洪惜芬

摘要：近年來，隨著旅游業(yè)的蓬勃發(fā)展，旅游部門對檔案管理工作也越來越重視。而且，隨著政府辦公改革的不斷深入，如何提高檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、完整地提供符合需求、適應(yīng)發(fā)展新形勢的檔案信息，是旅游行業(yè)檔案工作的一個新課題。 本文以云霄縣旅游發(fā)展服務(wù)中心為例，介紹了辦公自動化環(huán)境下檔案管理的優(yōu)勢和帶來的問題，以及發(fā)展檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：文檔、檔案管理、旅游發(fā)展服務(wù)中心、辦公自動化

1.簡介

二十一世紀(jì)的到來，伴隨著科技的進(jìn)步和政府辦公效率的提升，也推動著信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開始被運用到政府工作中的各個領(lǐng)域，同時也引發(fā)著在政府檔案管理中的巨大變革，辦公自動化和檔案管理聯(lián)系更加緊密，檔案管理對提高辦公效率具有重要作用。因此，文件管理的自動化開啟了檔案工作的新篇章。我們旅游發(fā)展服務(wù)中心要積極探索文檔一體化管理的有效措施，確保電子文件的安全性并提高辦公自動化環(huán)境下的檔案管理。

2.辦公自動化對檔案管理的優(yōu)勢

2.1高效便捷的備案率。

強大的信息處理能力是計算機賦予辦公自動化的最大優(yōu)勢。辦公自動化環(huán)境下的檔案管理與信息化技術(shù)全面融合，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繁瑣程序最大化，并做好相關(guān)歸檔工作。這些優(yōu)勢可以有效地保證資源得到更好的利用。

2.2全面高效實現(xiàn)資源共享。

辦公自動化環(huán)境下的檔案管理可以充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，有效地實現(xiàn)旅游發(fā)展服務(wù)中心檔案管理制度，實現(xiàn)方便快捷的資源共享和檢索。同時，網(wǎng)絡(luò)和信息傳輸技術(shù)的推廣，使電子檔案管理根據(jù)不同情況進(jìn)行檢索、分類、整理、優(yōu)化和過濾，有利于加強檔案管理，發(fā)揮這些優(yōu)勢，如傳輸速度快，使用能力強，信息量大。它還能夠共享資源。尤其是政府機關(guān)事業(yè)單位，如我們云霄縣旅游發(fā)展服務(wù)中心的信息利用會更加全面、高效。

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案可以充分利用如U盤、移動硬盤等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行存儲和傳輸。這些設(shè)備的優(yōu)點是不易受物體環(huán)境的影響，還具有存儲時間長、信息量大、穩(wěn)定性強的特點。通過網(wǎng)絡(luò)工具直接傳輸文檔資源，使文檔的穩(wěn)定性和安全性大大提高。

2.3辦公自動化環(huán)境下的檔案管理更簡單。

傳統(tǒng)的檔案管理有一個復(fù)雜的過程，從文件信息的收集、分類、整理、歸檔到最后。每一步不僅耗費大量的人力、物力，而且容易出錯。而在旅游發(fā)展服務(wù)中心辦公自動化的環(huán)境中，電腦的輔助，讓繁雜的工作變得簡單，操作不需要太多的時間和精力，同時也提高了文檔的質(zhì)量，減少了時間和空間。

3.檔案管理辦公自動化存在的主要問題

眾所周知，全民旅游逐漸成為當(dāng)下熱門的話題，這使得檔案管理在旅游業(yè)的重要性越發(fā)明顯。但因旅游業(yè)檔案管理對象涉及的范圍非常廣泛，流動性強，所以為旅游行業(yè)檔案工作帶來了難度。筆者根據(jù)幾年工作經(jīng)驗分析了如下問題：

3.1電子文檔的安全性變得脆弱。

電子文化與紙質(zhì)文件最大的區(qū)別在于電子文化沒有固定的形式，而且很容易改變，即使修改后也不留痕跡。但是，一旦紙質(zhì)文件被修改，痕跡就很明顯了。因此，電子文件的保密性不如紙質(zhì)文件。由于電子文檔使一些機密性高的文件變得脆弱，這不利于文件信息的安全管理。目前，雖然一些相關(guān)技術(shù)可以防止他人對原始文檔的增加、刪除或更改，但無法有效識別原始文檔。紙質(zhì)草稿可以通過印章或簽名。這些都是電子文化在安全方面遭受的嚴(yán)峻考驗。換言之，電子文化的安全存在隱患。

3.2檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

辦公自動化系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用，需要加強旅游發(fā)展服務(wù)中心檔案人員的素質(zhì)。檔案管理人員不僅需要達(dá)到一定的知識水平，還需要掌握現(xiàn)代高新技術(shù)和處理相關(guān)問題的能力。但是，大部分檔案管理人員在技術(shù)、理論知識和辦公自動化設(shè)備使用方面還有所缺欠，不利于我中心檔案管理的電子化。

