宋浩北 內蒙古廣播電視大學

隨著信息技術發(fā)展，檔案信息資源應隨著時代需求，建立新時代的數(shù)字化模式，重視數(shù)字化檔案利用，才能更有序合理地展開檔案工作。數(shù)字化檔案的利用為檔案管理提供了更方便和高效的方式。

一、數(shù)字化檔案信息資源的利用重要性

數(shù)字化時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)與計算機的使用方便了人們生活，兩者之間已經(jīng)密不可分，計算機與互聯(lián)網(wǎng)大量的應用，形成了巨量的電子文件，對于其中的重要文件進行整合與應用，能夠更便捷地服務社會[1]。數(shù)字化檔案的應用讓企業(yè)檔案信息管理有了更方便、高效的方式，讓檔案信息資源作為全新的生產(chǎn)方式加速了企業(yè)發(fā)展。近期，我國一些企業(yè)重視并進行了信息化改革，根據(jù)企業(yè)的信息資源管理利用情況，建立針對自身企業(yè)的文件管理方式和數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案信息資源的有效管理與利用，精確的檔案服務與檔案管理結合起來，大大提高了檔案的利用效率，對企業(yè)提升和發(fā)展的可持續(xù)性有至關重要的作用。

二、現(xiàn)階段企業(yè)數(shù)字化檔案信息技術利用現(xiàn)狀

隨著信息技術的快速發(fā)展，對于檔案管理的傳統(tǒng)方式，數(shù)字化檔案有著更良好的管理方式。一方面，企業(yè)快速發(fā)展有著更多的檔案信息，讓數(shù)字化的檔案管理更加的復雜與系統(tǒng)，另一方面，在數(shù)字化檔案管理的具體應用中，對信息技術與相對的設備有著更高要求，而且檔案信息資源的開發(fā)利用過程從搜集、處理、運用都需要計算機網(wǎng)絡等，對于這些依附性較強。

目前，數(shù)字化檔案信息管理與運用在我國普及程度較低，在具體的應用中，很難滿足實際的需求，而且不能將數(shù)字化檔案的重要作用充分發(fā)揮出來，主要是對當前不完善的檔案信息資源利用效果一般，無法滿足需求者大量需求。目前的檔案信息的管理與運用主要用于企業(yè)的財務，人事管理工作等，相對比較傳統(tǒng)一些的檔案工作，應用的范圍十分狹小，甚至一些工作人員對此還不了解。此外，數(shù)字化檔案利用在比較單一層面，很難讓其實現(xiàn)全方面的運用，當前階段大部分企業(yè)都是對原檔案信息資料進行借用，打印，摘抄等方式加以使用，即使數(shù)字化的檔案管理有著極高效率，但在實際工作中，工作人員還在使用著傳統(tǒng)的工作方式，數(shù)字化方式的高效性沒有發(fā)揮出來。另外，對于檔案信息的沒有進行科學合理的統(tǒng)計與加工，企業(yè)發(fā)展中的大量信息資源十分繁雜，對于數(shù)字化檔案沒有進行合理加工以及整理，促使這些信息資源較為單一，龐大，需求人員要使用這些信息資源無法快速準確的進行使用，需要對信息資源的情況進行詳細調研核實，嚴重影響數(shù)字化檔案的有效利用，而且以后在整理這些信息資源時候，有些信息的準確性核實工作十分困難，且龐大的信息資源讓整理工作量十分巨大。

三、數(shù)字化檔案信息資源利用的具體策略

（一）加強學習

想要加大對數(shù)字化檔案的利用，就需要相關基礎理論學習，結合自身，從多個方面開拓視野，延展服務的領域。改變傳統(tǒng)的觀念，有規(guī)劃的將檔案信息資源進行管理，提高自身檔案資源的研發(fā)能力和水平，向外界提供可利用信息，從而提高自身檔案資源的形象，使數(shù)字化檔案信息資源功能更加完善。

（二）樹立意識

數(shù)字化檔案的利用要適合企業(yè)發(fā)展的實際需求，和企業(yè)的發(fā)展方向與效益保持同一方向，為企業(yè)發(fā)展和盈利服務。企業(yè)首先要根據(jù)發(fā)展方向對數(shù)字化檔案的管理和利用策略進行優(yōu)化調整。然后在此方面加大檔案信息資源的服務范圍，尋找信息資源的效用，為日后的進一步發(fā)展奠定基礎。另外，數(shù)字化檔案的利用，與企業(yè)各個部門和發(fā)展方向有著千絲萬縷關系。檔案的管理人員需要和其他部門強化交流，深入企業(yè)各部門的現(xiàn)場進行考察，提高檔案信息資源的適用范圍和有效性。最后，企業(yè)的所有人員要認識到數(shù)字化檔案信息資源的重要性，不斷地開發(fā)以及利用。數(shù)字化檔案管理短時間顯現(xiàn)出對企業(yè)的效益，但長期數(shù)字化檔案信息資源管理對企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展和對其他部門有著十分重大的意義。

