景衛(wèi)國(guó)

[摘要] 醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生體制的重要組成，其管理模式逐漸向綜合化發(fā)展，在這一過(guò)程中，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)很難應(yīng)對(duì)綜合化的發(fā)展形勢(shì)，受到了莫大的挑戰(zhàn)。在這種情況下，該文對(duì)醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式進(jìn)行研究和探討，對(duì)合理化應(yīng)用與改革提出合理化建議。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案管理;檔案管理模式;改革;應(yīng)用

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2020）09（c）-0047-03

[Abstract] As an important component of the medical and health system， hospitals have gradually developed their management model towards integration. In this process， the traditional hospital archives management model has been difficult to cope with the development situation of integration， and has received great challenges. In this case， this article researches and discusses the file management mode in hospital file management， and puts forward reasonable suggestions on rationalized application and reform.

[Key words] Hospital file management; File management model; Reform; Application

在醫(yī)院管理中，檔案管理是一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容，其不僅關(guān)系到醫(yī)院的運(yùn)行和發(fā)展，而且對(duì)于社會(huì)公共衛(wèi)生事業(yè)有著重要的影響。檔案管理，是指對(duì)檔案實(shí)體及檔案信息進(jìn)行收集、保管、整理、統(tǒng)計(jì)、利用等一系列的活動(dòng)[1]。醫(yī)院檔案就是對(duì)與醫(yī)院運(yùn)行相關(guān)的檔案實(shí)體以及檔案信息進(jìn)行收集、保管、整理、統(tǒng)計(jì)、利用的一系列活動(dòng)，按照分別，醫(yī)院檔案主要分為醫(yī)療檔案、人力資源檔案、財(cái)務(wù)檔案、科研檔案、黨政類檔案等，這些檔案對(duì)記錄醫(yī)院的運(yùn)行狀態(tài)及決策發(fā)展都有著十分重要的影響。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸應(yīng)用信息技術(shù)手段加以改革[2]。但是，時(shí)代的發(fā)展，僅僅將紙質(zhì)檔案更換成電子檔案也是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。更重要的是要與時(shí)俱進(jìn)地變革檔案管理意識(shí)與模式，通過(guò)改革檔案管理的模式，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作水平和效率的提高。

1? 檔案管理模式改革概述

變是永恒，改革才能更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，不斷進(jìn)步與提高。檔案管理模式是現(xiàn)代管理發(fā)展?fàn)顟B(tài)下的產(chǎn)物，在各行各業(yè)當(dāng)中，通過(guò)檔案資料的記錄，能夠積累底蘊(yùn)，促進(jìn)未來(lái)的發(fā)展。在當(dāng)前信息化發(fā)展背景下，檔案管理已經(jīng)逐漸從紙質(zhì)檔案管理向電子化檔案管理邁進(jìn)，這是一種跨越性的檔案管理改革。但是，僅僅是技術(shù)性的改變并不能完全促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，并且如果僅僅變革檔案存在的狀態(tài)，而不將檔案管理的模式升級(jí)，將對(duì)檔案管理工作造成障礙[3]。在這種情況下，檔案管理模式改革仍需要以現(xiàn)有改革水準(zhǔn)為基礎(chǔ)，明確當(dāng)前存在的問(wèn)題，以極大的改革勇氣和智慧繼續(xù)推進(jìn)改革管理模式的深入，以獲得檔案管理模式改革的更大成果。

2? 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題探討

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院重要的工作內(nèi)容，對(duì)其工作效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，雖然基本上滿足了醫(yī)院工作的開(kāi)展，但是仍然存在著系列問(wèn)題。

