黃春英

[摘 要]信息化條件下，信息化與會計工作的融合滲透日趨深入，會計檔案電子化管理應(yīng)運而生，在一定程度上提高了會計工作的質(zhì)量和效率，但同時機遇與挑戰(zhàn)并行，還存在一些亟待解決的問題。文章以會計檔案電子化管理為切入點，闡述了信息化條件下會計檔案電子化管理的特征，重點分析了信息化條件下會計檔案電子化管理存在的問題，并提出對策，以期為財務(wù)管理工作提供參考借鑒。

[關(guān)鍵詞]信息化;會計檔案;電子化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2021.04.028

[中圖分類號]F232;G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2021）04-00-02

1 ? ? 信息化條件下會計檔案電子化管理的特征

從信息化條件下會計檔案管理和管理的特征上看，主要有四大特征，具體如下。①檔案信息保存環(huán)境要求高。會計檔案電子化管理對存儲空間的需求不大，但對存儲環(huán)境的要求較高。檔案信息多以硬盤或光盤的形式存儲，信息保存的完整性與否，對信息存儲環(huán)境有一定要求。②電子類文檔易篡改。會計檔案電子化管理不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一旦被篡改將或多或少留下痕跡，電子類文檔則不會留下明顯痕跡，無形中降低了檔案信息的真實性。③檔案信息內(nèi)容豐富。會計檔案電子化管理的檔案信息內(nèi)容，不僅包括傳統(tǒng)的會計檔案內(nèi)容，如原始單據(jù)、報表、記賬憑證和賬目等，還包括大量的電子數(shù)據(jù)。④檔案信息具有共享性和高效性。會計檔案電子化管理基于信息化而生，網(wǎng)絡(luò)信息化給會計檔案信息的共享提供了便利，使得兩地之間的檔案信息傳遞更為高效和便捷。

2 ? ? 信息化條件下會計檔案電子化管理存在的問題

當前，信息化條件下會計檔案電子化管理還存在諸多亟待解決的問題，如會計信息存儲環(huán)境問題、會計檔案管理制度問題、會計信息數(shù)據(jù)備份問題、會計財務(wù)軟件版本問題、會計檔案信息泄露問題，其具體內(nèi)容如下。

2.1 ? 會計信息存儲環(huán)境問題

信息化條件下，會計檔案電子化管理工作對電子信息存儲環(huán)境有一定的要求。目前，會計信息存儲環(huán)境造成的問題仍然存在，究其原因，主要是計算機的配置過低，會計檔案電子化管理在低配置的計算機運行環(huán)境下，受溫度過高、磁場干擾或者濕度過高等環(huán)境因素的影響，會計檔案電子化管理的存儲環(huán)境不達標，不利于會計檔案信息的保存，一旦存儲媒介被破壞，將會造成無法挽回的損失。

2.2 ? 會計檔案管理制度問題

就目前而言，信息化條件下，會計檔案電子化管理工作缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度約束。會計檔案管理制度問題的存在，使得會計檔案電子化管理缺乏規(guī)范的流程，在實際工作中隨意性較大，容易出現(xiàn)管理無序的現(xiàn)象。如果出現(xiàn)會計檔案電子化管理相關(guān)問題，如檔案的丟失或是歸類錯誤、無法查找等，在責任的界定方面就存在一些困難，會出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。如何從制度層面保障會計檔案管理值得深思。

2.3 ? 會計信息數(shù)據(jù)備份問題

信息化條件下，會計信息數(shù)據(jù)備份問題是會計檔案電子化管理的突出問題。不管對單位還是企業(yè)而言，利用會計檔案電子化管理忽視了數(shù)據(jù)備份的作用，經(jīng)常出現(xiàn)對檔案不及時備份的情況，由于檔案數(shù)據(jù)備份不及時，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要數(shù)據(jù)不能得到及時備份，一旦檔案出現(xiàn)丟失或是損毀，沒有備份數(shù)據(jù)恢復(fù)數(shù)據(jù)，就可能會給財務(wù)管理帶來永久性的損失。

2.4 ? 會計財務(wù)軟件版本問題

目前，在信息化條件下會計檔案電子化管理工作還存在會計財務(wù)軟件版本問題。造成這一問題的原因，主要是現(xiàn)在的財務(wù)軟件版本較多，不同軟件之間存在不兼容現(xiàn)象，其功能和操作方式各異。會計檔案電子化管理基于相應(yīng)的財務(wù)軟件才能發(fā)揮作用，財務(wù)人員在學(xué)習財務(wù)軟件時存在較大的困難，很難做到對每一款會計財務(wù)軟件的應(yīng)用都游刃有余，迫切需要統(tǒng)一財務(wù)軟件，使用一致的財務(wù)軟件，便于會計檔案電子化管理。

2.5 ? 會計檔案信息泄露問題

在信息化條件下，會計檔案信息泄露問題在會計檔案電子化管理中也不容忽視?，F(xiàn)階段，在會計檔案電子化管理中，由于缺乏專業(yè)的計算機維護人員，會計檔案信息的泄露給會計檔案信息管理帶來了難題。在日新月異的信息化時代，病毒和黑客對會計檔案電子化管理造成的沖擊不可避免，現(xiàn)有的會計檔案管理人員不具備專業(yè)的計算機知識，加之缺乏專業(yè)的計算機人員對網(wǎng)絡(luò)進行維護和管理，使得外界人士介入到會計檔案信息系統(tǒng)，威脅著會計檔案信息安全，加大了會計檔案信息泄露的風險。

