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“精細化” 理論在外包產品驗證中的應用

2021-01-08 02:31中國航發(fā)沈陽發(fā)動機研究所
機械工業(yè)標準化與質量 2020年12期
關鍵詞:產品質量精細化流程

中國航發(fā)沈陽發(fā)動機研究所□李 娟

空裝駐沈陽地區(qū)第二軍事代表室□李興泉

前言

“精細化” 思想源自于泰勒的管理理論。 它經由日本豐田生產方式的推動和發(fā)展, 演變到了今天成為可以與各種管理工具相融合的管理理念體系。 “精細化” 管理思想就是對工作要求進行細致充分理解后, 用某種控制手段去實際深入落實從而達到追求精品的過程。 它強調的重點是規(guī)則, 倡導的是用固定的“法治” 代替相對自由的“人治” 和“人本”。 它用流程的標準化, 動作的規(guī)范化, 通過自我比較和革新, 不斷促使工作結果或產品質量趨于完美。 “精細化” 管理的核心特征是流程化、 細化和標準化。 流程化是基礎,細化是方法, 標準化是手段。 將“精細化” 的思想應用于外包產品驗證過程, 科學設計驗證流程, 能提升產品把關力度, 提升驗證信息利用效率, 對企業(yè)產品質量控制和促進供需雙方合作共贏具有重要的意義。

1 外包產品驗證過程概述

質量管理體系要求“組織應確定必要的驗證或其他活動, 以確保外部提供的過程、 產品和服務滿足要求”。 為使外包產品的質量滿足最終產品的要求, 常用的驗證方式是在外包產品接收前, 通過對其特性的檢查, 確定產品是否符合要求。 這一過程中, 獲得的產品質量信息, 就是外包產品的驗證信息。 外包產品驗證過程是隨著外包發(fā)展進程逐漸被關注和深化的。 從其發(fā)展的歷史過程來看, 外包的發(fā)展主要經歷了以下三個階段: 第一個階段是20 世紀80 年代初期至20 世紀90 年代初期的形成階段, 由于業(yè)務流程重構的熱潮在各國廣泛掀起, 出于資源最優(yōu)配置的目的, 企業(yè)的外包活動空前高漲。 此階段, 企業(yè)對于外包產品處于完全信任的狀態(tài), 大多數(shù)驗證過程的關注點僅僅局限于產品數(shù)量上。 第二階段是20 世紀90 年代初期的發(fā)展階段, 各企業(yè)逐漸認識到外包過程對其產品的影響, 對外包產品的驗證關注重點也發(fā)生了由關注數(shù)量到關注質量的轉變。 他們會主動采取質量檢查等方式去驗證外包產品質量。 第三階段是20 世紀90 年代中期以后的飛速發(fā)展階段。 分工的細化及管理能力的提升, 使外包過程融入企業(yè)質量管理過程變?yōu)橐环N可能。 有些企業(yè)開始對外包質量控制進行了詳細的程序策劃和分析, 并結合自身的特點給出了切實可行的運作方法。 從供應商選擇, 到關注產品現(xiàn)場生產過程, 再到全方位產品質量控制的系統(tǒng)化管理思路和理念已經開始形成。 從全面質量管理角度上看, 外包產品的驗證過程已經不僅僅是區(qū)分合格與不合格的有效手段, 其中內含的質量信息也對產品質量前控起到非常積極的作用。

驗證過程的輸出就是驗證結論。 按照驗證結論, 經驗證的外包產品會被分為合格與不合格兩類。 不合格產品通常包含以下三種情況: 一是產品的質量問題不影響后續(xù)使用, 可以不予處理;二是產品的質量問題對后續(xù)使用有影響, 但出于周期或成本的考慮, 可以在現(xiàn)場處理; 三是產品的質量問題比較嚴重或現(xiàn)場缺乏處理手段, 產品必須返廠問題才能得到解決。 上述三種情況中,無論是直接讓步接收還是返廠處理后接收的產品, 對于企業(yè)來說, 都會對后續(xù)工作過程產生影響, 都是屬于不合格所定義的范疇。 這三類不合格中所包含的產品質量問題信息對于產品質量改進及供應商能力提升方向的確定有重要的意義。但如果缺乏有效流程的約束和管理, 這些信息會在當次問題處理結束后隨即消失。 即使有些信息僥幸得到存續(xù), 也無法形成對供方有力的約束,最終會因得不到供方的積極回應而不了了之。 久而久之, 隨著問題的積累, 外包產品問題發(fā)生率會居高不下, 供方能力與產品需求的匹配度也會越來越低。

2 “精細化” 思想的導入

“過程是一組將輸入轉化為輸出的相互關聯(lián)或相互作用的一種活動”。 外包產品驗證對企業(yè)來說就是一個將未知質量特性產品轉化為已知質量特性產品的過程。 “精細化” 管理理論提倡對過程流程化管理, 其主要內容包括過程分析、 流程設計、 流程優(yōu)化。 過程分析是將與所期望結果相關聯(lián)的活動或必要的資源需求進行匯集, 區(qū)分必要性與非必要性, 通過分析, 保留必要的, 剔除不必要的。 流程設計是將工作過程中包含的諸多離散的環(huán)節(jié)和要素有機融合成為一個或多個包含著“輸入”、 “輸出” 與“活動” 要素的完整流程。 流程設計可分業(yè)務分析和流程分析兩大步驟。 業(yè)務分析解決的是主觀上的認識問題, 流程分析解決的是行為上的方法問題。 運用 “精細化” 思想設計外包產品驗證及其信息利用流程,通過流程規(guī)范驗證實施過程, 對驗證信息進行分析、 利用, 找到問題關鍵癥結, 明確改進方向,就可以大大減少產品質量問題重復發(fā)生次數(shù), 提高后續(xù)產品一次交付合格率, 同時也能促進供方的技術能力和管理水平提升, 使其持續(xù)與產品要求相匹配。

