王素花

（河北省科技檔案館 河北·石家莊 050011）

1 檔案工作的性質(zhì)和作用

檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真是面貌、保障人民群眾利益的重要事業(yè)，就其基本性質(zhì)和主要作用來說，它是具有管理性、服務(wù)性、政治性、機(jī)要性的工作。一是檔案工作它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件，所以是管理性的工作。二是通過提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編研等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，所以具有服務(wù)性。三是在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)。這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。四是由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，有的檔案不對(duì)外開放，而大多數(shù)檔案在規(guī)定期滿后開放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

檔案真正發(fā)揮作用的時(shí)候是在檔案被人們利用的時(shí)候，當(dāng)人們因?yàn)楣ぷ髦?、生活中遇到某些問題需要查找檔案時(shí)，能夠查到自然高興，但查不到呢，就會(huì)去指責(zé)檔案工作沒有做到位，怎么需要的東西沒有收進(jìn)來呢。這就涉及到我們檔案收集的齊全完整問題。一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族乃至一個(gè)人在幾十年幾百年后是否還能被人記得、記得多少、記得什么，取決于這個(gè)國(guó)家民族和這個(gè)人有沒有檔案、有多少檔案和有什么樣的檔案留給后世。所以說我們今天的立卷歸檔，決定著誰將在未來受到關(guān)注，誰又將在未來銷聲匿跡，我們今天行使的是控制記憶的權(quán)力。如果說，政治家和人民群眾是在創(chuàng)造歷史，那么，我們今天的立卷歸檔則是在重新塑造歷史。黨的十九大閉幕后不久，習(xí)近平總書記帶領(lǐng)新一屆中央政治局常委專程前往上海和浙江嘉興，瞻仰中共一大會(huì)址和嘉興南湖紅船，在石庫(kù)門和南湖這兩個(gè)地方看到很多記載著我們黨崢嶸歲月和光輝歷程的歷史檔案，總書記看得非常仔細(xì)并不時(shí)詢問，意味深長(zhǎng)地說，我們是為了不忘初心、堅(jiān)持真理而來，我們的初心、真理就蘊(yùn)含在這些檔案之中。習(xí)近平總書記早在地方工作時(shí)曾指出“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。寥寥數(shù)語，深刻揭示了檔案和檔案工作的巨大價(jià)值和現(xiàn)實(shí)作用。

2 目前檔案工作的現(xiàn)狀

檔案工作是每個(gè)單位不可缺少的基礎(chǔ)工作，也是所有工作的最后環(huán)節(jié)。實(shí)際情況中檔案部門，一般比較邊緣化，很容易被忽視。有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，工作人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案的收集不夠齊全完整，檔案保護(hù)環(huán)境不符合規(guī)定，有的單位沒有獨(dú)立的檔案庫(kù)房。尤其是在機(jī)構(gòu)改革的背景下，地方檔案部門原來運(yùn)行多年的“局館合一”體制被打破，在改革調(diào)整磨合期內(nèi)檔案工作或多或少的出現(xiàn)管理松懈，職責(zé)模糊，有的業(yè)務(wù)問題缺乏指導(dǎo)。其實(shí)，檔案工作不是可有可無，而是必須做好的工作。

3 做好檔案工作應(yīng)注意的問題

檔案工作作為一個(gè)單位基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是反映一個(gè)單位綜合管理水平的重要窗口，同時(shí)也是檢驗(yàn)一個(gè)單位工作成效的有效途徑。一個(gè)單位檔案管理的規(guī)范化，印證著這個(gè)單位機(jī)關(guān)建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)等各項(xiàng)工作管理的規(guī)范化程度和水平。要做好檔案工作，筆者認(rèn)為要做到以下幾個(gè)方面：

