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事業(yè)單位檔案信息管理化建設(shè)的問題及應(yīng)對策略

2020-12-15 06:46顧紹強
關(guān)鍵詞:檔案信息事業(yè)單位

顧紹強

摘 要:本文以事業(yè)單位檔案信息的管理化建設(shè)為探討主題,指出當(dāng)前檔案信息管理存在的費時費力、損耗嚴重、檢索與查閱困難以及難以共享等問題,分析信息管理化在提高工作效率、充分利用檔案與實現(xiàn)資源共享方面的優(yōu)勢特點,從管理方案、管理制度與人才培養(yǎng)等三方面闡述建設(shè)信息管理化的有效策略,意在促進事業(yè)單位檔案信息管理化的優(yōu)化發(fā)展。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案信息;管理化建設(shè)

0 引言

科技進步為社會上各個行業(yè)領(lǐng)域的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了有利的發(fā)展契機,推動著人們生活方式與工作方式的轉(zhuǎn)變,將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機等應(yīng)用到檔案管理工作中,一方面有助于促使事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展,另一方面還有利于革新信息管理模式,為現(xiàn)代化的信息管理模式的構(gòu)建奠定良好基礎(chǔ),由此可見,事業(yè)單位應(yīng)正確認識當(dāng)前檔案管理存在的問題,尋求解決辦法。

事業(yè)單位檔案具有全面化與標(biāo)準(zhǔn)化的特征,其不僅涵蓋方方面面的工作資料、人事資料,種類繁多,覆蓋的年段也跨度較大,因此在此類檔案信息的實際管理過程中,呈現(xiàn)出鮮明的變化性與系統(tǒng)性特點,需要在收集、鑒別、取舍、管理以及利用檔案信息的各個環(huán)節(jié)予以嚴格管理,確保其安全性與有序性。

1 事業(yè)單位檔案信息管理化建設(shè)存在的問題

1.1 管理模式陳舊、管理效率低下

相比于信息管理化,傳統(tǒng)的檔案管理工作對人工作業(yè)較為依賴,當(dāng)完成立卷與歸檔作業(yè)后,需要人為地手工進行分類、整理以及編目等操作步驟,繁復(fù)的工作內(nèi)容很耗費的時間較多,也為管理工作人員帶來了較重的工作壓力與作業(yè)負擔(dān)。與此同時,在使用或調(diào)取檔案材料時,使用者還需親自到檔案室內(nèi)進行查閱,并在相關(guān)工作人員的幫助下一同搜索,然后在查閱自己所需的檔案信息,這樣的機械化管理方法不僅加重了管理人員的實際工作量,還占用了其大量的工作時間,也不便于使用人員在第一時間內(nèi)查閱到自身所需的材料,使得事業(yè)單位在檔案管理方面的整體作業(yè)效率大幅降低。

1.2 檔案保管方法不當(dāng)

嚴重的損耗是傳統(tǒng)檔案管理模式存在的顯著問題,一般情況下,大部分事業(yè)單位使用的檔案材料等均由紙質(zhì)做成,因此在實際的使用與管理過程中,很容易使得其被損壞,長期下來,不同程度的損耗必然會使得檔案資料的使用說明逐漸縮短。檔案的實際使用程度也在某種意義上顯示出了其真實利用率,因此若損耗程度較高,相關(guān)的管理人員與維護人員等也需要針對具體的檔案進行詳細檢查,并選擇適宜的修復(fù)方式予以重新修補,并進行二次整理,這必然也涉及到大量人力資源的消耗。

1.3 檔案利用效率低

在以往事業(yè)單位的檔案管理工作中,當(dāng)需要查找所需的檔案材料時,普遍采用的是人工檢索的方式。盡管當(dāng)前在檢索方面已經(jīng)創(chuàng)新出了多種方式與路徑,但檢索功能的優(yōu)勢面并未充分地發(fā)揮出來,依然受到傳統(tǒng)檔案管理模式的制約與限制。檢索方式的復(fù)雜性與繁瑣性也加重了管理工作人員的負擔(dān),帶來的便利較少。