（三）規(guī)劃管理利用

1.建設

數(shù)字化檔案資源建設，其一，建設目錄數(shù)據(jù)庫。將檔案室所藏的各種業(yè)務文書及各種載體檔案全部建立電子形式目錄，讓搜索與搜索目標最大化一致。目錄數(shù)據(jù)要完整、規(guī)范符合相關要求。其二，建設數(shù)字化檔案，將各種所藏業(yè)務文書等進行數(shù)字化處理，能夠進行全文搜索查閱，實施相關制度進行管理，數(shù)字化處理過程也要符合相關要求。其三，建立檔案數(shù)據(jù)庫。將數(shù)字化檔案放入全文的數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一管理，各種重要的照片、聲像、實物檔案也進行數(shù)字化處理，做出企業(yè)專業(yè)領域完善的數(shù)據(jù)庫，方便各個部門使用。其四，電子文檔歸檔。做出關于電子歸檔的相關制度，制度規(guī)定需要歸檔的電子文件和保管時間，一些重要電子文件要將相關的背景信息與元數(shù)據(jù)歸檔[2]。歸檔文件要檢測真實、完整，登記備份所有文件數(shù)據(jù)。

2.管理

企業(yè)需要建立數(shù)字化檔案信息資源的管理制度，另外，配備關于歸檔文件與數(shù)字化檔案的專用存儲設備。各種檔案文件有規(guī)范進行存儲，管理人員對檔案數(shù)據(jù)進行維護與管理，定期對數(shù)字化檔案檢測，保障檔案數(shù)據(jù)安全與可用性。做好隨時的移動轉換工作。

3.共享利用

使用計算機的云端技術，在數(shù)字化檔案信息資源管理系統(tǒng)基礎上，將企業(yè)資源集存儲、搜索、借閱、共享為一體。根據(jù)各個部門基本情況，在數(shù)據(jù)庫內系統(tǒng)規(guī)劃不同員工的工作需求調節(jié)所需的數(shù)字化檔案展開設置。在部門登錄時，根據(jù)需求就可以選擇所需檔案和資源信息。由于有時無法滿足部門所需信息，需要建立借閱功能，借助搜索得到所需檔案資源信息，這樣在數(shù)字化檔案信息資源推動中，檔案室的服務水平得到了全面提升。

（四）檔案安全管理

利用數(shù)字化檔案的同時，存在許多的安全隱患。保證檔案安全有以下幾點：

一是保障檔案信息資源有著安全環(huán)境。數(shù)字化檔案的建設，提高了檔案的管理和利用的高效性，同時在數(shù)字化檔案開發(fā)與利用時有著很大風險，因此，檔案信息資源開發(fā)與利用之前，要建立安全的環(huán)境。提高使用人員的安全意識，使用前對開發(fā)或利用環(huán)境進行檢測，加強計算機和存儲設備的保護，制定安全管理制度。

二是定期對企業(yè)的網(wǎng)絡進行檢測與更新。最近，黑客的新技術層出不窮，發(fā)現(xiàn)一點漏洞就會對企業(yè)進行破壞，造成企業(yè)財產(chǎn)的損失。對此，需要定期對企業(yè)網(wǎng)絡系統(tǒng)進行檢測，及時發(fā)現(xiàn)及時維護。同時，企業(yè)也要將信息數(shù)字技術加進到檔案的管理當中，進一步促進檔案的安全管理的安全與穩(wěn)定。雖然信息數(shù)字技術目前還存在著不足之處，但也會增強檔案的管理工作效率。在檔案的安全管理時，應增強信息加密管理，可以對檔案系統(tǒng)中的各類文件進行嚴密監(jiān)管，同時，也會讓輸入與輸出的窗口更加安全與合理。加密管理中加密技術應提高技術強度，加大各種亂碼信息的使用，而這些亂碼在一定程度上很難讓人理解，結合到一起密碼程度極其繁復，可以有效地保障檔案系統(tǒng)的安全。此外，也要建立先進防火墻，運用攻擊檢測技術，目前市場上有著諸多的安全防護軟件，可以對檔案系統(tǒng)進行有效防護，識別出各類的惡意入侵，并對于入侵進行相關識別，做出針對性的處理，有效防止惡意攻擊對檔案進行破壞，保障檔案系統(tǒng)可以長期穩(wěn)定的存儲在計算機中。另外其他的先進防護技術如：轉換、遷移、仿真等技術全都可以在檔案保護工作中進行應用，通過運用模擬技術的使用，讓硬件與軟件結合，促使檔案信息不會出現(xiàn)流失。而遷移技術將檔案的信息資料從一個存儲位置轉移到另一個存儲位置，通過這種技術使用，檔案不斷進行轉換，促使外界的極難發(fā)現(xiàn)檔案信息的具體位置，從而有效保障檔案信息的安全。

