李小環(huán)

（廣東煙草佛山市有限責任公司，廣東 佛山 528100）

一、引言

煙草行業(yè)財務管理信息系統(tǒng)經(jīng)歷了從最簡單的單機核算軟件到目前的系統(tǒng)集成，在信息化技術高速發(fā)展的新形勢下，面臨進一步升級優(yōu)化，這既是一個機遇，也是一個挑戰(zhàn)。財務管理信息化經(jīng)歷了三個階段。首先是會計電算化，單機版核算軟件在20世紀90年代末的應用，使會計電算化替代了手工記賬；其次是會計信息化，行業(yè)會計核算軟件以及網(wǎng)絡型會計電算化從2003年開始普及應用，使財務工作從“會計核算型”轉變?yōu)椤柏攧展芾硇汀保蛔詈笫秦攧展芾硇畔⒒?，煙草行業(yè)在2010年對會計核算軟件進行了統(tǒng)一實施，使財務工作從“財務管理型”跨越到了“企業(yè)管理型”，從而實現(xiàn)了網(wǎng)絡財務。本文對煙草行業(yè)財務信息化實施過程中的問題進行了細致剖析，提出了相應的解決辦法，并對財務全程無紙化操作進行了重點闡述，希望能幫助企業(yè)管理者共同提升財務管理水平。

二、財務管理信息化的重要意義

1.可以大大減輕工作強度，提高財務管理效率

財務管理信息化是在信息技術基礎上，開發(fā)、利用信息平臺對財務各項數(shù)據(jù)信息進行整合。有了財務信息平臺，財務人員可以利用憑證模板快速出具會計憑證；可以方便、迅速地查詢會計數(shù)據(jù)；在報表系統(tǒng)點擊“報表計算”，可以自動生成報表數(shù)據(jù)，快速編制出快報、物流報表、量本利等各種報表；通過財務分析軟件可以很快編制出財務分析報告。財務管理信息化讓眾多的財務人員從繁雜的工作中解脫出來，將更多的精力投入到財務管理方面，從而提高財務管理工作效率。

2.具有較強的滲透性，能實現(xiàn)全員、全過程、全方位的管理

一個企業(yè)涉及到各種經(jīng)濟業(yè)務，這些經(jīng)濟業(yè)務與財務是密不可分的，所以財務管理信息化需要滲透到財務、業(yè)務各種系統(tǒng)，從而讓業(yè)務計劃、資金預算、財務核算、內部控制、統(tǒng)計分析等觸角延伸到各相關管理層，以及各職能部門的最末稍，從而實現(xiàn)全員、全過程、全方位的管理。

3.能夠加快提升煙草行業(yè)競爭力

煙草行業(yè)逐步把信息化融入了財務管理工作，比如用友NC系統(tǒng)包含預算、資產(chǎn)、資金、報銷、營銷等各種模塊，體現(xiàn)了財務管理信息化在財務管理工作方面帶來的成果。財務管理信息化，通過信息的快速傳遞，不但讓企業(yè)和社會實現(xiàn)了有機聯(lián)系，而且讓企業(yè)間的信息也實現(xiàn)了共享。企業(yè)管理層可通過信息系統(tǒng)，順暢查詢財務、業(yè)務各種相關數(shù)據(jù)，對企業(yè)內外部環(huán)境進行正確分析、研判，從而制定合理的管理措施，實現(xiàn)企業(yè)價值增長，保證企業(yè)的核心市場競爭優(yōu)勢。

三、新形勢下煙草行業(yè)財務管理信息化過程中存在的不足

通過財務管理信息化建設，財務管理職能得到了延伸，使財務工作從會計管理轉向了企業(yè)管理，企業(yè)財務管理的核心仍然是管理問題，財務管理信息化可以用信息技術提升管理，但不能解決企業(yè)管理的所有問題，目前還存在著一定的不足。

1.財務系統(tǒng)模塊之間沒有對接，未能充分發(fā)揮管理會計工具的功能

目前煙草行業(yè)財務NC系統(tǒng)包含預算、資產(chǎn)、資金、報銷、營銷等各種模塊，但是有些模塊并沒有進行對接達到融合。比如預算系統(tǒng)和報銷管理系統(tǒng)沒有對接，兩個系統(tǒng)相對獨立，目前的預算系統(tǒng)只發(fā)揮了編制預算的功能，其預算數(shù)據(jù)不能融入到報銷管理系統(tǒng)中，所以報銷管理系統(tǒng)中的某個項目在開支時，即使已經(jīng)超出預算，報銷管理系統(tǒng)未有預警機制，不能顯示剩余預算額度，仍然能夠繼續(xù)報銷，這樣財務就無法監(jiān)督和管理經(jīng)濟業(yè)務，從而不能發(fā)揮預算這一管理會計工具的功能。

