馬雪

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;數(shù)字化;意義;應(yīng)用措施

檔案管理是企業(yè)管理中一項(xiàng)重要的內(nèi)容，不容忽視，企業(yè)應(yīng)該要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特征，不斷的去優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的工作，將現(xiàn)代化信息技術(shù)的價(jià)值和作用充分的凸顯出來，以此才能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，促進(jìn)企業(yè)向著更好的方向發(fā)展。

1企業(yè)實(shí)施檔案數(shù)字化管理的意義

在新形勢(shì)下，企業(yè)應(yīng)該要意識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性，要將其優(yōu)勢(shì)充分的凸顯出來，以此才能從整體上提升企業(yè)檔案管理的水平。檔案數(shù)字化管理傳統(tǒng)的檔案管理方式相比具有很明顯的優(yōu)勢(shì)，首先，提高了檔案資源的利用效率[1]。數(shù)字化管理能夠?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部所有的檔案資源進(jìn)行集中管理，這樣就能夠在第一時(shí)間獲取想要的檔案。同時(shí)，還能夠及時(shí)的更新檔案資源，提高檔案資源的時(shí)效性。其次，完善了檔案管理的保管方式。數(shù)據(jù)化檔案管理在一定程度上完善了檔案的保管方式，更為重要的是將檔案管理的服務(wù)職能提升了，充分的將檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)了出來。并且，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的弊端和局限性，電子版的檔案管理能夠更便捷的進(jìn)行保管。第三，能夠優(yōu)化企業(yè)各個(gè)部門的歸檔職責(zé)和權(quán)限，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)并在各部門配備兼職檔案人員。數(shù)字化管理的方式加強(qiáng)了各個(gè)部門之間歸檔的交流、合作，在一定程度上能夠提高辦事的效率。各個(gè)部門能夠更加清楚自身的歸檔職責(zé)，并配合好檔案管理部門做好相應(yīng)的工作，確保檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性。

2優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的措施

2.1強(qiáng)化數(shù)字化管理的意識(shí)

企業(yè)從事檔案管理的人員應(yīng)該要從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，要不斷學(xué)習(xí)新的管理理論和管理方法，以此才能確保檔案數(shù)字化管理的工作能夠順利、高效的開展。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該要重視檔案數(shù)據(jù)化管理的建設(shè)，并依據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況來制定出合理的管理方案，將不同類別的檔案資料進(jìn)行收集和整合，更要及時(shí)更新檔案信息資源[2]。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該要營(yíng)造出良好的數(shù)字化管理的氛圍，要將數(shù)字化管理理念滲透在企業(yè)文化中。要將檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)知識(shí)納入到日常培訓(xùn)中，不斷的強(qiáng)化數(shù)字化管理的意識(shí)[3]。同時(shí)，應(yīng)該要對(duì)智能管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。檔案管理工作應(yīng)該要將各種先進(jìn)的技術(shù)引入進(jìn)來，不斷的強(qiáng)化計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用，智能化技術(shù)的應(yīng)用能夠提高檔案數(shù)據(jù)整合的效果，提高檔案管理的效率和水平。并且，在智能化系統(tǒng)構(gòu)建的過程中，應(yīng)該要及時(shí)的對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行改進(jìn)和維護(hù)，確保信息化平臺(tái)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)。還需要注意的是，應(yīng)該要不斷優(yōu)化管理軟件的應(yīng)用，以此才能構(gòu)建出一套完善的檔案資料管理體系，保證檔案管理的各項(xiàng)工作都能夠?qū)崿F(xiàn)無縫銜接。