除此以外,不完善的檢索系統(tǒng)也是導(dǎo)致檔案檢索困難與復(fù)雜的主要原因,在實際的檢索過程中,工作人員通常需要耗費較多的時間,才能將準(zhǔn)確的檔案資料提供給所需的使用者,而一般情況下,若等待的時間較長,則直接帶來的影響程度不會很高,但若實際情況較為緊急,未能及時地找到檔案資料,對單位的正常使用造成影響,很可能會使得檔案使用者的重要工作難以在規(guī)定時間內(nèi)完成,從而使得事業(yè)單位承受一定的損失與負面影響。

1.4 檔案資源難以實現(xiàn)共享

影響檔案管理工作效率的主要包括兩方面因素,一是時間,二是空間,以往的檔案管理模式在資源共享方面體現(xiàn)出了較為嚴重的短板,一般情況下,檔案資料的使用范圍也受到了一定限制,如對于大部分的事業(yè)單位來說,僅僅能在內(nèi)部環(huán)境內(nèi)使用等,這說明無法共享是檔案資源管理面臨的重點問題。

2 信息管理化的優(yōu)勢特點

2.1 提高工作效率

面對傳統(tǒng)事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的諸多問題與不足,信息管理化建設(shè)可以有效地解決這一問題。例如在檔案管理人員的日常工作中,若想隨時隨地地查找并查閱一份資料檔案,完全不需再耗費大量的時間與精力等逐一翻閱檔案室內(nèi)現(xiàn)有的所有文件,按部就班地搜尋自己所需的檔案,只需借助于信息管理系統(tǒng),以將要查找的檔案資料為基準(zhǔn),將其標(biāo)題或內(nèi)部含有的關(guān)鍵詞等輸入到計算機中,這樣系統(tǒng)便可以自行幫助其搜集并查找到具體的資料信息(如圖1)[1],準(zhǔn)確地提供給工作人員,檔案信息管理化的實行不僅將人工查閱所需的時間大幅縮短,還能保證檔案查詢的精確度與及時性。

除此以外,要想對檔案文件進行統(tǒng)一的歸檔與整理,還可以使用計算機系統(tǒng),在完成所有檔案資料的掃描作業(yè)后,再將相關(guān)信息輸入到計算機內(nèi)即可,這樣將文件分類的工作交給計算機處理,并做好歸檔工作,這樣工作人員的管理效率也會大幅提升,有效地避免出現(xiàn)遺漏與差錯等問題,在一定程度上降低錯誤率。

2.2 充分利用檔案

充分利用現(xiàn)有的檔案資料也是信息管理化的優(yōu)勢特點,對于檔案的使用人員來說,不需要再親自到單位內(nèi)的檔案管理,在工作人員的協(xié)助下手動翻找數(shù)學(xué)的檔案資料,在計算機的信息管理系統(tǒng)上,可以將向?qū)iT的管理人員直接發(fā)送所需檔案的詳細信息,便可以在短時間內(nèi)獲取文件,這樣的作業(yè)方式有效地提高了事業(yè)單位內(nèi)檔案資料的實際利用率,為開展其他多元化的業(yè)務(wù)提供了較大便利(如圖2)[2]。

2.3 實現(xiàn)資源共享

資源共享的實現(xiàn)在以往單一化檔案管理模式下是較為困難的,在大部分事業(yè)單位的檔案庫中,均存放著許多未能被充分利用的檔案資料。將信息管理化的技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理工作中,能夠有效轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式下的案卷式、單途徑等外部特征,構(gòu)建出的現(xiàn)代化檔案管理模式是具有規(guī)范體系管理、文件級與內(nèi)部特征特點的,除此以外,互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺的搭建逐漸形成了網(wǎng)狀的連接脈絡(luò)(如圖3)[3],實現(xiàn)了與其他檔案管理系統(tǒng)的緊密互聯(lián),因此對于不同的事業(yè)單位來說,可以在第一時間內(nèi)共享獲取的檔案資源,彼此之間也可以互相交流各自的工作經(jīng)驗,對獲得的或?qū)W習(xí)到的工作教訓(xùn)進行總結(jié),達到共同進步的目的。