2.1? 醫(yī)院檔案管理意識(shí)不足

醫(yī)院是一個(gè)救死扶傷的單位，圍繞著醫(yī)院主業(yè)-醫(yī)療工作，匹配著財(cái)務(wù)工作、人力資源工作、黨建工作等，上述各項(xiàng)工作因?yàn)榕c醫(yī)療工作密切相關(guān)，所以受到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)院工作人員的重視[4]。而檔案管理工作，因?yàn)椴⒉荒軐?duì)實(shí)際醫(yī)療工作產(chǎn)生直接的、經(jīng)常的作用，因而不被重視。由此形成了一個(gè)惡性循，因?yàn)椴槐恢匾暎詸n案管理工作成效很低，進(jìn)而更加不被重視。醫(yī)院工作人員的檔案管理意識(shí)差，使得日常醫(yī)院產(chǎn)生的相關(guān)檔案并沒(méi)能很好地被管理和應(yīng)用，所以導(dǎo)致檔案資料收集的并不全面，檔案管理方式并不規(guī)范，檔案管理真實(shí)性并不準(zhǔn)確等問(wèn)題，這對(duì)于后期的應(yīng)用帶來(lái)很大的困擾。雖然當(dāng)前信息技術(shù)已經(jīng)對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行了改造，但是由于檔案管理意識(shí)差，使得相關(guān)檔案管理工作人員并不能很好地掌握檔案管理信息系統(tǒng)，反倒不利于醫(yī)院檔案日常管理工作的開(kāi)展。

2.2? 醫(yī)院檔案管理機(jī)制不完善

檔案管理工作有著自身的科學(xué)體系和制度要求，這一點(diǎn)從我國(guó)很早開(kāi)設(shè)的圖書(shū)情報(bào)與檔案管理專業(yè)就能窺探一二[5]。但是我們不得不承認(rèn)，很多醫(yī)院檔案管理并沒(méi)有遵循其內(nèi)在的規(guī)律，將檔案管理等同于檔案保管，沒(méi)有建立健全的醫(yī)院檔案管理機(jī)制，造成一派散亂的局面。首先，我國(guó)很多醫(yī)院在檔案管理中，檔案管理制度與國(guó)家頒布的檔案管理要求存在較大的出入，在檔案管理工作內(nèi)容、范圍、方式等方面都應(yīng)該制定一套可供遵循的標(biāo)準(zhǔn)。其次，有的醫(yī)院雖然制定了檔案管理制度，但是并沒(méi)有按照檔案管理改革的要求進(jìn)行工作仍采用傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行日常問(wèn)題的處理，例如仍然沿用手工歸檔的模式，出現(xiàn)目錄與內(nèi)容不匹配，不規(guī)范的檔案裝訂等問(wèn)題。第三，不少醫(yī)院的檔案管理工作并未匹配專門(mén)的檔案管理人員，多由一些兼職人員在特定時(shí)間進(jìn)行檔案管理工作，這種情況使得檔案管理工作流于循規(guī)蹈矩當(dāng)中，不可能有很大的發(fā)展和進(jìn)步。醫(yī)院作為公共衛(wèi)生服務(wù)單位，需要制度的管理，才能夠穩(wěn)定發(fā)展，其中檔案管理是醫(yī)院信息化發(fā)展的重要組成，目前醫(yī)院檔案管理機(jī)制不完善，使得醫(yī)院的前進(jìn)發(fā)展受到制約。

2.3? 醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)水準(zhǔn)較差

除了上述所講有些醫(yī)院并未匹配專門(mén)的檔案管理人員外，在醫(yī)院檔案管理人員中還存在著一個(gè)顯著的問(wèn)題就是專業(yè)水準(zhǔn)差，這已經(jīng)成為制約醫(yī)院檔案管理工作的一個(gè)顯性問(wèn)題。首先，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員在檔案管理理論基礎(chǔ)方面存在嚴(yán)重不足，對(duì)于信息化的電子檔案依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式。出現(xiàn)這個(gè)問(wèn)題的原因，很大方面是醫(yī)院未匹配高水平的檔案管理人員，以及很少對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。檔案管理人員的年紀(jì)普遍較大，知識(shí)結(jié)構(gòu)和接受新鮮事物的能力較弱[6]。其次，檔案管理人員沒(méi)有進(jìn)行團(tuán)隊(duì)合作，導(dǎo)致各管一攤，缺乏制度的約束，檔案管理的效率低下。甚至于當(dāng)某個(gè)檔案管理人員缺席的情況，檔案的歸檔和調(diào)用會(huì)受到限制。

