姚懿珊

(北京中恒博瑞數(shù)字電力科技有限公司，北京 100089)

近幾十年伴隨中國經(jīng)濟的騰飛，大量的公司也趁勢得到了快速發(fā)展。隨著公司規(guī)?？焖贁U大，地域范圍快速擴張，公司的運營成本也相應(yīng)增加，管理難度也在不斷加大，特別是傳統(tǒng)的財務(wù)部門配置，隨著公司分(子)公司的不斷增加，財務(wù)人員也會相應(yīng)增加，由此帶來的運營成本和管理難度等問題尤為突出。財務(wù)共享中心這種管理模式，以其低運營成本，標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，便于管理等優(yōu)勢被眾多大型公司所采納。在實際應(yīng)用過程中費用管理成為財務(wù)共享中心不可忽視的組成部分，但由于費用管理的復(fù)雜多變，使之成為財務(wù)管理中的難點。細致的費用控制管理能夠為公司節(jié)約大量不必要的開支，從而達到規(guī)范行為、降低成本、提高公司競爭力的作用。因此對費用管控精細化的研究探討有著十分重要的現(xiàn)實意義。

一、財務(wù)共享模式與費用管理現(xiàn)狀

財務(wù)共享中心興起于20世紀80年代。這種新興的管理模式是將集團內(nèi)部各個分支機構(gòu)有關(guān)的財務(wù)會計工作統(tǒng)籌匯聚到財務(wù)共享中心，充分利用大數(shù)據(jù)、云計算等先進的信息技術(shù)手段實現(xiàn)財務(wù)重復(fù)作業(yè)的自動化批量處理，提高工作效率，實現(xiàn)降本增效，達到資源整合的目的。費用管理作為公司財務(wù)管理的重要組成部分，在財務(wù)共享中心的批量處理中也占據(jù)了一席之地。但目前大部分公司對于費用的管理還處在粗放式狀態(tài)，業(yè)財融合不到位、預(yù)算不落地、各環(huán)節(jié)審批不嚴等原因?qū)е铝素攧?wù)人員與業(yè)務(wù)人員的矛盾，同時也導(dǎo)致了費用的居高不下，嚴重影響公司的利潤水平。隨著市場競爭的程度日益加劇，降本增效，精細化管理便成為公司的當(dāng)務(wù)之急。

二、S集團的情況介紹

S集團作為中國大數(shù)據(jù)公司50強，以計算機軟硬件開發(fā)、銷售；系統(tǒng)集成；計算機及輔助設(shè)備研發(fā)、技術(shù)服務(wù)、技術(shù)咨詢?yōu)橹鳡I業(yè)務(wù)，旗下?lián)碛?0余家分(子)公司，其地域范圍涉及全國數(shù)十個省市。集團財務(wù)實行財務(wù)共享中心模式，采用SAP按項目核算。由于市場環(huán)境助力IT行業(yè)的發(fā)展，S集團在高速成長中也并未重視費用的增長，直至2018年競爭環(huán)境激烈，費用占比過高，集團公司對管理現(xiàn)狀進行深思熟慮之后決定調(diào)整經(jīng)營戰(zhàn)略的同時向管理要效益。在此次變革中，費用控制管理是首要任務(wù)。

三、集團費用管理中普遍存在的問題——以S集團為例

1.預(yù)算與費用管理脫節(jié)

目前大中型的公司基本都在進行預(yù)算管理，推行全面預(yù)算的公司也不在少數(shù)，但是能把預(yù)算做得相對準(zhǔn)確，并且能把預(yù)算貫徹落實到各個環(huán)節(jié)的公司卻少之又少。更多的公司預(yù)算僅僅是個形式，并沒有真正的按預(yù)算去執(zhí)行，等著費用實際發(fā)生了再去調(diào)整預(yù)算，一個項目調(diào)整三四遍預(yù)算也是有的。在執(zhí)行的過程中一些細節(jié)沒有嵌套預(yù)算管理，也使得費用管理缺乏事前計劃，事中約束，事后分析。S集團2018年之前均為項目預(yù)算，系統(tǒng)的預(yù)算管控僅限于員工費用報銷時，如果整體項目花費達到預(yù)算額度，員工無法提交報銷。而對公付款的費用不在預(yù)算管控的范疇之內(nèi)。只有特意去查詢項目信息才能知道實際開支與預(yù)算的占比，但往往查詢項目信息時實際開支早已超過預(yù)算而不自知。

