田貴春

摘 要：流域水電工程是我國民生建設(shè)中的重要工程之一，工程建設(shè)周期比較長，建設(shè)環(huán)節(jié)比較繁雜，在建設(shè)過程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息需要相關(guān)單位對其進行科學管理。本文主要對流域水電建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的重要性、存在的問題、采取的有效措施進行調(diào)查分析，提出未來面臨機遇與挑戰(zhàn)的戰(zhàn)略思考。

關(guān)鍵詞：流域;水電項目檔案;信息化建設(shè);問題研究

引言：檔案工作的3個走向：檔案工作走向依法管理、檔案工作走向開放、檔案工作起向現(xiàn)代化。誠然，信息化時代的到來，為各行各業(yè)的發(fā)展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，檔案工作也不例外。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在不少弊端，已不適應新時代中國特色社會主義思想。因此，相關(guān)單位要對傳統(tǒng)檔案管理模式進行科學改進，構(gòu)建檔案信息化建設(shè)平臺，提高檔案信息化管理水平，促進檔案工作走向現(xiàn)代化。

一、調(diào)查分析

（一）流域水電項目檔案信息化建設(shè)的重要性

1.流域水電建設(shè)項目一般是同一個項目法人單位在一條流域上開發(fā)建設(shè)多個項目，各項目在地域位置上又相隔很遠。構(gòu)建一體化的數(shù)字檔案系統(tǒng)，該系統(tǒng)的有效運用，能夠使得全流域的水電項目檔案信息資源相互連通，并且也能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享。在將檔案信息資料掛接、錄入檔案信息系統(tǒng)之后，相關(guān)工作人員就可以通過登錄系統(tǒng)平臺，查閱相關(guān)信息資料，以此實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，同時也能夠提高檔案資料的利用率，發(fā)揮出檔案的實用價值[1];

2.信息化的建設(shè)能夠提高水電建設(shè)項目檔案管理的規(guī)范性，也能夠?qū)n案業(yè)務工作過程進行全面的管控，與此同時，信息化管理模式，還能夠輔助上級部門對相關(guān)檔案業(yè)務進行有效的指導與督查。另外，信息化的檔案管理，能夠提高檔案資料歸檔、編目、查詢等多個業(yè)務工作的現(xiàn)代化水平，促進檔案管理工作效率的提升，也能夠增強檔案管理效果[2];

3.利用數(shù)字化的檔案系統(tǒng)，能夠?qū)n案資料進行瀏覽、查詢以及下載，滿足相關(guān)工作的需求。而且在實施信息化的檔案管理模式之后，相關(guān)工作人員還可以在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，通過在檢索欄中輸入關(guān)鍵字、主題詞，實現(xiàn)對檔案資料的快速查詢，大大提高了檔案資料的查詢效率，使得資料查詢更加便利，促使檔案資料能夠得到充分的利用。檔案信息化建設(shè)工作的開展，也能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案查詢借閱過程的管控，這樣則能夠掌握更加全面的信息。通過信息系統(tǒng)進行資料的借閱，可以掌握用戶的相關(guān)信息，同時也能夠在網(wǎng)絡平臺上對借閱者進行催還，避免資料出現(xiàn)遺失現(xiàn)象;

4.在數(shù)據(jù)系統(tǒng)中錄入流域范圍內(nèi)的檔案資料，能夠保障其安全性與完整性。在信息化的檔案管理模式中，可以實現(xiàn)對各種檔案資料的備份，這樣在數(shù)據(jù)系統(tǒng)出現(xiàn)問題致使檔案資料損毀后，則能夠進行檔案資料的恢復，進而保障水電建設(shè)項目檔案資料的完整性。另外，相關(guān)單位會對數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行定期維護，也會增強其安全性能，以此防止病毒及黑客的入侵，有效保障了檔案資料的安全性[3]。

