杜夢唯

摘 要：當前，隨著國家對企業(yè)檔案管理的不斷重視，企業(yè)主要領導既要選派專門人員負責企業(yè)檔案管理工作，同時要結(jié)合國家的政策要求，積極推進檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學化，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理“三化”合一。但目前看來，部分企業(yè)對于企業(yè)檔案管理重視程度不足，在企業(yè)信息化、規(guī)范化和科學化方面投入的力度不夠，在一定程度上影響了企業(yè)檔案管理工作的有序推進。為此，有必要以問題為導向，制定更有針對性的企業(yè)檔案管理策略，進一步提升企業(yè)檔案管理水平，更好地服務企業(yè)發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)檔案;“三化”合一;存在問題;優(yōu)化路徑

隨著檔案管理法制意識的不斷增強和企業(yè)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的信息化、規(guī)范化、科學化已提到了一個更為重要的位置。一方面，信息化時代數(shù)據(jù)交流更為緊密，企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營中產(chǎn)生的各類檔案資料需要分類管理，形成電子檔案數(shù)據(jù)，推進檔案管理現(xiàn)代化進程;另一方面，檔案信息化管理也潛藏一定的風險，注重檔案備份管理，優(yōu)化檔案管理流程，有助于實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化、規(guī)范化與科學化的協(xié)同推進[1 ]。

1 企業(yè)檔案管理“三化”合一的現(xiàn)實意蘊

企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要保障。信息時代背景下，企業(yè)檔案管理要注重實體檔案管理，也要注重信息化管理，主動地將現(xiàn)代信息技術運用到企業(yè)檔案管理之中，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案的價值和作用，推動企業(yè)發(fā)展。新時期對企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求，企業(yè)檔案管理工作應該按照“三化”合一的具體要求，協(xié)同推進企業(yè)檔案管理各項工作。

1.1 信息化與規(guī)范化的協(xié)同推進

信息化是企業(yè)檔案管理最主要特征，規(guī)范化則是企業(yè)檔案管理的具體要求。因此，實現(xiàn)信息化與規(guī)范化的協(xié)同推進具有其必然性。在具體企業(yè)檔案管理過程中，一方面，要主動地運用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)對企業(yè)發(fā)展過程中相關信息資料的系統(tǒng)收集，并運用現(xiàn)代信息技術形成企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)庫，對存儲的數(shù)據(jù)信息進行數(shù)字處理，進而為企業(yè)發(fā)展提供各種檔案信息服務，實現(xiàn)信息化檔案管理。另一方面，企業(yè)在檔案管理過程中還要制定一定的標準，處理好各項檔案信息，確保企業(yè)檔案管理工作有序推進。但從實際看，部分企業(yè)對于檔案管理信息化和規(guī)范化重視程度不足，并沒有結(jié)合企業(yè)管理的具體要求，制定相應的標準規(guī)范，導致檔案管理人員在具體工作開展過程中缺少相應制度依據(jù)，很難解決企業(yè)管理過程中的各項問題。為此，在信息化背景下，企業(yè)要進一步明確檔案管理具體標準，加強企業(yè)檔案工作標準建設，實現(xiàn)企業(yè)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的有機結(jié)合，確保企業(yè)檔案信息真實有效規(guī)范，進一步提升企業(yè)檔案管理水平。

1.2 信息化與科學化的協(xié)同推進

企業(yè)檔案管理是一項系統(tǒng)工程，既需要引進現(xiàn)代信息技術做好檔案信息收集處理工作，還需要多個部門密切配合，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理科學化、規(guī)范化。有些企業(yè)在傳統(tǒng)檔案管理理念下，對于企業(yè)檔案協(xié)同推進重視程度不足，導致企業(yè)在檔案信息化建設過程中，因為沒有其他部門的支持舉步維艱。因此，企業(yè)在推進信息化建設過程中既要引進先進的技術設備，加強硬件設施建設;也要構建更為科學合理的檔案管理系統(tǒng)，這樣才能夠推動企業(yè)管理轉(zhuǎn)型升級。在具體協(xié)同推進過程中要讓企業(yè)其他部門充分認識到企業(yè)信息化建設的重要性，密切配合企業(yè)檔案信息化建設工作，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化與科學化的協(xié)同推進。

