趙敬莉

摘要：在當(dāng)前的建筑工程檔案管理中，施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理至關(guān)重要。施工圖設(shè)計(jì)文件變更后如果不能及時入檔，預(yù)示著建筑工程檔案的歸檔工作沒有完成，當(dāng)然也不能保證建筑工程檔案達(dá)到完整性的標(biāo)準(zhǔn)。從目前施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理情況看，首先施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案零散零碎，沒有第一時間給原留存施工圖設(shè)計(jì)文件合并存檔，其次，入庫不及時的問題也較為突出，影響了建筑工程檔案管理工作的開展、調(diào)閱、查看、利用，對建筑工程檔案的歸檔產(chǎn)生了較大影響，不利于檔案的快速歸檔，對檔案的完整性產(chǎn)生了較大影響。因此，應(yīng)當(dāng)立足建筑工程檔案管理實(shí)際，制定有效的管理措施，解決施工圖設(shè)計(jì)文件變更不完善、不及時的問題。基于此，本文展開了分析研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：建筑工程;施工圖設(shè)計(jì)文件變更;檔案管理

引言

建筑工程施工圖設(shè)計(jì)變更是指一些施工企業(yè)在施工過程中遇到一些原設(shè)計(jì)未預(yù)料到的具體情況需要處理，或者工程在驗(yàn)收過程中相關(guān)住戶業(yè)主所提出的有關(guān)問題在社會上引起重大關(guān)注的，經(jīng)設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位以及相關(guān)部門同意，對施工圖設(shè)計(jì)文件所進(jìn)行的修改、完善、優(yōu)化等活動。（任何單位和個人，未經(jīng)相關(guān)部門允許不得私自對施工圖設(shè)計(jì)文件變更）設(shè)計(jì)變更應(yīng)以圖紙或設(shè)計(jì)變更通知單的形式發(fā)出，相關(guān)發(fā)出的手續(xù)材料必須蓋章、簽字齊全。從建筑工程檔案管理來看，施工圖設(shè)計(jì)文件變更是重要的管理程序，變更檔案資料只有按程序移交，并在規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔，才能夠滿足建筑工程檔案管理的實(shí)際需要。但從目前施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理管理來看，還存在一定的問題，影響了建筑工程檔案的歸檔。因此，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況制定針對性解決策略，以滿足建筑工程檔案管理需要。

1 實(shí)施嚴(yán)格的施工圖設(shè)計(jì)文件變更管理制度

1.1 細(xì)化施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理規(guī)定

對于建筑工程檔案管理而言，施工圖設(shè)計(jì)文件變更的歸檔是整個建筑工程檔案的重要環(huán)節(jié)，也是提高、完善檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵，在施工圖設(shè)計(jì)文件變更過程中，既要滿足檔案的全面性，同時也要保證施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案的及時性，避免施工圖設(shè)計(jì)文件變更延誤。為了解決這一問題，需要在建筑工程檔案管理制度上對施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，對施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案變更時間、變更明細(xì)、變更內(nèi)容、變更相關(guān)專業(yè)的計(jì)算書、各相關(guān)單位的蓋章簽字手續(xù)等要做出詳細(xì)的規(guī)定。從檔案管理制度方面規(guī)范施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案的管理行為，提高施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理的有效性，只有通過細(xì)化施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理規(guī)定，才能夠保證施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高竣工檔案管理的及時性。因此，明確施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理的規(guī)定，能夠提高檔案管理效果，能夠?yàn)榻ㄖこ虣n案管理提供有力的手段支持。所以，細(xì)化施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理規(guī)定能夠提高檔案管理的有效性。