2.2重視基礎(chǔ)管理的工作

石化工程項(xiàng)目一般都規(guī)模比較大，涉及到的事項(xiàng)比較多，且重要資料信息多。如可行性研究報(bào)告、工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、工程勘察報(bào)告、項(xiàng)目經(jīng)理部綜合管理的資料文件、日常業(yè)務(wù)實(shí)施和經(jīng)營(yíng)管理生成的資料文件、生產(chǎn)技術(shù)和安全管理、監(jiān)督檢查方面的資料文件等。為了確保檔案信息的穩(wěn)定性，就有必要重視并做好數(shù)字化管理的基礎(chǔ)工作，在具體實(shí)施的過程中應(yīng)該要依據(jù)檔案資源的實(shí)際情況，對(duì)檔案數(shù)字化管理的類別進(jìn)行完善，特別是對(duì)于價(jià)值比較高的檔案信息，如工程文件、項(xiàng)目部綜合管理文件、經(jīng)營(yíng)管理資料等，一定要對(duì)數(shù)字化管理的方式進(jìn)行優(yōu)化，這樣才能提高檔案資源的整體利用效果[4]。首先，應(yīng)該要完善檔案數(shù)字化管理的制度。應(yīng)該要明確各個(gè)部門兼職檔案員的職責(zé)，同時(shí)，對(duì)管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該要明確，以此才能體現(xiàn)出檔案信息管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。各個(gè)部門兼職檔案員都能夠各司其職，按照相關(guān)的操作規(guī)范和流程執(zhí)行，依照石化行業(yè)檔案管理規(guī)章制度辦事，減少操作失誤事件的發(fā)生。特別是要對(duì)基建檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案的規(guī)范進(jìn)行完善。企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的過程中會(huì)生產(chǎn)大量的信息資料，為了確保檔案資料信息的完整性和準(zhǔn)確性，應(yīng)該要開展細(xì)化的生產(chǎn)技術(shù)工作，要檢查移交的技術(shù)月報(bào)內(nèi)容是否正確，有無出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。并且，應(yīng)該要仔細(xì)的基建檔案的圖紙，查看圖紙是否清晰，版面是否整潔，一定要保證檔案的準(zhǔn)確、完整[5]。其次，做好資源整合的工作。應(yīng)該要先對(duì)所有移交文件進(jìn)行分類，之后再進(jìn)行分類歸檔。第三，應(yīng)該要做好數(shù)字影像處理的工作。為了保證掃描影像的清晰，應(yīng)該要重視數(shù)字化掃描的質(zhì)量。要選用掃描分辨率較高的設(shè)備，并且在掃描的過程中應(yīng)該要適當(dāng)?shù)难娱L(zhǎng)掃描的時(shí)間。這樣還能夠拓寬資源的儲(chǔ)存空間。需要注意的是，需要對(duì)檔案的全過程進(jìn)行管理和控制，不僅要監(jiān)測(cè)檔案的掃描環(huán)節(jié)，對(duì)歸檔環(huán)節(jié)也需要加強(qiáng)監(jiān)測(cè)。

2.3重視檔案資源的安全工作

在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中會(huì)受到各方面因素的影響，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全性造成了威脅，企業(yè)應(yīng)該要重視數(shù)據(jù)信息安全建設(shè)的工作。要對(duì)不同類型的文件進(jìn)行加密處理，管理人員需要輸入密碼才能瀏覽檔案信息，并設(shè)定一定期限進(jìn)行密碼更換。同時(shí)，為了避免遭受到黑客的入侵，應(yīng)該要及時(shí)設(shè)置防火墻，以此才有效的阻擋外界的威脅，避免出現(xiàn)竊取檔案信息的現(xiàn)象，這也在一定程度上提升了檔案資料的安全性。最關(guān)鍵的是，應(yīng)該要定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)運(yùn)行的正常。同時(shí)，對(duì)于檔案信息應(yīng)該要留有備份，避免出現(xiàn)檔案資料損毀或是丟失的情況。需要注意的是，管理人員一定要熟練掌握各種先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，并按照規(guī)范操作執(zhí)行，以此才能發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，全面的落實(shí)好檔案數(shù)字化管理的建設(shè)工作。企業(yè)在數(shù)字化建設(shè)的過程中，必然會(huì)遇到各種困難，要積極的去探索各種解決辦法，提升檔案數(shù)字化管理的整體效果。

結(jié)束語

企業(yè)應(yīng)該要重視檔案數(shù)字化管理的建設(shè)，結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況，不斷的優(yōu)化管理的措施，首先，應(yīng)該要強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)的意識(shí)，從思想上引起重視;其次，做好數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)工作;最后，加強(qiáng)數(shù)字化管理建設(shè)的安全性，更好的來保護(hù)企業(yè)檔案資料的安全，確保數(shù)字化管理工作能夠有效的開展。

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[5]何惠云. 企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理論框架與實(shí)踐探索[J]. 城建檔案，2021（8）：16-17.