和評(píng)估來(lái)促進(jìn)檔案管理能力的提升，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和電子檔案法律效力的增強(qiáng)，這是保障電子檔案管理科學(xué)性、有效性和合法性的關(guān)鍵。只有依據(jù)檔案法的相關(guān)要求，從機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理運(yùn)行和行政執(zhí)法外部檢查的角度，加強(qiáng)電子檔案治理能力現(xiàn)代化，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范性和電子檔案的法律有效性，保障電子檔案構(gòu)成要素的齊全性與合規(guī)性，電子檔案內(nèi)容信息的準(zhǔn)確性和完整性。

2.2 推行全程電子化模式，增強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)智能化處理能力

電子檔案在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中產(chǎn)生，又依賴于各種信息技術(shù)方能得以持續(xù)保存和提供利用，要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的高質(zhì)量管理，落實(shí)電子檔案全面質(zhì)量管理體系，推動(dòng)全過(guò)程電子化運(yùn)行模式、通過(guò)技術(shù)系統(tǒng)提升電子檔案管理業(yè)務(wù)的無(wú)紙化、自動(dòng)化處理能力，是最有效的一種解決方案。電子檔案信息生態(tài)環(huán)境的復(fù)雜性和海量電子檔案的質(zhì)量檢查工作，如果僅以人工方式進(jìn)行處理是難以實(shí)施的。一方面，依據(jù)國(guó)家、行業(yè)的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，電子檔案的元數(shù)據(jù)多達(dá)數(shù)十項(xiàng)甚至上百項(xiàng)，每一項(xiàng)數(shù)據(jù)的合規(guī)性、有效性和正確性檢查工作量非常之大；另一方面，電子檔案內(nèi)容信息，在交互、傳輸過(guò)程中是否被修改，人工肉眼難以辨識(shí)；因此，在管理信息系統(tǒng)的一些關(guān)鍵的、交互性業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，增加電子檔案的質(zhì)量檢測(cè)功能，借助系統(tǒng)功能來(lái)輔助人工保障電子檔案的質(zhì)量，對(duì)于還存在紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)，也應(yīng)盡可能做到實(shí)行電子化管理，這是檔案管理未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

第一，檢測(cè)電子檔案來(lái)源可靠性，主要從文件歸檔接收、檔案移交接收和檔案數(shù)據(jù)遷移三個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程，增加對(duì)電子檔案相關(guān)的機(jī)構(gòu)人員身份、使用系統(tǒng)的技術(shù)環(huán)境的可靠性、檔案數(shù)據(jù)交互載體的可靠性和傳輸過(guò)程的安全性進(jìn)行全面檢查。具體實(shí)施的路徑包括：一是在檔案管理相關(guān)系統(tǒng)中，增加對(duì)機(jī)構(gòu)人員及其使用系統(tǒng)的身份認(rèn)證功能，由系統(tǒng)自動(dòng)記錄電子檔案與其操作人員、系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)模型；二是嚴(yán)格遵循國(guó)家、行業(yè)對(duì)信息系統(tǒng)安全運(yùn)行的相關(guān)制度和要求如《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》，通過(guò)開展等級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)或即時(shí)的安全漏洞掃描，消除安全隱患，避免系統(tǒng)帶病運(yùn)行，建設(shè)和使用安全可信的技術(shù)系統(tǒng)；三是在電子檔案交互、傳輸?shù)倪^(guò)程中，采用安全加密措施，增強(qiáng)系統(tǒng)中電子檔案質(zhì)量檢測(cè)自動(dòng)化功能，保障傳輸過(guò)程中電子檔案不被修改。

第二，檢測(cè)電子檔案程序規(guī)范性，主要從電子檔案系統(tǒng)功能的齊全性、完備性，檔案管理的政策、制度的系統(tǒng)化實(shí)施和檔案人員基于系統(tǒng)開展業(yè)務(wù)的規(guī)范性進(jìn)行檢查。具體實(shí)施路徑包括： 一是應(yīng)依據(jù)國(guó)家和行業(yè)發(fā)布的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范如《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》建立功能齊全、流程優(yōu)化的檔案管理相關(guān)系統(tǒng)，保障電子檔案在生命周期全過(guò)程的相關(guān)信息能夠在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)過(guò)程可追溯；二是在系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，盡可能將檔案管理的政策、制度進(jìn)行量化，嵌入到系統(tǒng)中進(jìn)行自動(dòng)實(shí)施，確保電子檔案管理過(guò)程的客觀性，減少人為因素的出錯(cuò)概率，譬如可在系統(tǒng)中增加電子檔案的自動(dòng)標(biāo)引與分類、電子檔案業(yè)務(wù)過(guò)程信息的自動(dòng)記錄、電子檔案格式轉(zhuǎn)換的自動(dòng)處理和電子檔案質(zhì)量檢測(cè)的自動(dòng)實(shí)現(xiàn)等功能；三是強(qiáng)化電子檔案管理人員使用系統(tǒng)的能力，降低人工操作的失誤了，提高系統(tǒng)使用的規(guī)范性。

