劉海波 王麗珩 阮師漫

摘要：在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理要在傳統(tǒng)模式基礎(chǔ)上做好創(chuàng)新與完善工作，實現(xiàn)從傳統(tǒng)人工管理到信息技術(shù)管理的轉(zhuǎn)變，在展現(xiàn)檔案管理優(yōu)勢的同時對相關(guān)內(nèi)容進行改革創(chuàng)新，確保管理工作的全面開展?；诖耍疚尼槍Υ髷?shù)據(jù)背景下檔案管理工作創(chuàng)新進行了簡要闡述，僅供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;創(chuàng)新;研究

中圖分類號：F272? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A

通過使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在做好檔案管理創(chuàng)新的同時提高管理效率，能確保檔案的全面使用。只有掌握檔案管理要求，才能制定出適合的管理措施，確保檔案管理工作的高效開展。因此在發(fā)展中就要找出檔案管理中的問題，確保后續(xù)管理工作的科學(xué)性。

1? 檔案管理創(chuàng)新的重要性

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)階段發(fā)展需求。所以，在開展檔案管理時需要從具體情況出發(fā)，找出其中存在的問題，在展現(xiàn)大數(shù)據(jù)優(yōu)勢的同時做好創(chuàng)新工作，設(shè)計出適合的檔案管理方案，完善檔案管理內(nèi)容，提高管理質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)的使用使得各行各業(yè)進入全新的發(fā)展階段，如果不能及時對工作內(nèi)容進行創(chuàng)新，那么勢必會影響到企業(yè)的發(fā)展。社會經(jīng)濟的發(fā)展，使得市場競爭日益激烈，這就要求必須做好檔案管理研究工作。由于檔案管理屬于管理中的核心，所以只有不斷更新管理觀念、制度等，才能在合理范圍內(nèi)進行創(chuàng)新以及借助大數(shù)據(jù)的發(fā)展優(yōu)勢來滿足自身發(fā)展需求，在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢[1]。

2? 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的問題

2.1? 檔案意識方面的問題

企業(yè)屬于市場經(jīng)濟發(fā)展的主體，所以在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的形勢下，管理人員要及時更新管理觀念，解決管理中的問題。但是在實際中，一些管理人員所具備的管理意識并未及時更新，甚至一些企業(yè)在達到管理目標(biāo)后出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象，表現(xiàn)出不求精進等問題，難以對檔案管理工作進行監(jiān)督。加之檔案管理并不能夠產(chǎn)生出直接的經(jīng)濟效益，所以一些企業(yè)逐漸認為檔案管理工作可有可無，雖然表面上提出了檔案管理工作的重要性，但是形式化問題嚴(yán)重。甚至一些企業(yè)中的管理者采取了短期行為，只是針對自身工作范圍內(nèi)的各項經(jīng)濟指標(biāo)進行了處理，而并不愿意從長遠發(fā)展的角度來開展檔案管理。由于企業(yè)中的管理者對檔案管理重視度不夠，使得許多工作難以落到實處，甚至出現(xiàn)機構(gòu)被削弱、人員數(shù)量減少等問題，最終影響到檔案管理工作的開展[2]。

2.2? 檔案存儲方面的問題

在開展企業(yè)檔案管理工作時，輸入檔案信息完成存儲是一項比較簡單的工作，但隨著時代的不斷發(fā)展，信息數(shù)據(jù)量有了明顯的增加，在一定程度上加大了數(shù)據(jù)信息管理難度，加之企業(yè)在運營上的變化，使得工作內(nèi)容不斷增加，最終導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息量的復(fù)雜程度不斷提升。而且，隨著檔案存在的信息量增加，在查詢檔案時出現(xiàn)了許多的問題，使得信息查詢與存儲速度明顯下降，影響了企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

2.3? 檔案資源方面的問題

企業(yè)在開展檔案管理工作時，主要使用筆記方式。在時代的快速發(fā)展下，數(shù)字化技術(shù)運用逐漸增加，新型管理方法不斷出現(xiàn)。雖然數(shù)字化管理方法能夠?qū)崿F(xiàn)對大量資源的整合與收集，但是從實際上來講，如果單純使用這一技術(shù)是難以滿足現(xiàn)階段企業(yè)對檔案管理工作的要求。所以在企業(yè)開展檔案管理工作時，就要提高對信息技術(shù)使用的重視度，做好研究工作，挖掘數(shù)據(jù)技術(shù)價值。同時，企業(yè)在發(fā)展中要不斷提高管理重視度，找出其中的關(guān)鍵點，確保管理工作的高效開展[3]。