1.3 規(guī)范化與科學化的協(xié)同推進

從企業(yè)檔案管理的角度看，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理主要依靠人工進行，在規(guī)范化和科學化方面需要企業(yè)檔案管理人員自覺落實相關制度。由于缺少外部監(jiān)督，企業(yè)在檔案規(guī)范化方面并不盡如人意。而隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，企業(yè)在檔案管理過程中，能夠運用現(xiàn)代信息技術對企業(yè)各類檔案進行收集、分析和整理，同時也能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案管理人員進行全面監(jiān)督，避免因制度落實不到位而造成的企業(yè)管理分散無序。通過企業(yè)規(guī)范化與科學化的協(xié)同推進，能夠?qū)ΜF(xiàn)有的企業(yè)檔案信息進行有效整合，為企業(yè)發(fā)展提供更為科學的決策依據(jù)，有助于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

2 企業(yè)檔案管理“三化”合一面臨的困境與挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理制度有待完善

當前部分企業(yè)對于檔案管理重視程度不足，并沒有結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀制定相應的檔案管理制度規(guī)范，檔案管理人員在具體工作開展過程中缺少相關依據(jù)。特別是當前，互聯(lián)網(wǎng)信息技術與企業(yè)檔案管理融合得越來越緊密，但當前一些企業(yè)在檔案管理過程中仍然沿用老辦法、老傳統(tǒng)，并沒有將企業(yè)檔案管理“三化”合一與信息技術緊密結(jié)合，在一定程度上影響了企業(yè)檔案管理信息化進程。加之部分檔案管理人員對于企業(yè)檔案管理制度認識不充分，在具體工作開展過程中并沒有對相應的制度機制進行嚴格落實，也在一定程度上影響了企業(yè)檔案管理“三化”合一的有序推進。

2.2 缺乏現(xiàn)代化檔案管理設備

當前部分企業(yè)在檔案管理過程中并沒有結(jié)合企業(yè)檔案管理“三化”合一的具體要求引進先進的檔案管理設備，甚至少數(shù)企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，必然很難適應企業(yè)現(xiàn)代化建設的需求，同時也給檔案管理人員增加了工作負擔和壓力，檔案管理人員在長期的工作壓力下，也容易出現(xiàn)工作失誤，勢必會影響檔案管理質(zhì)量提升。

2.3 檔案利用服務缺乏針對性

企業(yè)檔案管理“三化”合一最終還要落實到具體的服務上，只有實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源的有效整合、開發(fā)和利用，才能夠體現(xiàn)出企業(yè)檔案的價值和作用。但當前部分企業(yè)對于檔案利用服務職能重視程度不夠，部分企業(yè)主要領導并沒有看到檔案管理的意義和價值，只是簡單地認為企業(yè)檔案管理就是對企業(yè)檔案的存儲和保管，在利用方面沒有給予足夠的政策支持和資金支持。而企業(yè)檔案管理部門在缺少外部支持的情況下，很難對檔案信息資源進行開發(fā)和利用，加之沒有與相關部門進行溝通，也難以為企業(yè)相關工作開展提供細致、有針對性的檔案信息服務，在很大程度上降低了企業(yè)檔案信息資源的利用價值，影響了企業(yè)檔案管理工作的有序推進[2 ]。

3 企業(yè)檔案管理“三化”合一的實現(xiàn)路徑

新形勢下，企業(yè)檔案管理工作應主動適應時代發(fā)展趨勢，將企業(yè)檔案“三化”合一作為企業(yè)檔案管理工作的未來發(fā)展方向。在具體實施過程中，一方面，要對企業(yè)檔案管理工作方式進行創(chuàng)新，加強與部門聯(lián)動，形成檔案管理合力。另一方面，要嚴格按照企業(yè)檔案管理“三化”合一的具體要求，完善企業(yè)檔案管理工作機制，提升企業(yè)檔案管理工作效率，加大對企業(yè)檔案管理人員的教育和培訓，提升企業(yè)檔案管理水平。

