陳夢(mèng)瑩 路致尊

（山東中煙工業(yè)有限責(zé)任公司 濟(jì)南卷煙廠，山東 濟(jì)南 250000）

管理體系認(rèn)證是對(duì)企業(yè)提供的產(chǎn)品以及服務(wù)的一種認(rèn)可，通過認(rèn)證的企業(yè)可以增強(qiáng)其在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)前，越來越多的企業(yè)將通過管理體系認(rèn)證作為一個(gè)基礎(chǔ)門檻，作為增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的砝碼，一旦通過認(rèn)證，就放松了管理體系在實(shí)際工作中的運(yùn)行要求，將管理體系要求與日常工作形成了“兩張皮”，管理體系的有效性得不到保證。因此，探索有效的運(yùn)行管理體系方法，保證管理體系落地勢(shì)在必行。

一、基層管理體系運(yùn)行概述

質(zhì)量管理體系中規(guī)定了質(zhì)量管理七項(xiàng)原則，其中的兩個(gè)原則是“領(lǐng)導(dǎo)作用”和“全員參與”?！邦I(lǐng)導(dǎo)作用”指企業(yè)決策層領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理人員負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系的建立、完善和實(shí)施，使企業(yè)能夠完成預(yù)期目標(biāo)。“全員參與”即保證所有人員的工作都納入標(biāo)準(zhǔn)體系中，每個(gè)人的工作都是質(zhì)量管理體系中的元素，這也是全面質(zhì)量管理的要求。在基層質(zhì)量管理體系運(yùn)行中，“基層”的主要任務(wù)是全面、準(zhǔn)確、有效地執(zhí)行質(zhì)量管理體系的具體要求。但在實(shí)際工作中，管理體系中的部分要求與實(shí)際工作存在脫節(jié)現(xiàn)象，實(shí)際工作流程與要求存在一定偏差。

二、基層管理體系運(yùn)行中存在的問題

1.體系意識(shí)淡薄

基層員工作為管理體系運(yùn)行中最重要的部分，承擔(dān)著將管理要求轉(zhuǎn)化為具體業(yè)務(wù)活動(dòng)的職責(zé)。實(shí)際工作中，通常出現(xiàn)部分員工的工作流程及要求來自“師帶徒”的口口相傳，或是上級(jí)要求，并不清楚工作中的每個(gè)流程、環(huán)節(jié)、要求的出處，即不清楚自己的工作流程是依據(jù)哪些標(biāo)準(zhǔn)和文件來執(zhí)行的，不清楚自己的工作是管理體系的一部分，更不清楚其工作在整個(gè)質(zhì)量管理體系運(yùn)行中的重要性。長(zhǎng)此以往，會(huì)造成體系要求與實(shí)際工作出現(xiàn)偏差，部門標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平下降。

2.管理體系推進(jìn)組織架構(gòu)建設(shè)不完善

以制造業(yè)為例，當(dāng)前基層生產(chǎn)部門通常設(shè)立一名兼職體系員作為與企業(yè)體系管理者的聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)本部門體系工作的建立、管理、評(píng)審及完善。而基層生產(chǎn)部門通常具有人員多、工作涉及面廣、工作復(fù)雜的特點(diǎn)，兼職體系員無法做到對(duì)所有工作都有非常深入細(xì)致的了解，導(dǎo)致本部門體系管理工作粗放，體系運(yùn)行不到位，問題改進(jìn)不及時(shí)等情況。

3.體系運(yùn)行有效性差

業(yè)務(wù)流程的合理性是保證體系有效運(yùn)行的前提，而實(shí)際管理體系運(yùn)行中通常出現(xiàn)“兩張皮”現(xiàn)象。產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因，一是體系建立過程中未充分現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研及意見征集，文件編寫脫離實(shí)際，出現(xiàn)“寫一套，干一套”的現(xiàn)象；二是文件評(píng)審不及時(shí)，實(shí)際業(yè)務(wù)流程發(fā)生改變后，文件要求流程未調(diào)整，造成標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際脫節(jié)，無法執(zhí)行；三是標(biāo)準(zhǔn)換版后未得到及時(shí)宣貫，導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程相關(guān)人員仍按舊版要求執(zhí)行。

