戴麗瓊

摘要：近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，各大企業(yè)要想更好地順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展潮流，就要加強(qiáng)對(duì)辦公室行政規(guī)劃管理的重視程度，并采用各種先進(jìn)技術(shù)手段，不斷提高其管理工作的實(shí)效性，促使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益持續(xù)提升，從而更好地推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展?；诖?，本文著重分析和探討企業(yè)辦公室提升行政管理工作實(shí)效性的具體方法，以供相關(guān)工作人員參考借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室;行政管理;實(shí)效性;方法

行政管理是企業(yè)辦公室正常開(kāi)展工作的關(guān)鍵因素，其可以通過(guò)協(xié)調(diào)和銜接工作、傳達(dá)信息、執(zhí)行決策等多個(gè)方面，促使企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)水平和效率不斷提升。現(xiàn)階段，我國(guó)各大企業(yè)要注重增強(qiáng)行政管理工作的實(shí)效性，進(jìn)一步提升管理人員及其他工作者專(zhuān)業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，在固定工作量的基礎(chǔ)上，最大程度提升工作效果，通過(guò)積極轉(zhuǎn)變辦公室各部門(mén)工作形式和工作態(tài)度，促使企業(yè)整體市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力全面提升，從而更好地滿足社會(huì)實(shí)際發(fā)展要求。

一、提升企業(yè)辦公室行政管理實(shí)效性的重要意義

企業(yè)行政管理工作者不僅要負(fù)責(zé)企業(yè)諸多事務(wù)管理工作，還要保證企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)計(jì)劃和活動(dòng)順利進(jìn)行，同時(shí)，要定期與各部門(mén)員工進(jìn)行有效溝通，便于了解其日常工作情況。由此可見(jiàn)，辦公室行政管理對(duì)企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)作用，而提高行政管理工作實(shí)效性，能夠促使企業(yè)總體效益有效提升。企業(yè)通過(guò)合理利用先進(jìn)行政管理技術(shù)手段，科學(xué)有效地配置人力、物力等資源[1]，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)相關(guān)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)提供重要保障。另外，提高行政管理實(shí)效性，能夠確保企業(yè)辦公室各項(xiàng)工作開(kāi)展的規(guī)范性。一般情況下，企業(yè)管理機(jī)構(gòu)分為管理決策層以及執(zhí)行層兩個(gè)部分，前者主要根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況和要求，制定一些方針政策和發(fā)展目標(biāo)，后者對(duì)其進(jìn)行有效執(zhí)行。而行政管理部門(mén)在二者之間主要發(fā)揮其連接作用。

二、企業(yè)辦公室行政管理主要工作職能

（一）協(xié)調(diào)職能

行政管理部門(mén)是企業(yè)辦公室內(nèi)的信息中轉(zhuǎn)站，其需要及時(shí)傳遞企業(yè)內(nèi)部信息，切實(shí)做好內(nèi)外協(xié)調(diào)、上下協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)工作。其中，內(nèi)外協(xié)調(diào)是辦公室行政管理人員既要深入了解企業(yè)外部實(shí)際發(fā)展需求，又要凸顯企業(yè)真正實(shí)力與形象。上下協(xié)調(diào)是指行政管理人員準(zhǔn)確掌握企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策方向及工作重點(diǎn)內(nèi)容[2]，并與各部門(mén)及時(shí)進(jìn)行溝通、對(duì)接，全面了解基層員工日常工作狀況，并將信息反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。橫向協(xié)調(diào)主要面向各個(gè)部門(mén)，由辦公室牽頭，加強(qiáng)與各個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)合作力度。

（二）服務(wù)職能

行政管理工作的主要特點(diǎn)在于事件細(xì)碎繁雜，服務(wù)是企業(yè)辦公室行政管理的重要工作職能，在服務(wù)期間，不僅要保證其服務(wù)工作質(zhì)量，還要確保其他各項(xiàng)工作正常穩(wěn)定運(yùn)行。因此，企業(yè)辦公室相關(guān)人員要積極做好領(lǐng)導(dǎo)顧問(wèn)、部門(mén)后勤等工作。一方面，在全面了解基層部門(mén)實(shí)際情況的同時(shí)，做好記錄工作，并將其進(jìn)行總結(jié)整理，通過(guò)語(yǔ)言文字方式為領(lǐng)導(dǎo)制定相關(guān)決策提供重要參考。另一方面，要與企業(yè)內(nèi)部部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，為上下級(jí)有效溝通搭建橋梁。