2.財務、業(yè)務系統(tǒng)沒有對接、融合，信息無法共享

由于業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)之間不能實現(xiàn)對接和融合，導致業(yè)、財系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能共享。比如煙草行業(yè)雖然在財務用友NC系統(tǒng)中可以查詢V6營銷系統(tǒng)的部分業(yè)務數(shù)據(jù)，但是并不能查詢所有業(yè)務數(shù)據(jù)，而且業(yè)務數(shù)據(jù)也不能直接導入到財務系統(tǒng)，財務數(shù)據(jù)也不能及時反饋給業(yè)務系統(tǒng)，所以使得財務、業(yè)務數(shù)據(jù)無法充分共享。財務無法及時準確地監(jiān)督業(yè)務部門，也無法為業(yè)務部門提供相應的服務，從而對企業(yè)的科學決策有一定的影響。

3.系統(tǒng)軟件之間數(shù)據(jù)源繁多，數(shù)據(jù)的集中管理和有效集成相對缺乏

在信息技術蓬勃發(fā)展的新形勢下，煙草行業(yè)不斷使用日益成熟的財務核算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務分析系統(tǒng)、預算系統(tǒng)、資金監(jiān)管系統(tǒng)等等，這些系統(tǒng)在推進信息化建設的同時，也缺乏數(shù)據(jù)的集中管理和有效集成。比如煙草行業(yè)目前正在實施的財務用友NC系統(tǒng)與資金監(jiān)管系統(tǒng)，二者存在相同的系統(tǒng)模塊即“報銷模塊”，這使得報銷人員需要在兩個系統(tǒng)同時錄入相同的報銷內容，這樣就增加了報賬人員和審核人員的工作量，同時讓這些系統(tǒng)在一定程度上產(chǎn)生了信息的冗余和浪費。

4.財務和信息知識同時具備的復合型人才相對欠缺

雖然煙草行業(yè)擁有眾多的注會、高會和中級會計師等財務隊伍，這些財務人員專業(yè)技能普遍較高，但既懂財務又懂信息的人才相對欠缺。由于財務人員不了解信息技術，信息人員不了解財務知識，所以在軟件開發(fā)過程中常常會出現(xiàn)一定的分歧，有時會出現(xiàn)系統(tǒng)功能和業(yè)務模塊融合的設計問題，從而給系統(tǒng)運行和功能帶來一定的風險和阻礙。

5.財務管理信息化培訓對象單一，對業(yè)務部門培訓力度有待加強

財務新系統(tǒng)的上線實施，一般主要強調對財務人員的培訓，而對于業(yè)務鏈條中的其他部門經(jīng)辦人員的培訓力度明顯不足，在培訓手段上缺乏多樣性和持續(xù)性，這都會影響后續(xù)的財務系統(tǒng)處理，影響工作效率的提升。

6.目前還未推行電子發(fā)票，不利于無紙化進程

煙草行業(yè)目前還有很多企業(yè)完全沒有實施電子專用發(fā)票，而且在報賬的過程中完全以紙質發(fā)票為準。比如目前煙草行業(yè)仍然使用紙質專用發(fā)票，每月需要購票、開票、加蓋印章，有時系統(tǒng)故障等原因還會出現(xiàn)重開或漏開的現(xiàn)象。紙質發(fā)票存在著用票成本多、人工勞動量大、容易毀損和遺失、防偽難度大等一系列的缺點，阻礙了無紙化辦公的進程，也阻礙了財務管理信息化建設。

4.財務系統(tǒng)線上線下“兩條腿”的現(xiàn)象

目前，煙草行業(yè)在財務管理信息系統(tǒng)實施過程中還存在線上線下“兩條腿”的現(xiàn)象，比如，有些企業(yè)目前仍以紙質審批流程為主，在紙質審批流程結束后，同時需要再走一遍系統(tǒng)審批流程，這樣產(chǎn)生了重復的工作量，降低了工作效率。

8.煙草行業(yè)與相關銀行間的信息化建設有待加強

目前煙草行業(yè)正在實施的資金監(jiān)管系統(tǒng)，該系統(tǒng)已設置網(wǎng)銀支付功能，但由于企業(yè)與相關銀行之間還未實現(xiàn)銀企直連，所以系統(tǒng)里面的支付功能暫時還未投入使用，目前仍然采用支票或網(wǎng)銀盾的傳統(tǒng)方式進行支付。采用支票的方式，財務人員需要購買支票、開具支票、加蓋印章、設置支票密碼、前往銀行辦理，這樣需要花費大量的時間；采用銀行網(wǎng)銀盾的支付方式，也不夠完善，因為需要財務人員根據(jù)紙質報銷單據(jù)的各種信息，手工錄入網(wǎng)銀系統(tǒng)，然后再進行網(wǎng)上支付。

