鐘輝玲 廣西人民出版社有限公司

在企業(yè)信息化的過程中，很多企業(yè)選擇了ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)將企業(yè)財(cái)務(wù)、采購、生產(chǎn)、銷售、庫存與其他業(yè)務(wù)功能整合到一個(gè)信息管理平臺(tái)上，形成集成化管理。它的核心思想是供應(yīng)鏈管理，從供應(yīng)鏈范圍優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)突破了原有的內(nèi)部控制范圍，形成了新的控制環(huán)境。在這種情況下，出版企業(yè)就需要適應(yīng)新的控制環(huán)境，對(duì)原有的內(nèi)部控制進(jìn)行調(diào)整，以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

一、出版企業(yè)銷售收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標(biāo)

出版企業(yè)與其他企業(yè)一樣，銷售收款是企業(yè)非常重要的環(huán)節(jié)，從其銷售收款業(yè)務(wù)的循環(huán)狀況，可以看出企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況。如果出版企業(yè)出現(xiàn)大量的賒銷情況，企業(yè)將面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)。在賒銷情況無法有效控制的情況下，大量壞賬的出現(xiàn)，將會(huì)影響企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)，這對(duì)企業(yè)的發(fā)展是非常不利的。在這種情況下，企業(yè)要想生存和發(fā)展，就要實(shí)現(xiàn)以下銷售和收款業(yè)務(wù)控制目標(biāo)。第一，確保企業(yè)銷售和收款活動(dòng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料的一致性、真實(shí)性和完整性。第二，消除銷售和收款業(yè)務(wù)中存在的隱患，對(duì)出現(xiàn)的工作漏洞能夠及時(shí)彌補(bǔ)。同時(shí)，防止和及時(shí)糾正錯(cuò)誤，避免舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，確保企業(yè)現(xiàn)有實(shí)物資產(chǎn)的安全和完整。第三，保證企業(yè)所有的銷售和收款活動(dòng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求。第四，確保企業(yè)產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率有所提高，同時(shí)，減少壞賬，加快資金回籠速度。

二、ERP環(huán)境下出版社銷售收款業(yè)務(wù)面臨的風(fēng)險(xiǎn)及控制措施

（一）發(fā)貨環(huán)節(jié)面臨的風(fēng)險(xiǎn)及控制措施

1.發(fā)貨環(huán)節(jié)面臨的風(fēng)險(xiǎn)

發(fā)貨環(huán)節(jié)面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾個(gè)方面：第一，客戶資料信息不夠完整，沒有按照相關(guān)信用管理制度執(zhí)行，或者相關(guān)信用管理制度不符合企業(yè)的規(guī)范。第二，對(duì)訂單沒有進(jìn)行有效的審核。出版企業(yè)所使用的ERP系統(tǒng)與其他企業(yè)的系統(tǒng)是相同的，它是適合很多行業(yè)使用的通用型軟件系統(tǒng)，出版行業(yè)的特殊性沒有體現(xiàn)出來。正因?yàn)檫@樣，出版企業(yè)的ERP系統(tǒng)仍然按照傳統(tǒng)的錄入方式生成訂單，忽略了圖書發(fā)貨形式多樣性對(duì)訂單接受方式產(chǎn)生的影響，沒有考慮到出版企業(yè)特殊的訂單接受方式。第三，在簽訂銷售合同時(shí)，合同簽訂人有沒有經(jīng)過授權(quán)、合同審核人員有沒有越權(quán)進(jìn)行審核、有沒有對(duì)客戶進(jìn)行信用審核、是否按嚴(yán)格照簽訂的合同進(jìn)行執(zhí)行，這些問題都需要企業(yè)充分考慮到。同時(shí)，對(duì)于賒銷政策能否確保其松緊適度，對(duì)于客戶的信用信息能否進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理，也是需要企業(yè)考慮的。