三、提升企業(yè)辦公室行政管理實(shí)效性的具體方法

（一）優(yōu)化工作流程，提高辦事效率

行政管理部門(mén)工作目標(biāo)是通過(guò)人為努力以及合理運(yùn)用各種規(guī)章制度，加強(qiáng)企業(yè)各部門(mén)之間的聯(lián)系。在新時(shí)代背景下，企業(yè)辦公室行政管理部門(mén)要注重優(yōu)化工作流程，并采用各種先進(jìn)技術(shù)手段，進(jìn)一步提升行政辦事效率。對(duì)于傳統(tǒng)行政管理工作而言，只有快速、高效地傳遞相關(guān)信息，才能保證管理工作順利運(yùn)行。現(xiàn)階段，企業(yè)要想進(jìn)一步提升行政管理工作的實(shí)效性，就要簡(jiǎn)化辦公室各部門(mén)工作內(nèi)容和路程，并提升行政管理人員工作效率[3]，讓其明確自身具體工作能力，切實(shí)做到對(duì)各類(lèi)職能工作全面知悉、認(rèn)真負(fù)責(zé)，這樣不僅能夠保證企業(yè)信息傳遞更加方便、快捷、迅速，還能更好地推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）明確管理目標(biāo)，規(guī)劃工作流程

首先，企業(yè)要根據(jù)各個(gè)辦公室具體工作職責(zé)，合理設(shè)置工作崗位，而后根據(jù)工作內(nèi)容和性質(zhì)明確各崗位工作職責(zé)，這種實(shí)現(xiàn)崗位個(gè)性化、固定性有效設(shè)置，確保崗位之間密切合作與獨(dú)立。其次，不斷優(yōu)化和完善企業(yè)工作流程。行政管理人員在在實(shí)際管理工作中，要將各項(xiàng)工作任務(wù)劃分為若干部分，并采用有效措施對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和更新，增強(qiáng)工作任務(wù)的直觀性，讓實(shí)際操作更加簡(jiǎn)單、便捷，以此來(lái)減輕管理人員日常工作壓力。最后，企業(yè)辦公室行政管理部門(mén)要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具體優(yōu)勢(shì)，真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公目的，通過(guò)適當(dāng)調(diào)節(jié)企業(yè)內(nèi)外管理工作機(jī)制，避免各個(gè)管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題。同時(shí)，企業(yè)辦公室可以借助信息技術(shù)構(gòu)建電子信息數(shù)據(jù)管理庫(kù)，通過(guò)收集、整理、上傳相關(guān)信息資料，為后期查找工作提供便利。這樣不僅能夠提升數(shù)據(jù)信息安全管理工作效率，還能有效緩解工作人員管理壓力，為提升辦公室行政管理實(shí)效性奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）建立健全行政管理制度

企業(yè)要想進(jìn)一步提升辦公室行政管理實(shí)效性，就要根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況，圍繞企業(yè)未來(lái)發(fā)展方向，突破傳統(tǒng)思想發(fā)展觀念束縛，采用先進(jìn)科技手段，建立健全行政管理制度，有效解放企業(yè)各部門(mén)生產(chǎn)活力，充分發(fā)揮企業(yè)制度實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，規(guī)范企業(yè)辦公室各個(gè)工作流程，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)期、高效規(guī)劃發(fā)展目標(biāo)。同時(shí)，企業(yè)要精準(zhǔn)把握市場(chǎng)變化狀況，結(jié)合新時(shí)代市場(chǎng)環(huán)境對(duì)行政管理制度進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新[4]，以此確保制度與市場(chǎng)需求密切融合。另外，企業(yè)辦公室行政管理部門(mén)要根據(jù)企業(yè)及市場(chǎng)后期發(fā)展情況，對(duì)該制度進(jìn)行創(chuàng)新和完善，促使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益不斷提升，從而更好地推動(dòng)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

（四）加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)力度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

現(xiàn)階段，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要注重培養(yǎng)行政管理人員專(zhuān)業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，通過(guò)理論、實(shí)際有效連接，不斷優(yōu)化和完善行政管理人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)計(jì)劃，切實(shí)增強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)服務(wù)意識(shí)，提高其業(yè)務(wù)管理水平，讓其在積極做好自身本職工作的同時(shí)，不斷提高自身綜合能力。因此，企業(yè)辦公室行政管理部門(mén)要根據(jù)工作人員實(shí)際情況，制定科學(xué)、有效的學(xué)習(xí)計(jì)劃，并鼓勵(lì)其積極參與各種培訓(xùn)活動(dòng)，進(jìn)一步提高自身業(yè)務(wù)能力與工作水平，為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展貢獻(xiàn)自身實(shí)際價(jià)值效用。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，辦公室是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的重要組成部分，行政管理部門(mén)是保障辦公室各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵因素。在新時(shí)代推動(dòng)下，我國(guó)各大企業(yè)要想進(jìn)一步提高自身市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力及社會(huì)影響力，就要加強(qiáng)對(duì)辦公室行政管理部門(mén)工作的重視程度，并根據(jù)自身實(shí)際情況，制定科學(xué)、合理的管理制度，通過(guò)有效提升行政管理工作實(shí)效性，促使企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)程不斷加快。

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