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促進事業(yè)單位干部人事管理優(yōu)化和數(shù)字化應用

2021-03-05 23:00:05王聰慧
商業(yè)文化 2021年33期
關(guān)鍵詞:干部人事人事管理紙質(zhì)

王聰慧

在大數(shù)據(jù)的背景下,網(wǎng)絡化貼近生活,網(wǎng)絡給我們帶來方便。我們要把大數(shù)據(jù)融入到事業(yè)單位人事管理中。現(xiàn)階段事業(yè)單位要利用先進的網(wǎng)絡技術(shù)進行干部人事管理。干部人事資源的信息化,一定程度上提高了事業(yè)單位的干部人事管理的水平,也實現(xiàn)了干部人事資源的的共享。

在高科技飛速發(fā)展的今天,事業(yè)單位干部人事管理還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化,給工作帶來了滯后的影響,不能快速的運用起來。本文通過分析新形勢下事業(yè)單位干部人事管理過程中出現(xiàn)的問題,提出新的措施來實現(xiàn)事業(yè)單位干部人事管理的數(shù)字化,并提出了干部人事管理數(shù)字化帶來的好處。

干部人事管理缺乏信息化建設

在大數(shù)據(jù)的背景下,各行各業(yè)都融入了網(wǎng)絡,網(wǎng)絡媒體體現(xiàn)在各行各業(yè)中。事業(yè)單位的人事管理還是基于紙質(zhì)檔管理,大量紙質(zhì)檔案收集還需要歸檔到個人干部人事檔案中,利用過程還是傳統(tǒng)的方法,手動的拿出檔案,對檔案進行翻閱,多次的翻閱給檔案帶來了損失。多次對干部人事檔案的抽出和對新的年度考核表和調(diào)資表的歸入,也給干部人事檔案帶來了曝光和紙質(zhì)的磨損和損壞。還有之前是B2的紙質(zhì)大小,現(xiàn)在是A4紙質(zhì)的檔案,對檔案多次裝訂,形成了多個梅花孔,給檔案也給帶來了不可彌補的損失。只是單純的收集紙質(zhì)檔案,整理并歸入檔案柜,沒有進行電子掃描,形成電子檔案。事業(yè)單位人事管理還是沿用人工管理,沒有加入信息化管理,不僅對事業(yè)單位人力、物力和財力造成了浪費,而且也制約了干部人事管理的工作質(zhì)量和效率的提升。

干部人事管理缺乏專業(yè)的管理人才

事業(yè)單位人事管理過程中嚴重缺乏培訓,自從我參加工作十多年來,培訓僅在去年培訓了兩次,我才吸收些新鮮的血液。我如饑似渴的接受人事檔案管理的新的管理制度和專業(yè)知識,這讓事業(yè)單位的人事管理造成了斷層和脫節(jié),現(xiàn)在的知識更新這么快,培訓的次數(shù)少,不知道更新相關(guān)的人事管理的知識。

缺乏專業(yè)的制度建設

現(xiàn)在的事業(yè)單位執(zhí)行的是陳舊的制度,有些制度已經(jīng)體現(xiàn)出了一些弊端,需要革新和改變。沒有結(jié)合本單位的要求及數(shù)字化建設的目標,出臺《檔案數(shù)字化立卷歸檔細則》《檔案數(shù)字化加工管理細則》《檔案數(shù)字化安全管理細則》等規(guī)章制度。因為不同的人事管理人員,有不同的做法和流程,導致了不同的結(jié)果。人事檔案管理人員對歸檔材料缺乏一致的制度和流程,對材料收集的標準和鑒定不一致,導致收集材料的不一致。

人事檔案信息安全存在隱患

現(xiàn)代社會的進步,使信息化融入到了生活的各個方面。當然,單位干部人事管理也應用了信息技術(shù)。信息技術(shù)對干部人事管理進行分析存儲后,存儲過程中,會對信息存在泄漏的風險,相關(guān)的干部人事管理人員如果不采用相應的防范措施,及時的更新安全技術(shù),導致干部人事檔案信息泄漏,信息安全受到?jīng)_擊,電腦對干部人事檔案存儲系統(tǒng)將會遭遇破壞,甚至導致系統(tǒng)癱瘓的風險。整個單位干部人事檔案管理信息的丟失,對多年的成果會造成毀滅性的創(chuàng)傷,不可彌補。

重視事業(yè)單位干部人事管理的信息化建設

要重視信息化建設,配備相應的設施和設備,對單位人事檔案的管理,需要大量的內(nèi)存,平時工作中的內(nèi)容,一般的設備的存儲滿足不了。稍微存儲點東西,電腦就卡的不行,單位必須配備安全系數(shù)高、性能穩(wěn)定和信息存儲量大的設備,事業(yè)單位保管著大量的干部人事檔案,必須把這些檔案信息全部錄入電子系統(tǒng),才能滿足事業(yè)單位的人事檔案的管理的數(shù)字化建設。

事業(yè)單位干部人事管理要有專業(yè)的隊伍

干部人事檔案管理是一項繁雜瑣碎且工作量大的工作,單位必須以檔案數(shù)字化建設、標準化管理、精細化利用為目標。這就需要高素質(zhì)的干部人事檔案管理隊伍,特別是對臨時聘用、政府購買性和公益性人員進行專業(yè)的培訓,要對干部人事檔案從基礎(chǔ)的收集、整理、歸納和裝訂進行培訓,對更復雜的對干部人事檔案的認定政策進行專業(yè)的培訓。在工作中遇到問題要多請教和交流,多去外面進行培訓,給工作中注入新的血液。干部人事檔案管理隊伍要進行以數(shù)字化建設的管理培訓,全面提升干部人事檔案管理人員的實際操作能力,避免工作的理論化和形勢化。大力開展以信息技術(shù)和檔案安全化為主題的交流活動,各單位之間要多交流,從各方面想辦法提高干部人事管理隊伍整體素質(zhì)。