第三，檢測(cè)電子檔案要素合規(guī)性，主要從電子檔案的構(gòu)成要素的齊全性、電子檔案元數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和電子檔案內(nèi)容的真實(shí)與完整性，以及電子檔案保存格式和呈現(xiàn)方式符合法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求等方面進(jìn)行檢查。具體實(shí)施路徑包括：一是按照國(guó)家和行業(yè)發(fā)布相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如《基于文件的電子信息的長(zhǎng)期保存》《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《黨政機(jī)關(guān)電子公文格式規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)等，明確系統(tǒng)中電子檔案的構(gòu)成要件，電子檔案元數(shù)據(jù)元數(shù)及其賦值規(guī)則、電子檔案存儲(chǔ)格式和呈現(xiàn)方式，確保電子檔案的元數(shù)據(jù)、保存格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)、呈現(xiàn)樣式符合國(guó)家和檔案行業(yè)的相關(guān)要求； 二是依據(jù)《中華人民共和國(guó)電子簽名法》和《黨政機(jī)關(guān)電子公文》系列標(biāo)準(zhǔn)等的相關(guān)要求，確定電子檔案的法律有效性構(gòu)成要件、技術(shù)規(guī)范和實(shí)現(xiàn)要求，保障電子檔案的數(shù)字簽名合法、合規(guī)和有效，確保電子檔案的法律效力和跨區(qū)域、跨系統(tǒng)的相互認(rèn)可性與可讀性；三是依據(jù)國(guó)家和行業(yè)發(fā)布的電子檔案質(zhì)量檢測(cè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)如《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》《電子檔案單套管理一般要求（征求意見稿）》等，開發(fā)電子檔案質(zhì)量檢測(cè)工具并集成到檔案管理系統(tǒng)中，在電子檔案的接收、日常管理、長(zhǎng)期保存和數(shù)據(jù)遷移等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程中進(jìn)行使用，保障電子檔案管理的質(zhì)量。

2.3 建立全域監(jiān)督評(píng)估機(jī)制，提升電子檔案工作現(xiàn)代化治理能力

全面質(zhì)量管理體系的思想精髓是，通過(guò)PDCA循環(huán)往復(fù)的質(zhì)量改進(jìn)模式，推動(dòng)電子檔案系統(tǒng)質(zhì)量及電子檔案人員管理能力的持續(xù)改進(jìn)和階梯式上升。新修訂檔案法不僅新增了檔案信息化一章，還專門強(qiáng)調(diào)要大力開展檔案工作全業(yè)務(wù)職能域的監(jiān)督檢查和測(cè)試評(píng)估，包括對(duì)檔案工作崗位責(zé)任制和管理制度落實(shí)情況、對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)施和設(shè)備使用情況、檔案人員管理和檔案業(yè)務(wù)及信息化建設(shè)等各項(xiàng)工作的開展情況，進(jìn)行全方位的檢查，旨在通過(guò)行政監(jiān)管和執(zhí)法檢查，促進(jìn)檔案工作的科學(xué)、有效開展，保障電子檔案的質(zhì)量，這是檔案現(xiàn)代化治理能力提升的重要抓手。

單軌制模式下，機(jī)構(gòu)電子檔案評(píng)估機(jī)制建立和治理能力提升的具體措施主要包括：一是建立電子檔案系統(tǒng)功能和相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境的測(cè)試與評(píng)估機(jī)制，在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中引入第三方監(jiān)理和測(cè)試評(píng)估機(jī)制，從政策法規(guī)符合性、建設(shè)過(guò)程規(guī)范性、系統(tǒng)功能齊全性、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境穩(wěn)定性等方面評(píng)估系統(tǒng)建設(shè)工作質(zhì)量，從而確保系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境可信性和系統(tǒng)功能的可用性；二是建立全面信息化系統(tǒng)，增加對(duì)電子檔案業(yè)務(wù)過(guò)程管理控制和輔助決策支持的功能（如圖2所示），提高檔案行政管理與決策人員對(duì)電子檔案管理業(yè)務(wù)工作情況的監(jiān)督、審計(jì)與控制能力，保障電子檔案在每個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的程序符合法規(guī)政策和制度規(guī)范的要求；三是在檔案系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和使用過(guò)程中，建立對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)安全訪問(wèn)、服務(wù)器存儲(chǔ)設(shè)施的智能化監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)中的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)運(yùn)行狀況的安全管理、實(shí)時(shí)監(jiān)控和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，保障系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)人員能夠及時(shí)掌握網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的運(yùn)行狀況，降低系統(tǒng)運(yùn)行的故障發(fā)生率，增強(qiáng)系統(tǒng)環(huán)境的可靠性；四是采取以評(píng)促進(jìn)的工作機(jī)制，定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，包括對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定性、系統(tǒng)功能使用情況、電子檔案存取、備份、格式轉(zhuǎn)換與數(shù)據(jù)遷移等過(guò)程安全性進(jìn)行測(cè)試和評(píng)估，及時(shí)排除安全隱患，保障系統(tǒng)高質(zhì)量地運(yùn)行；五是定期接受檔案主管部門的執(zhí)法檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和過(guò)程監(jiān)管，及時(shí)采取管理和技術(shù)措施解決各種問(wèn)題，持續(xù)改進(jìn)，提升電子檔案現(xiàn)代化治理能力。

3 結(jié)語(yǔ)

電子文件單軌制歸檔和電子檔案可信管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是各級(jí)各類數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的主要任務(wù)。其中，最為關(guān)鍵的任務(wù)就是要保障電子檔案系統(tǒng)的質(zhì)量、電子檔案格式的標(biāo)準(zhǔn)符合性、電子檔案內(nèi)容的真實(shí)性、電子檔案元數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性、電子檔案的法律有效性，以及在檔案后續(xù)的存儲(chǔ)保管與利用服務(wù)過(guò)程中，安全有效地維系多份電子檔案之間的歷史聯(lián)系性。本文研究提出：檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)建立電子檔案全面質(zhì)量管理體系，倡導(dǎo)以評(píng)促進(jìn)的治理思想方法，推行電子檔案全員質(zhì)量責(zé)任制，加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的自動(dòng)化處理和智能化管理能力，這是檔案機(jī)構(gòu)啟動(dòng)單軌制管理模式的重要舉措和行動(dòng)路線，也是保障電子檔案高質(zhì)量管理的具體措施。