4.體系運(yùn)行監(jiān)督不到位

質(zhì)量管理體系要求：組織應(yīng)按照策劃的時(shí)間間隔進(jìn)行內(nèi)部審核，檢查標(biāo)準(zhǔn)要求是否得到有效的實(shí)施和保持。當(dāng)前，基層組織通常未建立本部門的審核制度，只有在企業(yè)統(tǒng)一組織體系審核時(shí)才開展部門內(nèi)部的審核。由于平時(shí)對(duì)體系工作監(jiān)督檢查不到位，加之員工體系意識(shí)差，常常出現(xiàn)突擊補(bǔ)記錄、補(bǔ)文件，甚至搞假資料的情況，造成體系工作淪為形式主義。

5.管理體系持續(xù)改進(jìn)路徑不完善

實(shí)際工作中，當(dāng)設(shè)備、材料、環(huán)境、工藝流程等發(fā)生變化時(shí)，與之相關(guān)的制度要求應(yīng)及時(shí)調(diào)整和更新，才能符合實(shí)際工作的需要。制度的持續(xù)改進(jìn)也是管理體系的要求。當(dāng)前，制度的更新改進(jìn)通常在以下情況下進(jìn)行：一是企業(yè)進(jìn)行體系內(nèi)審審核出問題時(shí)；二是部門領(lǐng)導(dǎo)、管理人員提出要求時(shí)；三是部門體系員發(fā)現(xiàn)文件不符合實(shí)際時(shí)。以上三種情況都是自上而下地進(jìn)行改進(jìn)，而基層部門的文件通常規(guī)定的是基層員工的工作流程及要求，基層員工是管理體系的主要參與者，但由于缺乏反饋途徑，加之基層員工體系意識(shí)差，很少出現(xiàn)基層員工提出體系改進(jìn)的情況。

三、基層管理體系網(wǎng)格化管理的建設(shè)

“網(wǎng)格化”管理是通過將管轄地域劃分為若干網(wǎng)格單元，對(duì)各“網(wǎng)格”提供針對(duì)性的服務(wù)，從而提高了公共管理的效率?；鶎硬块T管理體系中引入“網(wǎng)格化”的理念，將基層體系管理工作依據(jù)工作性質(zhì)劃分為幾個(gè)小組，每個(gè)小組分別設(shè)立一名“網(wǎng)格員”，部門設(shè)立一名體系管理員，以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系“自主”和“統(tǒng)一”管理，保證質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行。同時(shí)，“網(wǎng)格員”作為基層員工的代表，有利于制度“從群眾中來，到群眾中去”，消除了制度與基層員工間的距離。

四、加強(qiáng)基層管理體系網(wǎng)格化管理的措施

1.建立體系網(wǎng)格化管理要求

所謂“無規(guī)矩不成方圓”，在企業(yè)的現(xiàn)代化管理建設(shè)當(dāng)中深入地結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化的管理方案，就要嚴(yán)格遵循網(wǎng)格化的建設(shè)規(guī)定。想要讓體系網(wǎng)格化管理能夠在現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中更加良性地運(yùn)行，并且讓企業(yè)更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。首先，要在企業(yè)建設(shè)管理之處明確建立部門體系網(wǎng)格化管理要求，讓企業(yè)的每一位員工都明確體系管理內(nèi)容、流程，同時(shí)“網(wǎng)格員”的職責(zé)及相互之間的工作關(guān)系以及部門內(nèi)部審核周期，管理體系持續(xù)改進(jìn)的途徑等內(nèi)容都需要知曉，進(jìn)而保證體系網(wǎng)格化管理的正常運(yùn)行。

2.強(qiáng)化培訓(xùn)，增強(qiáng)全員質(zhì)量管理體系意識(shí)