2.發(fā)貨環(huán)節(jié)的控制措施

（1）在客戶管理方面，企業(yè)應(yīng)制定新的客戶標(biāo)準(zhǔn)。符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的，經(jīng)過審核可以開戶之后，由信用部門對(duì)客戶資質(zhì)進(jìn)行審查。經(jīng)審查符合條件的，給客戶編碼，并將其信息完整地錄入到系統(tǒng)中。而未經(jīng)過信用部門審查的，企業(yè)不得與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來。

（2）在信用風(fēng)險(xiǎn)管理方面，應(yīng)通過ERP系統(tǒng)，根據(jù)客戶以往的交易情況，為客戶設(shè)置信用指標(biāo)。根據(jù)客戶信用指標(biāo)的評(píng)價(jià)，對(duì)客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定期評(píng)級(jí)。客戶一旦出現(xiàn)超過信用指標(biāo)的情況，系統(tǒng)會(huì)凍結(jié)其訂單，關(guān)閉發(fā)貨通道，終止銷售業(yè)務(wù)。只有在客戶匯入規(guī)定數(shù)額的貨款之后，銷售業(yè)務(wù)才能重啟。這樣的情況下，企業(yè)銷售貨款的回收風(fēng)險(xiǎn)得到了有效控制。在信用風(fēng)險(xiǎn)管理方面，控制要點(diǎn)有以下幾項(xiàng)：第一，要根據(jù)適當(dāng)?shù)囊罁?jù)及審批基礎(chǔ)為客戶制定信用額度，而有關(guān)的審批資料要保管好。第二，對(duì)新客戶及老客戶的信用額度，要定期進(jìn)行審核，并根據(jù)客戶的回款情況作出相應(yīng)的調(diào)整，確?？蛻粜庞妙~度的合理性。第三，一旦出現(xiàn)客戶訂單超出信用額度，要在發(fā)貨之前進(jìn)入特殊審批流程。第四，應(yīng)將訂單審核人員和信用審核人員的職能進(jìn)行分離。

（3）在銷售合同管理方面，銷售部門要與客戶及時(shí)簽訂銷售合同。如在合同中有與一般性條款不同的地方，要走特殊的審批流程。對(duì)已經(jīng)簽訂的銷售合同，要及時(shí)、準(zhǔn)確且完整地將合同內(nèi)容錄入到ERP客戶信息中去，以便生成訂單。財(cái)務(wù)部門要對(duì)銷售合同進(jìn)行統(tǒng)一的管理，沒有相關(guān)權(quán)限的人員不能進(jìn)入ERP系統(tǒng)中對(duì)銷售合同進(jìn)行相關(guān)操作。同時(shí)，銷售合同要及時(shí)傳遞到相關(guān)部門，并確保能夠按照條款履行合同。另外，簽訂銷售合同時(shí)，要考慮到產(chǎn)品的生產(chǎn)成本，防止出現(xiàn)低于成本銷售的情況或者銷售利潤(rùn)過低的情況發(fā)生。

（4）在銷售訂單管理方面，生成的銷售訂單要經(jīng)過部門經(jīng)理的審核，確認(rèn)訂單真實(shí)有效。如果有銷售合同，訂單內(nèi)容要與合同內(nèi)容相符。由專門的人員對(duì)訂單價(jià)格進(jìn)行審核，根據(jù)產(chǎn)品分類銷售折扣對(duì)價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格的控制。未經(jīng)授權(quán)人員不得對(duì)銷售訂單進(jìn)行相關(guān)操作。對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，對(duì)沒有經(jīng)過審批的訂單以及超過信用額度的訂單，系統(tǒng)禁止其生成。

（二）銷售退回、折讓以及折扣環(huán)節(jié)面臨的風(fēng)險(xiǎn)及控制措施

1.面臨的風(fēng)險(xiǎn)