2.4? 檔案人員方面的問題

近些年，人們對大數(shù)據(jù)技術(shù)越來越重視，但實際檔案管理專業(yè)人才數(shù)量依然不足。在企業(yè)中不論是哪一種工作，都需要組織專業(yè)人員開展。目前企業(yè)中同時具備管理能力與信息技術(shù)能力的人才嚴(yán)重缺乏，從而也就影響到檔案管理工作的開展。由于企業(yè)中的數(shù)據(jù)信息量明顯增加，所以需要借助適合的大數(shù)據(jù)技術(shù)并做好數(shù)據(jù)整理與研究工作。通過使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在企業(yè)檔案管理工作要求的基礎(chǔ)上解決存在的問題，確保企業(yè)的發(fā)展需求能夠跟上時代發(fā)展的步伐，在激烈的市場競爭中占據(jù)一定的位置。

3? 企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新措施

3.1? 更新檔案管理觀念

在開展檔案管理工作時，需要從優(yōu)化管理工作出發(fā)，在找準(zhǔn)管理重點的基礎(chǔ)上更新管理觀念，解決管理中的問題。且管理人員在工作中也要及時更新管理觀念，提高對企業(yè)檔案信息的重視度，解決管理中的不足。在大數(shù)據(jù)背景下，許多管理人員在工作中并未認識到其重要性，難以滿足時代發(fā)展的需求，加之目前的檔案數(shù)據(jù)種類相對較多，信息量較大，所以需要從傳統(tǒng)管理理念出發(fā)，在借鑒其優(yōu)勢的基礎(chǔ)上做好創(chuàng)新工作，解決管理中出現(xiàn)的問題。同時不斷更新管理理念，積極應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的變化，在合理使用信息技術(shù)的同時展現(xiàn)信息技術(shù)優(yōu)勢，確保檔案管理工作的順利開展，解決管理中的問題[4]。

3.2? 聘請專業(yè)人員參與管理

一些企業(yè)因?qū)n案管理重視度不高，且在企業(yè)中缺乏專業(yè)人員參與管理，使得檔案管理效果并不理想，企業(yè)中專職檔案管理人員數(shù)量不足，主要以其他人員為主，難以采取專業(yè)化的管理制度來開展管理工作。加之一些管理人員并未接受過專業(yè)化的培訓(xùn)，也沒有掌握完善的管理制度，在開展檔案管理時無法進行合理化地管理。所以，針對這一現(xiàn)象，企業(yè)需要組織專職人員參與檔案管理工作，或是在學(xué)校中招聘專業(yè)人才開展管理，確保檔案管理工作的高效開展。在大數(shù)據(jù)背景下，如果企業(yè)缺乏專職管理團隊，那么勢必會影響到檔案管理工作的開展，也會影響到企業(yè)的發(fā)展。在當(dāng)前的工作中，應(yīng)重視人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，引導(dǎo)他們使用大數(shù)據(jù)工具和信息來優(yōu)化檔案管理工作;重視對內(nèi)部人員的培訓(xùn)，可以邀請大數(shù)據(jù)技術(shù)人員開展講座，要求公司員工主動使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，積極發(fā)展大數(shù)據(jù)思維。針對員工薄弱的地方，加強培養(yǎng)。通過這樣的培訓(xùn)，相關(guān)人員能夠提高數(shù)據(jù)提取、挖掘、分析能力，為檔案管理工作提供支持，符合當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢。對于違反規(guī)定的檔案管理人員，根據(jù)他們的具體情況，實施處罰或開除，以此警醒所有檔案管理人員。在工作培訓(xùn)中，給予員工更多的反饋信息的機會，引導(dǎo)他們把需求反饋給部門領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)決策更符合當(dāng)前狀況，保障檔案管理工作的合理性和科學(xué)性。

3.3? 創(chuàng)新管理方法

企業(yè)在開展檔案管理工作時，需要主動對管理方法進行創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展優(yōu)勢，在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式與方法的基礎(chǔ)上做好創(chuàng)新與完善工作，實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理方法的融合，打造出完善的檔案管理體系。在企業(yè)中只有采取合適的管理方法，才能提升檔案管理效果，解決檔案管理中的問題。企業(yè)還需要制定出完善的獎懲措施，針對表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予一定的表揚與鼓勵。通過采取合適的方法，激發(fā)管理人員的工作積極性，不斷提升檔案管理工作質(zhì)量，滿足企業(yè)的未來發(fā)展需求[5]。

