陳丹華 余姚市文物保護管理所

文物保護單位“四有”檔案工作作為文物保護工作的重要組成部分，應當予以重視。文章主要講述了文物保護單位“四有”檔案在工作中的作用和地位，并對文物保護“四有”檔案的形式和制檔要求加以闡述，以及針對文物保護單位“四有”檔案制檔過程當中遇到的一些問題做初步探討。

文物保護單位“四有”檔案工作是文物保護單位實現(xiàn)有效保護文物最關鍵的措施，是文物依法管理最重要的基礎?！八挠小睓n案的編制工作是文物保護單位最基礎、最日常的工作，它記載的內容以及整理的形式為文物保護提供了科學的理論支撐。同時，工作人員也可以通過文物檔案總結經(jīng)驗，彌補以往文物保護工作中的不足之處，以便提高今后開展文物保護工作的效率和水平。

文物保護單位“四有”檔案的作用和地位

1982年《文物保護法》的頒布實施，規(guī)定了文物保護單位必須要擁有“戶口本”。具體規(guī)定是各級文物保護單位，分別由省、自治區(qū)、直轄市人民政府和市、縣級人民政府劃定必要的保護范圍、作出標志說明，建立記錄檔案，并區(qū)別情況分別設置專門機構或者專人進行負責管理。這是文物保護“四有”工作的法律保障。

文物保護單位“四有”檔案的內容涉及文物保護工作的方方面面，科學、完整、詳實的“四有”檔案不僅可以為文保單位在保護、利用、管理和宣傳文物上提供完整的資料，又可以為文保單位的文物意外損壞后提供可修復的可靠依據(jù)。缺乏“四有”檔案的整理，會使得文物保護活動的開展成為無源之水。

余姚素有“文獻名邦”的美譽，是浙江省范圍內文化遺產(chǎn)類型比較豐富、完整的地級市之一，擁有世界文化遺產(chǎn)1項、國保單位8處、省保護單位11處以及余姚市級文物保護單位99處、文保點101處。所以，就余姚而言，文物“四有”檔案的開展一方面對余姚整個文化遺產(chǎn)的保護起到了關鍵性的作用，另一方面也更能體現(xiàn)余姚地方的文化精神。

文物保護單位“四有”檔案的形式和制檔要求

文物保護單位“四有”檔案記錄的形式是多種多樣的，之前傳統(tǒng)形式主要采用紙質記錄，同時加以必要的手繪圖和照片進行記載。由于傳統(tǒng)形式不利于“四有”檔案的保存和更新，所以現(xiàn)在采用電子化制檔。在圖紙卷中采用CAD制圖、三維制圖代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工制圖，照片卷中采用多方位、高清全套照片存檔，這些都彌補了傳統(tǒng)制作檔案的不足，也使得檔案整理更加高效。

除此之外，為了進一步提高文物數(shù)據(jù)的共享水平，利用新技術提高寧波文化遺產(chǎn)多元化信息管理水平，寧波啟動了“智慧文保”建設，將記錄檔案數(shù)據(jù)庫整合在寧波文化遺產(chǎn)信息化管理的云平臺中。該平臺還有文保項目數(shù)據(jù)庫、文物安全管理平臺、寧波文化遺產(chǎn)網(wǎng)及寧波大運河遺產(chǎn)監(jiān)測預警系統(tǒng)，這對于文物保護單位“四有”檔案的管理、資源共享起到了整合作用，對于文保單位的保護與管理也起到了重要的推動作用。

國保單位的“四有”檔案的內容需根據(jù)《全國重點文物保護單位記錄檔案工作規(guī)范》和《全國重點文物保護單位記錄檔案著錄說明》要求制檔，省保單位參照國保單位的內容要求逐條對照制檔，市、縣（區(qū)）級文保單位從嚴格意義上應等同國保單位要求制檔。余姚文物部門從2006年開始就逐步實施文物保護單位“四有”檔案電子化。并且，為了提高文物保護單位業(yè)務隊伍的水平，專門組織人員參加文物保護單位“四有”工作培訓班，從2014年就開始根據(jù)規(guī)范對原有的“四有”檔案的電子格式進行完善。目前余姚市的國、省保的“四有”檔案整合均已完成，市保的“四有”檔案編制工作也在順利地進行開展。

文物保護“四有”檔案工作開展遇到的問題及探討

在多處國保、省保、市保的“四有”檔案的制檔過程中也會遇到一些問題。

（一）文物保護單位記錄檔案更新不及時

文保單位“四有”檔案的續(xù)補更新對文物保護工作的開展具有重要的影響，每個地區(qū)每年都會有多處文保單位的修繕工程和搶險加固工程。這些工程產(chǎn)生的大量資料需要掃描分類存檔，但由于有些地區(qū)文物保護業(yè)務人員少、文物基數(shù)龐大等，“四有”檔案工作的開展仍存在無法及時更新的情況。記錄檔案更新不及時也在一定程度上影響文物保護工作的開展，這樣不利于文物保護工作持續(xù)、全面的發(fā)展。