在數(shù)字化的背景下,要求干部人事管理人員具備高標準的素質(zhì),快速的熟悉各種數(shù)字化技術(shù),并且運用相關(guān)的軟件、硬件設施,對干部人事檔案信息隨時進行統(tǒng)計分析,便于提高干部人事檔案額利用率。將干部人事檔案信息進行錄入電子系統(tǒng)后,要確保干部人事檔案信息的真實性和準確性。如干部人事檔案的出生信息、工作時間和入黨時間,對兩經(jīng)歷的記載要準確,不能有斷檔情況,以便核實兩歷的正確性。

健全相關(guān)的法律制度

在舊的干部人事管理的制度已經(jīng)不能適應新的數(shù)字化建設,必須出臺《檔案數(shù)字化立卷歸檔細則》《檔案數(shù)字化加工管理細則》《檔案數(shù)字化安全管理細則》等規(guī)章制度。紙質(zhì)檔案的各種規(guī)章制度,已經(jīng)陳舊,逐步退出舞臺,要配備新的制度,特別是紙質(zhì)檔案進行整理、掃描并歸檔,必須出臺各種制度,尤其是干部人事檔案在存儲后,注意安全保密的問題?,F(xiàn)在網(wǎng)絡如此發(fā)達,黑客的技術(shù)隨時能闖入我們的系統(tǒng),為了嚴格保護我們的干部人事檔案信息,必須時時更新系統(tǒng)信息,硬盤的復制,多套設備的配備,以防干部人事檔案系統(tǒng)被入侵,甚至破壞到無可挽救的地步。

建立保密制度 應用保密設備

首先,對干部人事檔案管理的人員進行專業(yè)的培訓,對于檔案中的每個點,出了檔案室就要暫時的失憶,不能將干部人事檔案信息帶出去,泄漏干部的個人信息,這些信息關(guān)系著人事管理的保密性。其次,對于干部人事檔案管理人員出臺保密制度,《干部人事管理保密制度》,對干部人事檔案管理人員進行管理,對其泄密要予以處罰,才能讓其銘記在心。最后,在干部人事檔案的電子系統(tǒng),要設立多重防火墻,確保信息不能有一點泄漏。一經(jīng)泄漏,立馬發(fā)出報警,能讓干部人事檔案管理人員及時的采取挽救措施,減少干部人事檔案的信息泄漏。

有利于提高干部人事管理水平

提升了干部人事檔案管理的流程的信息化水平?;跀?shù)字化的電子人事檔案管理,可在數(shù)字化的平臺上開展工作。人事檔案管理是人事管理最重要的一部分。如今年新考錄的事業(yè)單位人員,對其信息的錄入。通過對其的查詢,可實現(xiàn)干部人事管理的線上管理,比如新錄用的人員要進行起薪,可對其的信息調(diào)出,對其出生時間和工作時間的調(diào)出,導出電子表格,提供給工資科,工資科可對其的工資進行起薪。也比如單位有人辭職和調(diào)動,可對其的信息調(diào)出,讓其完善檔案信息和材料。讓其填寫相關(guān)表格,可從電子系統(tǒng)中調(diào)出其信息,對其信息核對,以便其進行下一步工作。再如,有單位人員到齡退休,可對其的信息進行登記和變更,與相關(guān)科室進行對接,核實其退休信息,對其在電子系統(tǒng)上就能實現(xiàn)準確到齡退休,省去許多不必要的麻煩。

推進了干部人事管理的數(shù)字化進程

在電子系統(tǒng)中可對干部人事的學歷、學歷證書、職稱評聘證書、考核情況和調(diào)資情況進行保存和存儲,如干部在需要個人信息時,可直接調(diào)出檔案信息,從而實現(xiàn)干部人事管理的輕松操作。

有利于提高干部人事檔案的服務水平

組織人事部門要對干部人事檔案的調(diào)閱,可以直接在電子系統(tǒng)上調(diào)出檔案信息,并對其檔案信息登記可實現(xiàn)干部人事管理的任前審核。組織人事部門通過電子系統(tǒng)不僅可以查閱干部的出生信息、工作時間、兩歷、職稱、獎勵和工資,還可以查閱和匯總,便于領(lǐng)導們能快速掌握要提拔干部的信息,快速的進行下一步的提拔計劃。

提高人力資源管理水平

因各部門的需要,需要各單位事業(yè)干部反復的提供其學歷認證、畢業(yè)證復印件、職稱情況、考核情況和調(diào)資情況,通過干部人事管理電子系統(tǒng),從而輕松掌握信息,不用干部反復提供,也提高了工作效率。

干部人事管理的數(shù)字化,要求干部人事管理人員必須不斷提高自己的業(yè)務水平,學習掌握基于數(shù)字化的人事管理的相關(guān)理論和業(yè)務知識,才能跟上新時代的大數(shù)據(jù)步伐。

(山西省交城縣人力資源和社會保障局)

參考文獻:

[1]萬里鵬,陳雅,中國高校數(shù)字化校園建設與思考[J]情報科學,2004(3).

[2]馮琨.干部人事檔案專項審核工作給高校人事檔案管理帶來的啟示[J].勞動保障世界,2017,(14):52-53.

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