郭 邈

(天津醫(yī)科大學(xué)總醫(yī)院 天津300052)

干部人事檔案管理是醫(yī)院人力部門最為基礎(chǔ)的管理工作之一，其開展效率與質(zhì)量直接影響著醫(yī)院人力資源配置情況，對(duì)于醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)也會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。綜觀當(dāng)前我國(guó)各類醫(yī)院，其干部人事檔案管理工作中普遍存在著檔案管理模式較為單一、檔案更新頻率不足、管理人員水平有待提高等情況，這些問題的存在對(duì)于醫(yī)院人力資源優(yōu)化管理有著不利的影響，需要相關(guān)工作人員引起高度重視，并采取行之有效的解決措施。本文結(jié)合實(shí)際情況闡述了新醫(yī)改視域下干部人事檔案信息化管理的可行途徑。

1 醫(yī)院干部人事檔案管理中普遍存在的問題

1.1 檔案管理模式較為單一

醫(yī)院干部人事檔案管理工作具備較強(qiáng)的保密性質(zhì)，管理人員在遵循既定的流程，開展相應(yīng)管理工作的同時(shí)，所采取的檔案管理方式也應(yīng)當(dāng)和時(shí)代發(fā)展需求相契合，不斷彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式中的不足[1]。當(dāng)前大部分醫(yī)院依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，很容易產(chǎn)生信息泄露等情況。加之在這一模式下，檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率相對(duì)較低，許多檔案材料未能及時(shí)歸檔，查借閱過程中遺漏登記、轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)不規(guī)范操作等，經(jīng)常會(huì)浪費(fèi)資源。雖然有一部分醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行了完善與優(yōu)化，但由于發(fā)展時(shí)間較短，相關(guān)檔案管理人員也未能長(zhǎng)期堅(jiān)持對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息及時(shí)補(bǔ)充，無法形成較為完善的檔案管理體系與制度，使得檔案管理模式顯得較為單一。

1.2 檔案更新頻率不足

由于受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，當(dāng)前部分醫(yī)院檔案管理人員依舊采取紙質(zhì)載體來記錄相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，檔案管理人員工作壓力大，降低了檔案信息的更新速率。同時(shí)傳統(tǒng)的檔案管理模式也存在較大的不確定性，很容易受到人為因素的影響，使得檔案數(shù)據(jù)信息缺乏應(yīng)有的有效性以及可靠性[2]。在我國(guó)醫(yī)療事業(yè)持續(xù)高速發(fā)展的背景之下，醫(yī)院從業(yè)人員數(shù)量有了突飛猛進(jìn)的提升，如若醫(yī)院干部人事檔案管理工作不能夠基于日常工作的基本情況，全面記錄與整合人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，不能及時(shí)掌握各個(gè)臨床科室、職能處室相關(guān)工作人員的分布與配比，勢(shì)必嚴(yán)重影響醫(yī)院人力資源管理效果。

1.3 檔案管理人員專業(yè)化水平有待提高

近年來我國(guó)醫(yī)療事業(yè)得到了迅猛發(fā)展，醫(yī)院干部人事檔案管理工作也顯得尤為繁雜。目前，部分醫(yī)院逐步開展了人事檔案信息化建設(shè)工作，但有很多醫(yī)院還是沿襲著傳統(tǒng)的檔案管理模式，正在摸著石頭過河，在檔案信息化道路上進(jìn)行探索。對(duì)信息化建設(shè)來說，傳統(tǒng)的檔案管理工作人員在認(rèn)知和專業(yè)方面還存在一定的局限性[3]。一方面，沒有做好頂層設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃，突出表現(xiàn)在對(duì)干部人事檔案信息化建設(shè)沒有作出科學(xué)性、合理性、前瞻性的布局，忽視了信息技術(shù)在人力資源管理過程中的顯著作用，特別是在干部人事檔案管理上的輔助作用；另一方面，各個(gè)醫(yī)院專兼職檔案管理崗位的設(shè)置，使得當(dāng)前醫(yī)院管檔人員專業(yè)性不強(qiáng)，崗位流動(dòng)性較大，普遍缺乏信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合的能力。這樣就導(dǎo)致了信息化建設(shè)流于表面，深入推進(jìn)困難重重，無法有效滿足醫(yī)院人力資源優(yōu)化管理的相應(yīng)需求。

2 以檔案信息化促進(jìn)人力資源精細(xì)化的建議

2.1 構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)