四、煙草行業(yè)加強財務管理信息化建設的對策

1.加強財務系統(tǒng)之間的模塊對接與融合，充分發(fā)揮管理會計工具的作用

煙草行業(yè)要將財務NC系統(tǒng)中各個模塊進行最大程度的對接，讓各個模塊的功能和數(shù)據(jù)充分共享，從而有力發(fā)揮管理會計工具的作用。比如，煙草行業(yè)將財務NC系統(tǒng)中的預算系統(tǒng)與報銷管理系統(tǒng)進行對接和融合，讓預算數(shù)據(jù)融入到報銷系統(tǒng)中，并設置預警機制，這樣，報銷經(jīng)辦人可以實時查詢某項目的剩余預算額度，讓經(jīng)辦人合理安排開支。當報銷管理系統(tǒng)的某項開支超過預算額度時，報銷管理系統(tǒng)會自動啟動預警機制，使該筆項目報銷不能進行系統(tǒng)提交，這樣從根源上加強財務對經(jīng)濟業(yè)務的監(jiān)督與管控，讓預算具有剛性約束力，從而充分發(fā)揮預算這一管理會計工具的作用。

2.加強財務系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)的對接、融合，實現(xiàn)業(yè)、財信息充分共享

煙草行業(yè)要根據(jù)財務實際工作情況，完善各軟件系統(tǒng)接口，將財務信息化軟件之間、財務信息化軟件和其他管理軟件之間進行深度融合，將企業(yè)內部的各種資源進行高度集中的管控和配置，做到“數(shù)據(jù)同源，信息集中”，從而迅速地對企業(yè)各種財務、管理方案做出最科學、最有價值的決策。比如可以將煙草行業(yè)的營銷V6系統(tǒng)與財務核算軟件用友NC系統(tǒng)進行深度融合，讓業(yè)務數(shù)據(jù)可以直接導入到財務系統(tǒng)進行核算，這將大大提升財務管理質量。

3.加強業(yè)務整合，規(guī)范業(yè)務流程

煙草行業(yè)在企業(yè)進行財務信息系統(tǒng)具體搭建前，需要充分了解具體業(yè)務，根據(jù)實際情況，重新整合企業(yè)財務業(yè)務，重新梳理業(yè)務流程，對系統(tǒng)功能接近的業(yè)務模塊進行歸集，擴大業(yè)務幅度，將管理層級盡量壓縮，對每個信息系統(tǒng)模塊的具體工作進行明確，在合理規(guī)范業(yè)務流程、合理規(guī)劃系統(tǒng)模塊的基礎上，對相關業(yè)務流程進行系統(tǒng)設計，在開發(fā)過程中也要做好各系統(tǒng)間的業(yè)務銜接，避免因銜接不善影響工作效率的提升。比如煙草行業(yè)資金監(jiān)管系統(tǒng)與財務核算NC系統(tǒng)中的報銷管理系統(tǒng)具有相同的系統(tǒng)功能，即報賬系統(tǒng)功能，如果將這兩個系統(tǒng)中相同的功能模塊進行融合并做好銜接，就可以解決報賬經(jīng)辦人重復錄入報賬信息的問題，從而大大減少經(jīng)辦人員和審核人員的工作量。

4.加強信息化培訓，培養(yǎng)一批財務信息化復合型人才

由于煙草行業(yè)同時具備財務和信息知識的人才相對欠缺，所以需要針對性地引進一批財務知識精湛、計算機知識精通的綜合型人才，同時通過各種渠道和方式對財務人員提供必要的、多元化的、持續(xù)性的財務專業(yè)和信息化知識培訓；同時要鼓勵財務人員主動加大對信息化知識的自學，善于思考研究，努力將自己打造成符合財務管理信息化要求的復合型技術骨干。

5.加強業(yè)務部門財務信息系統(tǒng)的多元化培訓

由于財務信息系統(tǒng)趨于集成化，公司各業(yè)務部門都需要應用相關的財務系統(tǒng)，這樣就需要通過上課、觀看視頻、定期整理相關資料等各種培訓手段，對相關業(yè)務人員進行持續(xù)性的培訓，從而讓其充分熟悉財務系統(tǒng)有關功能及財務相關要求，以確保及時、準確的歸集系統(tǒng)數(shù)據(jù)，從而發(fā)揮好信息系統(tǒng)的強大功能。