三是在檔案管理上設置權限與使用規(guī)范。在信息化時代，任何個體都更加容易的獲取各種信息，管理部門應根據(jù)檔案資源信息設立權限和規(guī)范，這樣不會出現(xiàn)不合理的檔案信息傳播，對于出現(xiàn)的不合理信息有效規(guī)范，對知識產(chǎn)權與隱私有關信息傳播及時限制，避免出現(xiàn)信息不實。同時，企業(yè)要完善檔案信息的管理制度，為了保障檔案信息的安全，就需要相關的管理制度，在基礎上給檔案信息管理工作提供合理依據(jù)。數(shù)字化檔案的安全管理需要完善的制度提供保障，通過運用先進相關技術，可以有效發(fā)揮檔案的重要作用。此外，需要制定規(guī)范的管理機制，促使管理人員按照標準進行相關工作，防止一些機密數(shù)字化檔案出現(xiàn)泄露。企業(yè)應根據(jù)檔案管理的具體運行情況制定相關的管理制度，例如：管理人員的素質審查，崗位的能力考察，機密數(shù)字化檔案的知識培訓等內容，并改善檔案以往的管理制度的詳細內容，結合先進技術對一些機密檔案進行加密，并根據(jù)文件重要程度劃分安全等級，對于極為重要的檔案信息應進行斷網(wǎng)脫機處理，隔斷與外界的直接聯(lián)系，防止被惡意攻擊導致檔案信息泄露或是受到破壞。同時機密文件存儲機構要嚴格控制除管理人員外其他人員進出，管理人員每次進出都要進行申請與密碼輸入，并且對于機密檔案的使用，每次都需要進行相關記錄，并根據(jù)先進技術對復制后的文件加大防護并且及時進行歸還或是返回管理機構進行刪除。避免出現(xiàn)泄露。此外，管理機構還需要對機密文件進行各種防護措施，或是對機密文件定期進行復制后進行秘密保存，避免機構受到自然等因素影響，機密檔案信息文件受到破壞或是受到電磁等影響文件被刪除等情況。使用多種手段保證檔案信息的安全。

（五）加強人才建設

企業(yè)要注重數(shù)字化檔案專業(yè)人員建設，使用多種措施提升檔案工作人員的準也能力，進而讓數(shù)字化檔案工作更加合理科學。當前許多大齡工作人員不會使用諸多的現(xiàn)代化辦公文件與設備，嚴重影響數(shù)字化檔案信息快速落實，對于這點企業(yè)要加大對工作人員的培訓，增強其工作能力。除對其專業(yè)能力進行培訓外，還要加強工作人員的服務意識，以此增加服務水平，構建一個和諧、穩(wěn)定的檔案管理機構。在對工作人員進行專業(yè)性的技術培訓時，還要讓工作人員認知到數(shù)字化檔案的管理工作有著十分重大作用，轉變工作人員的傳統(tǒng)觀念，重視數(shù)字化檔案的管理工作，并自覺加大對于先進技術的學習力度，了解相關的管理知識，進而完善數(shù)字化檔案的管理工作。隨著檔案管理數(shù)字化進程，為了提高檔案資源的利用率，應構建準確的開發(fā)與管理方式，結合傳統(tǒng)的檔案管理開發(fā)與管理，促使迅速了解到不足之處并及時進行改進，研討出更加合理的開發(fā)與管理方式，并結合其他企業(yè)的成功經(jīng)驗，促進檔案資源開發(fā)更加合理的開展試推行工作，同時及時發(fā)現(xiàn)不足，及時改進。

四、結語

新時代的信息技術改變了檔案的管理方式，更高效、便捷的數(shù)字化檔案信息資源管理正得到逐步應用，其是企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展的基礎。企業(yè)應重視開發(fā)數(shù)字化檔案信息資源和管理，結合自身發(fā)展需求，對數(shù)字化檔案進行完善和調整，建立多種開發(fā)與利用方式，將數(shù)字化信息資源的隱藏潛力提煉出來，為企業(yè)發(fā)展提供新的生產(chǎn)力。