1.2 規(guī)范施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理行為

施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案在管理中會受到多種因素的影響，大部分的建設(shè)項(xiàng)目在實(shí)施評估、初步設(shè)計(jì)及竣工驗(yàn)收階段大多是設(shè)計(jì)人員參加，該類人員缺乏相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，而這些階段形成的文件資料大多較為重要，因此，需要明確相關(guān)崗位人員的職責(zé)并加強(qiáng)管理崗位人手，使當(dāng)前的施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案資料與原審查的施工圖設(shè)計(jì)文件檔案統(tǒng)一合并起來，這樣才能保證施工圖設(shè)計(jì)文件變更資料及時、完善歸檔。以便以后調(diào)閱、查詢、利用的時候才能知道本工程哪里出現(xiàn)變更，能夠做到一目了然。另外，由于對檔案工作不重視，往往建設(shè)工程已竣工很長時間，施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案卻一直不能按規(guī)定移交，或者出現(xiàn)重要的工程文件不全，并出現(xiàn)遺失、損壞等問題。因此，為了提高施工圖設(shè)計(jì)文件變更的及時性，應(yīng)當(dāng)對檔案的管理行為進(jìn)行明確規(guī)定，并采取細(xì)化措施，使竣工檔案管理行為能夠在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求下得以有效開展，提高檔案管理的整體效果，滿足檔案管理的實(shí)際需要。通過提高檔案管理行為的規(guī)范性，能夠使施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案在管理中做到檔案內(nèi)容的全面性，按照施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理時間準(zhǔn)時移交，避免施工圖設(shè)計(jì)文件變更延誤影響檔案管理的實(shí)效性。因此，通過規(guī)范檔案管理行為，能夠使檔案在管理中按照規(guī)范管理，使施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理在實(shí)施過程中能夠滿足規(guī)范性要求，能夠在管理的準(zhǔn)確性方面達(dá)標(biāo)。

2 把施工圖設(shè)計(jì)文件變更時間節(jié)點(diǎn)作為主要工作內(nèi)容

2.1 明確施工圖設(shè)計(jì)文件變更時間

在建筑工程檔案管理中，應(yīng)把明確施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理時間作為重點(diǎn)工作對象。之所以存在施工圖設(shè)計(jì)文件變更延誤的情況，主要的原因是在施工圖設(shè)計(jì)文件變更時間方面沒有明確規(guī)定，導(dǎo)致施工單位在提交竣工檔案的過程中，沒有明確的時間節(jié)點(diǎn)觀念，影響施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案的管理。結(jié)合建筑工程檔案管理實(shí)際，施工圖設(shè)計(jì)文件變更過程中能夠按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)提交檔案資料，但在變更過程中存在變更順序混亂、變更時間觀念不強(qiáng)以及延誤的情況。因此，應(yīng)重點(diǎn)明確施工圖設(shè)計(jì)文件變更時間，提高施工圖設(shè)計(jì)文件變更的及時性，形成制度化和規(guī)范化，指導(dǎo)施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案的管理，通過施工圖設(shè)計(jì)文件變更時間的明確規(guī)定，能夠確保工程檔案在規(guī)定時間范圍之內(nèi)避免在變更時間方面出現(xiàn)延誤，影響檔案資料的整體歸檔。

2.2 細(xì)化施工圖設(shè)計(jì)文件變更時間節(jié)點(diǎn)

在施工圖設(shè)計(jì)文件變更時間上應(yīng)當(dāng)將時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化，對施工圖設(shè)計(jì)文件變更工作作出詳細(xì)的規(guī)定?？紤]到檔案管理特點(diǎn)以及檔案內(nèi)容的特殊性，只有對施工圖設(shè)計(jì)文件變更的時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行細(xì)化，才能提高檔案歸檔的及時性和有效性，確保檔案在變更過程中資料完整、時間準(zhǔn)確、不發(fā)生遺漏?？紤]到檔案管理過程中的實(shí)際情況，在檔案管理中，對于施工圖設(shè)計(jì)文件變更時間節(jié)點(diǎn)的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)充分考慮檔案的審核特點(diǎn)和施工單位在檔案整理過程中的具體情況，根據(jù)檔案的內(nèi)容合理規(guī)定施工圖設(shè)計(jì)文件變更時間節(jié)點(diǎn)，確保檔案在審核完畢之后，解決施工圖設(shè)計(jì)文件變更中存在的時間不明確和變更延誤的問題。因此，明確變更的時間節(jié)點(diǎn)，對提高檔案管理的及時性具有重要作用。