想要讓網(wǎng)格化的管理建設(shè)體系能夠在當(dāng)代企業(yè)中有效地運(yùn)行起來，那么最重要的前提就是要讓大家知道什么是“網(wǎng)格化”體系。“網(wǎng)格化”管理建設(shè)體系在建設(shè)管理以及運(yùn)營(yíng)過程中持續(xù)不斷地宣貫與培訓(xùn)，是保證“網(wǎng)格化”體系有效運(yùn)行的基礎(chǔ)。一是需要加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門管理人員的體系知識(shí)培訓(xùn)，只有提高管理人員的體系意識(shí)，才能夠真正有效地推動(dòng)整個(gè)部門體系工作的發(fā)展。二是進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)“網(wǎng)格員”的體系理論知識(shí)培訓(xùn)力度，提高企業(yè)所設(shè)定“網(wǎng)格員”的專業(yè)技術(shù)水平。三是由“網(wǎng)格員”對(duì)自己所負(fù)責(zé)的“轄區(qū)”工作人員進(jìn)行新標(biāo)準(zhǔn)、新要求的宣貫，使制度得以及時(shí)落地，從而提高全員體系意識(shí)。同時(shí)，要讓員工知曉工作要求的出處，這樣有助于各項(xiàng)工作的順利推動(dòng)。

3.定期開展管理體系自查

在企業(yè)“網(wǎng)格化”管理制度中，企業(yè)需要進(jìn)一步建立起管理體系自查制度，由對(duì)應(yīng)的“網(wǎng)格員”定期組織自己的“轄區(qū)”進(jìn)行管理體系的內(nèi)部落實(shí)情況審查，要求執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)“網(wǎng)格化”體系在各轄區(qū)執(zhí)行中的問題并糾正，并且要保證各項(xiàng)管理要求都真正地落實(shí)到位。另外，要對(duì)各位“網(wǎng)格員”進(jìn)行要求，讓他們針對(duì)體系要求進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并且積極改進(jìn)，避免體系要求與實(shí)際工作流程產(chǎn)生不一致。

4.定期開展管理體系內(nèi)部審核

建立部門內(nèi)部體系審核制度，明確審核周期、目的、范圍、要求、依據(jù)、具體做法及考核，由部門體系管理員組織，各“網(wǎng)格員”參與，對(duì)各體系文件的執(zhí)行情況及文件的適用性進(jìn)行審核。一是監(jiān)督各“網(wǎng)格員”轄區(qū)內(nèi)的體系運(yùn)行情況，保證管理體系運(yùn)行的有效性；二是及時(shí)發(fā)現(xiàn)改進(jìn)機(jī)會(huì)，通過各“網(wǎng)格員”評(píng)審，確定改進(jìn)措施，提高體系改進(jìn)效率。

5.增加管理體系持續(xù)改進(jìn)路徑

通過“網(wǎng)格員”的建立，拉近了制度與員工間的距離，作為落實(shí)制度要求的直接參與者，基層員工對(duì)制度流程的符合性有著充分的話語權(quán)。“網(wǎng)格員”作為基層體系管理者與部門體系管理者之間的紐帶，可以將基層員工對(duì)體系改進(jìn)的意見向上級(jí)反映，實(shí)現(xiàn)了體系自下而上的改進(jìn)路徑，完善了管理體系的動(dòng)態(tài)管理。

五、結(jié)語

每位員工都是管理體系中的參與者，企業(yè)在大力發(fā)展體系建設(shè)時(shí)，更要注重每位員工對(duì)體系的理解和態(tài)度，切莫讓體系制度成為高高在上的“法律”，而是要縮短制度與員工間的距離，讓制度深入基層，深入人心，因?yàn)槊课粏T工既是制度執(zhí)行中的被動(dòng)者，又是制度建立和完善的主動(dòng)者。在體系建設(shè)中，企業(yè)要充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，讓每位員工成為管理體系的自主維護(hù)者?？偠灾?，企業(yè)管理在當(dāng)前的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中牢牢地掌握著企業(yè)本身的發(fā)展命脈。對(duì)現(xiàn)代企業(yè)來說，良好的企業(yè)建設(shè)管理能夠直接推動(dòng)企業(yè)的未來建設(shè)和發(fā)展。企業(yè)在建設(shè)過程中更要重視對(duì)基層的管理，真正融入每一層的管理建設(shè)當(dāng)中，深入地了解企業(yè)建設(shè)中存在的問題，例如：人員眾多、工作繁雜等。理清工作制度，為每一位工作人員搭建優(yōu)勢(shì)發(fā)揮的平臺(tái)。深入貫徹“網(wǎng)格化”的管理建設(shè)理念，尤其要重視基層網(wǎng)格員的工作梳理，從而真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體工作的自主統(tǒng)一。要不斷發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，提升工作管理效率，促進(jìn)企業(yè)積極健康地發(fā)展。