構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，是以檔案信息化建設(shè)促進(jìn)人力資源精細(xì)化管理的重要途徑。這一系統(tǒng)概括來說，應(yīng)具備“便捷”“準(zhǔn)確”“安全”3項(xiàng)功能。首先，應(yīng)具備良好的數(shù)據(jù)信息收集與分析水平，便于通過關(guān)鍵詞或數(shù)據(jù)信息來篩選所需的干部人事檔案信息，且在高級(jí)檢索功能應(yīng)用過程中有著較高的效率及上佳的效果；其次，由于干部人事檔案信息直接決定著醫(yī)院干部的人事安排、任免情況，必須有著較高的真實(shí)性及準(zhǔn)確性，才能夠讓醫(yī)院人力資源調(diào)度與調(diào)整相對(duì)公平公正，在這一層面上，檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)確保信息的準(zhǔn)確程度[4]；再次，人事檔案信息和人員的隱私息息相關(guān)，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)做好對(duì)檔案管理系統(tǒng)的防護(hù)工作，構(gòu)建完善的干部人事檔案管理規(guī)章制度，增強(qiáng)檔案管理人員操作的規(guī)范性，定期邀請(qǐng)專業(yè)水平較高的技術(shù)人員將防火墻設(shè)置于檔案管理系統(tǒng)外圍，讓系統(tǒng)信息更為安全。

2.2 加強(qiáng)干部人事檔案管理人員的信息化培訓(xùn)

目前信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，為生產(chǎn)生活提供了較大的便利，醫(yī)院干部人事檔案管理也不例外。要想加快醫(yī)院干部人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，構(gòu)建一支具備較強(qiáng)綜合技術(shù)和管理能力的人才隊(duì)伍是首要任務(wù)。在人才培養(yǎng)上，不但要使其對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)和相關(guān)領(lǐng)域有一個(gè)明確的認(rèn)知，還應(yīng)培養(yǎng)其熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用和數(shù)據(jù)信息維護(hù)方面的能力。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)干部人事檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，定期邀請(qǐng)信息化領(lǐng)域的專家學(xué)者、檔案信息化較為成熟的機(jī)構(gòu)到院進(jìn)行教學(xué)，通過專題講座、答疑解惑、實(shí)踐操作、現(xiàn)場(chǎng)觀摩等形式來有效提升干部人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為醫(yī)院干部人事檔案信息化管理建設(shè)相關(guān)工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)，也為醫(yī)院人力資源管理的改良與優(yōu)化提供理論上的支持。

2.3 加強(qiáng)干部人事檔案專項(xiàng)審核力度

在傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理體系之中，無論是公開招聘，還是人才選拔以及人員調(diào)配等環(huán)節(jié)，往往需要數(shù)量眾多的人力、物力來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的查閱和傳遞，這一過程很容易出現(xiàn)資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，也嚴(yán)重抑制了信息傳遞的效率，這對(duì)于醫(yī)院人才選拔以及人力資源配置有著不利的影響[6]。因此，醫(yī)院人力資源管理部門應(yīng)當(dāng)深入挖掘現(xiàn)有的人事檔案數(shù)據(jù)信息，加強(qiáng)干部人事檔案專項(xiàng)審核力度，為干部人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)，也為醫(yī)院人力資源的合理配置提供行之有效的依據(jù)。這樣，既嚴(yán)把了檔案審核關(guān)，又有利于促成“不敢造假、不能造假、不想造假”的長(zhǎng)效工作機(jī)制，從源頭上為醫(yī)院選人用人和人力資源的有效配置把關(guān)。

2.4 切實(shí)提高檔案信息化管理水平

醫(yī)院所需要的醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域人才主要包含了醫(yī)、藥、護(hù)、技，其執(zhí)業(yè)信息、科研教學(xué)信息以及職稱專業(yè)技術(shù)信息等多方面數(shù)據(jù)綜合形成了醫(yī)院人力信息資源，相對(duì)而言有著較強(qiáng)的綜合性和復(fù)雜性。因此，在進(jìn)行醫(yī)院干部人事檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)整合多個(gè)部門力量，形成明確的分工機(jī)制。在人事檔案材料形成過程中，人事處主要負(fù)責(zé)職工年度考核、工資變動(dòng)、后取學(xué)歷、職稱晉升等材料的補(bǔ)充；黨辦負(fù)責(zé)定期交送入黨材料、政審和干部任免材料；工會(huì)和紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)職工獎(jiǎng)懲材料；醫(yī)務(wù)處負(fù)責(zé)醫(yī)師執(zhí)業(yè)及變更等材料；科研處整合職工的各項(xiàng)科研成果等[7]。相關(guān)科室應(yīng)嚴(yán)格遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，充分發(fā)揮各個(gè)職能處室的作用，對(duì)人事檔案材料的形成過程進(jìn)行全方位的審核和把關(guān)，以此來確保最終醫(yī)院干部人事檔案具備較高的可信度，提高利用率，從而有效推動(dòng)醫(yī)院干部人事檔案信息化管理的高速發(fā)展。

3 結(jié) 語

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，醫(yī)院干部人事檔案管理面臨著一定的完善與優(yōu)化需求，加強(qiáng)信息化建設(shè)勢(shì)在必行。相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到當(dāng)前醫(yī)院干部人事檔案管理中普遍存在的問題，結(jié)合實(shí)際情況采取合理的措施，促進(jìn)干部人事檔案信息化管理，為醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。