3 ? ? 信息化條件下會計檔案電子化管理的優(yōu)化對策

信息化條件下，為進一步提高會計檔案信息化管理水平，筆者在了解會計檔案電子化管理的特點及其存在的問題的基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)的優(yōu)化對策，具體如下。

3.1 ? 提高會計信息存儲環(huán)境安全性

會計信息存儲環(huán)境的安全性對于確保會計檔案電子化管理至關(guān)重要。在信息化條件下，會計檔案電子化管理，通過營造安全的會計信息存儲環(huán)境，提高會計信息存儲的安全性，防范因為環(huán)境問題對會計檔案電子化管理帶來的風險。其可以從客觀上保障會計檔案電子化管理工作的開展，在具體做法上，要提高會計信息存儲環(huán)境安全性。首先，會計電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，存放電子檔案需要防火、防潮、防磁，防止電子數(shù)據(jù)的丟失和毀損。其次，會計電子檔案對環(huán)境的依賴性強。會計檔案信息以數(shù)字編碼的形式存儲在各種磁性介質(zhì)上，入庫的磁盤都要放在特制的防磁柜中保存，而且對溫度還有一定要求，應(yīng)安裝溫度感應(yīng)設(shè)備，還要遠離易燃品堆放地，以此提高會計檔案電子數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

3.2 ? 完善會計檔案電子化管理制度

從制度層面對會計檔案電子化管理進行保障，完善會計檔案電子化管理，應(yīng)結(jié)合信息化條件下的新特點和會計工作的特點，制定具有針對性的詳細的執(zhí)行方案，建立嚴格的內(nèi)部控制制度，確保會計檔案電子化管理工作有章可循。在具體做法上，要以《會計檔案管理辦法》為基本準則，增加對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等內(nèi)容，進一步規(guī)范企業(yè)現(xiàn)有的會計檔案制度，如嚴格的認證制度、授權(quán)操作制度、檔案保管制度、歸檔制度、借用制度等，對會計檔案電子化管理的應(yīng)用以制度的形式加以肯定，明確職責范圍，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。

3.3 ? 做好會計電子檔案的定期備份

做好會計電子檔案的定期備份必不可少。在信息化條件下，會計電子檔案的備份和恢復(fù)是保證會計數(shù)據(jù)安全、準確、真實的重要措施。在會計電子檔案管理中，電子檔案的保存應(yīng)該進行至少一份的備份。在具體做法上，會計電子檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習慣，在備份數(shù)據(jù)的時候，做好相關(guān)記錄，注明備份時間和操作員的編號，以便及時查閱所需。同時，定期對這些檔案進行檢查和拷貝，以防止因磁性介質(zhì)的毀損而使信息丟失。為確保會計電子檔案的可持續(xù)發(fā)展，還應(yīng)對會計電子檔案定時進行雙備份或多備份，備份數(shù)據(jù)和原件數(shù)據(jù)不能存放在同一地點，應(yīng)設(shè)立兩個會計電子檔案保管室，并且分別設(shè)在不同的地點，確保會計檔案電子文件的長期可讀。

3.4 ? 加強對會計財務(wù)軟件的有效應(yīng)用

要使用版本一致的會計財務(wù)軟件，并加強對財務(wù)人員使用財務(wù)軟件的培訓(xùn)，提高財務(wù)人員應(yīng)用財務(wù)軟件的能力，進而提高應(yīng)用會計電子檔案的能力，使不同時期的會計電子檔案具有兼容性。在具體做法上，一般來說，采用新的軟件或是軟件版本更新之后，都應(yīng)該對財務(wù)人員進行專業(yè)化的培訓(xùn)，提升財務(wù)人員的操作水平，防止財務(wù)人員因為不熟悉軟件的操作而造成的操作失誤。

3.5 ? 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

信息技術(shù)的發(fā)展為會計工作賦能。會計檔案電子化管理采用信息化手段進行管理，對會計檔案管理人員提出了較高的要求，不僅要求會計檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識，還應(yīng)具備相應(yīng)的信息化專業(yè)知識和技能，如此才能在日常工作中將會計檔案電子化管理工作落到實處，提高會計檔案電子化管理水平。在提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)方面，要加強基本的檔案管理系統(tǒng)和軟件維護的技能的學(xué)習，或設(shè)立專業(yè)的計算機人員對網(wǎng)絡(luò)進行維護和管理。這樣做的好處是，一方面，避免會計檔案電子信息的泄露;另一方面，從時間和資金成本上降低會計檔案電子化管理風險，可謂一舉兩得。此外，會計檔案管理人員還要注重提高職業(yè)道德素質(zhì)，遵守國家相關(guān)規(guī)定，對一些特殊檔案做到嚴格保密。

4 ? ? 結(jié) 語

信息化時代，會計檔案的電子化管理任重道遠。要想充分發(fā)揮會計檔案電子化管理的作用，應(yīng)重視會計檔案的電子化管理工作，結(jié)合會計檔案電子化管理特點，從提高會計信息存儲環(huán)境安全性、完善會計檔案電子化管理制度、做好會計電子檔案的定期備份、加強對會計財務(wù)軟件的有效應(yīng)用、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)等方面，積極探索會計檔案的電子化管理的有效途徑，只有這樣，才能最大化發(fā)揮會計檔案電子化管理的作用，為會計工作提質(zhì)增效。

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