3 “精細化” 理論的應用

用“精細化” 思想建立外包產品驗證流程,第一步是全過程分析, 即要明確相關部門在流程中的工作職責和必要的動作; 第二步是流程設計, 即將驗證過程及信息反饋和處理過程的輸入、 輸出和活動有機組合; 第三步是流程優(yōu)化,即在細節(jié)方面開展流程補充、 刪減及輸入輸出文件標準化等工作。

(1) 過程分析

1) 確定驗證業(yè)務所有的相關方。 業(yè)務相關方是指與驗證過程設計業(yè)務相關的部門。 從職能上看, 通常包括驗證組織部門、 驗證實施部門、 設計部門、 問題監(jiān)督處理部門、 質量監(jiān)督部門等。

2) 確定需要完成的具體業(yè)務項目。 包括產品驗證需求的提出、 驗證標準的建立、 驗證過程的實施、 驗證信息的反饋整理、 過程信息統(tǒng)計分析、 信息發(fā)放及閉環(huán)管理等。

3) 分解每個具體業(yè)務工作內容的輸入和輸出動作。 例如驗證過程的輸入動作是確定產品質量要求, 輸出動作是驗證結果; 信息反饋過程的輸入動作是記錄驗證結果, 輸出動作是反饋結果; 問題閉環(huán)過程的輸入動作是反饋信息, 輸出動作是結果處理。

4) 逐一檢查輸入輸出動作是否可以無縫銜接, 是否還有被遺漏的工作項目。 確定每個工作內容的輸入和輸出動作首尾銜接無空白, 且無多余動作后, 將動作進一步轉化成具體工作職責落實到被確定的業(yè)務相關方。

(2) 流程設計

流程設計是將經過程分析確認后的活動內容進行有機組合, 形成完整的流程框架圖, 同時確定業(yè)務開展過程需要的指導文件或傳遞文件的過程。 為確保流程的有效性, 還應考慮在外包產品驗證環(huán)節(jié)、 問題的反饋環(huán)節(jié)采用區(qū)域閉環(huán)管理。“閉環(huán)管理” 就是把問題的解決過程作為一個封閉的閉環(huán)系統(tǒng), 讓問題處理過程形成一個回路,通過決策、 控制、 反饋、 再決策、 再控制、 再反饋……在循環(huán)積累中不斷改進, 使問題在持續(xù)而有效的糾正或糾正措施下得到徹底解決。 參考樣例見圖1。

圖1 問題閉環(huán)示意圖

(3) 流程優(yōu)化

流程優(yōu)化就是將流程框架運用于實踐中, 與實踐需求對比后收集運用反饋信息, 對流程進行細節(jié)修訂, 增加“附加約束條件” 及“文件標準化” 等補充措施。

流程細節(jié)修訂, 包括刪減多余流程, 增加或導入必要的子流程, 例如為進一步發(fā)揮流程合作約束效力, 可以將提交軍檢流程導入驗證流程。增加的“附加約束條件” 包括對承制廠提出整改期限及整改程度等具體的要求。 例如可根據(jù)對產品或后續(xù)工作的影響程度, 將問題劃分為A、 B、C 類, 對不同類別分別提出如下要求: A 類要求一個月內整改到位, B 類要求3 個月內整改到位, C 類作為參考意見建議整改。 對于重大的問題, 還可提出對問題整改情況進行現(xiàn)場檢查確認及整改證據(jù)材料上報等要求。 “文件標準化” 過程包括確定需要完善的文件, 設計完善的文件編制方案及統(tǒng)一指導文件等過程。 目的就是要統(tǒng)一工作語言, 減少個體主觀對工作結果的影響。 實施過程如下: 檢查流程文件之間的匹配情況及與驗證過程相關文件的完備情況; 通過對文件可執(zhí)行性、 文件對驗證過程影響程度大小的分析, 確定需要補充完善的文件目錄; 根據(jù)實際存在的問題和可能的需求, 設計文件編制或改進方案, 并將文件模板標準化。 例如針對原有驗證規(guī)程文件問題描述不清、 缺少標準等問題, 結合以往發(fā)現(xiàn)的文件不適用及存在可能影響后續(xù)使用過程的問題, 補充驗證標準要求; 針對原有的記錄框架不清, 歸類不明確且內容反映不完全等問題, 以檢查表的方式將驗證規(guī)程中的要求項目逐項列入,對記錄進行標準化設計。

結束語

相比于傳統(tǒng)的流程設計方法, 運用精細化管理思路設計的外包產品驗證流程中存在更多的分支環(huán)節(jié)和子流程, 附加約束條件也更廣。 在運用科學管理手段設計更加完善流程的基礎上, 企業(yè)應建立信息化的運行控制措施, 來實現(xiàn)流程的通暢、 快捷運行, 同時也能使驗證信息得以迅速傳遞和長期保留。 除此之外, 信息化的流程共享還能使產品質量問題處理過程得到廣泛關注和有效監(jiān)管, 更有利于過程閉環(huán)管理的實現(xiàn), 這對激發(fā)供方持續(xù)提升技術和管理能力的自覺性也有積極的意義。

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