3 信息化管理策略

3.1 制定規(guī)范化、信息化管理方案

事業(yè)單位在開展檔案資料的采集與管理工作時,應(yīng)從以下幾個環(huán)節(jié)入手:(1)在計算機系統(tǒng)上,直接完成紙質(zhì)文件的掃描、錄入與上傳等工作內(nèi)容,達到一體化的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。(2)將批量化的新建檔案條目建立在計算機信息管理系統(tǒng)中,確保其繼承屬性能夠一一對應(yīng)。(3)在將案卷目錄、檔案的卷內(nèi)目錄予以統(tǒng)一的批量化導(dǎo)入時,可以借助于EXCEL等軟件,促進檔案錄入工作的便捷化與簡單化發(fā)展。要想采用集中式的方法歸檔處理所有需要歸檔的檔案文件,可以優(yōu)先考慮選擇并使用專門的歸檔編輯工具,達到規(guī)范化操作的目的。(4)要想將文件檔案等按照職能分類進行歸檔,也可以采用流程化的歸檔方式,以案卷級為標(biāo)準(zhǔn),將管理人員的工作量適當(dāng)減輕,為事業(yè)單位檔案與文件資料保存、管理的完整性提供基本保障[4]。

與此同時,在檔案的積累與存儲階段,還可以采用全宗管理方法,其具有分布式的特點,在各全宗管理模式中,每一宗是相對獨立的,但也可以互通與互聯(lián),對于檔案的管理人員來說,可以將文件資料的分類等予以自由化配置,并依照自己的想法將為信息賦予特殊的屬性標(biāo)記,這樣的工作模式能夠有效滿足不同部門、不同門類檔案資料的個性化管理需求。既可以依照一定的專門標(biāo)準(zhǔn)自動編號所有的檔案資料,也可以采取注冊、標(biāo)記與注銷等一系列操作,在完成檔案的注冊作業(yè)后,用于歸檔的編號也會由計算機系統(tǒng)自動生成,并對檔案包內(nèi)的文件數(shù)、頁數(shù)等進行詳細統(tǒng)計。若需要處理過期檔案,也可以通過信息管理系統(tǒng)等進行快速查詢,并采取注銷或刪除處理等,相應(yīng)的記錄注銷操作的清冊也會由計算機自動地打印出來,這說明在存儲數(shù)字化檔案方面,檔案信息管理化是支持注銷等操作的[5]。

3.2 完善信息化管理制度

對于現(xiàn)代的事業(yè)單位來說,應(yīng)重視到對檔案管理制度加以完善的重要性,加快建立健全的制度條例,為進一步優(yōu)化檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。與此同時,在事業(yè)單位的檔案管理方面,國家有關(guān)部門出臺了相應(yīng)的檔案法與管理條例等,其強調(diào)單位應(yīng)對管理工作的考核模式與處理辦法等予以優(yōu)化設(shè)計,確保檔案管理的合理性與有效性,推動管檔工作的法治化發(fā)展。除此以外,對于檔案管理的專業(yè)人員來說,也應(yīng)對單位內(nèi)相關(guān)管理制度與規(guī)范條例等予以正確認識,對自身的行為等予以約束,在最大程度上發(fā)揮管理制度的制約作用與監(jiān)督力量,保障現(xiàn)代化檔案管理工作的規(guī)范化、有序化發(fā)展。

3.3 加快培養(yǎng)高素質(zhì)管理人才

人才培養(yǎng)是事業(yè)單位檔案管理工作不可忽視的重要環(huán)節(jié),要構(gòu)建高效的信息化檔案管理體系,還需積極樹立先進的管理思想,革新管理工作理念,引入優(yōu)秀的、專業(yè)的管理人才,并在單位內(nèi)組織一個高素質(zhì)的檔案管理團隊。對于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層來說,應(yīng)首先從自身做起,打破傳統(tǒng)管理觀念的束縛,加大在人才培養(yǎng)方面的投入力度。

4 結(jié)束語

科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展為檔案管理工作注入了全新的發(fā)展動力,事業(yè)單位應(yīng)加快對信息管理化系統(tǒng)的引入與應(yīng)用,有效解決傳統(tǒng)管理模式中存在的問題,推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻:

[1]劉紅霞.新時期基層事業(yè)單位檔案管理的幾點思考[J].蘭臺內(nèi)外,2019(36):36.

[2]張絮.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策[J].營銷界,2019(51):85+151.

[3]王彥秀.推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略[J].傳播力研究,2019,3(35):292.

[4]李鐵玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].品位經(jīng)典,2019(10):68-70.

[5]張小靜.讓檔案創(chuàng)造更多價值——檔案信息化管理分析[J].城建檔案,2019(09):22-23.

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