（二）流域水電項目檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.對于流域水電項目工程而言，其自身施工建設(shè)所消耗的時間較長，且參建單位相對較多，工程建設(shè)過程中會產(chǎn)生出大量的數(shù)據(jù)資料，致使項目檔案的形式、內(nèi)容愈發(fā)豐富。在這種情況下，對檔案管理的專業(yè)性要求也會同步提升。然而，就實際情況來看，不同參與項目建設(shè)的單位，在檔案管理水平上存在較大的差異性，其檔案管理信息化程度也不一樣，一些參建單位對于信息化建設(shè)的重視度也較低，這樣不僅會影響到項目檔案管理基礎(chǔ)工作的落實，也會影響信息化建設(shè)進程[4];

2.在建設(shè)流域水電項目工程時，其中產(chǎn)生的大量紙質(zhì)信息資料，沒有被及時轉(zhuǎn)化成為數(shù)字形式，導致相關(guān)信息系統(tǒng)只是錄入了相應的檔案編目，并沒有將相關(guān)電子文件的具體內(nèi)容錄入其中，這樣也無法實現(xiàn)信息化的檔案管理，相關(guān)單位依然在使用紙質(zhì)檔案管理模式，在這種情況下，水電建設(shè)項目檔案的信息化建設(shè)工作很難順利開展;

3.在針對水電項目檔案管理開展信息化建設(shè)工作時，應該結(jié)合具體的工作內(nèi)容，制定出科學完善的信息化檔案管理機制，借此提高信息化檔案管理的規(guī)范性，使其能夠有序開展。但是，就實際情況來看，信息化檔案管理制度并不完善，甚至有些單位根本就沒有建立相應的管理制度，導致信息化的檔案管理工作在開展過程中，會出現(xiàn)不良操作行為。比如，部分管理人員沒有對電子文件予以同步掛接，致使相關(guān)電子檔案與紙質(zhì)檔案資料不相匹配，甚至出現(xiàn)信息遺漏、錄入措施的情況。

（三）流域水電建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)采取的有效措施

1.轉(zhuǎn)變觀念，建設(shè)完善的數(shù)字化檔案系統(tǒng)

在具體的檔案信息化建設(shè)中，有關(guān)單位已經(jīng)針對流域水電建設(shè)項目的檔案資料管理情況，利用信息技術(shù)構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，而且要在該系統(tǒng)中增設(shè)功能模塊，比如，檢索、瀏覽、分類等多個功能模塊，以此提高檔案管理的便利性。另外，相關(guān)單位要利用信息技術(shù)構(gòu)建信息平臺，通過該平臺與他人共享部分檔案資料，這樣也能夠使檔案資料得到充分的利用。與此同時，還應該增強數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全性，可以通過建立防火墻、安裝殺毒軟件等方式，提高系統(tǒng)對網(wǎng)絡病毒、黑客入侵的抵御能力，也可以應用密鑰登陸、身份識別等方式，強化系統(tǒng)的保密性，避免出現(xiàn)信息泄露及損壞等情況，保障檔案資料的安全性。據(jù)華電集團官方數(shù)據(jù)顯示，該集團2019年已經(jīng)組建了數(shù)字檔案館系統(tǒng)，將“OA、商秘、檔案”三合一，向檔案現(xiàn)代化管理方向邁出了堅實的一大步。

2.加強管理，規(guī)范數(shù)字化檔案管理流程

在檔案信息化建設(shè)過程中，需要對以往的紙質(zhì)檔案管理流程進行合理改進，使其更符合現(xiàn)階段的信息化檔案管理模式，進而提高信息化檔案管理工作的規(guī)范性及有序性。基于此，在對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化存檔時，應該借助掃描儀這一設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行掃描錄入。而紙質(zhì)檔案的數(shù)量很多，就導致掃描錄入工作量很大，在這種情況下，短時間內(nèi)無法對全部檔案資料進行掃描，相關(guān)管理人員則要按照相應的原則開展這一工作。針對已經(jīng)形成的檔案，要選擇長期保存、保存價值能達到30年以上、完整準確、實用價值高的檔案予以掃描錄入，對于短期保存、利用價值較低的檔案資料則可以暫緩處理。另外，對于相關(guān)參建單位移交的有關(guān)紙質(zhì)文件，應該同步移交與之相匹配的電子文件，如果沒有相對應的電子文檔，則要對紙質(zhì)文件進行掃描加工，以此建立電子文檔，接著就要按照有關(guān)規(guī)定要求對電子文檔進行歸檔保存。