（1）領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是做好檔案工作的前提。在一個(gè)單位任何一項(xiàng)工作的開展都需要領(lǐng)導(dǎo)的支持，在各單位作為非主要業(yè)務(wù)的檔案工作的開展更是需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。檔案是對(duì)單位各項(xiàng)工作、各類事項(xiàng)、各方面活動(dòng)的真實(shí)記錄，是對(duì)單位發(fā)展歷史的真實(shí)記載，是單位發(fā)展經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)的沉淀。單位發(fā)展歷程的輝煌與沉浮、事業(yè)的發(fā)展與壯大都真實(shí)地存在檔案里。檔案工作就是把檔案當(dāng)作一種資源來開發(fā)、利用，讓前人的智慧以及事業(yè)土壤中滋生的精神，在今天得以光大傳承，為繼續(xù)創(chuàng)新的事業(yè)服務(wù)。尤其近幾年來，隨著國(guó)家巡視工作的開展，各項(xiàng)審計(jì)、紀(jì)檢工作更是頻繁了利用檔案，以檔案為佐證，充分證明單位各項(xiàng)工作的合法、合理，能還領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人一個(gè)清白。一個(gè)單位的檔案工作也不僅僅是檔案部門的事，而是各部門各崗位人員共同的責(zé)任。所以各單位要認(rèn)真貫徹新修訂的《檔案法》，確定檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員管理本單位的檔案，建立檔案工作責(zé)任制。

（2）收集齊全是做好檔案工作的生命線。檔案真正發(fā)揮作用的時(shí)候是在檔案被人們利用的時(shí)候，當(dāng)人們需要查找檔案時(shí)，能夠查到自然高興，但查不到呢，就會(huì)去指責(zé)檔案工作沒有做到位，怎么需要的東西沒有收進(jìn)來呢。這就涉及到我們檔案收集的齊全完整問題。2006年以來，隨著國(guó)家檔案局令第8號(hào)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的實(shí)施，檔案的齊全完整性有了規(guī)范性文件的約束。檔案的收集是檔案工作第一要?jiǎng)?wù)。各單位檔案機(jī)構(gòu)要認(rèn)真履行職責(zé)，建立健全文件材料歸檔制度，嚴(yán)格按照各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)、重要事項(xiàng)等文件材料的收集力度，加強(qiáng)對(duì)涉及到人、關(guān)系到人民群眾切身利益的文件材料的收集力度，強(qiáng)對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件及聲像、實(shí)物等特殊載體檔案的收集力度，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。要在平時(shí)的文件收集、積累上下功夫，日常工作中大家應(yīng)注意做好以下幾點(diǎn)：

①嚴(yán)格登記。收發(fā)文登記是文件往來的必經(jīng)關(guān)口，因此把好這一關(guān)，就能保證單位主要文件的齊全完整。通過登記，來往行文、內(nèi)部文件、會(huì)議文件等均可做到家底清楚，有據(jù)可查，避免遺漏或遺忘。一種辦法是由辦公室或綜合部負(fù)責(zé)單位的收發(fā)文登記，一種是由各部門兼職檔案人員負(fù)責(zé)做好本部門的收發(fā)文登記。

②及時(shí)收集。及時(shí)收集是確保歸檔文件材料齊全完整的關(guān)鍵。所謂及時(shí)收集，是指對(duì)已經(jīng)辦結(jié)的文件以及會(huì)議、活動(dòng)結(jié)束后形成的文件材料及時(shí)催要，或定期清理，集中保存。許多文件經(jīng)常是保持在單位或部門領(lǐng)導(dǎo)手里，一旦處理完畢，應(yīng)及時(shí)交檔案信息員保管。

③嚴(yán)格檢查。一是檢查同一事由的文件是否已經(jīng)生效，辦理完畢，但不要來一件檢查一件，等收齊了再檢查，請(qǐng)示上去要等批復(fù)；二是檢查每份文件的正本、定稿、簽批單是否齊全完整；三查文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求。

④隨辦隨歸。不是說整理完一件交一件，是講我們每收到一份文件，即可按要求整理一份文件，然后裝盒保存。

⑤妥善保管。每個(gè)部門的文件材料集中保存后，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)文件的來源（上級(jí)、本單位、本部門等）和問題等用文件夾分類標(biāo)識(shí)，建立臨時(shí)目錄，在移交檔案室前，做到安全保管，運(yùn)轉(zhuǎn)有序。