3.1 優(yōu)化檔案管理工作方式，形成部門合力

企業(yè)領導要給予企業(yè)檔案管理足夠的重視，并在不同場合、不同地點對企業(yè)檔案管理“三化”合一的重要意義進行宣傳和講解，召開專門會議對企業(yè)檔案管理存在的問題進行解決，要求相關部門支持企業(yè)檔案管理工作，相互協(xié)助，形成檔案管理工作合力。從宏觀層面看，企業(yè)檔案管理工作必須從企業(yè)發(fā)展的實際角度出發(fā)，要充分認識到檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展息息相關，因此在工作開展過程中需要各個部門的全力配合。特別是要明確分管領導具體責任，負責對企業(yè)檔案管理各種問題進行協(xié)調(diào)和解決，確保企業(yè)檔案管理工作順利開展。另一方面，要對企業(yè)檔案管理工作方式進行優(yōu)化和創(chuàng)新，要主動地引進大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息資源的全面收集、快速收集，并建立大數(shù)據(jù)庫，將收集上來的檔案信息資源進行系統(tǒng)分析和整理，結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略和企業(yè)具體問題對檔案信息進行有針對性的加工處理，為企業(yè)決策提供更為精準的檔案信息服務。

3.2 完善檔案管理工作標準，提高管理效率

要主動引進現(xiàn)代信息技術，結(jié)合企業(yè)檔案管理實際，完善企業(yè)檔案管理具體標準。一方面，要實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案工作標準同步落實。要結(jié)合紙質(zhì)檔案特點，對原有的紙質(zhì)檔案存在的問題要及時地加以解決，避免影響后續(xù)紙質(zhì)檔案標準化建設。要主動地引進現(xiàn)代信息技術，在推進檔案管理工作信息化建設的同時，按照統(tǒng)一準則對電子檔案進行重新梳理，確保電子檔案格式具有共通性，為后續(xù)電子檔案信息資源的開發(fā)利用、共享共建奠定堅實基礎。另一方面，要加大對檔案管理工作標準的落實力度，檔案管理工作并不是檔案制度制定之后就能夠立即發(fā)揮作用，還需要具體的檔案工作人員來落實。因此，必須將檔案管理人員教育培訓和隊伍建設放在突出位置。特別是要將政治可靠、業(yè)務能力強的人員選派到檔案管理崗位之上，讓這些檔案管理人員充分發(fā)揮自身的專業(yè)特點和優(yōu)勢，嚴格按照檔案管理工作標準落實相關檔案管理工作。此外，要加大對檔案管理人員的教育和培訓，要積極與檔案管理部門取得聯(lián)系，將企業(yè)檔案管理人員納入到地方檔案培訓體系之中，進一步提升檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)，更好地完成企業(yè)檔案管理“三化”合一工作[3 ]。

新時期，企業(yè)檔案管理“三化”合一推進需要在主觀意識上進行改變，樹立大數(shù)據(jù)思維，同時也需要企業(yè)完善相應的基礎設施，引進先進的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)檔案管理“三化”合一提供扎實的硬件保障。

參考文獻：

[1]郗瀅，梁春華，劉殿春，等.基于系統(tǒng)工程的企業(yè)檔案工作管理體系的構建與實踐[J].檔案管理，2020（02）：74—76.

[2]卜鶴.企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化路徑探討[J].檔案與建設，2020（09）：58—59.

[3]徐陽光，朱琳薇.破產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理和利用機制探析[J].檔案學通訊，2020（4）：43—49.

（作者單位：南京鐘山風景區(qū)建設發(fā)展有限公司）