2.信息系統(tǒng)構(gòu)建不全，更新速度慢

財務(wù)共享中心的實現(xiàn)得益于全面建成的信息系統(tǒng)。精細化的費用管理更是在現(xiàn)有的信息系統(tǒng)上進一步提升功能，其涉及到財務(wù)核算系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)的同時改造。在設(shè)計提升系統(tǒng)功能之時，也必須時時關(guān)注相關(guān)部門的政策更新。若系統(tǒng)不能及時響應(yīng)政策的變化，無疑會給公司帶來相應(yīng)的損失。2019年4月1日財政部和稅務(wù)局聯(lián)合發(fā)布的39號文《關(guān)于深化增值稅改革有關(guān)政策的公告》中的第一條“增值稅一般納稅人(以下稱“納稅人”)發(fā)生增值稅應(yīng)稅銷售行為或者進口貨物，原適用16%稅率的，稅率調(diào)整為13%;原適用10%稅率的，稅率調(diào)整為9%?！?；第六條“納稅人購進國內(nèi)旅客運輸服務(wù)，其進項稅額允許從銷項稅額中抵扣”和第七條“自2019年4月1日至2021年12月31日，允許生產(chǎn)、生活性服務(wù)業(yè)納稅人按照當(dāng)期可抵扣進項稅額加計10%”。對S集團產(chǎn)生了非常大的影響，財務(wù)共享中心在接到文件通知的第一時間聯(lián)合開發(fā)部門修改相關(guān)系統(tǒng)，但是并未引起重視，開發(fā)進度緩慢，直至同年6月配合稅務(wù)條例的系統(tǒng)才上線。在這兩個月期間雖然財務(wù)人員嘗試手工提取相關(guān)數(shù)據(jù)但是由于數(shù)據(jù)量大，涉及面廣，為避免涉稅風(fēng)險，最終放棄了新條例的應(yīng)用，導(dǎo)致?lián)p失可抵扣的旅客運輸服務(wù)和進項稅加計抵減總額達到200余萬元。

3.費用報銷不規(guī)范

費用報銷是費用管理中的一個重頭戲。一般共享中心的報銷流程如下：首先，報銷人選擇報銷類別，按要求填寫報銷申請，業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后將單據(jù)寄到共享中心。其次，財務(wù)人員進行紙板報銷憑據(jù)的審核，對審核無誤的單據(jù)進行數(shù)據(jù)同步至財務(wù)系統(tǒng)。最后，按照規(guī)定的發(fā)放時間通過資金系統(tǒng)發(fā)放至員工處。這樣一個看似簡單的事情里，卻隱藏著花樣百出的問題。S集團常見的問題就有以下幾種：

(1)報銷單據(jù)丟失。財務(wù)共享中心負責(zé)處理所有分支機構(gòu)的報銷單據(jù)，大量的單據(jù)從各地寄至共享中心，在傳遞的過程中不可避免的會出現(xiàn)報銷單據(jù)丟失。

(2)時間問題。報銷填報不及時，報銷郵寄不及時。盡管公司規(guī)定了報銷時間，但是能夠遵守制度的人卻寥寥無幾，使得費用不能及時入賬。

(3)發(fā)票問題。使用虛假發(fā)票、同張發(fā)票重復(fù)報銷、出差地點與發(fā)票開具地點不相符、發(fā)票抬頭錯誤、發(fā)票稅號錯誤。