6.逐步取消紙質發(fā)票，大力推行電子發(fā)票，加快財務無紙化建設

伴隨信息技術的成熟運用，電子普通發(fā)票在煙草行業(yè)已有部分使用，但電子專票仍未實施。紙質發(fā)票具有一定的缺陷，電子發(fā)票與紙質發(fā)票相比，主要有五大優(yōu)勢：一是領用方式快捷及時，遠程交付安全便利。實施電子發(fā)票，納稅人可以通過辦稅服務廳、電子稅務局等渠道領用電子發(fā)票，而且實現(xiàn)“即領即用”?？梢酝ㄟ^電子郵箱、二維碼等方式交付電子發(fā)票，安全便利。二是降低企業(yè)用票成本，減少工作量，提高工作效率。推行電子發(fā)專票，既能節(jié)省用票成本和勞動成本，又能真正保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏蚀_性與安全性。三是發(fā)票核算完全可以實現(xiàn)無紙化操作。電子發(fā)票從開票到發(fā)票數(shù)據(jù)傳輸，再到收付款雙方將數(shù)據(jù)信息導入，整個過程都不會再生成紙質發(fā)票。四是降低接收假票風險，使財務管理更高效。信息化時代，電子防偽技術將成為主流，納稅人可以通過下載增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器，查閱電子發(fā)票并驗證電子簽名有效性。五是存儲保管更經(jīng)濟，社會效益更顯著。電子發(fā)票采用信息化存儲方式，無需專門場所存放，可以大幅降低后續(xù)人工成本。同時電子發(fā)票的推出，還有利于實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務數(shù)字化、一體化發(fā)展，進而對整個經(jīng)濟社會的數(shù)字化建設產(chǎn)生積極影響。推行電子發(fā)票，有利于加快財務全程無紙化建設的進程，也是財務管理信息化建設的重要體現(xiàn)。

7.采用系統(tǒng)報賬，切實解決線上線下“兩條腿”的問題

目前煙草行業(yè)部分企業(yè)仍以紙質審批流程為主，在走完紙質審批流程的同時，還需要再走一遍系統(tǒng)審批流程，影響了財務工作效率的提升。煙草行業(yè)要完善和健全各系統(tǒng)功能，確保報賬工作有強大的系統(tǒng)支撐，從而取消紙質審批流程，完全實施系統(tǒng)報賬，切實解決線上線下“兩條腿”的問題。系統(tǒng)報賬模式與紙質報賬模式相比，具有四大優(yōu)勢：一是系統(tǒng)填單可以保存模板，使用復制、粘貼的功能，解決了紙質報賬中報銷單據(jù)填寫工作量大且容易填錯的問題；二是系統(tǒng)審批不受時間的約束，不但可以縮短審批時間，還可以保障領導的時間不被隨時打斷；三是自動生成會計憑證，不但可以大大減少勞動量，還能最大程度上確保數(shù)據(jù)的準確性和安全性，從而提高財務管理效率；四是電子檔案可以長久保存，而且查閱時調取非常容易。總之，系統(tǒng)報賬作為實現(xiàn)財務管理信息化的重要環(huán)節(jié)，能夠大大降低各種管理費用、人力成本、以及信息重復成本，使經(jīng)辦人報賬真正實現(xiàn)自動化。系統(tǒng)報賬模塊是財務全程無紙化操作的重要環(huán)節(jié)，也是財務管理信息化建設的重要舉措。

8.推進企業(yè)與銀行之間的信息化建設，努力實現(xiàn)銀企直連

煙草行業(yè)要加強與銀行間的深度融合，實現(xiàn)銀企直連。銀企直連是指企業(yè)通過信息化平臺建立與銀行之間的網(wǎng)絡聯(lián)系，將企業(yè)業(yè)務平臺與網(wǎng)銀支付功能無縫對接，通過信息流的方式，完成各種銀行金融業(yè)務。煙草行業(yè)目前的資金支付主要是采用支票以及銀行網(wǎng)銀盾的方式，這兩種傳統(tǒng)的支付方式都有一定的缺陷。銀企直連與傳統(tǒng)的支付方式相比，具有四大優(yōu)勢：一是由于銀企直連采用了電子化交易，將資金流轉換為信息流，可以利用銀行先進的大集中式核心系統(tǒng)瞬間完成轉賬；二是解決了支票支付中的購票、開票、蓋章以及親臨銀行網(wǎng)點柜臺辦理手續(xù)的一系列問題；三是解決了銀行網(wǎng)銀盾支付操作中的根據(jù)紙質報銷單據(jù)手工錄入相關信息的問題；四是銀企直連可以自由、安全、方便、快捷的辦理轉賬、匯款、查詢等各種銀行業(yè)務，從而實現(xiàn)資金管理自動化。銀企直連對財務全程無紙化操作及財務管理信息化建設具有積極的作用。

五、結語

總之，煙草行業(yè)要想打造企業(yè)核心競爭力，實現(xiàn)跨越式發(fā)展，就需要通過信息技術來實現(xiàn)行業(yè)的創(chuàng)新管理。財務管理信息化持續(xù)深入的建設，對推動煙草行業(yè)向“嚴格規(guī)范、充滿活力、創(chuàng)新驅動”的高質量發(fā)展具有重大的戰(zhàn)略意義。