朱斌善

照片檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案歸檔管理工作是檔案管理中的一項重要內(nèi)容，照片檔案是記錄歷史真實面貌的原始文獻，在檔案利用工作中發(fā)揮重要作用。但在照片檔案整理過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，不少照片檔案裝具（本文不涉及底片冊的整理）存在設(shè)計不科學、不規(guī)范，不利于檔案工作者使用等問題。筆者結(jié)合多年工作實踐，對照片檔案裝具進行了設(shè)計，力圖達到科學規(guī)范、簡便實用的目的?，F(xiàn)在加以整理，與業(yè)界同仁商榷。

一、照片檔案裝具產(chǎn)品存在的問題

市場化不等于專業(yè)化和標準化。目前，市場上照片檔案裝具五花八門、良莠不齊。有的粗制濫造，不合乎照片檔案整理規(guī)范;有的外觀設(shè)計華麗精美，但只“金玉其外”，并不實用，真正合乎規(guī)范者鳳毛麟角。主要存在以下幾個方面的問題：

1.案卷目錄和備考表頁信息項不完整，不能了解本冊照片檔案大致內(nèi)容及整理信息;有的印在封皮和封底內(nèi)頁，一旦填寫錯誤，無法更改。

2.照片檔案卷內(nèi)目錄著錄項不全，有的著錄項不符合照片檔案著錄規(guī)則要求。有的目錄表格頁過多或過少，造成閑置浪費或無法添加。

3.照片檔案裝具脊背不能標示全宗號、保管期限、冊號等信息，給檢索帶來不便。

4.芯頁設(shè)計存在瑕疵。單張照片的說明格式錯誤，甚至內(nèi)容缺項。有的只用塑料材質(zhì)做的單元。將照片說明和照片插入單元內(nèi)，時間久了，容易造成照片與塑料薄膜的粘結(jié)，并且存在檔案內(nèi)容被隨意更改的隱患。有的雖然是用紙板做的芯頁，但是放置照片的空間固定不變，且能書寫的空間狹小，不能標全時間、地點、事由、人物、背景、攝影者等要素。無法揭示照片影像所反映的全部信息。

總之，這類相冊設(shè)計死板僵化并且大都價格昂貴，一旦填寫錯誤，則無法修改，甚至整頁撕掉，對整個相冊而言，棄之不舍，用之無意，形同“雞肋”，不利于檔案整理。

二、照片檔案裝具的創(chuàng)新性設(shè)計思路

當然，我們不能完全否定市場上照片檔案裝具的產(chǎn)品，它的封套及芯頁夾對保護照片還是起到至關(guān)重要的作用的，我們可以保留借鑒使用。筆者要強調(diào)地是，在芯頁夾的脊背處，要標注“全宗號”“保管期限”“冊號”“起止張?zhí)枴钡葍?nèi)容（見圖1），便于手工檢索。除此之處，還要將照片檔案的其余信息全部在芯頁部分展示，然后裝訂在芯頁夾內(nèi)。

1.芯頁及芯頁夾的制作

芯頁一般由297mm×210mm大小的A4紙張組成，在電腦上將文字信息制作完成并由打印機打印。這樣的設(shè)計方式，簡便易行，經(jīng)濟實惠，相對靈活，可調(diào)方向大小，隨時糾正錯誤，且整齊劃一，美觀實用，實現(xiàn)批量打印，更重要地是符合照片檔案管理規(guī)范。

芯頁夾由封面和封底兩個硬紙板連接而成，長度為300mm，寬度為220mm，脊背寬度一般在15-20mm左右。芯頁夾內(nèi)側(cè)折頁處上下設(shè)計兩個長度為297mm，寬度為15mm，厚度為2mm的紙舌，在兩個紙舌上分別對稱打兩個孔，孔距為80mm（見圖2）。紙舌應(yīng)有一定的硬度和拉伸度，可用細棉紗布做裱布裱貼。

2.芯頁內(nèi)容及其格式。由照片檔案案卷信息、目錄信息、照片信息及備考信息組成。

（1）案卷信息內(nèi)容。照片檔案的扉頁部分即是案卷信息，包括全宗名稱、案卷標題、冊號、保管期限、總張數(shù)、起止日期等信息。此外，還要有全宗號、目錄號、案卷號（冊號）歸檔章，為編制檔號奠定基礎(chǔ)（見圖3）。

（2）目錄信息的填寫。照片檔案基本目錄的必備項目是：照片號、題名、時間、頁號、備注等（見圖4）。

（3）照片信息擬定及其固定方法。依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），單張照片的說明包括題名、照片號、底片號、參觀號、時間、攝影者、文字說明等內(nèi)容（見圖5）。一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，擬寫組合照片說明。同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片的左上角或右上角標出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號按組依次采用“①”、“②”、“③”……，組聯(lián)符號不宜越冊。在電腦上擬定本組照片總說明后，再用量尺量好大小不等的照片尺寸，然后設(shè)計同等大小的文本框，用以固定照片的位置，再在文本框的下方撰寫組聯(lián)號、照（底）片號、拍攝時間、攝影者、文字說明等說明性信息。完畢后，打印出本組照片設(shè)計模板，然后把相角粘貼在文本框的四角，最后將照片放置在相角內(nèi)，固定在芯頁上。一組內(nèi)大幅照片不能存放在相冊內(nèi)，應(yīng)當隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明存放索引地址。

題名應(yīng)簡要概括、準確反映照片的基本內(nèi)容，“六要素”要齊全。照片號、底片號。參見號是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。照片拍攝時間用八位阿拉伯數(shù)字表示，前四位表示年，第5至6位表示月，第7至8位表示日，不夠補零。文字說明應(yīng)綜合運用六要素，概括揭示照片影像反映的全部信息。

3.芯頁的裝訂

為避免芯頁圖文部分在裝訂時被遮掩，將左邊距設(shè)置為20mm，同時在紙張左邊粘貼寬度和長度與紙舌同規(guī)格的厚度為1mm的長條，使得芯頁邊距與中心部分厚度大致相等。將芯頁（一般以30頁左右為宜）對應(yīng)打孔后，依照文書案卷的“三孔一線”裝訂法，用粗棉繩將裝有照片的芯頁連同扉頁和備考表（格式與文書同）一起固定在芯頁夾上。

總之，內(nèi)容決定形式，形式服務(wù)于內(nèi)容，萬變不離其蹤，“蹤”即是規(guī)范。照片檔案的裝具設(shè)計也是如此，應(yīng)當按照規(guī)范要求，靈活而又完整地將檔案內(nèi)容展現(xiàn)出來，這樣才有利于檔案的管理與利用。