(4)審批問題。各環(huán)節(jié)審批人對報銷單據(jù)的內(nèi)容審核不嚴格，所有問題均依賴費用會計的最后審核，無形當(dāng)中對財務(wù)增加了大量的不必要工作。

4.缺乏保證費用管理實施的配套措施

無論公司大小，都在做費用管理，但是具體的執(zhí)行過程中，公司普遍缺乏配套的指引手冊，獎懲措施和各項細化條例。S集團對于費用制度只有一個大體的框架制度，并沒有詳細的具體細則，使得員工報銷沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，給費用會計在進行票據(jù)審核時帶來了大量的工作。在查出有問題的票據(jù)時，只責(zé)其更正，并沒有進行相應(yīng)的懲罰，無形之中帶來巨大的隱患。

四、財務(wù)共享模式下構(gòu)建費用精細化管理的總體思路

首先，業(yè)財融合是精細化管理的前提。脫離了業(yè)務(wù)的財務(wù)僅僅只能起到核算的作用，無法履行監(jiān)督的職責(zé)。只有實現(xiàn)了業(yè)財融合，才能真正實現(xiàn)對各個流程的精細化管理，對各個環(huán)節(jié)的有效控制。其次，費用管理的各個環(huán)節(jié)均需要相應(yīng)的預(yù)算作為約束。因為準(zhǔn)確的預(yù)算才能使費用得到合理的約束。再次，以真實業(yè)務(wù)發(fā)生為依據(jù)，以便捷，準(zhǔn)確，快速為目的進行流程設(shè)置。接著，制定配套的制度來保證費用管理的落地實施。同時，對員工做好相關(guān)的宣貫工作。最后，利用財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)信息形成費用的管理報表，反饋給業(yè)務(wù)部門和管理部門，發(fā)揮財務(wù)支持業(yè)務(wù)發(fā)展與集團管理的重要作用。

五、精細化費用管控的信息系統(tǒng)構(gòu)建

1.以業(yè)財融合為前提

在整個信息系統(tǒng)搭建的頂層設(shè)計時，必須包含公司所有的業(yè)務(wù)內(nèi)容，使得財務(wù)人員能夠?qū)崟r共享到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，打破財務(wù)與業(yè)務(wù)的邊界，解決部分信息不對稱問題，增強財務(wù)人員對業(yè)務(wù)的理解，進而促成財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同合作、相互支持。比如：S集團的財務(wù)共享中心涵蓋了項目管理、采購管理、銷售管理、資產(chǎn)管理、費用管理、風(fēng)險管理、人事管理。正是因為業(yè)務(wù)覆蓋全面，財務(wù)人員可隨時查到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從而能夠初步判斷業(yè)務(wù)的合規(guī)性，同時提升了自己的業(yè)務(wù)水平。

2.精細化費用管理的對接系統(tǒng)

ERP中費用管理模塊能夠幫助員工完成前段的非財務(wù)流程，即立項審批、合同審批、發(fā)起付款、報銷填報及審批等等。當(dāng)單據(jù)流轉(zhuǎn)到財務(wù)節(jié)點，審核無誤后進行入賬操作，此時需要ERP中的費用模塊對接財務(wù)系統(tǒng)。把ERP中的費用單據(jù)，自動過賬至財務(wù)系統(tǒng)中對應(yīng)的科目及金額，以自動化代替人工，大幅提高作業(yè)效率。如果原始單據(jù)涉及可以抵扣的專用發(fā)票時，ERP的費用模塊需要對接稅務(wù)系統(tǒng)進行登記、勾選等稅務(wù)操作。當(dāng)報銷需要支付時，需要對接資金系統(tǒng)，自動支付完成后，需要反饋支付結(jié)果至ERP。S集團除了以上常規(guī)的系統(tǒng)對接外，針對費用管理還額外做了三個系統(tǒng)的對接，分別是差旅預(yù)定系統(tǒng)，發(fā)票查驗系統(tǒng)、火車票自動查詢系統(tǒng)。差旅預(yù)定系統(tǒng)的作用為：一是限制預(yù)定機票酒店的價格；二是根據(jù)審批通過的出差申請自動限定預(yù)定目的地；三是機票酒店的費用先由簽約的第三方支付，延緩集團的資金流出。發(fā)票查驗系統(tǒng)，會在員工上傳發(fā)票并將單據(jù)提交之后自動激發(fā)，依據(jù)圖像識別功能自動識別出發(fā)票的信息并登錄稅務(wù)局網(wǎng)站進行票據(jù)校驗，判斷真假?；疖嚻辈樵兿到y(tǒng)的作用是根據(jù)員工填報的乘車日期和車次自動查詢出票價，從而對報銷標(biāo)準(zhǔn)自動控制。