2.4? 醫(yī)院檔案管理改革深度有待加深

當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院普遍都進(jìn)行了檔案管理模式的改革，但是改革的深度不夠，有待深入發(fā)展和提高?，F(xiàn)代管理思想中，類似于人力資源管理、檔案管理等已經(jīng)不單單是一種輔助的管理，而是能夠通過(guò)其高效的管理創(chuàng)造出實(shí)實(shí)在在的實(shí)用價(jià)值，為決策提供參考依據(jù)[7]。具體到檔案管理模式改革而言，要進(jìn)行模式運(yùn)行環(huán)節(jié)及其責(zé)任的具體劃分，而當(dāng)前醫(yī)院檔案管理模式改革在環(huán)節(jié)運(yùn)行方面仍然存在著較大不足，對(duì)不同環(huán)節(jié)的責(zé)任問(wèn)題也沒(méi)有進(jìn)行明確的劃分，進(jìn)而造成的一個(gè)直接后果就是檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值得不到發(fā)揮，綜合效益不能很好地體現(xiàn)出來(lái)。

3? 醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式改革應(yīng)用研究

3.1? 加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的意識(shí)

促進(jìn)醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式的應(yīng)用改革，首先要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的意識(shí)。檔案管理具體由一個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)，但是檔案的來(lái)源卻與醫(yī)院各個(gè)部門(mén)息息相關(guān)，因此，從醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)到基層員工，從檔案管理人員到財(cái)務(wù)、人力資源、黨建、各科室的工作人員，都要提高醫(yī)院檔案管理的意識(shí)[8]。通過(guò)全員檔案管理意識(shí)的提高，以促進(jìn)檔案管理模式改革的發(fā)展。其次，從提高醫(yī)院內(nèi)部檔案管理意識(shí)的路徑和手段來(lái)講，醫(yī)院方面要像宣傳醫(yī)院消毒工作一樣加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，擴(kuò)大其曝光度。第三，通過(guò)講座、文件制度等形式，將檔案管理中的分類方法、檔案信息模塊的處理、檔案記錄方法等進(jìn)行普及教育。通過(guò)上述舉措，使檔案管理深入人心。例如醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展的必要裝備。設(shè)備檔案則能夠?yàn)獒t(yī)院提供完整的醫(yī)療設(shè)備信息，幫助科室、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出合理決策，避免因?yàn)橐恍┮蛩刂貜?fù)采購(gòu)設(shè)備或者閑置設(shè)備。在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備養(yǎng)護(hù)、維修的過(guò)程中，也都需要檔案的支持，以提供科學(xué)、有效的信息。

3.2? 完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制

醫(yī)院工作往往存在較多突發(fā)情況，這使得傳統(tǒng)醫(yī)院的管理是輕視文檔工作的。這種做法雖然在當(dāng)時(shí)能夠解決醫(yī)院工作，但是長(zhǎng)期來(lái)看，并不利于醫(yī)院工作的順利開(kāi)展。因此，醫(yī)院要進(jìn)行檔案管理機(jī)制的完善。首先，是要完善檔案管理制度，在檔案法的約束下，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況制定醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度。制度制定后，要采取激勵(lì)、懲罰等手段對(duì)檔案管理人員及其全院人員進(jìn)行約束，以使其日常工作和行為符合制度要求。其次，進(jìn)行檔案管理工作程序與方法[9]。舉例來(lái)講，病歷是檔案管理的重要組成，要從病歷的格式規(guī)范入手，規(guī)定病歷的撰寫(xiě)要求、入檔時(shí)間、經(jīng)手人員，以及各自責(zé)任范圍，保證病歷入檔的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于病歷的缺損、遺失等行為需要追究責(zé)任，切實(shí)提升病歷管理的效率。第三，要加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理機(jī)制的運(yùn)行狀況進(jìn)行監(jiān)督和考核，以促進(jìn)其不斷改進(jìn)和發(fā)展。除此之外，要注重責(zé)任機(jī)制的建立與完善。檔案管理的具體實(shí)施者是人，人與檔案工作之間要通過(guò)責(zé)任機(jī)制來(lái)明確。具體方法包括以下幾點(diǎn)：①檔案出借，需要由至少2人持有單位證明文件到檔案管理處進(jìn)行申請(qǐng)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);②個(gè)人需要借閱檔案，要經(jīng)本部門(mén)與檔案管理部門(mén)協(xié)調(diào)，不可隨意個(gè)人借閱，并私自復(fù)印;③在檔案轉(zhuǎn)入或者轉(zhuǎn)出時(shí)，要經(jīng)相關(guān)部門(mén)審查合格后做好密封、蓋章工作。