3.4? 明確未來發(fā)展方向

首先，朝數(shù)字化方向發(fā)展。檔案管理人員需要主動使用相關(guān)技術(shù)與辦法，充實檔案管理內(nèi)容，確保檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。如借助數(shù)字微技術(shù)，將紙質(zhì)文件中的信息轉(zhuǎn)變成為電子文檔，在數(shù)碼相機技術(shù)的使用下及時對文件信息采取高清處理，并轉(zhuǎn)變成為電子文件。通過使用信息技術(shù)，可以快速對相關(guān)信息進行存儲，同時滿足后續(xù)查閱與存儲需求。其次，朝虛擬化方向發(fā)展。在社會快速發(fā)展下，信息技術(shù)水平有了明顯提高，互聯(lián)網(wǎng)運用范圍也在不斷擴大。所以檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，借助網(wǎng)絡(luò)開展線上辦公模式，實現(xiàn)虛擬化辦公目標(biāo)，在減少投資的同時節(jié)約資源，延伸存儲量。最后，朝智能化方向發(fā)展。伴隨信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案存儲形式有了明顯變化，在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，不僅要保留傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)勢，也要借助光盤、磁盤等進行信息管理;或使用音頻、視頻等方式存儲信息，在創(chuàng)新管理手段的同時提升館藏數(shù)量。所以，在企業(yè)檔案管理中要展現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，確保管理工作的全面開展。

3.5? 統(tǒng)一管理資源

大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用，使數(shù)據(jù)資源量有了明顯增加，所以在企業(yè)檔案管理中就要從提升數(shù)據(jù)存儲能力與處理能力入手，在做好檔案資源統(tǒng)一管理與備份的基礎(chǔ)上解決管理中的問題。檔案館也要制定出統(tǒng)一的管理模式，利用大數(shù)據(jù)建立檔案處理中心，做好資料的集中化管理，實現(xiàn)資源共享目標(biāo)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理中的不足，確保檔案管理的安全性;借助統(tǒng)一化管理模式，確保檔案管理的協(xié)同發(fā)展，相關(guān)部門也要積極參與檔案管理工作，形成部門聯(lián)動管理，提升管理能力。

3.6? 擴大檔案管理對象

在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建大數(shù)據(jù)綜合檔案室，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式;在企業(yè)各個部門引入大數(shù)據(jù)管理思維，把不同類型和不同載體的檔案加入管理范圍中。利用這種方式，能夠整合大數(shù)據(jù)綜合檔案管理。第一，完善歸檔工作。保證數(shù)據(jù)齊全且電子文件完整。企業(yè)數(shù)據(jù)和電子文件需要統(tǒng)一歸檔，成為檔案數(shù)據(jù)的重要構(gòu)成部分。提升對數(shù)據(jù)歸檔和電子文件的關(guān)注度，使其成為檔案信息化管理和信息資源建設(shè)中的重要內(nèi)容。第二，改進檔案信息化收集系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)背景下，重視檔案信息的高效化、多元化和智能化。一方面，深入企業(yè)生產(chǎn)和工作的第一線，明確各個程序的連接，這樣才能把握檔案信息的數(shù)據(jù)點和流向，在收集系統(tǒng)中加入有價值的信息。另一方面，加強對企業(yè)工作關(guān)鍵點的監(jiān)測和控制，在信息收集系統(tǒng)中納入有價值的信息。第三，重視對關(guān)鍵節(jié)點的監(jiān)測和控制，全方面收集信息。利用企業(yè)電子郵件或者網(wǎng)頁，重視和客戶的互動溝通，收集相關(guān)的企業(yè)業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)。這些信息數(shù)據(jù)具有研究參考價值和憑證價值，都屬于有效數(shù)據(jù)信息。

3.7? 采用大數(shù)據(jù)進行檔案編研

一是拓展檔案編研成果形式。在大數(shù)據(jù)背景下，不僅僅使用紙質(zhì)載體檔案，更需要重視網(wǎng)絡(luò)媒體和手機媒體，發(fā)掘手機出版物、數(shù)字期刊、電子圖書中的數(shù)據(jù)信息資料，這是檔案編研發(fā)展和研究的新領(lǐng)域、新方向。二是科學(xué)使用數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)。分析企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息需求，分析、存儲和采集用戶的信息需求，進而實施有效預(yù)測。檔案編研工作人員應(yīng)用預(yù)測、分類、聚類分析和關(guān)聯(lián)規(guī)則分析等方式，發(fā)掘信息數(shù)據(jù)，明確檔案用戶和檔案的關(guān)系，了解企業(yè)檔案用戶的滿意度和喜好，根據(jù)企業(yè)檔案用戶的歷史行為和特點，推薦和構(gòu)建用戶感興趣的資料類型，這樣能提供一體化、一站式的企業(yè)檔案服務(wù)。

4? 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，管理機構(gòu)要從做好收集、存儲、挖掘等技術(shù)入手，也要從原有管理觀念與方法出發(fā)，在展現(xiàn)大數(shù)據(jù)優(yōu)勢的同時創(chuàng)新檔案管理方法，滿足用戶檔案管理要求，制定適合的管理文件，確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（責(zé)任編輯：張? 瓊）

參考文獻：

[1]馬麗榮.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].赤子，2017（04）：13.

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[3]王穎慧.基于大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）：102.

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[5]曾小輝.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技，2019（07）：19-20.