3.提高重視，加大信息化建設(shè)投入力度

相關(guān)單位若想對流域水電建設(shè)項目檔案管理，進行有效的信息化建設(shè)，并提高信息化檔案管理效果，首先就要轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)的管理思想，對信息化檔案管理內(nèi)容及作用予以深入了解，提高對信息化檔案管理的重視度，推進信息化的建設(shè)進程。另外，有關(guān)單位如果想要提高檔案管理的信息化程度，還應該加大資金投入力度，為信息化建設(shè)提供充足的資金，這樣也能夠采購所需的軟硬件，為信息化檔案管理工作開展配備齊全的設(shè)施設(shè)備，進一步提高信息化程度。其中基礎(chǔ)的信息設(shè)施設(shè)備包括計算機、掃描儀、存儲器等，軟件設(shè)施則包括計算機操作、數(shù)據(jù)庫管理等多個系統(tǒng)。此外，檔案管理人才也是信息化建設(shè)所需的重要資源，高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才，能夠?qū)⑿畔⒒ㄔO(shè)工作落到實處。

二、戰(zhàn)略思考

相關(guān)單位要推進數(shù)字檔案館系統(tǒng)的建設(shè)，應立足于國家信息資源戰(zhàn)略高度，在國家重視的層面，加大檔案信息化建設(shè)的投入。雖然我國數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)取得了一定成效，但由于數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)成本高、日常維護專業(yè)性強等問題，導致建設(shè)周期長、見效慢。要想解決這些問題，必須進一步加大資金投入，加強數(shù)字檔案館系統(tǒng)的技術(shù)研究和創(chuàng)新，才能全面建設(shè)高效、有序的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

（一）加強用戶端目錄與后臺數(shù)據(jù)庫容量的同步建設(shè)。

當前，隨著辦公自動化的快速發(fā)展，電子文件已經(jīng)成為企業(yè)在管理流域水電建設(shè)項目中信息資源共享的一部分。電子文件的掛接與實體檔案的進庫必須同步，才能適應流域水電開發(fā)各項工作的需要。如果前端目錄數(shù)據(jù)與電子文件在上傳的過程中后臺數(shù)據(jù)庫容量跟不上或者其它原因?qū)е虏荒芡?，這就會很大程度上影響了檔案工作效率。另外，通過定期收集用戶端對檔案管理系統(tǒng)的使用情況，匯總系統(tǒng)各模塊的使用頻率，將一些“僵尸”模塊作特殊處理，同時也對常用模塊進行功能強化，對系統(tǒng)做優(yōu)化升級，以此提高檔案信息化工作效率。

（二）重點采用新技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)的創(chuàng)新。

眾所周知，流域水電工程還有一個突出的特點就是項目文件資料數(shù)量多、數(shù)據(jù)量大，相關(guān)單位要做好紙質(zhì)檔案驗收歸檔與電子文件同步掛接，光靠普通人力來工作效率較低。要充分利用計算機新技術(shù)、新型的科學設(shè)計以及新型數(shù)字化輔助設(shè)備進行全面統(tǒng)籌管理。徹底從傳統(tǒng)的的檔案管理模式中走出來，用創(chuàng)新的思維對檔案進行全面的管理和思考。

總結(jié)

流域水電項目檔案信息化建設(shè)是一項長期而復雜的工程，相關(guān)單位應對當下自身檔案信息化建設(shè)的具體情況進行全面梳理，并結(jié)合中央出臺的相關(guān)政策，通過采取一系列的強制措施和手段，助力推進檔案信息化建設(shè)的全面升級，為推進流域水電工程檔案工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1] 邢京燕，候潔. 淺談水利水電工程檔案信息化建設(shè)的意義與措施[J]. 檔案天地， 2020（12）：2.

[2] 陳加. 水利水電工程檔案信息化建設(shè)和利用[J].? 2020.

[3] 王薇薇. 水電工程項目檔案管理存在的問題及對策[J]. 水電站機電技術(shù)， 2019， 42（10）：3.

[4] 趙奎安.對構(gòu)建數(shù)字檔案館建設(shè)的新思考[J] 2019.