3.移動端與PC端的同步

為了方便員工工作，許多公司都上線了移動端的ERP。費用管理模塊自然是必不可少的一部分。移動端與PC端的數(shù)據(jù)必須同步，確保以何種方式提報均能在不同終端找到對應(yīng)的信息。S集團的移動端除了可以正常提交單據(jù)，審批單據(jù)外，還有個“發(fā)票夾”的功能。這項功能使得員工在取得發(fā)票的第一時間即可拍照存儲，閑暇時間就可以完成費用報銷的線上提交，縮短了員工提交報銷的時間，加快了費用入賬的速度。

六、精細化費用管控的管理體系搭建

1.費用預(yù)算精細化

精細化費用管理的基礎(chǔ)便是預(yù)算管理。各部門可以通過業(yè)財一體化的ERP查詢到自己部門歷年來的各項財務(wù)數(shù)據(jù)，結(jié)合自身的業(yè)務(wù)目標(biāo)，制定出一個合理的部門預(yù)算。項目預(yù)算通過查詢類似項目的歷史成本作為參考，來制定根據(jù)自己的預(yù)算金額。預(yù)算的內(nèi)容盡可能細致，預(yù)算的項目需要和實際發(fā)生的費用項目一致，便于進行細化的考核與分析。進行預(yù)算審批時，應(yīng)依據(jù)預(yù)算總目標(biāo)，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)分析，判斷預(yù)算的真實性。在執(zhí)行預(yù)算時，盡可能在相關(guān)各環(huán)節(jié)均做到有對應(yīng)的預(yù)算約束，時時展示已發(fā)生費用與預(yù)算的對比情況，加強事中的控制能力。同時，需要設(shè)定預(yù)警比例和超預(yù)算流程。

2.費用執(zhí)行精細化

(1)事前報備與借款。員工出差前需要填報差旅申請單，單據(jù)內(nèi)容涵蓋出差時間、地點、事由、項目、借款金額及構(gòu)成明細。審批通過后的差旅申請單勾稽后續(xù)的差旅補助、差旅預(yù)定與差旅報銷。日常借款也同樣有對應(yīng)流的審批報備流程。不論是員工借款，還是采購合同，一旦審批通過，其金額就會自動占用預(yù)算。當(dāng)員工歸還借款，或者用報銷沖抵借款，亦或合同變更時，占用的預(yù)算會自動做出相應(yīng)調(diào)整。

(2)費用提報設(shè)置。對于費用報銷，根據(jù)報銷性質(zhì)不同分為：日常報銷、差旅報銷、分攤類報銷、客戶支付報銷、差旅補助申請。每一種報銷分別有各自的費用類別，每一項費用類別則對應(yīng)一個費用類會計科目，為報銷的自動過賬做準(zhǔn)備。對公付款的費用按性質(zhì)也進行了區(qū)分，比如工資、稅金、福利、項目性采購、非項目性采購等。提報的員工只需要根據(jù)手里的單據(jù)性質(zhì)進行相應(yīng)的操作即可。在進行費用設(shè)置時需考慮盡可能把重復(fù)性高的賬務(wù)處理實行自動化，減少人為性錯誤，提高工作效率。