3.3文檔信息的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在安全隱患。

由于文檔在計算機中生成、通過網(wǎng)絡(luò)傳輸和處理，因此容易受到來自計算機和網(wǎng)絡(luò)的多重威脅。一方面，互聯(lián)網(wǎng)上的非法訪問無法量化，防火墻無法防范黑客高手;內(nèi)部人員經(jīng)常通過U盤、WIFI調(diào)諧解調(diào)器、智能手機、藍(lán)牙適配器、紅外傳輸、電子郵件、FTP等方式，擅自散播文件信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。在惡劣網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文檔信息無法自我隔離，文檔管理始終面臨安全風(fēng)險。

3.4文件信息的真實性識別和維護(hù)變得更加困難。

檔案的本質(zhì)屬性是載體的原始記錄，而紙質(zhì)文件的載體與所記錄的外在特征如筆跡、簽名、印章等密不可分。電子文件在保密方面受到限制。由于電子文檔的特性，電子文件不僅易于修改、不留痕跡，而且可以在不同的計算機和載體之間傳輸和復(fù)制。雖然有些技術(shù)可以防止在稿件中增加、剪切或復(fù)制電子文件，但其內(nèi)容比紙質(zhì)文件更容易被改變。人們無法從筆跡中分辨出原件，也無法分辨每份文件的印章或簽名，因此無法從印章或簽名中確定什么是原始電子文檔。以上問題都是對電子文檔真實性、可靠性、保密性的嚴(yán)峻考驗。

4.辦公自動化環(huán)境下文件管理可采納的建議

4.1提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

一是從硬件建設(shè)和投入入手，不斷提升本中心人事檔案的硬環(huán)境和業(yè)務(wù)技能。只有增加現(xiàn)代化的硬件設(shè)施，檔案人員才能認(rèn)識這些設(shè)備，學(xué)習(xí)提高業(yè)務(wù)技能，二是“自學(xué)、培訓(xùn)為輔”的模式逐步形成終身教育機制，保障檔案工作者的素質(zhì)與時俱進(jìn)?？梢栽谖抑行慕⒁环N人事檔案激勵機制，將檔案服務(wù)學(xué)習(xí)作為績效考核的一部分。三是加強本縣檔案部門合作，擴大自身交流。通過交流，學(xué)習(xí)兄弟單位的成功經(jīng)驗和方法，利用網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代通訊手段拓展檔案管理信息源和創(chuàng)新思維。

4.2著力解決電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化問題。

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，給檔案的形成帶來了巨大的變化，如公文下發(fā)、提醒、歸檔等過程都是在計算機和通訊線路上進(jìn)行的。所以檔案必須是可讀的文件，其管理方式與紙質(zhì)載體檔案有很大的不同。這一變化表明文件工作者將面臨更多機器可讀的表單文件。建立規(guī)范的、開放的、服務(wù)的、共享的文件管理體系和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，是電子文件管理的必要前提。

4.3在辦公自動化環(huán)境下進(jìn)行檔案歸檔管理的方法。

一是建立文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系。目前，許多單位的檔案管理和檔案管理是分開的，分屬不同的管理部門。檔案部門往往難以進(jìn)行早期控制，一不小心就成了“越獄”。因此，必須從管理制度上加以規(guī)范，對本單位的文件管理和檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)一規(guī)劃。檔案管理——指導(dǎo)和控制應(yīng)納入檔案部門的職責(zé)范圍，確保檔案的形成、處理、歸檔管理、查閱等環(huán)節(jié)在檔案部門的監(jiān)督下進(jìn)行。在系統(tǒng)設(shè)計上，使用兼容性強、應(yīng)用性能好的軟件系統(tǒng);規(guī)范相關(guān)技術(shù)參數(shù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保不同類型的子文件從辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的順暢流通和安全管理。

4.4努力追趕未來檔案管理的大趨勢。

計算機管理檔案的優(yōu)勢非常明顯。與舊的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有巨大的發(fā)展?jié)摿?。管理人員要積極解決相應(yīng)的制約因素，因為我國是法治國家，一切都應(yīng)該按照相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行，也是為了檔案管理的未來。電子檔案容易修改、查找困難，有關(guān)部門應(yīng)制定相應(yīng)的法律來規(guī)范這些行為。只有法律規(guī)范電子檔案管理的所有細(xì)節(jié)，電子檔案才能更好地發(fā)展。電子檔案法應(yīng)符合國家法治理念，對電子檔案管理的發(fā)展具有十分重要的價值。

5.總結(jié)

總之，為了更好地開展辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作，我們云霄縣旅游中心必須轉(zhuǎn)變思想，用科學(xué)思維提高管理水平，與時俱進(jìn)，不斷將新技術(shù)應(yīng)用于檔案管理。 同時，要采取多種方式克服辦公自動化帶來的弊端，提高文檔的利用率，更好地為日常旅游工作和管理決策提高服務(wù)。

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