由于國、省保的價值相對市保大，所以開展的工程也相對較多。續(xù)補間隔時間一長往往會出現(xiàn)大量需要續(xù)補的檔案資料。而在后期續(xù)補時工作量巨大，很容易在更新時出現(xiàn)遺漏。余姚近幾年也在不斷進行工程檔案電子化，但并未進行系統(tǒng)的整理，2020年余姚文物部門決定對前幾批公布的國、省保進行檔案更新，在續(xù)補的過程中，相關工作人員發(fā)現(xiàn)歸檔整理的工作量非常大。例如王守仁故居在2006年公布為第六批全國重點文物保護單位，于 2008年制檔。在此次續(xù)補時文物保護工程及防治監(jiān)測卷就有200余條，相關法律文書卷有百余條。

針對上述情況，建議在開展“四有”檔案工作過程中建立定期續(xù)補更新制度，明確“四有”檔案更新的內容以及形式要求，建議每5年對國、省進行檔案更新。市縣級文保單位建議在原有檔案基礎上每年更新，若還未做好“四有”檔案，建議將其相關資料進行電子掃描，然后交由文保單位分類保存，方便今后制檔時對應查找。除此之外，文物行政部門可以定期對“四有”檔案進行檢查，從而使得檔案管理工作人員可以在制度的指導之下有序、全面地開展檔案定期更新工作，避免在此過程當中造成紕漏。

（二）市(縣）區(qū)級文保單位存在記錄不完善的問題

在文物保護單位“四有”檔案管理活動開展過程當中，發(fā)現(xiàn)國、省保的“四有”檔案基本完整，而市(縣）區(qū)級文保單位的“四有”檔案存在不夠完善的情況。主要原因可能是部分市級文保單位多年前的工程資料缺失導致當時收集不完整，還有可能是一些文保單位的歷史資料、文獻資料查閱困難等。對于第一種情況，從事制檔的人員應多向有經(jīng)驗的同事請教，向文保單位所在的村、鎮(zhèn)找族譜，以及深入當?shù)氐臋n案室翻閱資料；對于后者，文物行政部門要提高重視，給予基層制檔人員查閱資料的權限，比如提供相關學術文獻、學位論文、會議報告等各類資源的在線閱讀和下載服務。

另外文保單位“四有”檔案中文字卷的編寫是重中之重，編寫文字卷考量編寫者知識面與專業(yè)熟識度，所以要經(jīng)常組織業(yè)務工作人員參加學習培訓，增加關于如古建筑、石窟寺等專業(yè)的知識儲備，另外要組織研讀學習《全國重點文物保護單位記錄檔案工作規(guī)范》和《全國重點文物保護單位記錄檔案著錄說明》等規(guī)范，提升“四有”檔案編制的專業(yè)性和規(guī)范性?！八挠小睓n案工作不僅是基礎的業(yè)務工作，也是一種責任，因此還需要培養(yǎng)文保業(yè)務人員的職業(yè)責任感。

（三）文物保護單位“四有”檔案分類整理存在交叉問題

由于文物保護工作開展具有多樣性和復雜性的特征，在開展文物保護“四有”檔案分類整理工作的過程當中存在材料交叉的問題。以文物保護單位的保護工程來說，材料包括業(yè)主單位的請示文件、文物部門的批復文件、各類合同、圖紙等，這些資料會被收在“四有”檔案的各卷中，但是在分類整理過程中，發(fā)現(xiàn)這樣可能會給檔案查找?guī)聿槐?。因為在文保單位修繕工程驗收合格后，業(yè)主單位要向文物保護管理機構提交所有的工程資料，包括竣工報告、工程總結報告、批準實施的維修施工方案、維修批準文件、政府采購審批文件、招投標文件、施工資質和許可資料、施工合同、監(jiān)理合同及監(jiān)理技術資料、工程技術合同、工程經(jīng)濟資料、維修前、中、后期的照片、工程變更資料等，而且有許多材料提交時是整合在一本資料中的。因此，建議將同一個工程的材料整合統(tǒng)一歸納到文物保護工程級防治監(jiān)測卷中，這樣既能避免檔案拆分，又方便查閱。

綜上所述，文物保護單位“四有”檔案工作的規(guī)范有序開展對文物保護工作有著積極的促進意義，但在制檔過程中也有不少問題亟需解決。因此，我們應當在革新理念的前提之下，深入剖析當前文物保護單位“四有”檔案工作開展當中遇到的問題，采取有針對性的舉措，從而使文物保護“四有”檔案發(fā)揮出更大的作用，為我國文物保護工作的持續(xù)、健康、全面發(fā)展奠定良好、扎實的基礎。