(3)費用審批管理。對費用的審批可以分為線上審批和線下審批。當(dāng)單據(jù)按要求提報后，一二級審批人根據(jù)線上提報內(nèi)容和提報附件對業(yè)務(wù)的真實性與合理性進行審核，并自動成為此筆費用的首要責(zé)任人。提報金額大于設(shè)定金額時，自動增加審批節(jié)點。單據(jù)走完業(yè)務(wù)審批流程后，到達業(yè)務(wù)財務(wù)節(jié)點，該節(jié)點為對接業(yè)務(wù)的財務(wù)節(jié)點，作用是從業(yè)務(wù)出發(fā)以財務(wù)角度判斷費用的真實性與合理性。最后達到費用會計節(jié)點。到此節(jié)點由線上審批轉(zhuǎn)為線下審批。費用會計根據(jù)收到的紙板單據(jù)，逐一復(fù)核線上提報與原始單據(jù)的內(nèi)容、金額是否一致。提交的原始單據(jù)是否符合入賬標(biāo)準(zhǔn)。除人為審批外，還可增加自動審批功能，比如發(fā)票查重，真假發(fā)票，對問題單據(jù)可由系統(tǒng)直接退單。

(4)費用入賬與支付。審批無誤后的單據(jù)，需要會計進行過賬操作，把ERP系統(tǒng)的費用數(shù)據(jù)按照事先設(shè)置好的映射關(guān)系過賬到財務(wù)系統(tǒng)，減少人為干涉，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。當(dāng)費用需要支付時，ERP需要把支付信息及金額傳遞至資金系統(tǒng)，資金系統(tǒng)自動完成支付并反饋結(jié)果至ERP。

3.費用制度與輔助措施精細化

費用管理制度是保證費用管理措施得以實施的重要依據(jù)。在費用管理制度下還應(yīng)制定各項細則作為補充，以此規(guī)范員工行為。

集團公司人員眾多，為了更好地貫徹費用管理制度，落實費用管理措施，一些輔助性的措施也是必不可少的。比如在新員工入職培訓(xùn)時，費用管理作為重點內(nèi)容進行單獨培訓(xùn)并考核。編制費用管理快速引導(dǎo)操作手冊，方便員工在實際工作中使用，提高員工規(guī)范程度。依據(jù)員工問題單據(jù)的數(shù)量、原因，對員工形成信用等級劃分，并有相應(yīng)的處理措施。

4.費用分析精細化

大數(shù)據(jù)、云計算、共享中心的實現(xiàn)為費用分析的精細化提供了先進的技術(shù)手段?；谶@些技術(shù)我們可以隨時隨地快速調(diào)取我們需要的數(shù)據(jù)并形成報表。從純費用角度看，橫向?qū)Ρ瓤梢孕纬刹煌椖康馁M用明細對比，不同部門的費用明細對比；縱向?qū)Ρ瓤梢孕纬蓺v年或者各月費用同比、環(huán)比。從預(yù)算與費用角度看，可以形成單項費用與單項預(yù)算對比、總體費用與總體預(yù)算對比；歷史費用與歷史預(yù)算對比。從費用與財報項目看，可以得出收入費用率，反映費用與收入的關(guān)系；費用利潤率，反映利潤總額與費用總額的關(guān)系。集團公司可以根據(jù)自己的管理需求自由組合出想要的費用報表為經(jīng)營管理提供有力支持。

七、結(jié)語

在財務(wù)共享中心的背景下，費用管理這種涉及面廣，管理復(fù)雜的事項應(yīng)當(dāng)率先由粗放化向精細化轉(zhuǎn)變。通過對費用管理的精細化探討，我們可以看到從費用預(yù)算開始到費用分析結(jié)束，每一個環(huán)節(jié)都值得我們深思。只有精細化管理深入覆蓋到費用管理的每個細微地方，才能提升費用管理的整體水平，為集團公司的經(jīng)營提供有力支持。