3 采取施工圖設(shè)計(jì)文件變更延誤懲罰制度

3.1 對施工圖設(shè)計(jì)文件變更工作實(shí)行獎罰機(jī)制

為了提高施工圖設(shè)計(jì)文件變更的及時性，在建筑工程檔案管理中，應(yīng)制定工程檔案歸檔的獎罰制度，調(diào)動工程技術(shù)人員及檔案人員的工作積極性，堅(jiān)決執(zhí)行歸檔制度，做到有章可循，將工程項(xiàng)目歸檔資料的形成、積累和整理納入工程技術(shù)人員和檔案管理人員的職責(zé)范圍，對歸檔工作做得好的有關(guān)人員給予適當(dāng)?shù)谋頁P(yáng)和獎勵;對于惡意造成施工圖設(shè)計(jì)文件變更過程中存在時間延誤和內(nèi)容不全的情況，應(yīng)當(dāng)對項(xiàng)目科室進(jìn)行處罰，建立施工圖設(shè)計(jì)文件變更時間延誤制度，對于沒有按照規(guī)定進(jìn)行變更的項(xiàng)目科室，應(yīng)當(dāng)視延誤的時間和造成的影響情況進(jìn)行處罰，對處罰的金額作出規(guī)定，對于項(xiàng)目科室不能夠按照建筑工程檔案管理的要求及時變更，造成建筑工程檔案不能夠及時歸檔，影響檔案管理工作實(shí)效性的，可以制定強(qiáng)有力的處罰管理措施，如年底扣除部分錢款或者不能參加本年度的評先活動等，通過對項(xiàng)目科室的處罰以及處罰規(guī)定的建立和完善，規(guī)范施工圖設(shè)計(jì)文件變更工作，使工程檔案在變更中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理有效性。

3.2 強(qiáng)化對施工圖設(shè)計(jì)文件變更延誤的管理

施工圖設(shè)計(jì)文件變更如果不能及時得到歸檔，最直接的后果是歸檔后難以更改，影響建筑工程檔案的真實(shí)性，對整個建筑工程檔案的管理會造成較大的影響，發(fā)生嚴(yán)重錯誤。為了強(qiáng)化對施工圖設(shè)計(jì)文件變更的管理，應(yīng)當(dāng)對施工圖設(shè)計(jì)文件變更問題進(jìn)行有針對性地解決，制定并出臺包括施工圖設(shè)計(jì)文件變更延誤處罰以及延誤賠償?shù)认嚓P(guān)管理制度，使施工圖設(shè)計(jì)文件變更的延誤得到有效避免，提高檔案管理的有效性，通過出臺具體的管理措施，能夠使施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案在管理過程中，按照規(guī)定的內(nèi)容、種類、時間及時變更，提高施工圖設(shè)計(jì)文件變更的全面性和有效性，保證施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理速度能夠達(dá)到規(guī)定要求，同時，還要提高施工圖設(shè)計(jì)文件變更過程中的及時性和全面性，避免施工圖設(shè)計(jì)文件變更不及時，以及施工圖設(shè)計(jì)文件變更種類不全，造成建筑工程檔案管理受到影響。因此，做好施工圖設(shè)計(jì)文件變更的管理，對于提高檔案管理工作效果具有重要意義。

4 結(jié)語

總之，通過對建筑工程檔案管理工作的分析和了解，施工圖設(shè)計(jì)文件變更檔案管理的及時性關(guān)系到建筑工程檔案管理的整體效果和實(shí)效性，只有對施工圖設(shè)計(jì)文件變更工作作出明確的規(guī)定，并采取有針對性地管理措施，才能夠提高施工圖設(shè)計(jì)文件變更的及時性和準(zhǔn)確性，保證建筑工程檔案能夠做到及時歸檔、及時整理，提高建筑工程檔案管理的規(guī)范性。因此，對施工圖設(shè)計(jì)文件變更工作進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定和管理，對于提高建筑工程檔案管理工作質(zhì)量具有重要作用。只有加強(qiáng)對施工圖設(shè)計(jì)文件變更時間的控制，才能保證檔案在管理中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，提高檔案管理的整體效果。

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