3.3? 提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)

無(wú)論是檔案管理思想觀念的提升，還是電子化檔案管理技術(shù)手段的應(yīng)用，其關(guān)鍵都在人，因此要切實(shí)提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)。首先，醫(yī)院要引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才。一般來(lái)講，醫(yī)院對(duì)于優(yōu)秀的醫(yī)療人才是加大力度引進(jìn)的，這也確實(shí)提高了醫(yī)院的醫(yī)療實(shí)力和水平。為了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作建設(shè)，推進(jìn)檔案管理模式改革的發(fā)展，要將人才放置在首要地位，要求引進(jìn)的檔案管理人才具備扎實(shí)的檔案管理系統(tǒng)理論基礎(chǔ)，具備不斷學(xué)習(xí)的品質(zhì)，能夠應(yīng)對(duì)檔案管理創(chuàng)新的要求[10]。其次，要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行日常培訓(xùn)，通過(guò)教育培訓(xùn)的方式提升檔案管理工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)，更好地進(jìn)行工作。從具體實(shí)施層面來(lái)講，醫(yī)院人力資源部門(mén)要舉辦年度、季度、月度的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，將最新的檔案管理理念和檔案管理知識(shí)教授給檔案工作人員，對(duì)工作人員的歸檔技術(shù)、材料整理與鑒別等進(jìn)行評(píng)級(jí)，同時(shí)將培訓(xùn)效果與工資掛鉤，以真正做到統(tǒng)一規(guī)范檔案外在形式，確立檔案內(nèi)在的完整性、實(shí)用性和有效性。

3.4? 加深醫(yī)院檔案管理改革的深度

任何事業(yè)的發(fā)展都像是逆水行舟，不進(jìn)則退。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展和社會(huì)急速發(fā)展的情況下，醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式的改革不是“一錘子買(mǎi)賣(mài)”，必須要不斷加深改革的深度，以不斷適應(yīng)這個(gè)社會(huì)發(fā)展的要求。針對(duì)目前醫(yī)院檔案管理工作檔案管理模式改革的要求，需要做好兩個(gè)方面的工作：①就是加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的明確劃分，對(duì)于各個(gè)環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性辨析，進(jìn)行整改;改革環(huán)節(jié)層面仍然存在的不足，有效的進(jìn)行銜接，保障檔案管理工作的流暢性。②要將現(xiàn)代管理思想充分地融入到檔案管理模式改革當(dāng)中去，注重檔案價(jià)值的發(fā)揮，將檔案內(nèi)容作為醫(yī)療改革和研究的重要基礎(chǔ)資料，一方面為醫(yī)院有關(guān)工作的決策提供參考，另一方面發(fā)揮出其巨大的內(nèi)容價(jià)值，例如學(xué)術(shù)交流等。

4? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可以發(fā)現(xiàn)，進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)取得了顯著的成就，但同時(shí)也面臨著不斷的挑戰(zhàn)。醫(yī)院作為我國(guó)醫(yī)療體制內(nèi)的重要組成，要全方面地提升自身的能力和水平。除醫(yī)療外，要做好檔案管理工作。盡管目前醫(yī)院檔案管理模式改革取得了較為明顯的效果，但還要看到其發(fā)展的潛力，通過(guò)提升意識(shí)、完善機(jī)制、提升人員專業(yè)水準(zhǔn)、持續(xù)深化改革等多種舉措繼續(xù)推動(dòng)檔案管理模式改革的發(fā)展，以提升醫(yī)院的綜合實(shí)力。

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（收稿日期：2020-06-27）