這一環(huán)節(jié)面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾點(diǎn)：第一，客戶退回的圖書有可能沒有經(jīng)過審批，不是本版圖書，或者退回的圖書屬于包銷不退圖書。第二，圖書退回之后，沒有及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)確認(rèn)，在沒有與客戶進(jìn)行及時(shí)對(duì)賬的情況下，容易出現(xiàn)退貨差錯(cuò)。這時(shí)，由于時(shí)間過長(zhǎng)，很難查出具體退貨情況。第三，發(fā)貨時(shí)的銷售折扣與折讓未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，再加之沒有進(jìn)行系統(tǒng)相關(guān)設(shè)置，有可能出現(xiàn)低價(jià)售出，高價(jià)收回的現(xiàn)象發(fā)生。

2.控制措施

產(chǎn)品退回后，要及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)，并將數(shù)據(jù)及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門。設(shè)置專門的審核人員，對(duì)退貨的折扣與折讓的真實(shí)性進(jìn)行審核。經(jīng)過審核的單據(jù)錄入系統(tǒng)并開出退貨單，傳給倉庫和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。在系統(tǒng)中設(shè)置銷售與退貨對(duì)比程序，監(jiān)控退回產(chǎn)品的種類、折扣與折讓，防止因?yàn)橥素浗o企業(yè)造成損失。銷售人員要及時(shí)與客戶對(duì)退貨信息進(jìn)行溝通，并及時(shí)通知倉庫管理人員清點(diǎn)退貨。設(shè)置相關(guān)權(quán)限，將賬務(wù)記錄人員與業(yè)務(wù)辦理人員的職責(zé)進(jìn)行分離。

（三）應(yīng)收賬款的控制措施

出版社圖書大多以寄銷的方式進(jìn)行銷售，一般與經(jīng)銷商采取賬期結(jié)算和實(shí)銷實(shí)結(jié)的方式，所以對(duì)發(fā)出商品管理等同于應(yīng)收賬款管理。因此，應(yīng)收賬款控制包含發(fā)出商品控制。在ERP環(huán)境下，應(yīng)收賬款控制，要明確以下幾點(diǎn)內(nèi)容：

1.發(fā)出商品的信用控制

加強(qiáng)對(duì)客戶信用檔案進(jìn)行管理，根據(jù)客戶的信用情況，對(duì)信用額度、信用期以及信用政策進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，信用管理人員要對(duì)客戶的信用結(jié)算期或銷售期限與發(fā)出商品的賬齡進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)督促銷售人員結(jié)算貨款。未按期結(jié)算的客戶，要及時(shí)上報(bào)。

2.發(fā)出商品財(cái)務(wù)核算及對(duì)賬要求

要明確在途商品的入賬時(shí)間及入賬依據(jù)，銷售人員要對(duì)發(fā)出商品進(jìn)行跟蹤管理。倉庫工作人員要及時(shí)錄入發(fā)出商品數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)中確認(rèn)出庫，確保庫存信息及時(shí)更新。同時(shí)，銷售人員要及時(shí)匯報(bào)客戶收貨情況。對(duì)于出版企業(yè)來說，發(fā)出商品管理等同于應(yīng)收賬款管理，因此，銷售人員要及時(shí)與客戶對(duì)賬，并保留對(duì)賬記錄，然后，將對(duì)賬記錄傳遞給財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行后續(xù)的應(yīng)收賬款管理。銷售人員在對(duì)賬過程中，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，要及時(shí)查明原因，并進(jìn)行書面上報(bào)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將報(bào)批的損失和調(diào)整單據(jù)交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。

三、結(jié)語

隨著企業(yè)的發(fā)展，不論是企業(yè)內(nèi)部的管理方式還是企業(yè)的外部環(huán)境都發(fā)生了改變。這時(shí)，企業(yè)的內(nèi)部控制要隨著ERP系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。在這種情況下，出版企業(yè)要想生存和發(fā)展，就需要在ERP環(huán)境下對(duì)企業(yè)的銷售收款業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的內(nèi)部控制，結(jié)合要實(shí)現(xiàn)的發(fā)展目標(biāo)，針對(duì)銷售收款業(yè)務(wù)面臨的風(fēng)險(xiǎn)，采取有效的控制措施，確保企業(yè)能夠健康的發(fā)展。