（3）檔案安全是做好檔案工作的底線。檔案安全保管是檔案工作的底線。檔案安全在任何時(shí)候任何情況下都不允許有絲毫疏忽和放松。要集中管理本單位所有門類和載體的檔案，特別是要將分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門的檔案集中統(tǒng)一到檔案部門保管。檔案的保管有一個(gè)基本的原則，即：要集中統(tǒng)一到檔案部門統(tǒng)一保管。要把檔案安全工作列入重要議事日程，保證必要的經(jīng)費(fèi)和設(shè)施設(shè)備，建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系。

“人防”就是建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真落實(shí)責(zé)任制，要健全完善應(yīng)急預(yù)案，把檔案室列入重點(diǎn)保護(hù)范圍，納入各級(jí)應(yīng)急預(yù)案體系，確保檔案安全受到危害時(shí)得到優(yōu)先搶救和妥善處置。

“物防”就是要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立檔案專用庫(kù)房、檔案整理室、檔案閱覽室。配備滿足需要的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)“八防”：防火、防盜、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防塵、防水。

“技防”就是應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，保證制度的落實(shí)，保證“八防”的落實(shí)。一般地講，現(xiàn)代化管理水平的高低，取決于應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段的多少。應(yīng)用安全保密技術(shù)、設(shè)備和材料，改善檔案保管保密條件，確保檔案信息安全保密。經(jīng)常開展檔案安全保密自查，嚴(yán)防檔案損毀和失泄密事件發(fā)生。要讓檔案安全成為任何時(shí)刻都不可觸碰的高壓線、不可逾越的紅線。

（4）檔案信息化管理是檔案工作的發(fā)展方向。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，帶來了檔案管理革命。體現(xiàn)檔案管理水平的一個(gè)重要方面就是利用檔案時(shí)，能快速、準(zhǔn)確地查找出所需要的檔案，依靠的就是檢索工具。過去主要是手工制作案卷目錄、專題目錄、卡片等，全引目錄（文件目錄）就很少，面對(duì)百萬卷上千萬件的檔案，查找的速度和準(zhǔn)確性可想而知。檔案信息化建設(shè)是檔案工作的發(fā)展方向，是衡量檔案管理水平的重要尺子，是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是提高綜合實(shí)力的重要途徑。

近年來，發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，《數(shù)字檔案室建設(shè)指南（2014年）》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布，為檔案信息化建設(shè)提供了政策支撐和標(biāo)準(zhǔn)支持。按照中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》要求，要“把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，確保檔案部門實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)”。

要準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，經(jīng)過一段時(shí)期的努力，建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案室體系。一是堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃。將檔案信息化建設(shè)納入信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，穩(wěn)步推進(jìn)，確保檔案信息化與機(jī)關(guān)信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。二是堅(jiān)持協(xié)調(diào)推進(jìn)。機(jī)關(guān)檔案部門要與機(jī)關(guān)信息技術(shù)部門等密切配合，把檔案信息化管理嵌入到機(jī)關(guān)工作的各個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)檔案信息化與機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息化流程的有效銜接。三是堅(jiān)持創(chuàng)新管理。運(yùn)用知識(shí)管理、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新理念、新方法和新技術(shù)，目前，各單位在實(shí)現(xiàn)存量檔案數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，網(wǎng)上查詢，網(wǎng)上利用，完成網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的同時(shí)，要最終實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔。在推進(jìn)檔案信息化管理過程中，要采取切實(shí)有效措施，確保檔案信息的絕對(duì)安全。

（5）檔案利用是做好檔案工作的目的。過去一些人和我們現(xiàn)在這些人花費(fèi)這么多的人力、物力、財(cái)力收集整理保存下這些檔案，目的就是利用。為今后還原我們這一段歷史，為后人研究我們這一段歷史，提供依據(jù)和憑證；為今天的領(lǐng)導(dǎo)決策，為維護(hù)國(guó)家、單位和個(gè)人的權(quán)益，提供依據(jù)和憑證?？倳洀?qiáng)調(diào)：“治理國(guó)家和社會(huì)，今天遇到的很多事情都可以在歷史上找到影子，歷史上發(fā)生過的很多事情也都可以作為今天的鏡鑒?！睓n案是一種資源，也是財(cái)富，所以，在提供利用時(shí)，對(duì)涉及國(guó)家利益和權(quán)益糾紛的檔案一定要慎之又慎，一定要嚴(yán)格審批和登記制度。